有效的敏捷预算和预测技巧

没有项目经理愿意告诉客户他们的项目超出预算。 然而，许多人发现自己处于这种情况：最近的研究表明，只有 43% 的组织的项目大部分或总是按预算交付。

预算总是一个棘手的过程——最终的数字需要考虑缓冲而不过度——但在敏捷环境中这样做可能会更棘手。 敏捷预算和预测需要一种不同于传统瀑布式项目管理的方法，传统瀑布式项目管理的范围是预先确定并固定的。 敏捷的一大优势是它强调适应性，因为项目可能会快速且经常地发展，并且目标可能会发生变化。 那么，如果最终目标发生变化，您如何在最初商定的预算范围内交付成果？

为了降低超支的风险，必须制定一个现实而灵活的预算，保持一个可持续和透明的时间表，并不断地重新确定功能的优先级。 塑造客户对预算流程的概念的能力也至关重要。 除了提高您按预算交付项目的机会外，应对这些挑战还将提高您最终产品的质量。 以下来自经验丰富的敏捷项目经理的指导可以帮助您实现这些成果。

建立背景并设定期望

与任何客户就项目进行接触的第一步应该是识别并同意不仅是“什么”，更重要的是，“为什么”。

Anuj Datta 是一名项目总监和业务管理顾问，拥有为大型金融服务公司管理预算的经验，他总是能确定客户创造产品或服务的原因。 他说，这是必要的，因为客户想要的可能不是他们真正需要的。 “例如，假设他们想要一辆法拉利，但如果他们只需要从 A 到 B，那么制造一辆踏板车会更便宜、更容易。”

他说，您还需要知道客户的最终用户是谁。 了解他们试图通过使用产品来实现什么，以及他们为什么要实现它，将帮助您专注于价值，指定项目优先级，并引导利益相关者实现共同目标。

如果客户一开始对成本有一个固定的想法，请询问他们为什么选择特定的预算。 例如，如果他们的预算是基于竞争对手的，您可以指出两家公司的资源可能存在差异的方式。 如果它基于过去的项目，请考虑可能造成成本差异的因素。 这将使您能够确定在客户的财务框架内是否可以实现预期的结果，并允许您与他们一起根据需要进行调整。

为了更好地指导客户进行成本设置，您应该根据他们想要创建的产品提出几个选项，并根据两个或三个选项提出一个范围：MVP、可扩展产品和一个与他们完全相同的选项试图达到。

最后，通过确保您的客户对敏捷价值观有清晰的理解来设定期望。 建立这种变化是该过程的预期和受欢迎的部分，这将创造灵活性。 项目管理专家和经验丰富的敏捷策略师 Andrew Lester 说，如果某项功能存在不确定性，可能会产生额外成本，请尝试在前期尽可能透明：“您需要自己了解所有变量，并能够呈现和展示与客户讨论这些。”

计算你能做的并随时调整

不可能确切地知道一个项目将如何进行。 但是，作为敏捷项目经理，您可以使用可以帮助提高预测成本准确性的信息。

在开始项目时，一旦了解了所有客户需求，敏捷团队就会使用各种估算技术来了解每个需求的规模、风险和复杂性。 评估完所有任务后，项目经理可以根据冲刺的持续时间和数量以及团队的规模和成本，估算项目所需的总体时间和预算。

Datta 解释说：“敏捷的一个重要特点是，您通常（尽管并非总是）拥有一个固定的团队，因此您可以在某种程度上预测每个 sprint 将花费多少人力资源。 在某些项目中，人员在 sprint 之间来回移动，但确保您不会失去控制的一个好方法是将您的资源投入到单个项目中。”

使用团队的日费率计算项目每个阶段的成本。 例如，如果估计商店登陆页面需要四个星期才能完成，而您的团队每周花费 10,000 美元，那么您可以预测创建登陆页面的花费为 40,000 美元。 随着项目的发展跟踪速度是保持预算控制的关键。 曾为多家大型银行领导项目的敏捷转型专家 Jon McGowan 说，它将帮助您确定您的估计是否准确或需要调整。

Lester 表示同意：“如果在几个 sprint 之后，您的速度不符合您最初的假设，您可以与客户一起做出决定：缩小范围并保持预算不变，或者增加开发人员以提高速度但增加预算。 ”

“随着项目的推进，敏捷计划变得更加现实，”他继续说道。 “大约三分之一到一半，你应该能够准确地看到你将如何到达终点。 为了从那里保持预算，你的运行率真的必须保持不变。”

让客户参与整个过程

一旦您与客户就预算和成果达成一致，随着项目的进展继续沟通是至关重要的。 客户协作是敏捷实践的核心支柱，但有些团队未能定期征求客户意见。 特别是如果他们是敏捷新手，团队可能会默认采用瀑布心态，认为他们知道客户想要什么，因此只需要在项目结束时再次与他们互动以展示成品。 由于范围蔓延等因素，缺乏沟通会大大增加超出预算的风险。

通过定期与客户互动（最好是在每个 sprint 之后），您可以确保项目与他们的期望保持一致。 您可以在需求出现时适应它们的变化，而不是在预算可能用尽时尝试将它们集成到项目结束时。

“随着时间的推移，随着其他因素继续在幕后发挥作用，客户想要的东西可能会随着时间的推移而改变，”达塔说。 “当您在每个 sprint 结束时向客户展示时，他们的反馈可以帮助您确定积压工作的优先级并添加或删除功能。”

如果您正在调整范围，则优先级输入尤其重要，Lester 说：“如果您选择固定预算但调整范围，那么您应该只执行最高优先级的任务。”

即使您的速度符合预期，也可能需要对项目范围进行调整。 某些产品功能可能会比预期的更复杂，需要更多的精力、时间和成本。 为了防止超支，需要重新审视项目目标和可交付成果。

您的客户还应该明白，范围需要有所不同，McGowan 说：“这可能意味着削减某些故事，但它可以让您按时和按预算完成项目。 这与范围固定的瀑布项目相比是一个很大的变化。 将固定范围的项目章程强加给敏捷团队是一个常见的陷阱，会消除所有灵活性。”

让您的客户参与其中的一种方法是让他们访问燃尽图，他们可以在其中查看项目进度，包括已取得的成就和剩余的 sprint 数。 这将使他们更好地了解他们的钱是如何使用的。

平衡预算

管理敏捷项目预算的关键是使用你所知道的，同时承认你不知道的，并为你不知道的留出空间。 利用您拥有的信息来确定在可用的时间、技能和金钱下可以实现的目标，但要采用灵活的心态和开放的沟通，以实现真正的敏捷性。 通过适当地设定期望，指导你的客户和团队，并根据需要调整目标，你可以掌握这种平衡行为。

这个敏捷的预算和预测信息图结合了我们的专家关于如何创建一个在项目开始时明确设定期望的有效流程的重要技巧。 这样做将确保最终产品符合客户需求、用户需求和财务资源。