การนำทีม Outsourced Finance ภายในองค์กร: กรณีศึกษา

หลังจากผ่านพ้นรายได้ประจำปีเพียงหกหลักแล้ว LendEDU ซึ่งเป็นบริษัทสตาร์ทอัพที่ได้รับการสนับสนุนจาก Y Combinator ได้ตัดสินใจครั้งใหญ่ที่จะนำฟังก์ชันด้านการเงินและการบัญชีมาใช้ในบริษัท LendEDU ซึ่งเป็นเว็บไซต์ที่ช่วยให้ผู้บริโภคเรียนรู้และเปรียบเทียบผลิตภัณฑ์ทางการเงิน ซึ่งรวมถึงสินเชื่อนักศึกษา สินเชื่อส่วนบุคคล และผลิตภัณฑ์ประกันภัย กำลังมองหาการสนับสนุนการเติบโตของธุรกิจในขณะที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ในช่วงเวลานี้ บทบาทของฉันในบริษัทของเราเปลี่ยนไป และฉันได้เป็นผู้อำนวยการฝ่ายการเงินและปฏิบัติการ ซึ่งเป็นบทบาทใหม่สำหรับบริษัทที่กำลังเติบโตของเรา ตรงไปตรงมา นี่เป็นบทบาทใหม่สำหรับฉันเช่นกัน และเราตัดสินใจร่วมกันว่าเราจำเป็นต้องหาที่ปรึกษาอิสระเพื่อให้เราเริ่มต้นได้

นี่คือเรื่องราวของวิธีที่บริษัทของเราย้ายฟังก์ชันการเงินและการบัญชีภายในองค์กร โดยได้รับการสนับสนุนจากผู้เชี่ยวชาญด้านการเงิน Toptal Andrew Fales

การต่อสู้ในช่วงต้นของการจัดทำกระบวนการบัญชีของเรา

ในช่วงฤดูร้อนปี 2560 LendEDU เป็นบริษัทสตาร์ทอัพขนาดเล็กที่มีการเติบโตอย่างมากในด้านต่างๆ ด้วยรายได้ เงินสด ลูกค้า และพนักงานที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง เห็นได้ชัดว่ากระบวนการทางบัญชีอย่างเป็นทางการและการทำบัญชีจะมีความจำเป็นในไม่ช้า

จนถึงจุดนี้ LendEDU มุ่งเน้นไปที่การเติบโตและแง่มุมต่างๆ ของธุรกิจที่ขับเคลื่อนการเติบโตโดยตรง เป็นที่เข้าใจกันว่าทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดของบริษัทไม่ได้ถูกนำไปใช้เพื่อสร้างทีมเจ้าหนี้และลูกหนี้อย่างเป็นทางการ พนักงานที่มีทักษะที่เกี่ยวข้องและความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องได้เพิ่มสิ่งเหล่านี้ลงในรายการหน้าที่ของตน

ในช่วงปลายฤดูร้อนนั้น บริษัทของเราเริ่มพิจารณาถึงประโยชน์ที่กระบวนการทางบัญชีอย่างเป็นทางการสามารถให้ได้ การหมุนเวียนของลูกหนี้เร็วขึ้นสามารถเพิ่มกระแสเงินสดของเราได้ วิธีการบัญชีคงค้างสามารถช่วยให้เราวิเคราะห์ประสิทธิภาพได้แม่นยำยิ่งขึ้น และการทำบัญชีอย่างเป็นทางการจะช่วยให้เราสามารถจัดการการเงินของเราได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ขณะนี้เรามีทรัพยากรเพียงพอที่จะลงทุนในธุรกิจของเราในด้านนี้ อย่างไรก็ตาม ณ เวลานี้ ดูเหมือนไม่มีเหตุผลที่จะจ้างนักบัญชีเต็มเวลา ดังนั้นเราจึงเริ่มทำการวิจัยเกี่ยวกับทีมการเงินเอาต์ซอร์ซที่สามารถจัดการเรื่องนี้ให้เราได้ เราพบบริษัทที่มีชื่อเสียงซึ่งมุ่งเน้นการดำเนินการด้านบัญชีสำหรับสตาร์ทอัพ ค่าธรรมเนียมรายชั่วโมงสูงเกินไป แต่เราคิดว่า "คุณได้สิ่งที่คุณจ่ายไป" ดังนั้นเราจึงเดินหน้าต่อไป

