Membawa Tim Keuangan Outsource In-house: Studi Kasus

Setelah menembus pendapatan tahunan enam digit yang rendah, LendEDU, startup yang didukung Y Combinator, membuat keputusan besar untuk menghadirkan fungsi keuangan dan akuntansinya sendiri. LendEDU, sebuah situs web yang membantu konsumen mempelajari dan membandingkan produk keuangan, termasuk pinjaman pelajar, pinjaman pribadi, dan produk asuransi, sedang mencari untuk mendukung pertumbuhan bisnis sekaligus menjadi lebih efisien.

Selama waktu ini, peran saya di perusahaan kami bergeser dan saya menjadi direktur keuangan & operasi, peran baru untuk perusahaan kami yang sedang berkembang. Terus terang, ini adalah peran baru bagi saya juga, dan bersama-sama, kami memutuskan bahwa kami perlu membawa konsultan independen untuk membuat kami siap dan berjalan.

Ini adalah kisah tentang bagaimana perusahaan kami memindahkan fungsi keuangan dan akuntansinya sendiri dengan dukungan dari Ahli Keuangan Toptal Andrew Fales.

Perjuangan Awal dalam Membentuk Proses Akuntansi Kami

Pada musim panas 2017, LendEDU adalah perusahaan startup kecil yang mengalami pertumbuhan luar biasa di berbagai bidang. Dengan peningkatan pendapatan, kas, pelanggan, dan karyawan yang konsisten, tampak jelas bahwa proses akuntansi dan pembukuan resmi akan segera diperlukan.

Hingga saat ini, LendEDU berfokus pada pertumbuhan dan aspek bisnis yang secara langsung mendorongnya. Dapat dimengerti, sumber daya terbatas yang dimiliki perusahaan tidak digunakan untuk membangun tim utang dan piutang resmi. Sebaliknya, karyawan dengan keterampilan yang relevan dan tanggung jawab terkait menambahkan ini ke daftar tugas mereka.

Menjelang akhir musim panas itu, perusahaan kami mulai mempertimbangkan manfaat yang dapat diberikan oleh proses akuntansi resmi. Perputaran piutang yang lebih cepat dapat meningkatkan arus kas kami, metode akuntansi akrual dapat membantu kami menganalisis kinerja dengan lebih akurat, dan pembukuan formal dapat memungkinkan kami mengelola keuangan secara efisien.

Kami sekarang memiliki sumber daya yang cukup untuk berinvestasi dalam aspek bisnis kami ini. Namun, pada saat ini, tampaknya tidak logis untuk mempekerjakan seorang akuntan penuh waktu, jadi kami mulai melakukan penelitian tentang tim keuangan outsourcing yang dapat menangani hal ini untuk kami. Kami menemukan perusahaan terkemuka yang berfokus pada pelaksanaan operasi akuntansi untuk perusahaan rintisan. Biaya per jam sangat tinggi, tetapi kami pikir, "Anda mendapatkan apa yang Anda bayar," jadi kami bergerak maju.

Ini ternyata menjadi kesalahan yang patut dicatat. Pada Agustus 2018, kami telah menghabiskan lebih dari $50.000 untuk departemen keuangan outsourcing kami, tetapi kami memiliki laporan keuangan bulanan resmi untuk ditunjukkan. Pendapatan kami dibagi berdasarkan lini produk, pengeluaran kami diperinci, dan pemformatannya profesional.

Peningkatan Pengeluaran LendEDU untuk Departemen Keuangan yang Dialihdayakan

Hanya ada satu masalah—kami tidak bisa mempercayai angka-angkanya. Proses penutupan setiap bulan adalah mimpi buruk. Perwakilan di perusahaan yang kami sewa tampaknya tidak memahami bagaimana kami memperoleh pendapatan, dan mereka tidak tertarik untuk belajar. Email panjang yang menyebutkan perbedaan saldo, kesalahan faktur, dan daftar pertanyaan dipertukarkan, tetapi rekonsiliasi secara konsisten ditunda ke bulan-bulan berikutnya. Prosesnya cacat, komunikasinya buruk, dan layanan pelanggannya buruk. Yang paling membuat frustrasi, kepercayaan pada data keuangan kami rendah.

Memulai Transisi ke In-house

Setelah delapan bulan menyalurkan uang ke kantor akuntan eksternal ini dan berjuang untuk menghasilkan hasil yang berharga, kami sudah merasa cukup.

Kami memutuskan untuk mempertimbangkan membawa fungsi akuntansi kami sendiri. Manfaat dari gerakan ini sangat menarik. Dengan memindahkan operasi akuntansi internal, kami dapat menghasilkan laporan keuangan bulanan dengan lebih cepat, lebih transparan, dan lebih murah. Masalah yang masih ada adalah bahwa kami masih belum dalam posisi untuk mempekerjakan akuntan penuh waktu dan kami tidak memiliki CPA yang nyaman untuk staf.

Pada titik ini, saya telah mempelajari dasar-dasar proses akuntansi yang perlu kami siapkan dan saya dapat menangani sebagian besar kerja keras. Namun, saya membutuhkan seseorang dengan keahlian untuk berkonsultasi tentang proses kami dan, yang paling penting, untuk memeriksa pekerjaan saya. Singkatnya, saya membutuhkan seseorang yang tahu apa yang tidak saya ketahui dan seseorang yang tidak hanya dapat mengidentifikasi kesalahan tetapi juga membantu saya memperbaikinya. Kami menemukan orang ini di Toptal. Kami telah menggunakan situs ini sebelumnya untuk mensubkontrakkan pengembang perangkat lunak untuk situs web kami, dan itu adalah pengalaman yang luar biasa. Kali ini, kami membutuhkan seseorang dengan latar belakang akuntansi, lebih disukai seorang CPA, yang memahami industri di mana perusahaan kami beroperasi.

