Tipps für eine effektive agile Budgetierung und Prognose

Kein Projektmanager möchte einem Kunden mitteilen, dass sein Projekt das Budget überschreitet. Und doch finden sich viele in dieser Situation wieder: Jüngste Untersuchungen zeigen, dass Projekte in nur 43 % der Unternehmen meistens oder immer innerhalb des Budgets geliefert werden.

Die Budgetierung ist immer ein kniffliger Prozess – die endgültige Zahl muss ein Polster einbeziehen, ohne zu weit zu gehen – aber dies in einer agilen Umgebung zu tun, kann schwieriger sein. Agile Budgetierung und Prognose erfordern einen anderen Ansatz als das traditionelle Wasserfall-Projektmanagement, bei dem der Umfang im Voraus identifiziert und festgelegt wird. Eine der großen Stärken von Agile ist die Betonung der Anpassungsfähigkeit, da sich ein Projekt wahrscheinlich schnell und häufig entwickelt und sich das Ziel verschieben kann. Wenn sich also das Endziel ändert, wie können Sie Ergebnisse innerhalb eines Budgets liefern, das zu Beginn vereinbart wurde?

Um das Risiko von Mehrausgaben zu mindern, ist es wichtig, ein realistisches und dennoch flexibles Budget zu entwickeln, einen nachhaltigen und transparenten Zeitplan einzuhalten und Funktionen kontinuierlich neu zu priorisieren. Entscheidend ist auch die Fähigkeit, die Vorstellung des Kunden davon zu prägen, wie der Budgetierungsprozess aussehen wird. Neben der Verbesserung Ihrer Chancen, das Projekt im Rahmen des Budgets zu liefern, wird die Bewältigung dieser Herausforderungen auch die Qualität Ihres Endprodukts verbessern. Die folgende Anleitung von erfahrenen agilen Projektmanagern kann Ihnen dabei helfen, diese Ergebnisse zu erzielen.

Stellen Sie den Kontext her und setzen Sie Erwartungen

Der erste Schritt bei der Zusammenarbeit mit einem Kunden an einem Projekt sollte darin bestehen, nicht nur das „Was“, sondern vor allem das „Warum“ zu identifizieren und zu vereinbaren.

Anuj Datta, ein Programmdirektor und Unternehmensberater mit Erfahrung in der Verwaltung von Budgets für große Finanzdienstleistungsunternehmen, stellt immer fest, warum ein Kunde ein Produkt oder eine Dienstleistung entwickelt. Dies ist notwendig, sagt er, weil das, was ein Kunde will, möglicherweise nicht das ist, was er tatsächlich braucht. „Sagen wir, sie wollen zum Beispiel einen Ferrari, aber wenn sie nur von A nach B kommen müssen, dann wäre es billiger und einfacher, einen Roller zu bauen.“

Sie müssen auch wissen, wer die Endbenutzer des Kunden sind, sagt er. Zu wissen, was sie mit dem Produkt zu erreichen versuchen und warum sie es zu erreichen versuchen, hilft Ihnen, sich auf den Wert zu konzentrieren, Projektprioritäten festzulegen und die Beteiligten zu gemeinsamen Zielen zu führen.

Wenn Kunden mit einer festen Vorstellung von Kosten beginnen, fragen Sie, warum sie auf einem bestimmten Budget gelandet sind. Wenn ihr Budget beispielsweise auf dem eines Wettbewerbers basiert, können Sie auf die Unterschiede zwischen den Ressourcen der beiden Unternehmen hinweisen. Wenn es auf einem früheren Projekt basiert, berücksichtigen Sie die Faktoren, die zu Kostenabweichungen führen könnten. Auf diese Weise können Sie feststellen, ob das gewünschte Ergebnis innerhalb des finanziellen Rahmens Ihres Kunden erreichbar ist, und Sie können mit ihm zusammenarbeiten, um bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

Um Kunden bei der Kostenfestlegung besser anzuleiten, sollten Sie basierend auf dem Produkt, das sie erstellen möchten, mehrere Optionen präsentieren und eine Reihe basierend auf zwei oder drei Optionen erstellen: ein MVP, ein skalierbares Produkt und eine Option, die genau das ist, was sie sind versuchen zu erreichen.