กลายเป็นความผิดพลาดที่น่าสังเกต ภายในเดือนสิงหาคม 2018 เราใช้เงินไปมากกว่า 50,000 ดอลลาร์ในแผนกการเงินที่จ้างภายนอก แต่เรามีงบการเงินรายเดือนที่เป็นทางการที่จะแสดง รายได้ของเราแยกตามสายผลิตภัณฑ์ ค่าใช้จ่ายของเราถูกแยกรายการ และการจัดรูปแบบก็เป็นมืออาชีพ

การใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นของ LendEDU ในแผนกการเงินเอาท์ซอร์ส

มีเพียงปัญหาเดียว—เราไม่สามารถเชื่อถือตัวเลขได้ กระบวนการปิดบัญชีในแต่ละเดือนถือเป็นฝันร้าย ตัวแทนในบริษัทที่เราจ้างมาดูเหมือนจะไม่เข้าใจว่าเราหารายได้มาได้อย่างไร และพวกเขาไม่สนใจที่จะเรียนรู้ มีการแลกเปลี่ยนอีเมลฉบับยาวที่อ้างถึงความคลาดเคลื่อนของยอดคงเหลือ ข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้ และรายการคำถาม แต่มีการเลื่อนการกระทบยอดไปยังเดือนถัดไปอย่างต่อเนื่อง กระบวนการมีข้อบกพร่อง การสื่อสารแย่มาก และการบริการลูกค้าแย่มาก ที่น่าผิดหวังที่สุดคือ ความมั่นใจในข้อมูลทางการเงินของเราต่ำ

เริ่มต้นการเปลี่ยนแปลงสู่ภายในองค์กร

หลังจากแปดเดือนของการส่งเงินไปยังสำนักงานบัญชีภายนอกและพยายามดิ้นรนเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีค่า เราก็เพียงพอแล้ว

เราตัดสินใจที่จะพิจารณานำหน้าที่การบัญชีของเรามาใช้ในบ้าน ประโยชน์ของการย้ายครั้งนี้น่าตื่นเต้น ด้วยการย้ายการดำเนินการด้านบัญชีภายในองค์กร เราจึงสามารถสร้างงบการเงินรายเดือนได้รวดเร็วขึ้น โปร่งใสยิ่งขึ้น และราคาถูกกว่า ปัญหาที่ยังคงอยู่คือเรายังไม่สามารถจ้างนักบัญชีเต็มเวลาได้ และเราไม่มี CPA ที่สะดวกสำหรับพนักงาน

เมื่อถึงจุดนี้ ฉันได้เรียนรู้พื้นฐานของกระบวนการบัญชีที่เราจำเป็นต้องตั้งค่า และฉันสามารถจัดการกับงานกฎหมายส่วนใหญ่ได้ อย่างไรก็ตาม ฉันต้องการใครสักคนที่มีความเชี่ยวชาญเพื่อปรึกษาเกี่ยวกับกระบวนการของเรา และที่สำคัญที่สุดคือต้องตรวจสอบงานของฉัน กล่าวโดยสรุป ฉันต้องการใครสักคนที่รู้ในสิ่งที่ฉันไม่รู้ และคนที่ไม่เพียงแต่ระบุข้อผิดพลาดเท่านั้น แต่ยังช่วยฉันแก้ไขด้วย เราพบบุคคลนี้ที่ Toptal เราใช้ไซต์นี้มาก่อนเพื่อจ้างช่วงนักพัฒนาซอฟต์แวร์สำหรับเว็บไซต์ของเรา และมันก็เป็นประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยม ครั้งนี้ เราต้องการใครสักคนที่มีพื้นฐานทางบัญชี โดยเฉพาะอย่างยิ่ง CPA ที่เข้าใจอุตสาหกรรมที่บริษัทของเราดำเนินการอยู่

