Etkili Çevik Bütçeleme ve Tahmin İçin İpuçları

Hiçbir proje yöneticisi müşterisine projesinin bütçeyi aştığını söylemek istemez. Yine de pek çok kişi kendilerini bu durumda buluyor: Son araştırmalar, kuruluşların yalnızca %43'ünde projelerin çoğunlukla veya her zaman bütçeye uygun olarak teslim edildiğini gösteriyor.

Bütçeleme her zaman zor bir süreçtir - son rakamın aşırıya kaçmadan bir yastığı hesaba katması gerekir - ancak bunu Çevik bir ortamda yapmak daha zor olabilir. Çevik bütçeleme ve tahmin, kapsamın önceden belirlendiği ve sabitlendiği geleneksel şelale proje yönetiminden farklı bir yaklaşım gerektirir. Agile'ın en güçlü yönlerinden biri, bir projenin hızlı ve sıklıkla gelişeceği ve hedef değişebileceği için uyarlanabilirliğe vurgu yapmasıdır. Peki, nihai hedef değişirse, başlangıçta üzerinde anlaşmaya varılan bir bütçe dahilinde sonuçları nasıl teslim edebilirsiniz?

Aşırı harcama riskini azaltmak için gerçekçi ancak esnek bir bütçe geliştirmek, sürdürülebilir ve şeffaf bir program sürdürmek ve özellikleri sürekli olarak yeniden önceliklendirmek önemlidir. Müşterinin bütçeleme sürecinin nasıl görüneceğine dair anlayışını şekillendirme yeteneği de çok önemlidir. Projeyi bütçe dahilinde teslim etme şansınızı artırmanın yanı sıra, bu zorlukların üstesinden gelmek, nihai ürününüzün kalitesini de artıracaktır. Deneyimli Çevik proje yöneticilerinden gelen aşağıdaki rehberlik, bu sonuçlara ulaşmanıza yardımcı olabilir.

Bağlamı Oluşturun ve Beklentileri Belirleyin

Bir projede herhangi bir müşteriyle ilişki kurarken ilk adım, yalnızca “Ne”yi değil, daha da önemlisi “Neden”i belirlemek ve üzerinde anlaşmak olmalıdır.

Büyük finansal hizmet şirketleri için bütçeleri yönetme deneyimine sahip bir program direktörü ve işletme yönetimi danışmanı olan Anuj Datta, bir müşterinin neden bir ürün veya hizmet yarattığını her zaman belirler. Bu gerekli, diyor, çünkü bir müşterinin istediği şey, gerçekte ihtiyaç duyduğu şey olmayabilir. "Örneğin, bir Ferrari istediklerini söyleyin, ancak A'dan B'ye gitmeleri gerekiyorsa, o zaman bir scooter yapmak daha ucuz ve daha kolay olurdu."

Ayrıca müşterinin son kullanıcılarının kim olduğunu da bilmeniz gerekiyor, diyor. Ürünü kullanarak neyi başarmaya çalıştıklarını ve bunu neden başarmaya çalıştıklarını bilmek, değere odaklanmanıza, proje önceliklerini belirlemenize ve paydaşları ortak hedeflere yönlendirmenize yardımcı olacaktır.

Müşteriler akıllarında sabit bir maliyet fikriyle başlarlarsa, neden belirli bir bütçeye ulaştıklarını sorun. Örneğin, bütçeleri bir rakibe dayalıysa, iki şirketin kaynaklarının nasıl farklılık gösterebileceğini belirtebilirsiniz. Geçmiş bir projeye dayanıyorsa, maliyet tutarsızlıkları yaratabilecek faktörleri göz önünde bulundurun. Bu, müşterinizin mali çerçevesi içinde istenen sonuca ulaşılıp ulaşılamayacağını belirleme konusunda size güç verecek ve gerektiğinde uyum sağlamak için onlarla birlikte çalışmanıza izin verecektir.