Setzen Sie schließlich Erwartungen, indem Sie sicherstellen, dass Ihr Kunde ein klares Verständnis der Agile-Werte hat. Die Feststellung, dass die Änderung ein erwarteter und willkommener Teil des Prozesses ist, wird Flexibilität auf der ganzen Linie schaffen. Wenn Unsicherheit über ein Feature besteht, das zusätzliche Kosten verursachen kann, versuchen Sie, dies im Voraus so transparent wie möglich zu machen, sagt Projektmanagement-Experte und erfahrener Agile-Stratege Andrew Lester: „Sie müssen alle Variablen selbst verstehen und präsentieren können besprechen Sie diese mit dem Kunden.“

Berechnen Sie, was Sie können, und passen Sie es an, während Sie gehen

Es ist unmöglich, genau zu wissen, wie sich ein Projekt entwickeln wird. Als agiler Projektmanager stehen Ihnen jedoch Informationen zur Verfügung, die dazu beitragen können, die Genauigkeit der prognostizierten Kosten zu erhöhen.

Zu Beginn eines Projekts und nachdem alle Kundenanforderungen verstanden wurden, verwenden Agile-Teams verschiedene Schätztechniken, um den Umfang, das Risiko und die Komplexität jeder Anforderung zu verstehen. Nachdem alle Aufgaben bewertet wurden, kann der Projektmanager die für das Projekt erforderliche Gesamtzeit und das erforderliche Budget basierend auf der Dauer und Anzahl der Sprints sowie der Größe und den Kosten des Teams abschätzen.

Datta erklärt: „Ein großartiges Merkmal von Agile ist, dass Sie normalerweise – wenn auch nicht immer – ein festes Team haben, sodass Sie bis zu einem gewissen Grad vorhersagen können, wie viel jeder Sprint an Personalressourcen kosten wird. Bei manchen Projekten werden die Leute zwischen den Sprints hin- und herbewegt, aber ein guter Weg, um sicherzustellen, dass Sie die Kontrolle nicht verlieren, besteht darin, Ihre Ressourcen einem einzigen Projekt zuzuweisen.“

Verwenden Sie den Tagessatz Ihres Teams, um die Kosten für jede Phase des Projekts zu berechnen. Wenn beispielsweise geschätzt wird, dass die Fertigstellung einer Shop-Landingpage vier Wochen dauern wird und Ihr Team 10.000 $ pro Woche kostet, dann können Sie Ausgaben von 40.000 $ prognostizieren, um die Landingpage zu erstellen. Die Verfolgung der Geschwindigkeit während der Entwicklung des Projekts ist der Schlüssel, um die Kontrolle über Ihr Budget zu behalten. Es wird Ihnen helfen festzustellen, ob Ihre Schätzungen korrekt sind oder angepasst werden müssen, sagt Jon McGowan, ein Spezialist für agile Transformation, der Projekte für mehrere große Banken geleitet hat.

Lester stimmt zu: „Wenn Ihre Geschwindigkeit nach ein paar Sprints nicht Ihren ursprünglichen Annahmen entspricht, können Sie mit dem Kunden eine Entscheidung treffen: Verringern Sie den Umfang und lassen Sie das Budget gleich oder fügen Sie Entwickler hinzu, um die Geschwindigkeit zu erhöhen, aber das Budget zu erhöhen. ”

„Ein agiler Plan wird im Laufe des Projekts immer mehr zur Realität“, fährt er fort. „Ungefähr nach einem Drittel bis zur Hälfte sollten Sie in der Lage sein, genau zu sehen, wie Sie den Endpunkt erreichen werden. Um von dort aus das Budget einzuhalten, muss Ihre Run Rate einfach konstant bleiben.“

Halten Sie die Kunden während des gesamten Prozesses involviert

Nachdem Sie sich mit dem Kunden auf das Budget und die Ergebnisse geeinigt haben, ist es wichtig, die Kommunikation im Verlauf des Projekts fortzusetzen. Die Zusammenarbeit mit Kunden ist eine zentrale Säule agiler Praktiken, aber einige Teams holen nicht regelmäßig Kundenfeedback ein. Besonders wenn sie neu in Agile sind, verfallen Teams möglicherweise in eine Wasserfall-Mentalität, weil sie glauben, dass sie wissen, was der Kunde will, und sich daher nur am Ende des Projekts erneut mit ihm in Verbindung setzen müssen, um das fertige Produkt zu präsentieren. Dieser Mangel an Kommunikation erhöht das Risiko einer Budgetüberschreitung aufgrund von Faktoren wie Scope Creep drastisch.

