Aducerea internă a unei echipe de finanțe externalizate: un studiu de caz

După ce a ajuns la un venit anual scăzut de șase cifre, LendEDU, un startup susținut de Y Combinator, a luat marea decizie de a-și aduce funcțiile financiare și contabile în interior. LendEDU, un site web care îi ajută pe consumatori să învețe și să compare produse financiare, inclusiv împrumuturi pentru studenți, împrumuturi personale și produse de asigurare, căuta să susțină creșterea afacerii, devenind în același timp mai eficient.

În acest timp, rolul meu la compania noastră s-a schimbat și am devenit director de finanțe și operațiuni, un nou rol pentru compania noastră în creștere. Sincer, acesta a fost un rol nou și pentru mine și, împreună, am decis că trebuie să luăm un consultant independent pentru a ne pune în funcțiune.

Aceasta este povestea modului în care compania noastră și-a mutat funcțiile financiare și contabile în interior, cu sprijinul expertului Toptal Finance Andrew Fales.

Luptele timpurii în formarea proceselor noastre contabile

În vara anului 2017, LendEDU a fost o mică companie startup care a cunoscut o creștere extraordinară în diferite domenii. Cu creșteri consistente ale veniturilor, numerarului, clienților și angajaților, a fost evident că procesele oficiale de contabilitate și evidența contabilă vor fi în curând necesare.

Până în acest moment, LendEDU a fost concentrat pe creștere și pe aspectele afacerii care o conduc în mod direct. De înțeles, resursele limitate pe care compania le-a avut la dispoziție nu au fost utilizate pentru a forma echipe oficiale de datorii și creanțe. În schimb, angajații cu competențe relevante și responsabilități identificabile le-au adăugat pe listele lor de sarcini.

Spre sfârșitul acelei veri, compania noastră a început să ia în considerare beneficiile pe care le-ar putea oferi un proces oficial de contabilitate. Cifrarea mai rapidă a creanțelor ne-ar putea crește fluxul de numerar, metodele de contabilitate de angajamente ne-ar putea ajuta să analizăm mai precis performanța, iar contabilitatea formală ne-ar putea permite să ne gestionăm eficient finanțele.

Avem acum resurse suficiente pentru a investi în acest aspect al afacerii noastre. Cu toate acestea, în acest moment, nu părea logic să angajăm un contabil cu normă întreagă, așa că am început să facem cercetări despre echipele financiare externalizate care s-ar putea ocupa de asta pentru noi. Am dat peste o firmă de renume care s-a concentrat pe efectuarea de operațiuni de contabilitate pentru startup-uri. Taxele orare erau exorbitante, dar ne-am gândit că „primiți ceea ce plătiți”, așa că am mers mai departe.

Aceasta s-a dovedit a fi o greșeală demnă de remarcat. Până în august 2018, cheltuisem mai mult de 50.000 USD pe departamentul nostru financiar externalizat, dar aveam situații financiare lunare oficiale pentru a le arăta. Veniturile noastre au fost împărțite pe linie de produse, cheltuielile noastre au fost detaliate, iar formatarea a fost profesională.

Cheltuielile crescute ale LendEDU pentru un departament financiar externalizat

A fost o singură problemă – nu ne puteam avea încredere în cifre. Procesul de închidere în fiecare lună a fost un coșmar. Reprezentanții firmei pe care am angajat-o nu păreau să înțeleagă cum am obținut venituri și nu erau interesați să învețe. Au fost schimbate e-mailuri lungi care invocau discrepanțe de sold, erori de facturare și liste de întrebări, dar reconciliările au fost în mod constant amânate pentru lunile următoare. Procesul a fost defectuos, comunicarea a fost îngrozitoare, iar serviciul pentru clienți a fost abisal. Cel mai frustrant dintre toate, încrederea în datele noastre financiare a fost scăzută.

Începerea tranziției către internă

După opt luni în care am canalizat bani către această firmă de contabilitate externă și ne-am străduit să obținem rezultate valoroase, ne-am săturat.

Am decis să luăm în considerare aducerea funcțiilor noastre de contabilitate în interior. Beneficiile acestei mișcări au fost incitante. Prin mutarea operațiunilor contabile în interior, am putea produce situații financiare lunare mai rapid, mai transparent și mai puțin costisitor. Problema persistentă a fost că încă nu eram în măsură să angajăm un contabil cu normă întreagă și nu aveam niciun CPA convenabil în personal.

Până în acest moment, am învățat elementele de bază ale procesului de contabilitate pe care trebuia să-l instalăm și mă puteam ocupa de majoritatea treburilor. Cu toate acestea, aveam nevoie de cineva cu expertiză cu care să mă consulte despre procesul nostru și, cel mai important, să-mi verifice munca. Pe scurt, aveam nevoie de cineva care să știe ce nu știam și de cineva care nu doar să identifice greșelile, ci să mă ajute să le repar. Am găsit această persoană la Toptal. Am folosit site-ul înainte pentru a subcontracta un dezvoltator de software pentru site-ul nostru și a fost o experiență grozavă. De data aceasta, aveam nevoie de cineva cu experiență contabilă, de preferat CPA, care să înțeleagă industria în care își desfășoară activitatea compania noastră.

