Trazendo uma equipe financeira terceirizada internamente: um estudo de caso

Depois de atingir uma receita anual baixa de seis dígitos, a LendEDU, uma startup apoiada pela Y Combinator, tomou a grande decisão de trazer suas funções financeiras e contábeis internamente. O LendEDU, um site que ajuda os consumidores a conhecer e comparar produtos financeiros, incluindo empréstimos estudantis, empréstimos pessoais e produtos de seguros, buscava apoiar o crescimento dos negócios ao mesmo tempo em que se tornava mais eficiente.

Durante esse período, minha função em nossa empresa mudou e me tornei diretor de finanças e operações, uma nova função para nossa empresa em crescimento. Sinceramente, esse também era um novo papel para mim e, juntos, decidimos que precisávamos contratar um consultor independente para nos colocar em funcionamento.

Esta é a história de como nossa empresa mudou internamente suas funções financeiras e contábeis com o apoio do especialista em finanças da Toptal, Andrew Fales.

Lutas iniciais na formação de nossos processos contábeis

No verão de 2017, a LendEDU era uma pequena empresa iniciante com um tremendo crescimento em várias áreas. Com aumentos consistentes de receita, caixa, clientes e funcionários, ficou claro que os processos oficiais de contabilidade e escrituração logo seriam necessários.

Até este ponto, o LendEDU estava focado no crescimento e nos aspectos do negócio que o impulsionam diretamente. Compreensivelmente, os recursos limitados que a empresa tinha à sua disposição não estavam sendo utilizados para formar equipes oficiais de contas a pagar e a receber. Em vez disso, os funcionários com habilidades relevantes e responsabilidades relacionáveis ​​as adicionaram às suas listas de deveres.

No final daquele verão, nossa empresa começou a considerar os benefícios que um processo oficial de contabilidade poderia proporcionar. A rotatividade de recebíveis mais rápida pode aumentar nosso fluxo de caixa, os métodos de contabilidade de competência podem nos ajudar a analisar o desempenho com mais precisão e a contabilidade formal pode nos permitir gerenciar nossas finanças com eficiência.

Agora tínhamos recursos suficientes para investir neste aspecto do nosso negócio. No entanto, neste momento, não parecia lógico contratar um contador em tempo integral, então começamos a pesquisar sobre equipes de finanças terceirizadas que poderiam lidar com isso para nós. Nos deparamos com uma conceituada firma que se concentrou na realização de operações contábeis para startups. As taxas horárias eram exorbitantes, mas pensamos: “você recebe o que paga”, então seguimos em frente.

Este acabou por ser um erro notável. Em agosto de 2018, gastamos mais de US$ 50.000 em nosso departamento financeiro terceirizado, mas tínhamos demonstrações financeiras mensais oficiais para mostrar isso. Nossa receita foi dividida por linha de produtos, nossas despesas foram discriminadas e a formatação foi profissional.

O aumento dos gastos da LendEDU em um departamento financeiro terceirizado

Havia apenas um problema: não podíamos confiar nos números. O processo de fechamento de cada mês era um pesadelo. Os representantes da empresa que contratamos não pareciam entender como ganhávamos receita e não estavam interessados ​​em aprender. Longos e-mails citando discrepâncias de saldo, erros de faturamento e listas de perguntas foram trocados, mas as reconciliações foram constantemente adiadas para os meses seguintes. O processo era falho, a comunicação era terrível e o atendimento ao cliente era péssimo. Mais frustrante de tudo, a confiança em nossos dados financeiros era baixa.

Iniciando a Transição para In-house

Depois de oito meses canalizando dinheiro para essa firma de contabilidade externa e lutando para produzir resultados valiosos, estávamos cansados.

Decidimos considerar trazer nossas funções de contabilidade internamente. Os benefícios dessa mudança foram empolgantes. Ao mover as operações contábeis internamente, poderíamos produzir demonstrações financeiras mensais de forma mais rápida, mais transparente e menos dispendiosa. O problema persistente era que ainda não estávamos em condições de contratar um contador em tempo integral e não tínhamos CPAs convenientemente na equipe.

A essa altura, eu já havia aprendido o básico do processo contábil que precisávamos configurar e podia lidar com a maior parte do trabalho braçal. No entanto, eu precisava de alguém com experiência para consultar sobre nosso processo e, o mais importante, para verificar meu trabalho. Em suma, eu precisava de alguém que soubesse o que eu não sabia e alguém que pudesse não apenas identificar erros, mas também me ajudar a corrigi-los. Encontramos essa pessoa na Toptal. Tínhamos usado o site antes para subcontratar um desenvolvedor de software para nosso site e foi uma ótima experiência. Desta vez, precisávamos de alguém com experiência em contabilidade, de preferência CPA, que entendesse o setor em que nossa empresa atua.

