Portare internamente un team finanziario in outsourcing: un caso di studio

Dopo aver raggiunto un reddito annuo basso a sei cifre, LendEDU, una startup sostenuta da Y Combinator, ha preso la grande decisione di portare le sue funzioni finanziarie e contabili all'interno dell'azienda. LendEDU, un sito Web che aiuta i consumatori a conoscere e confrontare i prodotti finanziari, inclusi prestiti agli studenti, prestiti personali e prodotti assicurativi, cercava di supportare la crescita del business diventando più efficiente.

Durante questo periodo, il mio ruolo nella nostra azienda è cambiato e sono diventato il direttore finanziario e operativo, un nuovo ruolo per la nostra azienda in crescita. Sinceramente, anche per me questo era un nuovo ruolo e, insieme, abbiamo deciso che dovevamo assumere un consulente indipendente per metterci in funzione.

Questa è la storia di come la nostra azienda ha trasferito internamente le sue funzioni finanziarie e contabili con il supporto dell'esperto di finanza Toptal Andrew Fales.

Le prime lotte nella formazione dei nostri processi contabili

Nell'estate del 2017, LendEDU era una piccola start-up che stava registrando un'enorme crescita in varie aree. Con un aumento consistente di entrate, denaro contante, clienti e dipendenti, era evidente che presto sarebbero stati necessari processi contabili ufficiali e contabilità.

Fino a questo momento, LendEDU si è concentrata sulla crescita e sugli aspetti del business che la guidano direttamente. Comprensibilmente, le limitate risorse che la società aveva a sua disposizione non venivano impiegate per creare squadre ufficiali di debiti e crediti. Invece, i dipendenti con competenze pertinenti e responsabilità riconoscibili le hanno aggiunte ai loro elenchi di compiti.

Verso la fine di quell'estate, la nostra azienda iniziò a considerare i vantaggi che un processo di contabilità ufficiale poteva fornire. Un fatturato più rapido dei crediti potrebbe aumentare il nostro flusso di cassa, i metodi di contabilità per competenza potrebbero aiutarci ad analizzare più accuratamente le prestazioni e la contabilità formale potrebbe consentirci di gestire in modo efficiente le nostre finanze.

Ora avevamo risorse sufficienti per investire in questo aspetto della nostra attività. Tuttavia, a questo punto, non sembrava logico assumere un contabile a tempo pieno, quindi abbiamo iniziato a fare ricerche su team finanziari in outsourcing che potessero gestirlo per noi. Ci siamo imbattuti in un'azienda rispettabile che si è concentrata sullo svolgimento di operazioni contabili per le startup. Le tariffe orarie erano esorbitanti, ma abbiamo pensato "ottieni quello per cui paghi", quindi siamo andati avanti.

Questo si è rivelato un errore degno di nota. Ad agosto 2018, avevamo speso più di $ 50.000 per il nostro dipartimento finanziario in outsourcing, ma avevamo rendiconti finanziari mensili ufficiali da dimostrare. Le nostre entrate sono state suddivise per linea di prodotti, le nostre spese sono state dettagliate e la formattazione è stata professionale.

Aumento della spesa di LendEDU per un dipartimento finanziario in outsourcing

C'era solo un problema: non potevamo fidarci dei numeri. Il processo di chiusura ogni mese era un incubo. I rappresentanti dell'azienda che avevamo assunto non sembravano capire come guadagnavamo e non erano interessati a imparare. Sono state scambiate lunghe e-mail che citavano discrepanze di saldo, errori di fatturazione ed elenchi di domande, ma le riconciliazioni sono state costantemente rimandate ai mesi successivi. Il processo era imperfetto, la comunicazione era terribile e il servizio clienti era pessimo. La cosa più frustrante di tutte è che la fiducia nei nostri dati finanziari era bassa.

Iniziare la transizione verso l'in-house

Dopo otto mesi passati a trasferire denaro a questa società di contabilità esterna e lottare per produrre risultati preziosi, ne avevamo abbastanza.

Abbiamo deciso di prendere in considerazione l'idea di portare internamente le nostre funzioni contabili. I vantaggi di questa mossa sono stati entusiasmanti. Spostando internamente le operazioni contabili, potremmo produrre rendiconti finanziari mensili più rapidamente, in modo più trasparente e meno costoso. Il problema persistente era che non eravamo ancora in grado di assumere un contabile a tempo pieno e non avevamo alcun CPA conveniente per il personale.

A questo punto, avevo imparato le basi del processo contabile che dovevamo impostare e potevo gestire la maggior parte del lavoro. Tuttavia, avevo bisogno di qualcuno con esperienza con cui consultarmi sul nostro processo e, soprattutto, per controllare il mio lavoro. In breve, avevo bisogno di qualcuno che sapesse ciò che non sapevo e qualcuno che potesse non solo identificare gli errori ma aiutarmi a correggerli. Abbiamo trovato questa persona a Toptal. Avevamo già utilizzato il sito per subappaltare uno sviluppatore di software per il nostro sito Web ed è stata un'esperienza fantastica. Questa volta, avevamo bisogno di qualcuno con un background contabile, preferibilmente un CPA, che capisse il settore in cui opera la nostra azienda.

