Intégrer une équipe financière externalisée en interne : une étude de cas

Après avoir atteint un faible chiffre d'affaires annuel à six chiffres, LendEDU, une startup soutenue par Y Combinator, a pris la grande décision d'intégrer ses fonctions financières et comptables en interne. LendEDU, un site Web qui aide les consommateurs à découvrir et à comparer les produits financiers, y compris les prêts étudiants, les prêts personnels et les produits d'assurance, cherchait à soutenir la croissance des entreprises tout en devenant plus efficace.

Pendant ce temps, mon rôle au sein de notre entreprise a changé et je suis devenu directeur des finances et des opérations, un nouveau rôle pour notre entreprise en pleine croissance. Franchement, c'était aussi un nouveau rôle pour moi, et ensemble, nous avons décidé que nous devions faire appel à un consultant indépendant pour nous mettre sur pied.

C'est l'histoire de la façon dont notre société a déplacé ses fonctions financières et comptables en interne avec le soutien de l'expert financier de Toptal, Andrew Fales.

Premières difficultés dans la formation de nos processus comptables

À l'été 2017, LendEDU était une petite start-up connaissant une croissance phénoménale dans divers domaines. Avec des augmentations constantes des revenus, de la trésorerie, des clients et des employés, il était évident que les processus comptables officiels et la tenue de livres allaient bientôt être nécessaires.

Jusqu'à présent, LendEDU se concentrait sur la croissance et les aspects de l'entreprise qui la conduisaient directement. Naturellement, les ressources limitées dont l'entreprise disposait n'étaient pas déployées pour constituer des équipes officielles de dettes et de créances. Au lieu de cela, les employés ayant des compétences pertinentes et des responsabilités pertinentes les ont ajoutées à leurs listes de tâches.

Vers la fin de cet été, notre entreprise a commencé à réfléchir aux avantages que pourrait apporter un processus comptable officiel. Une rotation plus rapide des débiteurs pourrait augmenter notre flux de trésorerie, les méthodes de comptabilité d'exercice pourraient nous aider à analyser plus précisément les performances et une comptabilité formelle pourrait nous permettre de gérer efficacement nos finances.

Nous disposions désormais de ressources suffisantes pour investir dans cet aspect de notre activité. Cependant, à ce moment-là, il ne semblait pas logique d'embaucher un comptable à temps plein, nous avons donc commencé à rechercher des équipes financières externalisées qui pourraient s'en charger pour nous. Nous sommes tombés sur une entreprise réputée qui se concentrait sur la réalisation d'opérations comptables pour les startups. Les tarifs horaires étaient exorbitants, mais nous nous sommes dit « vous en avez pour votre argent », alors nous avons avancé.

Cela s'est avéré être une erreur notable. En août 2018, nous avions dépensé plus de 50 000 $ pour notre service financier externalisé, mais nous avions des états financiers mensuels officiels à prouver. Nos revenus ont été répartis par gamme de produits, nos dépenses ont été détaillées et le formatage était professionnel.

Augmentation des dépenses de LendEDU pour un service financier externalisé

Il n'y avait qu'un seul problème : nous ne pouvions pas nous fier aux chiffres. Le processus de clôture chaque mois était un cauchemar. Les représentants de l'entreprise que nous avions embauchées ne semblaient pas comprendre comment nous générions des revenus, et ils n'étaient pas intéressés à apprendre. De longs e-mails citant des écarts de solde, des erreurs de facturation et des listes de questions ont été échangés, mais les rapprochements ont été systématiquement repoussés aux mois suivants. Le processus était défectueux, la communication était terrible et le service client était catastrophique. Le plus frustrant de tous, c'est que la confiance dans nos données financières était faible.

Amorcer la transition vers l'interne

Après huit mois passés à acheminer de l'argent vers ce cabinet comptable externe et à lutter pour produire des résultats valables, nous en avions assez.

Nous avons décidé d'envisager d'internaliser nos fonctions comptables. Les avantages de ce déménagement étaient passionnants. En transférant les opérations comptables à l'interne, nous pourrions produire des états financiers mensuels plus rapidement, de manière plus transparente et à moindre coût. Le problème persistant était que nous n'étions toujours pas en mesure d'embaucher un comptable à temps plein et que nous n'avions pas de CPA parmi notre personnel.

À ce stade, j'avais appris les bases du processus comptable que nous devions mettre en place et je pouvais gérer la majorité des démarches. Cependant, j'avais besoin de quelqu'un avec une expertise à consulter au sujet de notre processus et, surtout, pour vérifier mon travail. En bref, j'avais besoin de quelqu'un qui savait ce que j'ignorais et qui pouvait non seulement identifier les erreurs, mais aussi m'aider à les corriger. Nous avons trouvé cette personne chez Toptal. Nous avions déjà utilisé le site pour sous-traiter un développeur de logiciels pour notre site Web, et ce fut une expérience formidable. Cette fois, nous avions besoin de quelqu'un avec une formation en comptabilité, de préférence un CPA, qui comprenait le secteur dans lequel notre entreprise évolue.

