Wskazówki dotyczące efektywnego budżetowania i prognozowania Agile

Żaden kierownik projektu nie chce powiedzieć klientowi, że jego projekt przekracza budżet. A jednak wielu znajduje się w takiej sytuacji: Ostatnie badania pokazują, że projekty są w większości lub zawsze realizowane zgodnie z budżetem tylko w 43% organizacji.

Budżetowanie jest zawsze skomplikowanym procesem – ostateczna liczba musi uwzględniać poduszkę bez nadmiernego sięgania – ale robienie tego w środowisku Agile może być trudniejsze. Zwinne budżetowanie i prognozowanie wymaga innego podejścia niż tradycyjne zarządzanie projektami kaskadowymi, w którym zakres jest określany z wyprzedzeniem i ustalany. Jedną z wielkich zalet Agile jest nacisk na zdolność adaptacji, ponieważ projekt prawdopodobnie będzie ewoluował szybko i często, a cel może się zmienić. Jeśli więc zmieni się cel końcowy, jak możesz osiągnąć wyniki w ramach ustalonego na początku budżetu?

Aby zmniejszyć ryzyko nadmiernych wydatków, konieczne jest opracowanie realistycznego, ale elastycznego budżetu, utrzymanie zrównoważonego i przejrzystego harmonogramu oraz ciągłe zmienianie priorytetów funkcji. Istotna jest również umiejętność kształtowania wyobrażenia klienta o tym, jak będzie wyglądał proces budżetowania. Oprócz zwiększenia szans na realizację projektu w ramach budżetu, sprostanie tym wyzwaniom poprawi również jakość produktu końcowego. Poniższe wskazówki od doświadczonych kierowników projektów Agile mogą pomóc w osiągnięciu tych wyników.

Ustal kontekst i ustal oczekiwania

Pierwszym krokiem podczas angażowania dowolnego klienta w projekt powinno być określenie i uzgodnienie nie tylko „Co”, ale, co ważniejsze, „Dlaczego”.

Anuj Datta, dyrektor programowy i konsultant ds. zarządzania przedsiębiorstwem z doświadczeniem w zarządzaniu budżetami największych firm świadczących usługi finansowe, zawsze wyjaśnia, dlaczego klient tworzy produkt lub usługę. Jest to konieczne, mówi, ponieważ to, czego chce klient, może nie być tym, czego faktycznie potrzebuje. „Powiedzmy na przykład, że chcą Ferrari, ale jeśli chcą tylko dostać się z punktu A do punktu B, zbudowanie skutera byłoby tańsze i łatwiejsze”.

Musisz także wiedzieć, kim są końcowi użytkownicy klienta – mówi. Wiedza o tym, co starają się osiągnąć za pomocą produktu i dlaczego starają się to osiągnąć, pomoże ci skoncentrować się na wartości, wyznaczyć priorytety projektu i pokierować interesariuszami w kierunku wspólnych celów.

Jeśli klienci zaczynają od stałego wyobrażenia kosztów, zapytaj, dlaczego wylądowali na określonym budżecie. Jeśli ich budżet opiera się na przykład na konkurentach, możesz wskazać, w jaki sposób zasoby obu firm mogą się różnić. Jeśli opiera się na poprzednim projekcie, rozważ czynniki, które mogą powodować rozbieżności w kosztach. Umożliwi ci to określenie, czy pożądany wynik jest możliwy do osiągnięcia w ramach finansowych twojego klienta i pozwoli ci pracować z nim, aby dostosować się w razie potrzeby.

Aby lepiej pokierować klientami w ustalaniu kosztów, powinieneś przedstawić kilka opcji w oparciu o produkt, który chcą stworzyć i wymyślić asortyment oparty na dwóch lub trzech opcjach: MVP, produkt skalowalny i jedna opcja, która jest dokładnie tym, czym są próbując osiągnąć.

Na koniec ustal oczekiwania, upewniając się, że Twój klient ma jasne zrozumienie wartości Agile. Ustalenie, że zmiana jest oczekiwaną i pożądaną częścią procesu, zapewni elastyczność na całej linii. Jeśli istnieje niepewność co do funkcji, która może wiązać się z dodatkowymi kosztami, postaraj się być w tej kwestii jak najbardziej przejrzysty z góry, mówi ekspert ds. zarządzania projektami i doświadczony strateg Agile, Andrew Lester: „Musisz sam zrozumieć wszystkie zmienne i być w stanie przedstawić i omówić je z klientem.”

Oblicz, co możesz i dostosuj w miarę postępów

Nie można dokładnie wiedzieć, jak przebiegnie projekt. Jako kierownik projektów Agile masz jednak do dyspozycji informacje, które mogą pomóc zwiększyć dokładność przewidywanych kosztów.

Rozpoczynając projekt i po zrozumieniu wszystkich wymagań klienta, zespoły zwinne wykorzystują różne techniki szacowania, aby zrozumieć skalę, ryzyko i złożoność każdego wymagania. Gdy wszystkie zadania zostaną ocenione, kierownik projektu może oszacować całkowity czas i budżet wymagany dla projektu, w oparciu o czas trwania i liczbę sprintów, a także wielkość i koszt zespołu.

Datta wyjaśnia: „Doskonałą cechą Agile jest to, że zazwyczaj – choć nie zawsze – będziesz mieć stały zespół, dzięki czemu możesz do pewnego stopnia przewidzieć, ile każdy sprint będzie kosztował zasoby kadrowe. W niektórych projektach ludzie są przemieszczani między sprintami, ale dobrym sposobem na zapewnienie, że nie stracisz kontroli, jest zaangażowanie zasobów w jeden projekt”.

