Conseils pour une budgétisation et des prévisions agiles efficaces

Aucun chef de projet ne veut dire à un client que son projet dépasse le budget. Et pourtant, beaucoup se retrouvent dans cette situation : des recherches récentes montrent que les projets sont principalement ou toujours livrés dans les limites du budget dans seulement 43 % des organisations.

La budgétisation est toujours un processus délicat - le chiffre final doit prendre en compte un coussin sans aller trop loin - mais le faire dans un environnement Agile peut être plus délicat. La budgétisation et les prévisions agiles nécessitent une approche différente de celle de la gestion de projet en cascade traditionnelle où la portée est identifiée à l'avance et fixée. L'une des grandes forces d'Agile est l'accent mis sur l'adaptabilité, car un projet est susceptible d'évoluer rapidement et souvent, et la cible peut changer. Alors, si l'objectif final change, comment pouvez-vous obtenir des résultats dans le cadre d'un budget convenu au départ ?

Pour atténuer le risque de dépenses excessives, il est essentiel d'élaborer un budget réaliste mais flexible, de maintenir un calendrier durable et transparent et de redéfinir les priorités des fonctionnalités en permanence. La capacité de façonner la conception qu'a le client de ce à quoi ressemblera le processus de budgétisation est également cruciale. En plus d'augmenter vos chances de livrer le projet dans les limites du budget, relever ces défis améliorera également la qualité de votre produit final. Les conseils suivants de chefs de projet Agile expérimentés peuvent vous aider à atteindre ces résultats.

Établir le contexte et définir les attentes

La première étape lors de l'engagement avec un client sur un projet devrait être d'identifier et de s'entendre non seulement sur le « quoi » mais, plus important encore, sur le « pourquoi ».

Anuj Datta, directeur de programme et consultant en gestion d'entreprise ayant de l'expérience dans la gestion de budgets pour de grandes sociétés de services financiers, établit toujours pourquoi un client crée un produit ou un service. Cela est nécessaire, dit-il, car ce que veut un client peut ne pas correspondre à ce dont il a réellement besoin. "Disons qu'ils veulent une Ferrari, par exemple, mais s'ils ont juste besoin d'aller de A à B, alors il serait moins cher et plus facile de construire un scooter."

Vous devez également savoir qui sont les utilisateurs finaux du client, dit-il. Savoir ce qu'ils essaient d'accomplir en utilisant le produit, et pourquoi ils essaient d'y parvenir, vous aidera à vous concentrer sur la valeur, à désigner les priorités du projet et à guider les parties prenantes vers des objectifs communs.

Si les clients commencent avec une idée fixe des coûts à l'esprit, demandez pourquoi ils ont atterri sur un budget particulier. Si leur budget est basé sur celui d'un concurrent, par exemple, vous pouvez indiquer en quoi les ressources des deux entreprises peuvent différer. S'il est basé sur un projet antérieur, tenez compte des facteurs qui pourraient créer des écarts de coûts. Cela vous permettra de déterminer si le résultat souhaité est réalisable dans le cadre financier de votre client et vous permettra de travailler avec lui pour effectuer les ajustements nécessaires.

Pour mieux guider les clients dans la définition des coûts, vous devez présenter plusieurs options en fonction du produit qu'ils souhaitent créer et proposer une gamme basée sur deux ou trois options : un MVP, un produit évolutif et une option qui correspond exactement à ce qu'ils sont. essayant d'atteindre.

Enfin, définissez les attentes en vous assurant que votre client a une compréhension claire des valeurs Agile. Établir que le changement est une partie attendue et bienvenue du processus créera de la flexibilité sur toute la ligne. S'il existe une incertitude autour d'une fonctionnalité susceptible d'entraîner des coûts supplémentaires, essayez d'être aussi transparent que possible à ce sujet, déclare Andrew Lester, expert en gestion de projet et stratège Agile expérimenté : "Vous devez comprendre vous-même toutes les variables et être capable de présenter et discutez-en avec le client.

Calculez ce que vous pouvez et ajustez au fur et à mesure

Il est impossible de savoir exactement comment un projet va se dérouler. En tant que chef de projet Agile, cependant, vous disposez d'informations qui peuvent vous aider à augmenter la précision des prévisions de coûts.

Lors du démarrage d'un projet, et une fois que toutes les exigences du client ont été comprises, les équipes Agile utilisent diverses techniques d'estimation pour comprendre l'échelle, le risque et la complexité de chaque exigence. Une fois toutes les tâches évaluées, le chef de projet peut estimer le temps et le budget global requis pour le projet, en fonction de la durée et du nombre de sprints, ainsi que de la taille et du coût de l'équipe.

Datta explique : « Une grande caractéristique d'Agile est que vous aurez généralement, mais pas toujours, une équipe fixe, de sorte que vous pouvez, dans une certaine mesure, prévoir le coût de chaque sprint en ressources humaines. Sur certains projets, les gens sont déplacés entre les sprints, mais un bon moyen de vous assurer de ne pas perdre le contrôle est d'affecter vos ressources à un seul projet.