Proses Perekrutan & Orientasi

Setelah memposting posisi di Toptal, kami menerima banyak tanggapan dari para freelancer yang tertarik dengan resume yang mengesankan. Dalam beberapa hari, kami telah menyiapkan lima wawancara telepon untuk minggu berikutnya.

Kami menjelaskan apa kebutuhan kami dan menanyakan bagaimana setiap pelamar dapat membantu kami menghindari masalah akuntansi yang kami alami di masa lalu. Kami menemukan kecocokan dengan Andrew Fales.

Andrew adalah seorang CPA yang mendirikan firma akuntansi pajak terkemuka yang mengkhususkan diri dalam berbagai aspek akuntansi dan kepatuhan untuk perusahaan rintisan. Andrew juga telah berkonsultasi untuk banyak perusahaan di berbagai industri sepanjang karirnya. Selama wawancara telepon 30 menit, Andrew memaparkan rencana bagi kami untuk menyiapkan proses akuntansi internal. Dia menyebutkan bahwa dia mahir dalam QuickBooks dan menyarankan agar dia secara pribadi melatih saya tentang cara menavigasi perangkat lunak.

Selain itu, Andrew tampaknya sepenuhnya memahami bagaimana bisnis kami beroperasi dan apa yang ingin kami capai. Andrew mengatakan bahwa niatnya adalah untuk "berhasil keluar dari pekerjaan." Implikasinya adalah bahwa dia ingin mendidik kami untuk menjadi mandiri, yang merupakan tujuan kami. Motivasinya untuk pendekatan ini adalah gagasan bahwa kami akan berkonsultasi dengannya dalam situasi lain yang kami hadapi saat perusahaan kami matang, yang persis seperti yang telah kami lakukan.

Bulan Pertama

Setelah mendiskusikan anggaran kami dengan Andrew, kami langsung bekerja. Pada bulan pertama, Andrew dan saya berbicara melalui Zoom selama 2-4 jam per hari, tiga hari per minggu. Saya menggunakan berbagi layar saat dia memandu saya melalui perangkat lunak QuickBooks, mengajari saya cara pintas, dan menekankan prinsip akuntansi akrual yang penting untuk pembukuan yang akurat. Ada banyak yang harus dipelajari. Setiap kali saya punya pertanyaan, Andrew punya jawaban. Setiap kali ada kesalahan yang perlu diperbaiki, Andrew akan menawarkan beberapa solusi. Dalam satu bulan, kami telah menetapkan proses akuntansi formal yang dirancang untuk menghindari perbedaan di masa depan dan berfungsi secara efisien.

Bulan Kedua

Pada akhir bulan kedua, saya dapat menavigasi QuickBooks secara mandiri dan melakukan tugas-tugas seperti rekonsiliasi rekening bank dan kartu kredit, mengumpulkan gaji, mengamortisasi biaya dibayar di muka, membuat jurnal penyesuaian, dan membuat laporan keuangan resmi.

Bulan Ketiga

Pada akhir bulan ketiga, kami telah berhasil menghasilkan laporan keuangan akrual yang akurat untuk tahun buku 2018.

Bulan Empat

Pada bulan keempat, kami menggunakan pernyataan ini sebagai masukan historis untuk model proyeksi pendapatan, penganggaran biaya, dan analisis rasio. Andrew tidak hanya secara pribadi melatih saya untuk menggunakan perangkat lunak QuickBooks dan membimbing saya setelahnya, tetapi dia juga meluangkan waktu untuk mempelajari seluk-beluk perusahaan khusus kami. Dia membuat spreadsheet terperinci untuk menghitung akrual gaji, melacak amortisasi, dan menghitung kewajiban pajak tangguhan/saat ini. Sumber daya yang disesuaikan ini memungkinkan saya membuat entri jurnal akrual yang kompleks tanpa bantuan.

Tahun 1

Sudah lebih dari setahun sejak kami mempekerjakan Andrew, dan kepercayaan pada data keuangan kami tidak pernah setinggi ini. Pada titik ini, saya berbicara dengan Andrew melalui Zoom selama sekitar 5-10 jam per bulan, terutama untuk tinjauan akhir bulan dan untuk mengajukan pertanyaan tentang situasi akuntansi satu kali yang terjadi selama periode tersebut. Andrew telah berhasil membantu kami menyiapkan proses akuntansi internal yang lebih efisien, lebih akurat, dan lebih murah daripada yang bisa dilakukan oleh kolaborasi eksternal kami. Mungkin yang paling berharga adalah bahwa kami telah menjalin hubungan dengan CPA dan profesional bisnis yang telah menyediakan dirinya untuk kami 24/7 melalui Slack, telepon, email, dan Zoom untuk saran apa pun yang mungkin kami perlukan.

Proyek ke Depan untuk Tahun 2

Memasuki tahun 2020, kita akan memulai dengan penutupan akhir tahun 2019. Proses ini biasanya lebih berat daripada penutupan bulanan rata-rata. Pada tahap ini, penting untuk membuat semua penyesuaian yang diperlukan dan untuk mencapai tingkat akurasi yang tinggi dalam laporan keuangan kami dalam persiapan untuk menyerahkan pengembalian pajak kami.

Juga pada daftar tugas kami di bagian pertama tahun 2020 adalah mulai menggunakan alat penganggaran QuickBooks. Ini akan memungkinkan kami untuk melakukan analisis komparatif terperinci antara perkiraan anggaran kami dan anggaran aktual, yang pada akhirnya membantu kami mengelola pengeluaran kami. Andrew telah memberi saya daftar instruksi tentang bagaimana mempersiapkan proyek ini sehingga kami dapat memulai di tahun baru.