Müşterileri maliyet belirlemede daha iyi yönlendirmek için, yaratmak istedikleri ürüne göre birkaç seçenek sunmalı ve iki veya üç seçeneğe dayalı bir aralık oluşturmalısınız: bir MVP, ölçeklenebilir bir ürün ve tam olarak oldukları gibi bir seçenek ulaşmaya çalışıyor.

Son olarak, müşterinizin Çevik değerleri net bir şekilde anlamasını sağlayarak beklentileri belirleyin. Sürecin beklenen ve hoş karşılanan bir parçası olan bu değişikliği oluşturmak, hat boyunca esneklik yaratacaktır. Proje yönetimi uzmanı ve deneyimli Agile stratejisti Andrew Lester, ek maliyete neden olabilecek bir özellik hakkında belirsizlik varsa, bu konuda olabildiğince şeffaf olmaya çalışın, diyor: "Tüm değişkenleri kendiniz anlamanız ve sunabilmeniz ve Bunları müşteriyle tartışın.”

Yapabileceklerinizi Hesaplayın ve Gittiğinizde Ayarlayın

Bir projenin nasıl sonuçlanacağını tam olarak bilmek imkansızdır. Ancak bir Çevik proje yöneticisi olarak, tahmin edilen maliyetlerin doğruluğunu artırmaya yardımcı olabilecek bilgilere sahipsiniz.

Bir projeye başlarken ve tüm müşteri gereksinimleri anlaşıldıktan sonra, Çevik ekipler her gereksinimin ölçeğini, riskini ve karmaşıklığını anlamak için çeşitli tahmin teknikleri kullanır. Tüm görevler değerlendirildikten sonra, proje yöneticisi, sprintlerin süresi ve sayısı ile ekibin büyüklüğü ve maliyetine bağlı olarak proje için gereken toplam süreyi ve bütçeyi tahmin edebilir.

Datta şöyle açıklıyor: “Agile'ın harika bir özelliği, her zaman olmasa da genellikle sabit bir ekibiniz olacak, böylece bir dereceye kadar her bir sprintin personel kaynaklarına ne kadara mal olacağını tahmin edebilirsiniz. Bazı projelerde insanlar sprintler arasında hareket eder, ancak kontrolü kaybetmemenizi sağlamanın iyi bir yolu, kaynaklarınızı tek bir projeye atamaktır.”

Projenin her aşaması için maliyetleri hesaplamak için ekibinizin günlük ücretini kullanın. Örneğin, bir mağaza açılış sayfasının tamamlanmasının dört hafta alacağı ve ekibinizin haftalık maliyetinin 10.000 ABD doları olduğu tahmin ediliyorsa, açılış sayfasını oluşturmak için 40.000 ABD doları tutarında bir harcama tahmin edebilirsiniz. Proje geliştikçe hızı izlemek, bütçenizin kontrolünü sürdürmenin anahtarıdır. Birkaç büyük bankanın projelerini yöneten Çevik dönüşüm uzmanı Jon McGowan, bunun tahminlerinizin doğru olup olmadığını veya düzeltilmesi gerekip gerekmediğini belirlemenize yardımcı olacağını söylüyor.

Lester aynı fikirde: “Birkaç sprintten sonra hızınız orijinal varsayımlarınızı karşılamıyorsa, müşteriyle bir karar verebilirsiniz: Kapsamı azaltın ve bütçeyi aynı tutun veya hızı artırmak, ancak bütçeyi artırmak için geliştiriciler ekleyin. ”

“Çevik bir plan, projede ilerledikçe daha çok gerçeğe dönüşüyor” diye devam ediyor. “Yaklaşık üçte bir ila yarı arasında, son noktaya nasıl ulaşacağınızı tam olarak görebilmeniz gerekir. Oradan bütçeyi korumak için, çalıştırma oranınızın gerçekten sabit kalması gerekiyor."