ขั้นตอนการว่าจ้างและการเริ่มต้นใช้งาน

หลังจากโพสต์ตำแหน่งบน Toptal เราได้รับคำตอบมากมายจากนักแปลอิสระที่สนใจพร้อมประวัติย่อที่น่าประทับใจ ภายในไม่กี่วัน เราได้นัดสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ห้าครั้งในสัปดาห์ถัดไป

เราอธิบายความต้องการของเราและถามว่าผู้สมัครแต่ละคนสามารถช่วยเราหลีกเลี่ยงปัญหาด้านบัญชีที่เราเคยประสบมาในอดีตได้อย่างไร เราพบคู่ที่ตรงกับแอนดรูว์ ฟาเลส

แอนดรูว์เป็น CPA ผู้ก่อตั้งสำนักงานบัญชีภาษีที่ได้รับการยกย่องอย่างสูง ซึ่งเชี่ยวชาญด้านบัญชีและการปฏิบัติตามข้อกำหนดต่างๆ สำหรับสตาร์ทอัพในด้านต่างๆ แอนดรูว์ยังได้ปรึกษากับบริษัทมากมายในหลากหลายอุตสาหกรรมตลอดอาชีพการงานของเขา ในการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์เป็นเวลา 30 นาที แอนดรูว์วางแผนให้เราจัดทำกระบวนการบัญชีภายใน เขากล่าวว่าเขาเชี่ยวชาญใน QuickBooks และแนะนำว่าเขาสามารถฝึกอบรมฉันเกี่ยวกับการนำทางซอฟต์แวร์เป็นการส่วนตัวได้

นอกจากนี้ ดูเหมือนแอนดรูว์จะเข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงวิธีการดำเนินธุรกิจของเราและสิ่งที่เราพยายามทำให้สำเร็จ แอนดรูว์กล่าวว่าความตั้งใจของเขาคือ "หาทางออกจากงาน" ความหมายของเขาก็คือเขาต้องการสอนให้เราพึ่งพาตนเองได้ ซึ่งเป็นเป้าหมายของเราอย่างแท้จริง แรงจูงใจของเขาสำหรับแนวทางนี้คือแนวคิดที่ว่าเราจะปรึกษาเขาในสถานการณ์อื่นๆ ที่เราพบเมื่อบริษัทของเราเติบโตขึ้น ซึ่งเป็นสิ่งที่เราได้ทำไปแล้ว

เดือนที่หนึ่ง

หลังจากหารือเรื่องงบประมาณกับแอนดรูว์แล้ว เราก็เริ่มงานได้เลย ในเดือนแรก ฉันกับแอนดรูว์คุยกันผ่าน Zoom 2-4 ชั่วโมงต่อวัน สามวันต่อสัปดาห์ ฉันใช้การแชร์หน้าจอขณะที่เขาแนะนำซอฟต์แวร์ QuickBooks สอนทางลัด และเน้นหลักการบัญชีคงค้างที่จำเป็นต่อการทำบัญชีอย่างถูกต้อง มีอะไรให้เรียนรู้มากมาย ทุกครั้งที่ฉันมีคำถาม แอนดรูว์ก็มีคำตอบ เมื่อใดก็ตามที่มีข้อผิดพลาดที่ต้องแก้ไข แอนดรูว์จะเสนอวิธีแก้ไขที่หลากหลาย ในหนึ่งเดือน เราได้กำหนดกระบวนการบัญชีที่เป็นทางการซึ่งออกแบบมาเพื่อหลีกเลี่ยงความคลาดเคลื่อนในอนาคตและเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เดือนสอง

เมื่อสิ้นเดือนที่สอง ฉันสามารถไปยังส่วนต่างๆ ของ QuickBooks ได้อย่างอิสระและดำเนินการปิดบัญชี เช่น การกระทบยอดบัญชีธนาคารและบัตรเครดิต การรับเงินเดือน การตัดจำหน่ายค่าใช้จ่ายล่วงหน้า การสร้างรายการบันทึกประจำวัน และจัดทำงบการเงินอย่างเป็นทางการ

