Sfaturi pentru bugetare și prognoze agile eficiente

Niciun manager de proiect nu vrea să spună unui client că proiectul său depășește bugetul. Și totuși, mulți se găsesc în această situație: cercetări recente arată că proiectele sunt în mare parte sau întotdeauna livrate la buget la doar 43% din organizații.

Elaborarea bugetului este întotdeauna un proces complicat – cifra finală trebuie să țină cont de o pernă fără a se depăși – dar a face acest lucru într-un mediu Agile poate fi mai dificil. Bugetarea și prognozarea agile necesită o abordare diferită de cea a managementului tradițional de proiect în cascadă, unde domeniul de aplicare este identificat în prealabil și fixat. Unul dintre marile puncte forte ale Agile este accentul pus pe adaptabilitate, deoarece un proiect este probabil să evolueze rapid și des, iar ținta se poate schimba. Deci, dacă obiectivul final se schimbă, cum puteți obține rezultate în cadrul unui buget care a fost convenit de la început?

Pentru a atenua riscul de cheltuire excesivă, este esențial să se dezvolte un buget realist, dar flexibil, să se mențină un program durabil și transparent și să reapropie funcțiile în mod continuu. Abilitatea de a modela concepția clientului despre cum va arăta procesul de bugetare este, de asemenea, crucială. Pe lângă creșterea șanselor de a livra proiectul la buget, îndeplinirea acestor provocări va spori și calitatea produsului final. Următoarele îndrumări de la manageri de proiect Agile cu experiență vă pot ajuta să obțineți aceste rezultate.

Stabiliți contextul și stabiliți așteptările

Primul pas atunci când interacționați cu orice client într-un proiect ar trebui să fie identificarea și acordul nu numai asupra „Ce”, ci, mai important, asupra „De ce”.

Anuj Datta, director de programe și consultant în managementul afacerilor cu experiență în gestionarea bugetelor pentru marile companii de servicii financiare, stabilește întotdeauna de ce un client creează un produs sau serviciu. Acest lucru este necesar, spune el, pentru că ceea ce își dorește un client poate să nu fie ceea ce are de fapt nevoie. „Să zicem că vor un Ferrari, de exemplu, dar dacă trebuie doar să meargă de la A la B, atunci ar fi mai ieftin și mai ușor să construiești un scuter.”

De asemenea, trebuie să știți cine sunt utilizatorii finali ai clientului, spune el. Cunoașterea a ceea ce încearcă să obțină folosind produsul și de ce încearcă să-l atingă, vă va ajuta să vă concentrați pe valoare, să desemnați prioritățile proiectului și să ghidați părțile interesate către obiective comune.

Dacă clienții încep cu o idee fixă ​​a costurilor în minte, întrebați de ce au ajuns la un anumit buget. Dacă bugetul lor se bazează pe cel al unui concurent, de exemplu, puteți indica modalitățile în care resursele celor două companii pot diferi. Dacă se bazează pe un proiect trecut, luați în considerare factorii care ar putea crea discrepanțe de cost. Acest lucru vă va permite să determinați dacă rezultatul dorit este realizabil în cadrul financiar al clientului dvs. și vă va permite să lucrați cu aceștia pentru a ajusta după cum este necesar.

Pentru a ghida mai bine clienții în stabilirea costurilor, ar trebui să prezentați mai multe opțiuni în funcție de produsul pe care doresc să-l creeze și să veniți cu o gamă bazată pe două sau trei opțiuni: un MVP, un produs scalabil și o opțiune care este exact ceea ce sunt. încercând să realizeze.

În cele din urmă, stabiliți așteptări, asigurându-vă că clientul dumneavoastră are o înțelegere clară a valorilor Agile. Stabilirea că schimbarea este o parte așteptată și binevenită a procesului va crea flexibilitate pe linie. Dacă există incertitudine în legătură cu o caracteristică care poate implica costuri suplimentare, încercați să fiți cât mai transparenți posibil cu privire la acest lucru în avans, spune expertul în managementul proiectelor și strateg experimentat Agile Andrew Lester: „Trebuie să înțelegeți singur toate variabilele și să fiți capabil să prezentați și discutați despre acestea cu clientul.”

Calculați ce puteți și ajustați pe măsură ce mergeți

Este imposibil să știi exact cum se va desfășura un proiect. Cu toate acestea, în calitate de manager de proiect Agile, aveți la dispoziție informații care vă pot ajuta la creșterea acurateței costurilor estimate.

La pornirea unui proiect și odată ce toate cerințele clientului au fost înțelese, echipele Agile folosesc diverse tehnici de estimare pentru a înțelege amploarea, riscul și complexitatea fiecărei cerințe. Odată ce toate sarcinile au fost evaluate, managerul de proiect poate estima timpul total și bugetul necesar pentru proiect, pe baza duratei și numărului de sprinturi, precum și a mărimii și costului echipei.

Datta explică: „O caracteristică excelentă a Agile este că de obicei, deși nu întotdeauna, veți avea o echipă fixă, astfel încât să puteți, într-o oarecare măsură, să prognozați cât va costa fiecare sprint în resurse de personal. În unele proiecte, oamenii sunt mutați între sprinturi, dar o modalitate bună de a vă asigura că nu pierdeți controlul este să vă angajați resursele într-un singur proiect.”

