إحضار فريق تمويل خارجي داخليًا: دراسة حالة

بعد اختراق الإيرادات السنوية المنخفضة المكونة من ستة أرقام ، اتخذت LendEDU ، وهي شركة ناشئة مدعومة من Y Combinator ، القرار الكبير بجلب وظائفها المالية والمحاسبية إلى الداخل. كان LendEDU ، وهو موقع ويب يساعد المستهلكين على التعرف على المنتجات المالية ومقارنتها ، بما في ذلك القروض الطلابية والقروض الشخصية ومنتجات التأمين ، يتطلع إلى دعم نمو الأعمال مع زيادة الكفاءة.

خلال هذا الوقت ، تغير دوري في شركتنا وأصبحت مدير الشؤون المالية والعمليات ، وهو دور جديد لشركتنا المتنامية. بصراحة ، كان هذا دورًا جديدًا بالنسبة لي أيضًا ، وقررنا معًا أننا بحاجة إلى إحضار مستشار مستقل لتنشيطنا.

هذه هي قصة كيف نقلت شركتنا وظائفها المالية والمحاسبية داخليًا بدعم من خبير الشؤون المالية Toptal Andrew Fales.

النضالات المبكرة في تشكيل عملياتنا المحاسبية

في صيف عام 2017 ، كانت LendEDU شركة صغيرة ناشئة تشهد نموًا هائلاً في مختلف المجالات. مع الزيادات المستمرة في الإيرادات والنقد والعملاء والموظفين ، كان من الواضح أن عمليات المحاسبة الرسمية ومسك الدفاتر أصبحت ضرورية قريبًا.

حتى هذه النقطة ، كانت LendEDU تركز بالليزر على النمو وجوانب العمل التي تدفعه مباشرة. ومن المفهوم أن الموارد المحدودة التي كانت الشركة تحت تصرفها لم يتم نشرها لبناء فرق الدائنين والمدينين الرسميين. بدلاً من ذلك ، أضاف الموظفون ذوو المهارات ذات الصلة والمسؤوليات ذات الصلة هذه إلى قوائم واجباتهم.

قرب نهاية ذلك الصيف ، بدأت شركتنا في النظر في الفوائد التي يمكن أن توفرها عملية المحاسبة الرسمية. يمكن أن يؤدي معدل دوران المستحقات الأسرع إلى زيادة التدفق النقدي لدينا ، ويمكن أن تساعدنا طرق المحاسبة على أساس الاستحقاق على تحليل الأداء بدقة أكبر ، ويمكن أن تمكننا مسك الدفاتر الرسمية من إدارة مواردنا المالية بكفاءة.

لدينا الآن موارد كافية للاستثمار في هذا الجانب من أعمالنا. ومع ذلك ، في هذه المرحلة الزمنية ، لم يكن من المنطقي تعيين محاسب بدوام كامل ، لذلك بدأنا في إجراء بحث على فرق التمويل الخارجية التي يمكنها التعامل مع هذا الأمر نيابةً عنا. صادفنا شركة حسنة السمعة تركز على تنفيذ العمليات المحاسبية للشركات الناشئة. كانت الرسوم بالساعة باهظة ، لكننا توصلنا إلى "أنك تحصل على ما تدفعه مقابل" ، لذلك تقدمنا ​​إلى الأمام.

تبين أن هذا خطأ جدير بالملاحظة. بحلول آب (أغسطس) 2018 ، أنفقنا أكثر من 50000 دولار على قسم التمويل الخارجي ، لكن لدينا بيانات مالية شهرية رسمية لعرضها. تم تقسيم إيراداتنا حسب خط الإنتاج ، وتم تفصيل نفقاتنا ، وكان التنسيق احترافيًا.