Procesul de angajare și integrare

După ce am postat postul pe Toptal, am primit numeroase răspunsuri de la freelanceri interesați, cu CV-uri impresionante. În câteva zile, stabilisem cinci interviuri telefonice pentru săptămâna următoare.

Am explicat care sunt nevoile noastre și am întrebat cum ne poate ajuta fiecare solicitant să evităm problemele contabile pe care le-am confruntat în trecut. Am găsit o potrivire cu Andrew Fales.

Andrew este un CPA care a fondat o firmă de contabilitate fiscală foarte apreciată, specializată în diverse aspecte ale contabilității și conformității pentru startup-uri. De asemenea, Andrew a consultat pentru numeroase firme dintr-o varietate de industrii de-a lungul carierei sale. Pe parcursul unui interviu telefonic de 30 de minute, Andrew ne-a stabilit un plan pentru a stabili un proces intern de contabilitate. El a menționat că era priceput în QuickBooks și mi-a sugerat că mă poate instrui personal despre cum să navighez prin software.

În plus, Andrew părea să înțeleagă pe deplin cum funcționează afacerea noastră și ce încercam să realizăm. Andrew a spus că intenția lui era să „își ia calea de la locul de muncă”. Implicația lui a fost că a vrut să ne educe să fim autonomi, ceea ce era tocmai scopul nostru. Motivația lui pentru această abordare a fost ideea că îl vom consulta și în alte situații pe care le-am întâlnit pe măsură ce compania noastră s-a maturizat, exact ceea ce am făcut.

Luna Unu

După ce am discutat despre bugetul nostru cu Andrew, ne-am apucat de treabă. În prima lună, Andrew și cu mine am vorbit la Zoom 2-4 ore pe zi, trei zile pe săptămână. Am folosit partajarea ecranului în timp ce m-a ghidat prin software-ul QuickBooks, m-a învățat comenzi rapide și a subliniat principiile contabilității de angajamente care erau esențiale pentru o contabilitate exactă. Erau multe de învățat. Oricând aveam o întrebare, Andrew avea un răspuns. Ori de câte ori exista o greșeală care trebuia remediată, Andrew oferea mai multe soluții. Într-o lună, stabilisem un proces formal de contabilitate menit să evite discrepanțe viitoare și să funcționeze eficient.

Luna a doua

Până la sfârșitul lunii a doua, am putut să navighez independent în QuickBooks și să efectuez sarcini de închidere, cum ar fi reconcilierea contului bancar și cardul de credit, acumularea de salarii, amortizarea cheltuielilor plătite anticipat, crearea de înregistrări de ajustare a jurnalului și producerea de situații financiare oficiale.

Luna a treia

La sfârșitul lunii a treia, am produs cu succes situații financiare de angajamente exacte pentru anul fiscal 2018.

Luna a patra

Până în luna a patra, am folosit aceste declarații ca intrări istorice pentru modele de proiecție a veniturilor, bugetarea cheltuielilor și analiza raportului. Nu numai că Andrew m-a instruit personal să folosesc software-ul QuickBooks și să mă ghideze ulterior, dar și-a luat și timp pentru a afla complexitățile companiei noastre. El a creat foi de calcul detaliate pentru a calcula angajamentele de salarii, a urmări amortizarea și a calcula obligațiile fiscale amânate/curente. Aceste resurse personalizate îmi permit să creez intrări complexe de jurnal de acumulare fără asistență.

Anul 1

A trecut ceva mai mult de un an de când l-am angajat pe Andrew, iar încrederea în datele noastre financiare nu a fost niciodată mai mare. În acest moment, vorbesc cu Andrew prin Zoom aproximativ 5-10 ore pe lună, în primul rând pentru o revizuire la sfârșitul lunii și pentru a pune întrebări despre situații contabile unice care au avut loc în perioada respectivă. Andrew ne-a ajutat cu succes să stabilim un proces de contabilitate intern care este mai eficient, mai precis și mai puțin costisitor decât ar fi putut fi vreodată colaborarea noastră externă. Poate cel mai valoros este că am format o relație cu un CPA și un profesionist de afaceri care s-a pus la dispoziție 24/7 prin Slack, telefon, e-mail și Zoom pentru orice sfat de care am avea nevoie.

Proiecte viitoare pentru anul 2

Trecând în 2020, vom începe cu încheierea anului 2019. Acest proces este de obicei mai obositor decât închiderea medie lunară. În această etapă, este esențial să facem toate ajustările necesare și să obținem un nivel ridicat de acuratețe în situațiile noastre financiare în pregătirea depunerii declarațiilor noastre fiscale.

De asemenea, pe lista noastră de activități din prima parte a anului 2020 este să începem utilizarea instrumentului de bugetare QuickBooks. Acest lucru ne va permite să efectuăm o analiză comparativă detaliată între bugetele noastre estimate și bugetele reale, ajutându-ne în cele din urmă să ne gestionăm cheltuielile. Andrew mi-a dat deja o listă de instrucțiuni despre cum să mă pregătesc pentru acest proiect, astfel încât să putem începe noul an.