เดือนสาม

ณ สิ้นเดือนที่สาม เราประสบความสำเร็จในการจัดทำงบการเงินสำหรับปีงบประมาณ 2018 ที่ถูกต้องแม่นยำ

เดือนที่สี่

ภายในเดือนที่สี่ เราใช้ข้อความเหล่านี้เป็นข้อมูลในอดีตสำหรับแบบจำลองการคาดการณ์รายรับ การจัดทำงบประมาณค่าใช้จ่าย และการวิเคราะห์อัตราส่วน แอนดรูว์ไม่เพียงแต่ฝึกฝนให้ฉันใช้ซอฟต์แวร์ QuickBooks เป็นการส่วนตัวและแนะนำฉันหลังจากนั้น แต่เขายังใช้เวลาเรียนรู้ความซับซ้อนของบริษัทของเราอีกด้วย เขาสร้างสเปรดชีตโดยละเอียดเพื่อคำนวณยอดค้างชำระ ติดตามการตัดจำหน่าย และคำนวณหนี้สินภาษีเงินได้รอการตัดบัญชี/หมุนเวียน ทรัพยากรที่กำหนดเองเหล่านี้ช่วยให้ฉันสร้างรายการบันทึกประจำวันที่ซับซ้อนได้โดยไม่ต้องให้ความช่วยเหลือ

ปี 1

เป็นเวลากว่าหนึ่งปีแล้วตั้งแต่เราจ้างแอนดรูว์ และความมั่นใจในข้อมูลทางการเงินของเราไม่เคยสูงเท่านี้มาก่อน ณ จุดนี้ ฉันได้พูดคุยกับแอนดรูว์ผ่าน Zoom ประมาณ 5-10 ชั่วโมงต่อเดือน หลักๆ แล้วคือการตรวจสอบสิ้นเดือนและเพื่อถามคำถามเกี่ยวกับสถานการณ์การบัญชีครั้งเดียวที่เกิดขึ้นระหว่างงวด แอนดรูว์ประสบความสำเร็จในการช่วยเราตั้งค่ากระบวนการบัญชีภายในองค์กรที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น แม่นยำยิ่งขึ้น และราคาไม่แพงกว่าการทำงานร่วมกันภายนอกของเราที่เคยมีมา บางทีสิ่งที่มีค่าที่สุดคือเราได้สร้างความสัมพันธ์กับ CPA และนักธุรกิจมืออาชีพที่พร้อมให้บริการเราทุกวันตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันผ่าน Slack โทรศัพท์ อีเมล และ Zoom สำหรับคำแนะนำที่เราต้องการ

โครงการข้างหน้าสำหรับปีที่ 2

ก้าวเข้าสู่ปี 2020 เราจะเริ่มต้นด้วยการปิดสิ้นปี 2019 ของเรา กระบวนการนี้มักจะต้องใช้กำลังมากกว่าการปิดบัญชีรายเดือนโดยเฉลี่ย ในขั้นตอนนี้ จำเป็นต้องทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็นทั้งหมดและเพื่อให้ได้ความถูกต้องในระดับสูงในงบการเงินของเรา เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการยื่นแบบแสดงรายการภาษีของเรา

นอกจากนี้ ในรายการสิ่งที่ต้องทำของเราในช่วงแรกของปี 2020 คือการเริ่มใช้เครื่องมือจัดทำงบประมาณ QuickBooks ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถวิเคราะห์เปรียบเทียบโดยละเอียดระหว่างงบประมาณโดยประมาณกับงบประมาณจริง ซึ่งช่วยให้เราจัดการค่าใช้จ่ายได้ในที่สุด แอนดรูว์ได้หย่อนรายการคำแนะนำในการเตรียมตัวสำหรับโครงการนี้ให้ฉันแล้ว เพื่อที่เราจะได้เริ่มดำเนินการในปีใหม่