Użyj stawki dziennej swojego zespołu, aby obliczyć koszty na każdym etapie projektu. Na przykład, jeśli szacuje się, że ukończenie strony docelowej sklepu zajmie cztery tygodnie, a Twój zespół kosztuje 10 000 USD tygodniowo, możesz przewidzieć wydatki w wysokości 40 000 USD na utworzenie strony docelowej. Szybkość śledzenia w miarę rozwoju projektu jest kluczem do utrzymania kontroli nad budżetem. Pomoże Ci określić, czy Twoje szacunki są dokładne, czy też wymagają korekty, mówi Jon McGowan, specjalista ds. transformacji Agile, który prowadził projekty dla kilku dużych banków.

Lester zgadza się: „Jeżeli po kilku sprintach twoja prędkość nie spełnia twoich pierwotnych założeń, możesz podjąć decyzję z klientem: zmniejszyć zakres i utrzymać taki sam budżet lub dodać programistów, aby zwiększyć prędkość, ale zwiększyć budżet. ”

„Plan Agile staje się coraz bardziej rzeczywistością, gdy przechodzisz przez projekt”, kontynuuje. „Mniej więcej od jednej trzeciej do połowy powinieneś być w stanie dokładnie zobaczyć, w jaki sposób osiągniesz punkt końcowy. Aby od tego momentu utrzymać budżet, wskaźnik przebiegu musi pozostać na stałym poziomie”.

Zaangażuj klientów w cały proces

Po uzgodnieniu z klientem budżetu i wyników ważne jest, aby kontynuować komunikację w miarę postępu projektu. Współpraca z klientem jest podstawowym filarem praktyk Agile, ale niektóre zespoły nie regularnie zabiegają o wkład klienta. Zwłaszcza jeśli są nowicjuszami w Agile, zespoły mogą domyślnie przyjąć mentalność kaskadową, wierząc, że wiedzą, czego chce klient, i dlatego wystarczy, że nawiążą z nimi kontakt pod koniec projektu, aby zaprezentować gotowy produkt. Ten brak komunikacji drastycznie zwiększa ryzyko przekroczenia budżetu z powodu takich czynników, jak rozszerzenie zakresu.

Angażując się z klientami w regularnych odstępach czasu — najlepiej po każdym sprincie — możesz zapewnić, że projekt pozostanie zgodny z ich oczekiwaniami. Możesz dostosować zmiany do wymagań w miarę ich pojawiania się, zamiast próbować je zintegrować pod koniec projektu, kiedy budżet może się wyczerpać.

„To, czego chce klient, prawdopodobnie zmieni się po drodze, gdy zobaczy, co zostało dostarczone, a inne czynniki z czasem będą rozgrywać się za zasłoną”, mówi Datta. „Kiedy demonstrujesz klientowi na koniec każdego sprintu, jego opinie mogą pomóc w ustaleniu priorytetów zaległości oraz dodawaniu lub usuwaniu funkcji”.

Dane wejściowe dotyczące ustalania priorytetów są szczególnie ważne, jeśli dostosowujesz zakres, mówi Lester: „Jeśli zdecydowałeś się naprawić budżet, ale dostosować zakres, powinieneś wykonywać tylko zadania o najwyższym priorytecie”.

Dostosowanie zakresu projektu może być konieczne, nawet jeśli prędkość jest zgodna z przewidywaniami. Niektóre funkcje produktu mogą okazać się bardziej skomplikowane niż oczekiwano i wymagać więcej wysiłku, czasu i kosztów. Aby zapobiec nadmiernym wydatkom, należy ponownie przyjrzeć się celom projektu i wynikom.

Twój klient powinien również zrozumieć, że zakres musi być zmienny, McGowan mówi: „Może to oznaczać wycinanie niektórych historii, ale pozwoli Ci to na realizację projektu na czas i zgodnie z budżetem. To duża zmiana w porównaniu z projektami kaskadowymi, w których zakres jest ustalony. Narzucenie karty projektu o stałym zakresie zespołowi Agile jest powszechną pułapką i usuwa wszelką elastyczność”.

Jednym ze sposobów, aby utrzymać klienta w pętli, jest zaoferowanie mu dostępu do wykresu postępu prac, w którym może zobaczyć postęp projektu, w tym co zostało osiągnięte i ile pozostało sprintów. To da im lepsze wyobrażenie o tym, jak wydawane są ich pieniądze.

Równoważenie budżetu

Kluczem do zarządzania budżetami projektów Agile jest wykorzystanie tego, co wiesz, jednocześnie uznając i zostawiając miejsce na to, czego nie wiesz. Wykorzystaj posiadane informacje, aby określić, co jest możliwe do osiągnięcia dzięki dostępnemu czasowi, umiejętnościom i pieniądzom, ale przyjmij elastyczne nastawienie i otwartą komunikację, aby umożliwić prawdziwą zwinność. Odpowiednio ustalając oczekiwania, prowadząc klienta i zespół oraz dostosowując cele w razie potrzeby, możesz opanować tę równowagę.

Ta infografika dotycząca budżetowania i prognozowania Agile łączy najważniejsze wskazówki naszych ekspertów, jak stworzyć skuteczny proces, który jasno określa oczekiwania na początku projektu. Dzięki temu produkt końcowy będzie zgodny z wymaganiami klienta, potrzebami użytkowników i zasobami finansowymi.