Dış Kaynaklı Bir Finans Ekibini Kurum İçine Getirmek: Bir Vaka Çalışması

Y Combinator destekli bir girişim olan LendEDU, altı haneli düşük yıllık geliri kırdıktan sonra, finans ve muhasebe fonksiyonlarını şirket içine getirmek için büyük bir karar verdi. Tüketicilerin öğrenci kredileri, bireysel krediler ve sigorta ürünleri de dahil olmak üzere finansal ürünleri öğrenmesine ve karşılaştırmasına yardımcı olan bir web sitesi olan LendEDU, daha verimli hale gelirken ticari büyümeyi desteklemeye çalışıyordu.

Bu süre zarfında şirketimizdeki rolüm değişti ve büyüyen şirketimiz için yeni bir rol olan finans ve operasyonlar direktörü oldum. Açıkçası, bu benim için de yeni bir roldü ve birlikte, bizi ayağa kaldıracak bağımsız bir danışman getirmemiz gerektiğine karar verdik.

Bu, şirketimizin finans ve muhasebe fonksiyonlarını Toptal Finans Uzmanı Andrew Fales'in desteğiyle kendi bünyesinde nasıl taşıdığının hikayesidir.

Muhasebe Süreçlerimizin Şekillendirilmesinde Erken Dönem Mücadeleleri

2017 yazında LendEDU, çeşitli alanlarda muazzam bir büyüme yaşayan küçük bir başlangıç ​​şirketiydi. Gelir, nakit, müşteriler ve çalışanlardaki istikrarlı artışlarla, resmi muhasebe süreçlerinin ve defter tutmanın yakında gerekli olacağı açıktı.

Bu noktaya kadar, LendEDU büyümeye ve onu doğrudan yönlendiren işin yönlerine lazer odaklıydı. Anlaşılacağı gibi, şirketin elindeki sınırlı kaynaklar, resmi borçlar ve alacaklar ekipleri oluşturmak için kullanılmadı. Bunun yerine, ilgili becerilere ve ilişkilendirilebilir sorumluluklara sahip çalışanlar, bunları görev listelerine ekledi.

O yazın sonlarına doğru şirketimiz resmi bir muhasebe sürecinin sağlayabileceği faydaları düşünmeye başladı. Daha hızlı alacak devir hızı nakit akışımızı artırabilir, tahakkuk esaslı muhasebe yöntemleri performansı daha doğru bir şekilde analiz etmemize yardımcı olabilir ve resmi defter tutma, finansmanımızı verimli bir şekilde yönetmemizi sağlayabilir.

Artık işimizin bu yönüne yatırım yapmak için yeterli kaynağa sahiptik. Ancak, bu noktada tam zamanlı bir muhasebeci tutmak mantıklı görünmüyordu, bu yüzden bunu bizim için halledebilecek dış kaynaklı finans ekipleri hakkında araştırma yapmaya başladık. Girişimler için muhasebe işlemlerini yürütmeye odaklanan saygın bir firma ile karşılaştık. Saatlik ücretler fahişti, ancak “ödediğinizin karşılığını alırsınız” diye düşündük ve ilerledik.

Bunun dikkate değer bir hata olduğu ortaya çıktı. Ağustos 2018 itibariyle, dış kaynaklı finans departmanımıza 50.000 dolardan fazla harcamıştık, ancak bunu göstermek için resmi aylık mali tablolarımız vardı. Gelirimiz ürün grubuna göre ayrıldı, giderlerimiz kaleme alındı ​​ve biçimlendirme profesyoneldi.