Utilisez le tarif journalier de votre équipe pour calculer les coûts de chaque étape du projet. Par exemple, si l'on estime qu'une page de destination de magasin prendra quatre semaines et que votre équipe coûte 10 000 $ par semaine, vous pouvez prévoir une dépense de 40 000 $ pour créer la page de destination. Le suivi de la vitesse au fur et à mesure que le projet se développe est essentiel pour garder le contrôle de votre budget. Cela vous aidera à déterminer si vos estimations sont exactes ou doivent être ajustées, explique Jon McGowan, un spécialiste de la transformation Agile qui a dirigé des projets pour plusieurs grandes banques.

Lester est d'accord : "Si, après quelques sprints, votre vitesse ne correspond pas à vos hypothèses initiales, vous pouvez prendre une décision avec le client : réduisez la portée et gardez le même budget ou ajoutez des développeurs pour augmenter la vitesse mais augmentez le budget. ”

"Un plan Agile devient plus une réalité au fur et à mesure que vous progressez dans le projet", poursuit-il. «Environ un tiers à la moitié du chemin, vous devriez être en mesure de voir exactement comment vous allez atteindre le point final. Pour respecter le budget à partir de là, votre taux d'exécution doit vraiment rester constant. »

Gardez les clients impliqués tout au long du processus

Une fois que vous vous êtes mis d'accord sur le budget et les résultats avec le client, il est essentiel de continuer à communiquer au fur et à mesure de l'avancement du projet. La collaboration avec les clients est un pilier central des pratiques Agiles, mais certaines équipes ne sollicitent pas régulièrement les commentaires des clients. Particulièrement s'ils sont nouveaux dans Agile, les équipes peuvent adopter par défaut une mentalité en cascade, pensant qu'elles savent ce que veut le client et n'ont donc besoin de s'engager à nouveau avec lui qu'à la fin du projet pour présenter le produit fini. Ce manque de communication augmente considérablement le risque de dépassement de budget en raison de facteurs tels que la dérive de la portée.

En vous engageant avec les clients à intervalles réguliers, idéalement après chaque sprint, vous pouvez vous assurer que le projet reste aligné sur leurs attentes. Vous pouvez adapter les modifications apportées aux exigences au fur et à mesure qu'elles surviennent, plutôt que d'essayer de les intégrer vers la fin du projet, lorsque le budget risque d'être épuisé.

"Ce que veut le client est susceptible de changer en cours de route à mesure qu'il voit ce qui a été livré et que d'autres facteurs continuent de jouer derrière les rideaux au fil du temps", déclare Datta. "Lorsque vous faites une démonstration au client à la fin de chaque sprint, ses commentaires peuvent vous aider à hiérarchiser le backlog et à ajouter ou supprimer des fonctionnalités."

Les commentaires sur la hiérarchisation sont particulièrement importants si vous ajustez la portée, déclare Lester : "Si vous avez fait le choix de fixer le budget mais d'ajuster la portée, vous ne devriez alors effectuer que les tâches les plus prioritaires."

Des ajustements à la portée d'un projet peuvent être nécessaires même si votre vélocité est telle que prévue. Certaines fonctionnalités du produit peuvent s'avérer plus compliquées que prévu et nécessiter plus d'efforts, de temps et d'argent. Pour éviter les dépenses excessives, les objectifs et les livrables du projet doivent être revus.

Votre client doit également comprendre qu'il doit y avoir une variabilité dans la portée, dit McGowan : « Cela peut signifier couper certaines histoires, mais cela vous permettra de respecter les délais et le budget de votre projet. C'est un grand changement par rapport aux projets en cascade, où la portée est fixe. Imposer une charte de projet à périmètre fixe à une équipe Agile est un écueil courant et enlève toute flexibilité.

Une façon de tenir votre client au courant est de lui offrir l'accès à un tableau d'avancement, où il peut voir l'avancement du projet, y compris ce qui a été réalisé et le nombre de sprints restants. Cela leur donnera une meilleure idée de la façon dont leur argent est dépensé.

Équilibrer le budget

La clé de la gestion des budgets pour les projets Agile est d'utiliser ce que vous savez tout en reconnaissant et en laissant de la place pour ce que vous ne savez pas. Utilisez les informations dont vous disposez pour identifier ce qui est réalisable avec le temps, les compétences et l'argent disponibles, mais adoptez un état d'esprit flexible et une communication ouverte pour permettre une véritable agilité. En définissant les attentes de manière appropriée, en guidant votre client et votre équipe et en ajustant les objectifs au besoin, vous pouvez maîtriser cet exercice d'équilibre.

Cette infographie sur la budgétisation et les prévisions Agile combine les meilleurs conseils de nos experts pour créer un processus efficace qui définit clairement les attentes dès le début d'un projet. Cela garantira que le produit final correspond aux demandes des clients, aux besoins des utilisateurs et aux ressources financières.