Llevar un equipo de finanzas subcontratado internamente: un estudio de caso

Después de llegar a ingresos anuales bajos de seis cifras, LendEDU, una startup respaldada por Y Combinator, tomó la gran decisión de llevar sus funciones de finanzas y contabilidad internamente. LendEDU, un sitio web que ayuda a los consumidores a conocer y comparar productos financieros, incluidos préstamos estudiantiles, préstamos personales y productos de seguros, buscaba respaldar el crecimiento empresarial y volverse más eficiente.

Durante este tiempo, mi función en nuestra empresa cambió y me convertí en directora de finanzas y operaciones, una nueva función para nuestra empresa en crecimiento. Francamente, este también era un rol nuevo para mí, y juntos decidimos que necesitábamos contratar a un consultor independiente para ponernos en marcha.

Esta es la historia de cómo nuestra empresa trasladó sus funciones financieras y contables internamente con el apoyo del experto en finanzas de Toptal, Andrew Fales.

Primeras luchas en la formación de nuestros procesos contables

En el verano de 2017, LendEDU era una pequeña empresa nueva que experimentaba un gran crecimiento en varias áreas. Con aumentos constantes en los ingresos, el efectivo, los clientes y los empleados, era evidente que pronto serían necesarios los procesos contables oficiales y la teneduría de libros.

Hasta este punto, LendEDU se centró en el crecimiento y los aspectos del negocio que lo impulsan directamente. Es comprensible que los recursos limitados que la empresa tenía a su disposición no se estuvieran utilizando para crear equipos oficiales de cuentas por pagar y cuentas por cobrar. En cambio, los empleados con habilidades relevantes y responsabilidades relacionadas las agregaron a sus listas de deberes.

Hacia fines de ese verano, nuestra empresa comenzó a considerar los beneficios que podría proporcionar un proceso de contabilidad oficial. Una rotación más rápida de las cuentas por cobrar podría aumentar nuestro flujo de efectivo, los métodos de contabilidad de acumulación podrían ayudarnos a analizar el desempeño con mayor precisión y la contabilidad formal podría permitirnos administrar nuestras finanzas de manera eficiente.

Ahora teníamos suficientes recursos para invertir en este aspecto de nuestro negocio. Sin embargo, en este momento, no parecía lógico contratar a un contador de tiempo completo, por lo que comenzamos a investigar sobre equipos financieros subcontratados que pudieran manejar esto por nosotros. Nos encontramos con una firma de renombre que se enfocaba en llevar a cabo operaciones contables para nuevas empresas. Las tarifas por hora eran exorbitantes, pero pensamos, "obtienes lo que pagas", así que seguimos adelante.

Esto resultó ser un error notable. Para agosto de 2018, habíamos gastado más de $ 50,000 en nuestro departamento de finanzas subcontratado, pero teníamos estados financieros mensuales oficiales para demostrarlo. Nuestros ingresos se desglosaron por línea de productos, nuestros gastos se desglosaron y el formato fue profesional.

Aumento del gasto de LendEDU en un departamento de finanzas subcontratado

Solo había un problema: no podíamos confiar en los números. El proceso de cierre de cada mes era una pesadilla. Los representantes de la empresa que habíamos contratado no parecían entender cómo obteníamos ingresos y no estaban interesados ​​en aprender. Se intercambiaron extensos correos electrónicos en los que se citaban discrepancias de saldos, errores de facturación y listas de preguntas, pero las conciliaciones se postergaron sistemáticamente para los meses siguientes. El proceso fue defectuoso, la comunicación fue terrible y el servicio al cliente fue pésimo. Lo más frustrante de todo fue que la confianza en nuestros datos financieros era baja.

Comenzando la transición a lo interno

Después de ocho meses de canalizar dinero a esta firma de contabilidad externa y luchar para producir resultados valiosos, ya habíamos tenido suficiente.

Decidimos considerar llevar nuestras funciones de contabilidad internamente. Los beneficios de este movimiento fueron emocionantes. Al mover las operaciones contables internamente, podríamos producir estados financieros mensuales de manera más rápida, más transparente y menos costosa. El problema persistente era que todavía no estábamos en posición de contratar a un contador de tiempo completo y no teníamos ningún CPA convenientemente en el personal.

En este punto, había aprendido los conceptos básicos del proceso de contabilidad que necesitábamos configurar y podía manejar la mayor parte del trabajo preliminar. Sin embargo, necesitaba a alguien con experiencia para consultar sobre nuestro proceso y, lo que es más importante, para verificar mi trabajo. En resumen, necesitaba a alguien que supiera lo que yo no sabía y que no solo pudiera identificar los errores, sino que también me ayudara a solucionarlos. Encontramos a esta persona en Toptal. Habíamos usado el sitio antes para subcontratar a un desarrollador de software para nuestro sitio web y fue una gran experiencia. Esta vez, necesitábamos a alguien con experiencia en contabilidad, preferiblemente un CPA, que entendiera la industria en la que opera nuestra empresa.