LendEDU'nun Dış Kaynaklı Finans Departmanında Artan Harcamaları

Tek bir sorun vardı - sayılara güvenemedik. Her ay kapanma süreci bir kabustu. İşe aldığımız firmadaki temsilciler, nasıl gelir elde ettiğimizi anlamadılar ve öğrenmekle ilgilenmiyorlardı. Bakiye tutarsızlıklarından, faturalandırma hatalarından ve soru listelerinden bahseden uzun e-postalar değiş tokuş edildi, ancak mutabakatlar sürekli olarak sonraki aylara ertelendi. Süreç kusurluydu, iletişim berbattı ve müşteri hizmetleri berbattı. En sinir bozucu olanı, finansal verilerimize olan güvenin düşük olmasıydı.

Şirket İçi Geçişin Başlatılması

Bu dış muhasebe firmasına sekiz ay boyunca para akıttıktan ve değerli sonuçlar elde etmek için mücadele ettikten sonra, yeterince paramız vardı.

Muhasebe fonksiyonlarımızı şirket içine taşımayı düşünmeye karar verdik. Bu hareketin faydaları heyecan vericiydi. Muhasebe işlemlerini şirket içinde yürüterek, aylık mali tabloları daha hızlı, daha şeffaf ve daha ucuza üretebildik. Devam eden sorun, hala tam zamanlı bir muhasebeci tutacak durumda olamamamız ve personelimiz için uygun bir EBM'nin olmamasıydı.

Bu noktada, kurmamız gereken muhasebe sürecinin temellerini öğrenmiş oldum ve ayak işlerinin çoğunu halledebiliyordum. Ancak sürecimiz hakkında danışacak ve en önemlisi işimi kontrol edecek uzmanlığa sahip birine ihtiyacım vardı. Kısacası, benim ne bilmediğimi bilen ve sadece hataları tespit etmekle kalmayıp onları düzeltmeme yardım eden birine ihtiyacım vardı. Bu kişiyi Toptal'da bulduk. Siteyi daha önce web sitemiz için bir yazılım geliştiricisiyle taşeronluk yapmak için kullanmıştık ve bu harika bir deneyimdi. Bu sefer, şirketimizin faaliyet gösterdiği sektörden anlayan, muhasebe geçmişi olan, tercihen CPA olan birine ihtiyacımız vardı.

İşe Alma ve İşe Alma Süreci

Pozisyonu Toptal'da yayınladıktan sonra, ilgilenen serbest çalışanlardan etkileyici özgeçmişlere sahip çok sayıda yanıt aldık. Birkaç gün içinde, bir sonraki hafta için beş telefon görüşmesi ayarladık.

İhtiyaçlarımızın neler olduğunu açıkladık ve her başvuranın geçmişte yaşadığımız muhasebe sorunlarından kaçınmamıza nasıl yardımcı olabileceğini sorduk. Andrew Fales ile bir eşleşme bulduk.

Andrew, yeni başlayanlar için muhasebe ve uyumun çeşitli yönlerinde uzmanlaşmış, saygın bir vergi muhasebesi firması kuran bir EBM'dir. Andrew ayrıca kariyeri boyunca çeşitli sektörlerde çok sayıda firmaya danışmanlık yapmıştır. 30 dakikalık bir telefon görüşmesinden sonra Andrew, dahili bir muhasebe süreci oluşturmamız için bir plan hazırladı. QuickBooks'ta yetkin olduğundan bahsetti ve yazılımda nasıl gezineceğim konusunda beni kişisel olarak eğitebileceğini önerdi.

Ayrıca Andrew, işimizin nasıl çalıştığını ve neyi başarmaya çalıştığımızı tam olarak anlamış görünüyordu. Andrew, niyetinin "işten kurtulmak" olduğunu söyledi. Onun ima ettiği şey, tam olarak hedefimiz olan, kendimize güvenebilmemiz için bizi eğitmek istediğiydi. Bu yaklaşımdaki motivasyonu, şirketimiz olgunlaştıkça karşılaştığımız diğer durumlarda kendisine danışmak fikriydi, biz de tam olarak bunu yaptık.

