Ein ausgelagertes Finanzteam intern holen: Eine Fallstudie

Nach dem Durchbruch zu einem niedrigen sechsstelligen Jahresumsatz traf LendEDU, ein von Y Combinator unterstütztes Startup, die große Entscheidung, seine Finanz- und Buchhaltungsfunktionen intern zu verlagern. LendEDU, eine Website, die Verbrauchern hilft, sich über Finanzprodukte zu informieren und diese zu vergleichen, darunter Studentendarlehen, Privatdarlehen und Versicherungsprodukte, wollte das Unternehmenswachstum unterstützen und gleichzeitig effizienter werden.

Während dieser Zeit änderte sich meine Rolle in unserem Unternehmen und ich wurde Director of Finance & Operations, eine neue Rolle für unser wachsendes Unternehmen. Ehrlich gesagt war dies auch für mich eine neue Rolle, und wir entschieden gemeinsam, dass wir einen unabhängigen Berater hinzuziehen mussten, um uns zum Laufen zu bringen.

Dies ist die Geschichte, wie unser Unternehmen seine Finanz- und Buchhaltungsfunktionen mit der Unterstützung des Finanzexperten von Toptal, Andrew Fales, intern verlegt hat.

Frühe Kämpfe bei der Gestaltung unserer Rechnungslegungsprozesse

Im Sommer 2017 war LendEDU ein kleines Startup-Unternehmen, das in verschiedenen Bereichen ein enormes Wachstum verzeichnete. Mit stetig steigenden Umsätzen, Kassen, Kunden und Mitarbeitern war es offensichtlich, dass bald offizielle Rechnungslegungsprozesse und Buchhaltung erforderlich sein würden.

Bis zu diesem Zeitpunkt war LendEDU stark auf Wachstum und die Aspekte des Geschäfts ausgerichtet, die es direkt antreiben. Verständlicherweise wurden die begrenzten Ressourcen, über die das Unternehmen verfügte, nicht für den Aufbau offizieller Kreditoren- und Forderungsteams eingesetzt. Stattdessen fügten Mitarbeiter mit entsprechenden Fähigkeiten und zuordenbaren Verantwortlichkeiten diese ihren Aufgabenlisten hinzu.

Gegen Ende jenes Sommers begann unser Unternehmen darüber nachzudenken, welche Vorteile ein offizieller Rechnungslegungsprozess bieten könnte. Ein schnellerer Forderungsumschlag könnte unseren Cashflow steigern, Periodenrechnungsmethoden könnten uns dabei helfen, die Leistung genauer zu analysieren, und eine formelle Buchführung könnte uns in die Lage versetzen, unsere Finanzen effizient zu verwalten.

Wir hatten jetzt genügend Ressourcen, um in diesen Aspekt unseres Geschäfts zu investieren. Zu diesem Zeitpunkt schien es jedoch nicht logisch, einen Vollzeit-Buchhalter einzustellen, also begannen wir, nach ausgelagerten Finanzteams zu suchen, die dies für uns erledigen könnten. Wir sind auf eine renommierte Firma gestoßen, die sich auf die Durchführung von Buchhaltungsvorgängen für Startups konzentriert. Die Stundensätze waren exorbitant, aber wir dachten, „Sie bekommen, wofür Sie bezahlen“, also machten wir weiter.

Dies stellte sich als bemerkenswerter Fehler heraus. Bis August 2018 hatten wir mehr als 50.000 US-Dollar für unsere ausgelagerte Finanzabteilung ausgegeben, aber wir hatten dafür offizielle Monatsabschlüsse vorzuweisen. Unsere Einnahmen wurden nach Produktlinien aufgeschlüsselt, unsere Ausgaben einzeln aufgeführt und die Formatierung war professionell.