Utilizați rata zilnică a echipei pentru a calcula costurile pentru fiecare etapă a proiectului. De exemplu, dacă se estimează că o pagină de destinație a magazinului va dura patru săptămâni, iar echipa dvs. costă 10.000 USD pe săptămână, atunci puteți estima o cheltuială de 40.000 USD pentru a crea pagina de destinație. Viteza de urmărire pe măsură ce proiectul se dezvoltă este cheia pentru menținerea controlului asupra bugetului dumneavoastră. Vă va ajuta să determinați dacă estimările dumneavoastră sunt corecte sau dacă trebuie ajustate, spune Jon McGowan, un specialist în transformare Agile, care a condus proiecte pentru mai multe bănci importante.

Lester este de acord: „Dacă, după câteva sprinturi, viteza ta nu corespunde ipotezelor tale inițiale, poți lua o decizie cu clientul: micșorează domeniul de aplicare și păstrează bugetul la fel sau adaugă dezvoltatori pentru a crește viteza, dar crește bugetul. ”

„Un plan Agile devine mai mult o realitate pe măsură ce treceți prin proiect”, continuă el. „În aproximativ o treime până la jumătate, ar trebui să puteți vedea exact cum veți atinge punctul final. Pentru a menține bugetul de acolo, rata de rulare trebuie să rămână constantă.”

Mențineți clienții implicați pe tot parcursul procesului

Odată ce ați convenit asupra bugetului și a rezultatelor cu clientul, este vital să continuați să comunicați pe măsură ce proiectul progresează. Colaborarea cu clienții este un pilon de bază al practicilor Agile, dar unele echipe nu reușesc să solicite în mod regulat contribuția clienților. În special dacă sunt noi în Agile, echipele pot să adopte o mentalitate de cascadă, crezând că știu ce își dorește clientul și, prin urmare, trebuie să se angajeze din nou cu ei doar la sfârșitul proiectului pentru a prezenta produsul finit. Această lipsă de comunicare crește drastic riscul depășirii bugetului din cauza unor factori precum scăderea domeniului de aplicare.

Interacționând cu clienții la intervale regulate – în mod ideal după fiecare sprint – vă puteți asigura că proiectul rămâne aliniat cu așteptările lor. Puteți face față modificărilor la cerințe pe măsură ce acestea apar, mai degrabă decât să încercați să le integrați spre sfârșitul proiectului, când bugetul poate fi epuizat.

„Ceea ce își dorește clientul este probabil să se schimbe pe parcurs, pe măsură ce vad ceea ce a fost livrat și pe măsură ce alți factori continuă să se manifeste în spatele perdelei de-a lungul timpului”, spune Datta. „Atunci când îi demonstrezi clientului la sfârșitul fiecărui sprint, feedback-ul acestuia te poate ajuta să prioritizezi restanța și să adaugi sau să elimini funcții.”

Introducerea privind prioritizarea este deosebit de importantă dacă ajustați domeniul de aplicare, spune Lester: „Dacă ați ales să fixați bugetul, dar să ajustați domeniul de aplicare, atunci ar trebui să faceți doar sarcinile cu cea mai mare prioritate.”

Pot fi necesare ajustări ale domeniului de aplicare al unui proiect, chiar dacă viteza dumneavoastră este cea prevăzută. Unele caracteristici ale produsului se pot dovedi a fi mai complicate decât era de așteptat și necesită mai mult efort, timp și costuri. Pentru a preveni cheltuirea excesivă, obiectivele și rezultatele proiectului trebuie revizuite.

De asemenea, clientul dvs. ar trebui să înțeleagă că trebuie să existe variabilitate în domeniul de aplicare, spune McGowan: „Ar putea însemna tăierea anumitor povești, dar vă va permite să vă mențineți proiectul la timp și la buget. Aceasta este o schimbare majoră față de proiectele cu cascade, în care domeniul de aplicare este fix. Impunerea unei carte de proiect cu sferă fixă ​​unei echipe Agile este o capcană comună și înlătură toată flexibilitatea.”

O modalitate de a-ți menține clientul la curent este să-i oferi acces la o diagramă de burndown, unde pot vedea progresul proiectului, inclusiv ceea ce a fost realizat și câte sprinturi mai rămân. Acest lucru le va oferi o idee mai bună despre cum sunt cheltuiți banii lor.

Echilibrarea bugetului

Cheia pentru gestionarea bugetelor pentru proiectele Agile este să utilizați ceea ce știți în timp ce recunoașteți și lăsați loc pentru ceea ce nu cunoașteți. Folosiți informațiile de care aveți pentru a identifica ceea ce este realizabil cu timpul, abilitățile și banii disponibili, dar adoptați o mentalitate flexibilă și o comunicare deschisă pentru a permite o adevărată agilitate. Stabilind așteptările în mod corespunzător, îndrumându-vă clientul și echipa și ajustând obiectivele după cum este necesar, puteți stăpâni acest act de echilibrare.

Acest infografic de bugetare și prognoză Agile combină sfaturile de top ale experților noștri despre cum să creați un proces eficient care să stabilească în mod clar așteptările de la începutul unui proiect. Acest lucru va asigura că produsul final se aliniază cu cerințele clienților, nevoile utilizatorilor și resursele financiare.