Birinci Ay

Andrew ile bütçemizi tartıştıktan sonra çalışmaya başladık. İlk ayda, Andrew ve ben haftada üç gün, günde 2-4 saat Zoom üzerinden konuştuk. Beni QuickBooks yazılımında gezdirirken, kısayolları öğretirken ve doğru muhasebe için gerekli olan tahakkuk esaslı muhasebe ilkelerini vurgularken ekran paylaşımını kullandım. Öğrenecek çok şey vardı. Ne zaman bir sorum olsa, Andrew bir cevabı vardı. Düzeltilmesi gereken bir hata olduğunda, Andrew birden fazla çözüm sunardı. Bir ay içinde, gelecekteki tutarsızlıkları önlemek ve verimli çalışmak için tasarlanmış resmi bir muhasebe süreci oluşturduk.

İkinci Ay

İkinci ayın sonunda, QuickBooks'ta bağımsız olarak gezinebildim ve banka ve kredi kartı hesap mutabakatları, bordro tahakkuk, ön ödemeli giderleri amorti etme, yevmiye kayıtlarını düzenleme ve resmi mali tablolar oluşturma gibi kapanış görevlerini yerine getirebildim.

Üçüncü Ay

Üçüncü ayın sonunda, 2018 mali yılı için doğru tahakkuk eden mali tabloları başarıyla ürettik.

Dördüncü Ay

Dördüncü aya kadar bu ifadeleri gelir projeksiyon modelleri, gider bütçelemesi ve oran analizi için tarihsel girdiler olarak kullanıyorduk. Andrew beni yalnızca QuickBooks yazılımını kullanmam ve daha sonra bana rehberlik etmem için eğitmekle kalmadı, aynı zamanda özel şirketimizin inceliklerini öğrenmek için de zaman ayırdı. Bordro tahakkuklarını hesaplamak, amortismanları izlemek ve ertelenmiş/cari vergi borçlarını hesaplamak için ayrıntılı elektronik tablolar oluşturdu. Bu özelleştirilmiş kaynaklar, yardım almadan karmaşık tahakkuk yevmiye kayıtları oluşturmamı sağlıyor.

Yıl 1

Andrew'u işe aldığımızdan bu yana bir yıldan biraz fazla zaman geçti ve finansal verilerimize olan güven hiç bu kadar yüksek olmamıştı. Bu noktada, öncelikle ay sonu incelemesi ve dönem içinde meydana gelen tek seferlik muhasebe durumları hakkında sorular sormak için, Andrew ile Zoom üzerinden ayda yaklaşık 5-10 saat konuşuyorum. Andrew, harici işbirliğimizin olabileceğinden daha verimli, daha doğru ve daha ucuz bir şirket içi muhasebe süreci kurmamıza başarıyla yardımcı oldu. Belki de en değerlisi, ihtiyaç duyabileceğimiz her türlü tavsiye için Slack, telefon, e-posta ve Zoom aracılığıyla bize 7/24 açık olan bir EBM ve iş uzmanıyla ilişki kurmamızdır.

2. Yıl İçin Önümüzdeki Projeler

2020'ye girerken 2019 yılsonu kapanışımızla başlayacağız. Bu süreç genellikle ortalama aylık kapanıştan daha yorucudur. Bu aşamada vergi beyannamelerimizi vermeye hazırlanırken gerekli tüm düzeltmelerin yapılması ve mali tablolarımızda yüksek doğruluk düzeyine ulaşılması esastır.

Ayrıca 2020'nin ilk bölümünde yapılacaklar listemizde QuickBooks bütçeleme aracını kullanmaya başlamak var. Bu, tahmini bütçelerimiz ile fiili bütçelerimiz arasında ayrıntılı bir karşılaştırmalı analiz yapmamızı sağlayacak ve sonuçta giderlerimizi yönetmemize yardımcı olacaktır. Andrew, yeni yılda işe koyulabilmemiz için bu projeye nasıl hazırlanacağımıza dair talimatların bir listesini şimdiden Gevşetti.