LendEDUs erhöhte Ausgaben für eine ausgelagerte Finanzabteilung

Es gab nur ein Problem – wir konnten den Zahlen nicht vertrauen. Der Abschlussprozess jeden Monat war ein Albtraum. Die Vertreter der Firma, die wir eingestellt hatten, schienen nicht zu verstehen, wie wir Einnahmen erzielten, und sie waren nicht daran interessiert, etwas zu lernen. Es wurden lange E-Mails mit Hinweisen auf Saldenabweichungen, Abrechnungsfehler und Fragenkataloge ausgetauscht, aber Abstimmungen wurden konsequent auf die folgenden Monate verschoben. Der Prozess war fehlerhaft, die Kommunikation war schrecklich und der Kundenservice war miserabel. Am frustrierendsten war, dass das Vertrauen in unsere Finanzdaten gering war.

Beginn der Umstellung auf Inhouse

Nachdem wir acht Monate lang Geld an diese externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft geleitet und uns bemüht hatten, wertvolle Ergebnisse zu erzielen, hatten wir genug.

Wir entschieden uns, unsere Buchhaltungsfunktionen ins Haus zu bringen. Die Vorteile dieses Schritts waren aufregend. Durch die Verlagerung der Buchhaltung ins Haus konnten wir Monatsabschlüsse schneller, transparenter und kostengünstiger erstellen. Das anhaltende Problem war, dass wir immer noch keinen Vollzeit-Buchhalter einstellen konnten und wir praktischerweise keine CPAs im Personal hatten.

Zu diesem Zeitpunkt hatte ich die Grundlagen des Buchhaltungsprozesses gelernt, den wir einrichten mussten, und ich konnte den Großteil der Kleinarbeit erledigen. Ich brauchte jedoch jemanden mit Fachwissen, mit dem ich mich über unseren Prozess beraten und vor allem meine Arbeit überprüfen konnte. Kurz gesagt, ich brauchte jemanden, der wusste, was ich nicht wusste, und jemanden, der nicht nur Fehler identifizieren, sondern mir auch helfen konnte, sie zu beheben. Wir haben diese Person bei Toptal gefunden. Wir hatten die Website bereits zuvor genutzt, um einen Softwareentwickler für unsere Website zu beauftragen, und es war eine großartige Erfahrung. Dieses Mal brauchten wir jemanden mit Buchhaltungshintergrund, vorzugsweise einen Wirtschaftsprüfer, der die Branche, in der unser Unternehmen tätig ist, versteht.

Einstellungs- und Onboarding-Prozess

Nachdem wir die Stelle auf Toptal veröffentlicht hatten, erhielten wir zahlreiche Antworten von interessierten Freiberuflern mit beeindruckenden Lebensläufen. Innerhalb weniger Tage hatten wir fünf Telefoninterviews für die folgende Woche vereinbart.

Wir erklärten unsere Bedürfnisse und fragten, wie jeder Bewerber uns helfen könnte, die Buchhaltungsprobleme zu vermeiden, mit denen wir in der Vergangenheit konfrontiert waren. Wir haben eine Übereinstimmung mit Andrew Fales gefunden.

Andrew ist ein CPA, der eine hoch angesehene Steuerberatungsfirma gegründet hat, die sich auf verschiedene Aspekte der Buchhaltung und Compliance für Startups spezialisiert hat. Andrew hat im Laufe seiner Karriere auch zahlreiche Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen beraten. In einem 30-minütigen Telefoninterview legte Andrew einen Plan für uns vor, um einen internen Buchhaltungsprozess einzurichten. Er erwähnte, dass er sich mit QuickBooks auskenne und schlug vor, dass er mich persönlich darin schulen könnte, wie man in der Software navigiert.

Darüber hinaus schien Andrew vollkommen zu verstehen, wie unser Geschäft funktioniert und was wir zu erreichen versuchten. Andrew sagte, seine Absicht sei es, „sich aus dem Job herauszuarbeiten“. Seine Implikation war, dass er uns zur Selbstständigkeit erziehen wollte, was genau unser Ziel war. Seine Motivation für diesen Ansatz war die Idee, dass wir ihn in anderen Situationen zu Rate ziehen würden, denen wir begegneten, als unser Unternehmen reifte, und genau das haben wir getan.

