Wprowadzenie wewnętrznego zespołu ds. finansów zewnętrznych: studium przypadku

Po przebiciu się do niskich sześciocyfrowych przychodów rocznych LendEDU, startup wspierany przez Y Combinator, podjął ważną decyzję o wprowadzeniu swoich funkcji finansowych i księgowych we własnym zakresie. LendEDU, witryna internetowa, która pomaga konsumentom poznawać i porównywać produkty finansowe, w tym pożyczki studenckie, pożyczki osobiste i produkty ubezpieczeniowe, starała się wspierać rozwój biznesu, jednocześnie zwiększając wydajność.

W tym czasie moja rola w naszej firmie uległa zmianie i zostałem dyrektorem ds. finansów i operacji, nowej roli dla naszej rozwijającej się firmy. Szczerze mówiąc, była to również dla mnie nowa rola i wspólnie zdecydowaliśmy, że musimy zatrudnić niezależnego konsultanta, który pomoże nam zacząć działać.

To opowieść o tym, jak nasza firma przeniosła swoje funkcje finansowe i księgowe do wewnątrz przy wsparciu eksperta Toptal Finance Andrew Falesa.

Wczesne zmagania w tworzeniu naszych procesów księgowych

Latem 2017 roku LendEDU było małą firmą typu start-up, która przeżywała ogromny wzrost w różnych obszarach. Przy stałym wzroście przychodów, środków pieniężnych, klientów i pracowników stało się jasne, że wkrótce konieczne będą oficjalne procesy księgowe i księgowe.

Do tego momentu LendEDU był laserowo skoncentrowany na wzroście i aspektach działalności, które bezpośrednio go napędzają. Zrozumiałe jest, że ograniczone zasoby, którymi dysponowała firma, nie były wykorzystywane do budowy oficjalnych zespołów ds. zobowiązań i należności. Zamiast tego pracownicy posiadający odpowiednie umiejętności i powiązane obowiązki dodali je do swoich list obowiązków.

Pod koniec tego lata nasza firma zaczęła rozważać korzyści, jakie może zapewnić oficjalna księgowość. Szybszy obrót należnościami może zwiększyć nasze przepływy pieniężne, metody memoriałowe mogą pomóc nam dokładniej analizować wyniki, a formalna księgowość może umożliwić nam efektywne zarządzanie naszymi finansami.

Mieliśmy teraz wystarczające środki, aby zainwestować w ten aspekt naszej działalności. Jednak w tamtym momencie zatrudnienie księgowego na pełen etat nie wydawało się logiczne, więc zaczęliśmy szukać informacji na temat zewnętrznych zespołów finansowych, które mogłyby to za nas obsłużyć. Trafiliśmy na renomowaną firmę, która skupiła się na prowadzeniu operacji księgowych dla startupów. Stawki godzinowe były wygórowane, ale pomyśleliśmy, że „dostajesz to, za co płacisz”, więc poszliśmy do przodu.

Okazało się to godnym uwagi błędem. Do sierpnia 2018 r. wydaliśmy ponad 50 000 USD na nasz zlecony dział finansów, ale mieliśmy oficjalne miesięczne sprawozdania finansowe, które to potwierdzają. Nasze przychody zostały podzielone według linii produktów, nasze wydatki zostały wyszczególnione, a formatowanie było profesjonalne.

Zwiększone wydatki firmy LendEDU w zewnętrznym dziale finansowym

Był tylko jeden problem – nie mogliśmy ufać liczbom. Proces zamykania każdego miesiąca był koszmarem. Przedstawiciele w zatrudnionej przez nas firmie wydawali się nie rozumieć, w jaki sposób zarabialiśmy, i nie byli zainteresowani nauką. Wymieniano długie e-maile z rozbieżnościami w saldach, błędami w fakturowaniu i listami pytań, ale uzgodnienia były konsekwentnie przesuwane na kolejne miesiące. Proces był wadliwy, komunikacja była okropna, a obsługa klienta fatalna. Najbardziej frustrujące było to, że zaufanie do naszych danych finansowych było niskie.

Rozpoczęcie przejścia na rozwiązania wewnętrzne

Po ośmiu miesiącach kierowania pieniędzy do tej zewnętrznej firmy księgowej i zmaganiach z uzyskaniem wartościowych wyników, mieliśmy dość.

Postanowiliśmy rozważyć przeniesienie naszych funkcji księgowych we własnym zakresie. Korzyści z tego ruchu były ekscytujące. Przenosząc operacje księgowe do wewnątrz, moglibyśmy sporządzać miesięczne sprawozdania finansowe szybciej, bardziej przejrzyście i taniej. Utrzymującym się problemem było to, że nadal nie byliśmy w stanie zatrudnić księgowego na pełen etat i nie mieliśmy żadnych wygodnych CPA dla pracowników.

W tym momencie nauczyłem się podstaw procesu księgowego, który musieliśmy skonfigurować i mogłem poradzić sobie z większością pracy. Potrzebowałem jednak kogoś z doświadczeniem, z którym mógłbym skonsultować nasz proces i, co najważniejsze, sprawdzić moją pracę. Krótko mówiąc, potrzebowałem kogoś, kto wie to, czego ja nie wiedziałem i kogoś, kto nie tylko potrafi zidentyfikować błędy, ale pomoże mi je naprawić. Znaleźliśmy tę osobę w Toptal. Korzystaliśmy już wcześniej z tej witryny, aby podzlecić programistę dla naszej witryny i było to wspaniałe doświadczenie. Tym razem potrzebowaliśmy kogoś z doświadczeniem księgowym, najlepiej CPA, który rozumiał branżę, w której działa nasza firma.