Müşterileri Süreç Boyunca Dahil Edin

Müşteriyle bütçe ve sonuçlar üzerinde anlaştıktan sonra, proje ilerledikçe iletişim kurmaya devam etmek hayati önem taşır. Müşteri işbirliği, Çevik uygulamaların temel direğidir, ancak bazı ekipler düzenli olarak müşteri girdisi istemez. Özellikle Agile konusunda yenilerse, ekipler müşterinin ne istediğini bildiklerine ve bu nedenle projenin sonunda bitmiş ürünü sergilemek için onlarla tekrar etkileşime geçmeleri gerektiğine inanarak şelale zihniyetini varsayılan olarak kullanabilirler. Bu iletişim eksikliği, kapsam kayması gibi faktörler nedeniyle bütçeyi aşma riskini büyük ölçüde artırır.

Müşterilerle düzenli aralıklarla (ideal olarak her sprintten sonra) etkileşim kurarak, projenin beklentileriyle uyumlu kalmasını sağlayabilirsiniz. Gereksinimlerdeki değişiklikleri, bütçenin tükenebileceği projenin sonuna doğru entegre etmeye çalışmak yerine, ortaya çıktıkça karşılayabilirsiniz.

Datta, "Müşterinin istediği şey, neyin teslim edildiğini gördükçe ve diğer faktörler zaman içinde perde arkasında oynamaya devam ettikçe muhtemelen değişecektir" diyor. "Her sprintin sonunda müşteriye geri döndüğünüzde, onların geri bildirimleri, biriktirme listesine öncelik vermenize ve özellikler eklemenize veya kaldırmanıza yardımcı olabilir."

Önceliklendirmeye ilişkin girdiler, kapsamı ayarlıyorsanız özellikle önemlidir, diyor Lester: "Bütçeyi sabitleyip kapsamı ayarlamayı seçtiyseniz, o zaman yalnızca en yüksek öncelikli görevleri yapıyor olmalısınız."

Hızınız tahmin edildiği gibi olsa bile bir projenin kapsamında ayarlamalar gerekli olabilir. Bazı ürün özellikleri beklenenden daha karmaşık olabilir ve daha fazla çaba, zaman ve maliyet gerektirebilir. Aşırı harcamayı önlemek için proje hedefleri ve çıktılarının yeniden gözden geçirilmesi gerekir.

McGowan, müşterinizin kapsamda değişkenlik olması gerektiğini de anlaması gerektiğini söylüyor: “Belirli hikayeleri kesmek anlamına gelebilir, ancak projenizi zamanında ve bütçe dahilinde tutmanıza olanak tanır. Bu, kapsamın sabitlendiği şelale projelerinden büyük bir değişiklik. Çevik bir ekibe sabit kapsamlı bir proje başlatma belgesi uygulamak yaygın bir tuzaktır ve tüm esnekliği ortadan kaldırır."

Müşterinizi döngüde tutmanın bir yolu, onlara nelerin başarıldığı ve kaç sprint kaldığı da dahil olmak üzere proje ilerlemesini görebilecekleri bir iş bitim çizelgesine erişim sağlamaktır. Bu onlara paralarının nasıl harcandığı konusunda daha iyi bir fikir verecektir.

Bütçeyi Dengelemek

Çevik projeler için bütçeleri yönetmenin anahtarı, bildiklerinizi kabul ederken ve bilmediklerinize yer bırakırken kullanmaktır. Mevcut zaman, beceri ve parayla neyin başarılabileceğini belirlemek için sahip olduğunuz bilgileri kullanın, ancak gerçek çevikliğe izin vermek için esnek bir zihniyet ve açık iletişim benimseyin. Beklentileri uygun şekilde belirleyerek, müşterinize ve ekibinize rehberlik ederek ve gerektiğinde hedefleri ayarlayarak bu dengeleme eyleminde ustalaşabilirsiniz.

Bu Çevik bütçeleme ve tahmin bilgi grafiği, bir projenin başlangıcında beklentileri açıkça belirleyen etkili bir sürecin nasıl oluşturulacağına ilişkin uzmanlarımızın en iyi ipuçlarını birleştirir. Bunu yapmak, nihai ürünün müşteri talepleri, kullanıcı ihtiyaçları ve finansal kaynaklarla uyumlu olmasını sağlayacaktır.