将外包财务团队引入内部：案例研究

Y Combinator 支持的初创公司 LendEDU 在突破了六位数的低年收入后，做出了将财务和会计职能纳入内部的重大决定。 LendEDU 是一个帮助消费者了解和比较金融产品（包括学生贷款、个人贷款和保险产品）的网站，它希望在提高效率的同时支持业务增长。

在此期间，我在公司的角色发生了转变，我成为了财务和运营总监，这是我们成长中的公司的新角色。 坦率地说，这对我来说也是一个新角色，我们一起决定需要聘请一位独立顾问来帮助我们启动和运行。

这是我们公司如何在 Toptal 财务专家 Andrew Fales 的支持下将其财务和会计职能转移到内部的故事。

形成我们的会计流程的早期斗争

2017 年夏天，LendEDU 是一家小型初创公司，在各个领域都经历了巨大的增长。 随着收入、现金、客户和员工的持续增长，很明显，官方会计流程和簿记很快就变得必要了。

到目前为止，LendEDU 一直专注于增长以及直接推动增长的业务方面。 可以理解的是，公司可支配的有限资源并未用于建立官方应收账款和应收账款团队。 相反，具有相关技能和相关职责的员工将这些添加到他们的职责列表中。

那个夏天快结束的时候，我们公司开始考虑官方会计流程可以提供的好处。 更快的应收账款周转可以增加我们的现金流，权责发生制会计方法可以帮助我们更准确地分析业绩，正式的簿记可以让我们有效地管理我们的财务。

我们现在有足够的资源来投资我们业务的这方面。 然而，在这个时间点，聘请一名全职会计师似乎不合逻辑，因此我们开始研究可以为我们处理这件事的外包财务团队。 我们遇到了一家著名的公司，该公司专注于为初创公司进行会计业务。 每小时的费用太高了，但我们认为，“你得到你所支付的”，所以我们继续前进。

结果证明这是一个值得注意的错误。 到 2018 年 8 月，我们已经在外包财务部门上花费了 50,000 多美元，但我们确实有正式的月度财务报表可以显示。 我们的收入是按产品线划分的，我们的费用是逐项列出的，格式是专业的。

LendEDU 在外包财务部门的支出增加

只有一个问题——我们不能相信这些数字。 每个月的收尾过程都是一场噩梦。 我们聘请的公司的代表似乎不了解我们如何赚取收入，他们对学习不感兴趣。 交换了引用余额差异、发票错误和问题清单的冗长电子邮件，但对账一直被推迟到接下来的几个月。 这个过程有缺陷，沟通很糟糕，客户服务也很糟糕。 最令人沮丧的是，我们对财务数据的信心很低。

开始向内部过渡

经过八个月的时间向这家外部会计师事务所提供资金并努力产生有价值的结果，我们已经受够了。

我们决定考虑将我们的会计职能引入内部。 这一举措的好处令人兴奋。 通过将会计业务转移到内部，我们可以更快、更透明、更便宜地制作月度财务报表。 一直存在的问题是，我们仍然无法聘请全职会计师，而且我们也没有合适的注册会计师。

至此，我已经了解了我们需要设置的会计流程的基础知识，并且我可以处理大部分的跑腿工作。 但是，我需要有专业知识的人来咨询我们的流程，最重要的是，检查我的工作。 简而言之，我需要一个知道我不知道的东西的人，以及一个不仅可以识别错误而且可以帮助我解决错误的人。 我们在 Toptal 找到了这个人。 我们之前曾使用该网站为我们的网站分包软件开发人员，这是一次很棒的体验。 这一次，我们需要一个有会计背景的人，最好是一名注册会计师，他了解我们公司所在的行业。

招聘和入职流程

在 Toptal 上发布职位后，我们收到了许多感兴趣的自由职业者的回复，他们的简历令人印象深刻。 几天之内，我们为接下来的一周安排了五次电话采访。

我们解释了我们的需求，并询问每个申请人如何帮助我们避免过去遇到的会计问题。 我们找到了与 Andrew Fales 的匹配项。

Andrew 是一名注册会计师，他创立了一家备受推崇的税务会计师事务所，专门为初创公司提供会计和合规的各个方面。 Andrew 在其职业生涯中还为多个行业的众多公司提供咨询。 在 30 分钟的电话采访中，安德鲁为我们制定了一个建立内部会计流程的计划。 他提到他精通 QuickBooks，并建议他可以亲自培训我如何使用该软件。

此外，安德鲁似乎完全了解我们的业务是如何运作的，以及我们想要完成什么。 安德鲁说，他的目的是“摆脱这份工作”。 他的意思是，他想教育我们自力更生，这正是我们的目标。 他采用这种方法的动机是，我们会在公司成熟时遇到的其他情况咨询他，这正是我们所做的。

第一个月

在与 Andrew 讨论了我们的预算后，我们开始着手工作。 第一个月，我和安德鲁每天用 Zoom 聊 2-4 个小时，每周 3 天。 当他带我浏览 QuickBooks 软件时，我使用屏幕共享，教我快捷方式，并强调对准确记账至关重要的应计会计原则。 有很多东西要学。 每当我有问题时，安德鲁都有答案。 每当出现需要修复的错误时，Andrew 都会提供多种解决方案。 在一个月内，我们建立了一个正式的会计流程，旨在避免未来出现差异并高效运作。

第二个月

到第二个月末，我能够独立浏览 QuickBooks 并执行结账任务，例如银行和信用卡账户对账、应计工资、摊销预付费用、创建调整日记帐分录和制作正式财务报表。

第三个月

在第三个月末，我们成功制作了准确的 2018 财年应计财务报表。

第四个月

到第四个月，我们将这些报表用作收入预测模型、费用预算和比率分析的历史输入。 Andrew 不仅亲自训练我使用 QuickBooks 软件并在之后指导我，而且他还花时间了解我们特定公司的复杂性。 他创建了详细的电子表格来计算应计工资、跟踪摊销和计算递延/当期纳税负债。 这些定制资源使我能够在没有帮助的情况下创建复杂的应计日记帐分录。

第一年

我们聘请安德鲁已经一年多一点了，对我们财务数据的信心从未如此高涨。 在这一点上，我每月通过 Zoom 与 A​​ndrew 交谈约 5-10 小时，主要是为了进行月末审查并询问有关期间发生的一次性会计情况的问题。 Andrew 成功地帮助我们建立了一个比我们的外部合作更高效、更准确、更便宜的内部会计流程。 也许最有价值的是，我们已经与注册会计师和商业专业人士建立了关系，他通过 Slack、电话、电子邮件和 Zoom 全天候 24/7 向我们提供我们可能需要的任何建议。

第 2 年的未来项目

进入 2020 年，我们将从 2019 年年终收盘开始。 这个过程通常比平均每月收尾更加费力。 在这个阶段，必须进行所有必要的调整，并在我们的财务报表中实现高度的准确性，以准备提交我们的纳税申报表。

在 2020 年上半年，我们的待办事项清单上还包括开始使用 QuickBooks 预算工具。 这将使我们能够在我们的估计预算和实际预算之间进行详细的比较分析，最终帮助我们管理我们的开支。 安德鲁已经向我提供了一份关于如何为这个项目做准备的说明清单，以便我们可以在新的一年开始工作。