Proces rekrutacji i wdrażania

Po opublikowaniu stanowiska w Toptal otrzymaliśmy liczne odpowiedzi od zainteresowanych freelancerów z imponującymi życiorysami. W ciągu kilku dni zorganizowaliśmy pięć rozmów telefonicznych na następny tydzień.

Wyjaśniliśmy nasze potrzeby i zapytaliśmy, w jaki sposób każdy kandydat może pomóc nam uniknąć problemów księgowych, których doświadczaliśmy w przeszłości. Znaleźliśmy mecz z Andrew Falesem.

Andrew jest CPA, który założył renomowaną firmę zajmującą się rachunkowością podatkową, która specjalizuje się w różnych aspektach rachunkowości i zgodności dla startupów. Andrew w swojej karierze konsultował się również z wieloma firmami z różnych branż. W ciągu 30-minutowej rozmowy telefonicznej Andrew przedstawił nam plan utworzenia wewnętrznego procesu księgowego. Wspomniał, że jest biegły w QuickBooks i zasugerował, że mógłby osobiście przeszkolić mnie, jak poruszać się po oprogramowaniu.

Co więcej, Andrew wydawał się w pełni rozumieć, jak działa nasza firma i co staramy się osiągnąć. Andrew powiedział, że jego intencją było „wypracowanie wyjścia z pracy”. Jego sugestia była taka, że ​​chciał nas wychować do samodzielności, co było właśnie naszym celem. Jego motywacją do takiego podejścia był pomysł, abyśmy konsultowali się z nim w innych sytuacjach, które napotkaliśmy w miarę dojrzewania naszej firmy, co właśnie zrobiliśmy.

Miesiąc pierwszy

Po omówieniu naszego budżetu z Andrzejem zabraliśmy się do pracy. W pierwszym miesiącu rozmawialiśmy z Andrew o Zoomie przez 2-4 godziny dziennie, trzy dni w tygodniu. Korzystałem z udostępniania ekranu, gdy przeprowadzał mnie przez oprogramowanie QuickBooks, uczył skrótów i podkreślał zasady rachunkowości memoriałowej, które były niezbędne do dokładnego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Trzeba było się wiele nauczyć. Ilekroć miałem pytanie, Andrew miał odpowiedź. Za każdym razem, gdy pojawiał się błąd, który należało naprawić, Andrew oferował wiele rozwiązań. W ciągu miesiąca opracowaliśmy formalny proces księgowy, mający na celu uniknięcie przyszłych rozbieżności i sprawne działanie.

Miesiąc drugi

Pod koniec drugiego miesiąca byłem w stanie samodzielnie poruszać się po QuickBooks i wykonywać zadania zamykające, takie jak uzgadnianie kont bankowych i kart kredytowych, naliczanie listy płac, amortyzacja przedpłaconych wydatków, tworzenie korekt księgowych i sporządzanie oficjalnych sprawozdań finansowych.

Miesiąc trzeci

Pod koniec trzeciego miesiąca z powodzeniem sporządziliśmy dokładne memoriałowe sprawozdania finansowe za rok obrotowy 2018.

Miesiąc czwarty

W czwartym miesiącu używaliśmy tych zestawień jako historycznych danych wejściowych do modeli prognozowania przychodów, budżetowania wydatków i analizy wskaźników. Andrew nie tylko osobiście przeszkolił mnie w korzystaniu z oprogramowania QuickBooks i poprowadził mnie później, ale także poświęcił czas na poznanie zawiłości naszej konkretnej firmy. Stworzył szczegółowe arkusze kalkulacyjne do obliczania rozliczeń międzyokresowych wynagrodzeń, śledzenia amortyzacji oraz obliczania odroczonych/bieżących zobowiązań podatkowych. Te dostosowane zasoby umożliwiają mi tworzenie złożonych zapisów księgowych memoriałowych bez pomocy.

1 rok

Minął nieco ponad rok odkąd zatrudniliśmy Andrew, a zaufanie do naszych danych finansowych nigdy nie było większe. W tym momencie rozmawiam z Andrew o Zoom przez około 5-10 godzin miesięcznie, głównie w celu przeglądu na koniec miesiąca i zadawania pytań dotyczących jednorazowych sytuacji księgowych, które miały miejsce w tym okresie. Andrew z powodzeniem pomógł nam stworzyć wewnętrzny proces księgowy, który jest bardziej wydajny, dokładniejszy i tańszy niż nasza współpraca zewnętrzna. Być może najcenniejsze jest to, że nawiązaliśmy współpracę z CPA i specjalistą biznesowym, który jest dla nas dostępny 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu przez Slack, telefon, e-mail i Zoom w celu uzyskania wszelkich potrzebnych nam porad.

Projekty na przyszłość na rok 2

Przechodząc do 2020 roku, zaczniemy od zamknięcia na koniec 2019 roku. Ten proces jest zwykle bardziej żmudny niż przeciętne miesięczne zamknięcie. Na tym etapie konieczne jest dokonanie wszystkich niezbędnych korekt i osiągnięcie wysokiego poziomu dokładności naszych sprawozdań finansowych w ramach przygotowań do złożenia zeznań podatkowych.

Również na naszej liście rzeczy do zrobienia w pierwszej części 2020 roku jest rozpoczęcie korzystania z narzędzia do budżetowania QuickBooks. Umożliwi nam to przeprowadzenie szczegółowej analizy porównawczej pomiędzy naszymi szacowanymi budżetami a budżetami rzeczywistymi, co ostatecznie pomoże nam zarządzać naszymi wydatkami. Andrzej zdążył już Slaced mi listę instrukcji, jak przygotować się do tego projektu, abyśmy mogli ruszyć w nowy rok z biegiem.