Processo di assunzione e assunzione

Dopo aver pubblicato la posizione su Toptal, abbiamo ricevuto numerose risposte da liberi professionisti interessati con curriculum impressionanti. In pochi giorni, abbiamo organizzato cinque interviste telefoniche per la settimana successiva.

Abbiamo spiegato quali erano le nostre esigenze e chiesto come ogni candidato potesse aiutarci a evitare i problemi contabili che avevamo riscontrato in passato. Abbiamo trovato una corrispondenza con Andrew Fales.

Andrew è un CPA che ha fondato una società di contabilità fiscale molto apprezzata, specializzata in vari aspetti della contabilità e della conformità per le startup. Durante la sua carriera, Andrew ha anche prestato consulenza a numerose aziende in diversi settori. Nel corso di un colloquio telefonico di 30 minuti, Andrew ha presentato un piano per impostare un processo contabile interno. Ha detto che era esperto in QuickBooks e ha suggerito che avrebbe potuto addestrarmi personalmente su come navigare nel software.

Inoltre, Andrew sembrava comprendere appieno come funziona la nostra attività e cosa stavamo cercando di realizzare. Andrew ha detto che la sua intenzione era quella di "lavorare per uscire dal lavoro". La sua implicazione era che voleva educarci ad essere autosufficienti, che era esattamente il nostro obiettivo. La sua motivazione per questo approccio era l'idea che lo avremmo consultato in altre situazioni che abbiamo incontrato man mano che la nostra azienda è maturata, ed è esattamente quello che abbiamo fatto.

Mese uno

Dopo aver discusso del nostro budget con Andrew, ci siamo messi subito al lavoro. Nel primo mese, Andrew ed io abbiamo parlato su Zoom per 2-4 ore al giorno, tre giorni alla settimana. Ho usato la condivisione dello schermo mentre mi guidava attraverso il software QuickBooks, mi insegnava le scorciatoie e sottolineava i principi di contabilità per competenza che erano essenziali per una contabilità accurata. C'era molto da imparare. Ogni volta che avevo una domanda, Andrew aveva una risposta. Ogni volta che c'era un errore che doveva essere corretto, Andrew offriva più soluzioni. In un mese abbiamo stabilito un processo contabile formale progettato per evitare discrepanze future e per funzionare in modo efficiente.

Mese due

Entro la fine del secondo mese, sono stato in grado di navigare in QuickBooks in modo indipendente ed eseguire attività di chiusura come riconciliazioni di conti bancari e carte di credito, accumulazione delle buste paga, ammortizzazione delle spese prepagate, creazione di registrazioni di prima nota e produzione di rendiconti finanziari ufficiali.

Mese tre

Alla fine del terzo mese, abbiamo prodotto con successo rendiconti finanziari accurati per competenza per l'anno fiscale 2018.

Mese quattro

Entro il quarto mese, stavamo utilizzando queste dichiarazioni come input storici per i modelli di proiezione delle entrate, il budget delle spese e l'analisi dei rapporti. Non solo Andrew mi ha addestrato personalmente a usare il software QuickBooks e mi ha guidato in seguito, ma si è anche preso il tempo per imparare le complessità della nostra particolare azienda. Ha creato fogli di calcolo dettagliati per calcolare i ratei salariali, tenere traccia degli ammortamenti e calcolare le passività fiscali differite/correnti. Queste risorse personalizzate mi consentono di creare registrazioni di prima nota di competenza complesse senza assistenza.

Anno 1

È passato poco più di un anno da quando abbiamo assunto Andrew e la fiducia nei nostri dati finanziari non è mai stata così alta. A questo punto, parlo con Andrew su Zoom per circa 5-10 ore al mese, principalmente per una revisione di fine mese e per porre domande su situazioni contabili una tantum verificatesi durante il periodo. Andrew ci ha aiutato con successo a impostare un processo di contabilità interna più efficiente, più accurato e meno costoso di quanto avrebbe mai potuto essere la nostra collaborazione esterna. Forse la cosa più preziosa è che abbiamo stretto una relazione con un CPA e un professionista aziendale che si è reso disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7 tramite Slack, telefono, e-mail e Zoom per qualsiasi consiglio di cui potremmo aver bisogno.

Progetti in vista per l'anno 2

Passando al 2020, inizieremo con la chiusura di fine anno 2019. Questo processo è solitamente più faticoso della chiusura mensile media. In questa fase, è essenziale apportare tutte le modifiche necessarie e ottenere un elevato livello di accuratezza nei nostri rendiconti finanziari in preparazione alla presentazione delle nostre dichiarazioni dei redditi.

Anche nella nostra lista di cose da fare nella prima parte del 2020 c'è iniziare a utilizzare lo strumento di budgeting di QuickBooks. Ciò ci consentirà di eseguire un'analisi comparativa dettagliata tra i nostri budget stimati e quelli effettivi, aiutandoci in definitiva a gestire le nostre spese. Andrew mi ha già fornito un elenco di istruzioni su come prepararsi per questo progetto in modo da poter iniziare a lavorare nel nuovo anno.