زيادة الإنفاق في LendEDU على تعهيد إدارة المالية

كانت هناك مشكلة واحدة فقط - لم نتمكن من الوثوق بالأرقام. كانت عملية الإغلاق كل شهر بمثابة كابوس. يبدو أن المندوبين في الشركة التي وظفناها لا يفهمون كيف كسبنا الإيرادات ، ولم يكونوا مهتمين بالتعلم. تم تبادل رسائل البريد الإلكتروني المطولة التي تشير إلى اختلافات في الرصيد وأخطاء الفواتير وقوائم الأسئلة ، ولكن تم تأجيل التسويات باستمرار إلى الأشهر التالية. كانت العملية معيبة ، وكان الاتصال سيئًا ، وكانت خدمة العملاء سيئة للغاية. الأمر الأكثر إحباطًا هو أن الثقة في بياناتنا المالية كانت منخفضة.

بدء الانتقال إلى العمل الداخلي

بعد ثمانية أشهر من تحويل الأموال إلى شركة المحاسبة الخارجية هذه والنضال من أجل تحقيق نتائج قيّمة ، كان لدينا ما يكفي.

قررنا النظر في جلب وظائف المحاسبة لدينا داخل الشركة. كانت فوائد هذه الخطوة مثيرة. من خلال نقل العمليات المحاسبية داخليًا ، يمكننا إنتاج بيانات مالية شهرية بشكل أسرع وأكثر شفافية وأقل تكلفة. كانت المشكلة المستمرة هي أننا ما زلنا غير قادرين على توظيف محاسب بدوام كامل ولم يكن لدينا أي محاسبون قانونيون معتمدون بشكل ملائم على الموظفين.

عند هذه النقطة ، كنت قد تعلمت أساسيات عملية المحاسبة التي احتجنا إلى إعدادها ويمكنني التعامل مع غالبية الإجراءات القانونية. ومع ذلك ، كنت بحاجة إلى شخص لديه خبرة للتشاور معه حول عمليتنا ، والأهم من ذلك ، للتحقق من عملي. باختصار ، كنت بحاجة إلى شخص يعرف ما لم أكن أعرفه وشخصًا لا يستطيع تحديد الأخطاء فحسب ، بل يساعدني في إصلاحها. وجدنا هذا الشخص في Toptal. لقد استخدمنا الموقع من قبل للتعاقد من الباطن مع مطور برامج لموقعنا على الإنترنت ، وكانت تجربة رائعة. هذه المرة ، احتجنا إلى شخص لديه خلفية محاسبية ، ويفضل محاسبًا قانونيًا ، يفهم الصناعة التي تعمل بها شركتنا.

عملية التوظيف والتعيين

بعد نشر المنصب على Toptal ، تلقينا ردودًا عديدة من المستقلين المهتمين بسير ذاتية رائعة. في غضون أيام ، أقمنا خمس مقابلات هاتفية في الأسبوع التالي.

أوضحنا ما هي احتياجاتنا وسألنا كيف يمكن لكل متقدم مساعدتنا في تجنب المشكلات المحاسبية التي مررنا بها في الماضي. وجدنا تطابقًا مع أندرو فاليس.

أندرو هو محاسب قانوني معتمد أسس شركة محاسبة ضريبية مرموقة ومتخصصة في مختلف جوانب المحاسبة والامتثال للشركات الناشئة. قدم أندرو أيضًا استشارات للعديد من الشركات في مجموعة متنوعة من الصناعات طوال حياته المهنية. خلال مقابلة هاتفية دامت 30 دقيقة ، وضع أندرو لنا خطة لإعداد عملية محاسبة داخلية. ذكر أنه كان بارعًا في QuickBooks واقترح أنه يمكنه تدريبي شخصيًا على كيفية التنقل في البرنامج.

علاوة على ذلك ، بدا أن أندرو يفهم تمامًا كيف تعمل أعمالنا وما كنا نحاول تحقيقه. قال أندرو إن نيته كانت "شق طريقه للخروج من الوظيفة". كان انطباعه أنه أراد أن يعلّمنا أن نعتمد على أنفسنا ، وهذا هو بالضبط هدفنا. كان الدافع وراء هذا النهج هو فكرة أننا سنستشيره في المواقف الأخرى التي واجهناها مع نضوج شركتنا ، وهو بالضبط ما فعلناه.