Processus d'embauche et d'intégration

Après avoir publié le poste sur Toptal, nous avons reçu de nombreuses réponses de pigistes intéressés avec des CV impressionnants. En quelques jours, nous avions organisé cinq entretiens téléphoniques pour la semaine suivante.

Nous avons expliqué quels étaient nos besoins et demandé comment chaque candidat pouvait nous aider à éviter les problèmes de comptabilité que nous avions rencontrés dans le passé. Nous avons trouvé une correspondance avec Andrew Fales.

Andrew est un CPA qui a fondé un cabinet de comptabilité fiscale très apprécié qui se spécialise dans divers aspects de la comptabilité et de la conformité pour les startups. Andrew a également été consultant pour de nombreuses entreprises dans une variété d'industries tout au long de sa carrière. Au cours d'un entretien téléphonique de 30 minutes, Andrew nous a présenté un plan pour mettre en place un processus comptable interne. Il a mentionné qu'il maîtrisait QuickBooks et a suggéré qu'il pourrait me former personnellement sur la façon de naviguer dans le logiciel.

De plus, Andrew semblait parfaitement comprendre le fonctionnement de notre entreprise et ce que nous essayions d'accomplir. Andrew a déclaré que son intention était de "se sortir de son travail". Son implication était qu'il voulait nous éduquer à être autonomes, ce qui était précisément notre objectif. Sa motivation pour cette approche était l'idée que nous le consulterions dans d'autres situations que nous rencontrions au fur et à mesure que notre entreprise mûrissait, ce qui est exactement ce que nous avons fait.

Premier mois

Après avoir discuté de notre budget avec Andrew, nous nous sommes mis au travail. Au cours du premier mois, Andrew et moi avons parlé sur Zoom pendant 2 à 4 heures par jour, trois jours par semaine. J'ai utilisé le partage d'écran pendant qu'il me guidait dans le logiciel QuickBooks, m'enseignait les raccourcis et soulignait les principes de comptabilité d'exercice qui étaient essentiels à une comptabilité précise. Il y avait beaucoup à apprendre. Chaque fois que j'avais une question, Andrew avait une réponse. Chaque fois qu'il y avait une erreur à corriger, Andrew proposait plusieurs solutions. En un mois, nous avions établi un processus comptable formel conçu pour éviter les écarts futurs et fonctionner efficacement.

Deuxième mois

À la fin du deuxième mois, j'étais capable de naviguer dans QuickBooks de manière indépendante et d'effectuer des tâches de clôture telles que le rapprochement des comptes bancaires et de cartes de crédit, l'accumulation de la paie, l'amortissement des dépenses prépayées, la création d'écritures de journal d'ajustement et la production d'états financiers officiels.

Mois trois

À la fin du troisième mois, nous avions réussi à produire des états financiers de comptabilité d'exercice précis pour l'exercice 2018.

Quatrième mois

Au quatrième mois, nous utilisions ces déclarations comme entrées historiques pour les modèles de projection des revenus, la budgétisation des dépenses et l'analyse des ratios. Non seulement Andrew m'a personnellement formé à l'utilisation du logiciel QuickBooks et m'a guidé par la suite, mais il a également pris le temps d'apprendre les subtilités de notre entreprise particulière. Il a créé des feuilles de calcul détaillées pour calculer les charges à payer, suivre les amortissements et calculer les passifs d'impôts différés/courants. Ces ressources personnalisées me permettent de créer des écritures de comptabilité d'exercice complexes sans assistance.

Année 1

Cela fait un peu plus d'un an que nous avons embauché Andrew, et la confiance dans nos données financières n'a jamais été aussi élevée. À ce stade, je parle avec Andrew sur Zoom pendant environ 5 à 10 heures par mois, principalement pour un examen de fin de mois et pour poser des questions sur des situations comptables ponctuelles survenues au cours de la période. Andrew nous a aidés avec succès à mettre en place un processus comptable interne plus efficace, plus précis et moins coûteux que notre collaboration externe n'aurait jamais pu l'être. Le plus précieux est peut-être que nous avons noué une relation avec un CPA et un professionnel des affaires qui s'est mis à notre disposition 24h / 24 et 7j / 7 via Slack, téléphone, e-mail et Zoom pour tout conseil dont nous pourrions avoir besoin.

Projets à venir pour l'année 2

En 2020, nous commencerons par notre clôture de fin d'année 2019. Ce processus est généralement plus ardu que la clôture mensuelle moyenne. À cette étape, il est essentiel d'apporter tous les ajustements nécessaires et d'atteindre un haut niveau d'exactitude dans nos états financiers en préparation du dépôt de nos déclarations de revenus.

Également sur notre liste de choses à faire dans la première partie de 2020, commencer à utiliser l'outil de budgétisation QuickBooks. Cela nous permettra d'effectuer une analyse comparative détaillée entre nos budgets estimés et les budgets réels, nous aidant finalement à gérer nos dépenses. Andrew m'a déjà donné une liste d'instructions sur la façon de se préparer à ce projet afin que nous puissions commencer à courir dans la nouvelle année.