Monat Eins

Nachdem wir unser Budget mit Andrew besprochen hatten, machten wir uns direkt an die Arbeit. Im ersten Monat haben Andrew und ich an drei Tagen in der Woche zwei bis vier Stunden pro Tag über Zoom gesprochen. Ich nutzte die Bildschirmfreigabe, als er mich durch die QuickBooks-Software führte, mir Abkürzungen beibrachte und die Prinzipien der periodengerechten Buchführung betonte, die für eine genaue Buchführung unerlässlich sind. Es gab viel zu lernen. Jedes Mal, wenn ich eine Frage hatte, hatte Andrew eine Antwort. Jedes Mal, wenn ein Fehler behoben werden musste, bot Andrew mehrere Lösungen an. Innerhalb eines Monats hatten wir einen formellen Buchhaltungsprozess etabliert, der darauf ausgelegt war, zukünftige Diskrepanzen zu vermeiden und effizient zu funktionieren.

Monat Zwei

Am Ende des zweiten Monats war ich in der Lage, QuickBooks selbstständig zu navigieren und Abschlussaufgaben wie Bank- und Kreditkartenkontenabstimmungen, Lohnabrechnungen, Amortisierung vorausbezahlter Ausgaben, Erstellung von Berichtigungsjournaleinträgen und Erstellung offizieller Jahresabschlüsse durchzuführen.

Monat drei

Am Ende des dritten Monats hatten wir erfolgreich einen genauen Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2018 erstellt.

Monat vier

Im vierten Monat verwendeten wir diese Aussagen als historische Eingaben für Umsatzprognosemodelle, Ausgabenbudgets und Verhältnisanalysen. Andrew hat mich nicht nur persönlich in der Verwendung der QuickBooks-Software geschult und mich danach angeleitet, sondern er hat sich auch die Zeit genommen, die Feinheiten unseres speziellen Unternehmens kennenzulernen. Er erstellte detaillierte Tabellenkalkulationen, um Lohnabgrenzungen zu berechnen, Amortisationen zu verfolgen und latente/laufende Steuerverbindlichkeiten zu berechnen. Diese angepassten Ressourcen ermöglichen es mir, ohne Unterstützung komplexe Buchungen für Abgrenzungen zu erstellen.

Jahr 1

Es ist etwas mehr als ein Jahr her, seit wir Andrew eingestellt haben, und das Vertrauen in unsere Finanzdaten war noch nie so groß wie heute. An diesem Punkt spreche ich etwa 5-10 Stunden pro Monat mit Andrew über Zoom, hauptsächlich um einen Rückblick zum Monatsende zu nehmen und um Fragen zu einmaligen Buchhaltungssituationen zu stellen, die während des Zeitraums aufgetreten sind. Andrew hat uns erfolgreich dabei geholfen, einen internen Buchhaltungsprozess einzurichten, der effizienter, genauer und kostengünstiger ist, als es unsere externe Zusammenarbeit jemals hätte sein können. Am wertvollsten ist vielleicht, dass wir eine Beziehung zu einem Wirtschaftsprüfer und Geschäftsexperten aufgebaut haben, der uns rund um die Uhr über Slack, Telefon, E-Mail und Zoom für jeden Rat zur Verfügung steht, den wir benötigen.

Projekte für das 2. Jahr

2020 beginnen wir mit unserem Jahresabschluss 2019. Dieser Prozess ist in der Regel anstrengender als der durchschnittliche Monatsabschluss. In dieser Phase ist es wichtig, alle notwendigen Anpassungen vorzunehmen und ein hohes Maß an Genauigkeit in unseren Jahresabschlüssen zur Vorbereitung auf die Einreichung unserer Steuererklärungen zu erreichen.

Ebenfalls auf unserer To-Do-Liste im ersten Teil des Jahres 2020 steht die Nutzung des QuickBooks-Budgetierungstools. Auf diese Weise können wir eine detaillierte Vergleichsanalyse zwischen unseren geschätzten Budgets und den tatsächlichen Budgets durchführen, was uns letztendlich bei der Verwaltung unserer Ausgaben hilft. Andrew hat mir bereits eine Liste mit Anweisungen zur Vorbereitung auf dieses Projekt gegeben, damit wir im neuen Jahr voll durchstarten können.