شهر واحد

بعد مناقشة ميزانيتنا مع أندرو ، حصلنا على حق في العمل. في الشهر الأول ، تحدثنا مع أندرو عبر Zoom لمدة 2-4 ساعات يوميًا ، ثلاثة أيام في الأسبوع. لقد استخدمت مشاركة الشاشة أثناء إرشادي عبر برنامج QuickBooks ، وعلمني الاختصارات ، وشدد على مبادئ المحاسبة على أساس الاستحقاق التي كانت ضرورية لمسك الدفاتر بدقة. كان هناك الكثير لنتعلمه. في أي وقت كان لدي سؤال ، كان لدى أندرو إجابة. في أي وقت كان هناك خطأ يجب إصلاحه ، سيقدم أندرو حلولاً متعددة. في شهر واحد ، أنشأنا عملية محاسبية رسمية مصممة لتجنب التناقضات المستقبلية وللعمل بكفاءة.

الشهر الثاني

بحلول نهاية الشهر الثاني ، كنت قادرًا على التنقل في QuickBooks بشكل مستقل وتنفيذ مهام إغلاق مثل التسويات المصرفية وحسابات بطاقة الائتمان ، وتسجيل الرواتب ، وإطفاء النفقات المدفوعة مسبقًا ، وإنشاء تعديل إدخالات دفتر اليومية ، وإنتاج البيانات المالية الرسمية.

الشهر الثالث

في نهاية الشهر الثالث ، نجحنا في إنتاج بيانات مالية دقيقة على أساس الاستحقاق للسنة المالية 2018.

الشهر الرابع

بحلول الشهر الرابع ، كنا نستخدم هذه البيانات كمدخلات تاريخية لنماذج إسقاط الإيرادات ، وميزنة المصروفات ، وتحليل النسبة. لم يكتفِ أندرو شخصيًا بتدريبني على استخدام برنامج QuickBooks وإرشادي بعد ذلك ، ولكنه استغرق أيضًا وقتًا لتعلم تعقيدات شركتنا الخاصة. قام بإنشاء جداول بيانات مفصلة لحساب مستحقات كشوف المرتبات ، وتتبع عمليات الإطفاء ، وحساب الالتزامات الضريبية المؤجلة / الحالية. تمكّنني هذه الموارد المخصصة من إنشاء قيود يومية معقدة على أساس الاستحقاق دون مساعدة.

السنة الأولى

لقد مر أكثر من عام بقليل منذ أن عيننا أندرو ، ولم تكن الثقة في بياناتنا المالية أعلى من أي وقت مضى. في هذه المرحلة ، أتحدث مع Andrew over Zoom لحوالي 5-10 ساعات شهريًا ، بشكل أساسي لمراجعة نهاية الشهر ولطرح أسئلة حول المواقف المحاسبية لمرة واحدة التي حدثت خلال هذه الفترة. لقد نجح أندرو في مساعدتنا في إعداد عملية محاسبة داخلية أكثر كفاءة ودقة وأقل تكلفة مما كان يمكن أن يكون عليه تعاوننا الخارجي. ربما يكون الأكثر قيمة هو أننا قمنا بتكوين علاقة مع CPA وأخصائي الأعمال الذي جعل نفسه متاحًا لنا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع عبر Slack والهاتف والبريد الإلكتروني و Zoom للحصول على أي نصيحة قد نحتاجها.

المشاريع المقبلة للعام 2

مع اقتراب عام 2020 ، سنبدأ بإغلاق نهاية عام 2019. عادة ما تكون هذه العملية أكثر صعوبة من متوسط ​​الإغلاق الشهري. في هذه المرحلة ، من الضروري إجراء جميع التعديلات اللازمة وتحقيق مستوى عالٍ من الدقة في بياناتنا المالية استعدادًا لتقديم إقراراتنا الضريبية.

أيضًا في قائمة المهام الخاصة بنا في الجزء الأول من عام 2020 هو البدء في استخدام أداة إعداد الميزانية QuickBooks. سيمكننا ذلك من إجراء تحليل مقارن مفصل بين ميزانياتنا المقدرة والميزانيات الفعلية ، مما يساعدنا في النهاية على إدارة نفقاتنا. لقد أرسل لي أندرو بالفعل قائمة بالتعليمات حول كيفية التحضير لهذا المشروع حتى نتمكن من بدء العمل في العام الجديد.