Indem Sie in regelmäßigen Abständen mit Kunden in Kontakt treten – idealerweise nach jedem Sprint – können Sie sicherstellen, dass das Projekt ihren Erwartungen entspricht. Sie können Änderungen an Anforderungen berücksichtigen, sobald sie auftreten, anstatt zu versuchen, sie gegen Ende des Projekts zu integrieren, wenn das Budget möglicherweise erschöpft ist.

„Was der Kunde will, wird sich wahrscheinlich im Laufe der Zeit ändern, wenn er sieht, was geliefert wurde, und wenn andere Faktoren im Laufe der Zeit hinter den Kulissen weiterspielen“, sagt Datta. „Wenn Sie dem Kunden am Ende jedes Sprints eine Demonstration vorführen, kann sein Feedback Ihnen helfen, den Rückstand zu priorisieren und Funktionen hinzuzufügen oder zu entfernen.“

Input zur Priorisierung ist besonders wichtig, wenn Sie den Umfang anpassen, sagt Lester: „Wenn Sie sich entschieden haben, das Budget zu fixieren, aber den Umfang anzupassen, sollten Sie nur die Aufgaben mit der höchsten Priorität erledigen.“

Anpassungen am Umfang eines Projekts können notwendig sein, selbst wenn Ihre Geschwindigkeit wie vorhergesagt ist. Einige Produktfunktionen können sich als komplizierter als erwartet herausstellen und erfordern mehr Aufwand, Zeit und Kosten. Um Mehrausgaben zu vermeiden, müssen Projektziele und Ergebnisse überprüft werden.

Ihr Kunde sollte auch verstehen, dass der Umfang variabel sein muss, sagt McGowan: „Es könnte bedeuten, bestimmte Geschichten zu kürzen, aber es wird Ihnen ermöglichen, Ihr Projekt im Zeit- und Budgetrahmen zu halten. Dies ist eine große Änderung gegenüber Wasserfallprojekten, bei denen der Umfang festgelegt ist. Einem agilen Team einen Projektauftrag mit festem Umfang aufzuerlegen, ist eine häufige Falle und nimmt jegliche Flexibilität zunichte.“

Eine Möglichkeit, Ihren Kunden auf dem Laufenden zu halten, besteht darin, ihm Zugang zu einem Burndown-Diagramm zu bieten, in dem er den Projektfortschritt einsehen kann, einschließlich dessen, was erreicht wurde und wie viele Sprints noch verbleiben. Dadurch erhalten sie eine bessere Vorstellung davon, wie ihr Geld ausgegeben wird.

Ausgleich des Budgets

Der Schlüssel zum Verwalten von Budgets für Agile-Projekte besteht darin, das zu nutzen, was Sie wissen, und gleichzeitig anzuerkennen und Platz für das zu lassen, was Sie nicht wissen. Nutzen Sie die Informationen, die Sie haben, um herauszufinden, was mit der verfügbaren Zeit, den Fähigkeiten und dem Geld erreichbar ist, aber nehmen Sie eine flexible Denkweise und offene Kommunikation an, um echte Agilität zu ermöglichen. Indem Sie die Erwartungen angemessen setzen, Ihren Kunden und Ihr Team anleiten und die Ziele nach Bedarf anpassen, können Sie diesen Balanceakt meistern.

Diese Infografik zur agilen Budgetierung und Prognose kombiniert die wichtigsten Tipps unserer Experten zur Erstellung eines effektiven Prozesses, der die Erwartungen zu Beginn eines Projekts klar definiert. Dadurch wird sichergestellt, dass das Endprodukt den Kundenanforderungen, Benutzerbedürfnissen und finanziellen Ressourcen entspricht.