Proceso de contratación e incorporación

Después de publicar el puesto en Toptal, recibimos numerosas respuestas de freelancers interesados ​​con currículums impresionantes. En cuestión de días, habíamos programado cinco entrevistas telefónicas para la semana siguiente.

Explicamos cuáles eran nuestras necesidades y preguntamos cómo podía ayudarnos cada solicitante a evitar los problemas contables que habíamos experimentado en el pasado. Encontramos una coincidencia con Andrew Fales.

Andrew es un CPA que fundó una firma de contabilidad fiscal de gran prestigio que se especializa en varios aspectos de contabilidad y cumplimiento para nuevas empresas. Andrew también ha sido consultor de numerosas empresas en una variedad de industrias a lo largo de su carrera. Durante una entrevista telefónica de 30 minutos, Andrew presentó un plan para que estableciésemos un proceso contable interno. Mencionó que era competente en QuickBooks y sugirió que él personalmente podría capacitarme sobre cómo navegar por el software.

Además, Andrew parecía entender completamente cómo funciona nuestro negocio y lo que estábamos tratando de lograr. Andrew dijo que su intención era "salir del trabajo". Su implicación fue que quería educarnos para que seamos autosuficientes, que era precisamente nuestro objetivo. Su motivación para este enfoque fue la idea de que lo consultaríamos en otras situaciones que encontráramos a medida que nuestra empresa maduraba, que es exactamente lo que hemos hecho.

mes uno

Después de discutir nuestro presupuesto con Andrew, nos pusimos manos a la obra. Durante el primer mes, Andrew y yo hablábamos por Zoom de 2 a 4 horas al día, tres días a la semana. Usé la pantalla compartida mientras me guiaba a través del software QuickBooks, me enseñó atajos y enfatizó los principios de contabilidad de acumulación que eran esenciales para una contabilidad precisa. Había mucho que aprender. Cada vez que tenía una pregunta, Andrew tenía una respuesta. Cada vez que había un error que necesitaba corregirse, Andrew ofrecía múltiples soluciones. En un mes, habíamos establecido un proceso contable formal diseñado para evitar futuras discrepancias y funcionar de manera eficiente.

mes dos

Al final del segundo mes, pude navegar por QuickBooks de forma independiente y llevar a cabo tareas de cierre, como conciliaciones de cuentas bancarias y de tarjetas de crédito, acumulación de nómina, amortización de gastos prepagos, creación de asientos de diario de ajuste y producción de estados financieros oficiales.

mes tres

Al final del tercer mes, habíamos producido con éxito estados financieros devengados precisos para el año fiscal 2018.

mes cuatro

Para el cuarto mes, estábamos usando estos estados como entradas históricas para modelos de proyección de ingresos, presupuestos de gastos y análisis de índices. Andrew no solo me capacitó personalmente para usar el software QuickBooks y me guió a partir de entonces, sino que también se tomó el tiempo para aprender las complejidades de nuestra empresa en particular. Creó hojas de cálculo detalladas para calcular las acumulaciones de nómina, realizar un seguimiento de las amortizaciones y calcular los pasivos por impuestos diferidos/actuales. Estos recursos personalizados me permiten crear entradas de diario de acumulación complejas sin ayuda.

Año 1

Ha pasado un poco más de un año desde que contratamos a Andrew, y la confianza en nuestros datos financieros nunca ha sido tan alta. En este punto, hablo con Andrew a través de Zoom durante aproximadamente 5 a 10 horas por mes, principalmente para una revisión de fin de mes y para hacer preguntas sobre situaciones contables únicas que ocurrieron durante el período. Andrew nos ha ayudado con éxito a establecer un proceso de contabilidad interno que es más eficiente, más preciso y menos costoso de lo que podría haber sido nuestra colaboración externa. Quizás lo más valioso es que hemos entablado una relación con un CPA y un profesional de negocios que se ha puesto a nuestra disposición las 24 horas del día, los 7 días de la semana a través de Slack, teléfono, correo electrónico y Zoom para cualquier consejo que podamos necesitar.

Proyectos por delante para el año 2

Avanzando hacia 2020, comenzaremos con nuestro cierre de fin de año de 2019. Este proceso suele ser más extenuante que el cierre mensual promedio. En esta etapa, es esencial hacer todos los ajustes necesarios y lograr un alto nivel de precisión en nuestros estados financieros en preparación para presentar nuestras declaraciones de impuestos.

También en nuestra lista de tareas pendientes en la primera parte de 2020 está comenzar a utilizar la herramienta de presupuesto QuickBooks. Esto nos permitirá realizar un análisis comparativo detallado entre nuestros presupuestos estimados y los presupuestos reales, lo que finalmente nos ayudará a administrar nuestros gastos. Andrew ya me envió una lista de instrucciones sobre cómo prepararse para este proyecto para que podamos comenzar a trabajar en el nuevo año.