Processo de contratação e integração

Após publicar a vaga na Toptal, recebemos inúmeras respostas de freelancers interessados ​​com currículos impressionantes. Em poucos dias, marcamos cinco entrevistas por telefone para a semana seguinte.

Explicamos quais eram nossas necessidades e perguntamos como cada candidato poderia nos ajudar a evitar os problemas contábeis que tínhamos enfrentado no passado. Encontrámos uma correspondência com o Andrew Fales.

Andrew é um CPA que fundou uma empresa de contabilidade tributária altamente conceituada, especializada em vários aspectos de contabilidade e conformidade para startups. Andrew também prestou consultoria para inúmeras empresas em diversos setores ao longo de sua carreira. Durante uma entrevista por telefone de 30 minutos, Andrew apresentou um plano para estabelecermos um processo interno de contabilidade. Ele mencionou que era proficiente em QuickBooks e sugeriu que poderia me treinar pessoalmente sobre como navegar no software.

Além disso, Andrew parecia entender completamente como nosso negócio funciona e o que estávamos tentando realizar. Andrew disse que sua intenção era “se livrar do trabalho”. Sua implicação era que ele queria nos educar para sermos autossuficientes, que era precisamente nosso objetivo. Sua motivação para essa abordagem foi a ideia de que iríamos consultá-lo em outras situações que encontrássemos à medida que nossa empresa amadurecesse, exatamente o que temos feito.

Mês Um

Depois de discutir nosso orçamento com Andrew, começamos a trabalhar. No primeiro mês, Andrew e eu conversamos pelo Zoom por 2-4 horas por dia, três dias por semana. Usei o compartilhamento de tela enquanto ele me guiava pelo software QuickBooks, me ensinava atalhos e enfatizava os princípios contábeis de competência que eram essenciais para uma contabilidade precisa. Havia muito a aprender. Sempre que eu tinha uma pergunta, Andrew tinha uma resposta. Sempre que havia um erro que precisava ser corrigido, Andrew oferecia várias soluções. Em um mês, estabelecemos um processo formal de contabilidade projetado para evitar discrepâncias futuras e funcionar com eficiência.

Mês Dois

No final do segundo mês, consegui navegar no QuickBooks de forma independente e realizar tarefas de fechamento, como reconciliações de contas bancárias e de cartão de crédito, acúmulo de folha de pagamento, amortização de despesas pré-pagas, criação de ajustes de lançamentos contábeis e produção de demonstrações financeiras oficiais.

Mês Três

No final do terceiro mês, produzimos com sucesso demonstrações financeiras de competência precisas para o ano fiscal de 2018.

Mês Quatro

No quarto mês, estávamos usando essas demonstrações como entradas históricas para modelos de projeção de receita, orçamento de despesas e análise de índices. Andrew não apenas me treinou pessoalmente para usar o software QuickBooks e me orientou depois disso, mas também dedicou um tempo para aprender os meandros de nossa empresa em particular. Ele criou planilhas detalhadas para calcular provisões de folha de pagamento, acompanhar amortizações e calcular passivos fiscais diferidos/correntes. Esses recursos personalizados me permitem criar entradas de diário de acumulação complexas sem assistência.

Ano 1

Faz pouco mais de um ano que contratamos Andrew e a confiança em nossos dados financeiros nunca foi tão alta. Nesse ponto, falo com Andrew pelo Zoom por cerca de 5 a 10 horas por mês, principalmente para uma revisão de final de mês e para fazer perguntas sobre situações contábeis pontuais que ocorreram durante o período. Andrew nos ajudou a configurar com sucesso um processo de contabilidade interno que é mais eficiente, mais preciso e mais barato do que nossa colaboração externa jamais poderia ter sido. Talvez o mais valioso seja que estabelecemos um relacionamento com um CPA e profissional de negócios que se colocou à nossa disposição 24 horas por dia, 7 dias por semana via Slack, telefone, e-mail e Zoom para qualquer conselho que possamos precisar.

Projetos à frente para o ano 2

Entrando em 2020, começaremos com o encerramento do ano de 2019. Esse processo geralmente é mais árduo do que o fechamento médio mensal. Nesta fase, é essencial fazer todos os ajustes necessários e alcançar um alto nível de precisão em nossas demonstrações financeiras na preparação para a apresentação de nossas declarações fiscais.

Também em nossa lista de tarefas na primeira parte de 2020 está começar a utilizar a ferramenta de orçamento QuickBooks. Isso nos permitirá realizar uma análise comparativa detalhada entre nossos orçamentos estimados e os orçamentos reais, ajudando-nos a gerenciar nossas despesas. Andrew já me deu uma lista de instruções sobre como se preparar para este projeto para que possamos começar bem no ano novo.