Suggerimenti per un budget e una previsione agili efficaci

Nessun project manager vuole dire a un cliente che il suo progetto sta superando il budget. Eppure, molti si trovano in questa situazione: ricerche recenti mostrano che i progetti sono per lo più o sempre consegnati in base al budget solo nel 43% delle organizzazioni.

Il budget è sempre un processo complicato: la cifra finale deve tener conto di un cuscino senza eccedere, ma farlo in un ambiente Agile può essere più complicato. Il budgeting e la previsione agili richiedono un approccio diverso rispetto a quello della tradizionale gestione dei progetti a cascata in cui l'ambito è identificato in anticipo e fissato. Uno dei grandi punti di forza di Agile è la sua enfasi sull'adattabilità, poiché è probabile che un progetto si evolva rapidamente e spesso e l'obiettivo potrebbe cambiare. Quindi, se l'obiettivo finale cambia, come puoi ottenere risultati entro un budget concordato all'inizio?

Per mitigare il rischio di spesa eccessiva, è essenziale sviluppare un budget realistico ma flessibile, mantenere un programma sostenibile e trasparente e ridefinire continuamente le priorità delle funzionalità. Anche la capacità di plasmare la concezione del cliente su come apparirà il processo di budgeting. Oltre ad aumentare le tue possibilità di realizzare il progetto rispettando il budget, affrontare queste sfide migliorerà anche la qualità del tuo prodotto finale. La seguente guida di esperti project manager Agile può aiutarti a raggiungere questi risultati.

Stabilisci il contesto e stabilisci le aspettative

Il primo passo quando si interagisce con qualsiasi cliente su un progetto dovrebbe essere identificare e concordare non solo il "cosa" ma, soprattutto, il "perché".

Anuj Datta, direttore del programma e consulente di gestione aziendale con esperienza nella gestione dei budget per le principali società di servizi finanziari, stabilisce sempre perché un cliente sta creando un prodotto o un servizio. Questo è necessario, dice, perché ciò che un cliente desidera potrebbe non essere ciò di cui ha effettivamente bisogno. "Diciamo che vogliono una Ferrari, per esempio, ma se hanno solo bisogno di andare da A a B, allora sarebbe più economico e più facile costruire uno scooter".

Devi anche sapere chi sono gli utenti finali del cliente, dice. Sapere cosa stanno cercando di ottenere utilizzando il prodotto e perché stanno cercando di raggiungerlo, ti aiuterà a concentrarti sul valore, a definire le priorità del progetto e a guidare le parti interessate verso obiettivi comuni.

Se i clienti iniziano con un'idea fissa dei costi in mente, chiedi perché sono atterrati su un budget particolare. Se il loro budget è basato su quello di un concorrente, ad esempio, puoi indicare i modi in cui le risorse delle due società possono differire. Se si basa su un progetto passato, considera i fattori che potrebbero creare discrepanze di costo. Ciò ti consentirà di determinare se il risultato desiderato è realizzabile all'interno della struttura finanziaria del tuo cliente e ti consentirà di lavorare con loro per adeguarti secondo necessità.

Per guidare meglio i clienti nell'impostazione dei costi, dovresti presentare diverse opzioni in base al prodotto che vogliono creare e trovare una gamma basata su due o tre opzioni: un MVP, un prodotto scalabile e un'opzione che è esattamente quello che sono cercando di raggiungere.

Infine, stabilisci le aspettative assicurandoti che il tuo cliente abbia una chiara comprensione dei valori Agile. Stabilire che il cambiamento è una parte prevista e gradita del processo creerà flessibilità su tutta la linea. Se c'è incertezza su una funzionalità che potrebbe comportare costi aggiuntivi, cerca di essere il più trasparente possibile su questo in anticipo, afferma Andrew Lester, esperto di project management ed esperto stratega Agile: "Devi comprendere tu stesso tutte le variabili ed essere in grado di presentare e discuterne con il cliente.

Calcola ciò che puoi e regola mentre procedi

È impossibile sapere esattamente come andrà a finire un progetto. In qualità di project manager Agile, tuttavia, hai a disposizione informazioni che possono aiutare ad aumentare l'accuratezza dei costi previsti.

Quando si avvia un progetto, e una volta compresi tutti i requisiti del cliente, i team Agile utilizzano varie tecniche di stima per comprendere la scala, il rischio e la complessità di ciascun requisito. Una volta valutate tutte le attività, il project manager può stimare il tempo e il budget complessivi necessari per il progetto, in base alla durata e al numero di sprint, nonché alle dimensioni e al costo del team.

Datta spiega: “Una grande caratteristica di Agile è che di solito, anche se non sempre, hai un team fisso, quindi puoi, in una certa misura, prevedere quanto costerà ogni sprint in risorse di personale. In alcuni progetti, le persone vengono spostate tra uno sprint e l'altro, ma un buon modo per assicurarti di non perdere il controllo è impegnare le tue risorse in un singolo progetto".

Usa la tariffa giornaliera del tuo team per calcolare i costi per ogni fase del progetto. Ad esempio, se si stima che la pagina di destinazione del negozio richiederà quattro settimane per essere completata e il tuo team costa $ 10.000 a settimana, puoi prevedere una spesa di $ 40.000 per creare la pagina di destinazione. Tenere traccia della velocità durante lo sviluppo del progetto è fondamentale per mantenere il controllo del budget. Ti aiuterà a determinare se le tue stime sono accurate o se devono essere modificate, afferma Jon McGowan, uno specialista della trasformazione Agile che ha guidato progetti per diverse grandi banche.

Lester è d'accordo: “Se, dopo alcuni sprint, la tua velocità non soddisfa i tuoi presupposti originali, puoi prendere una decisione con il cliente: ridurre l'ambito e mantenere lo stesso il budget o aggiungere sviluppatori per aumentare la velocità ma aumentare il budget. "

"Un piano Agile diventa sempre più una realtà man mano che avanzi nel progetto", continua. “Circa un terzo a metà, dovresti essere in grado di vedere esattamente come raggiungerai l'endpoint. Per mantenere il budget da lì, la tua velocità di esecuzione deve davvero rimanere costante. "

Mantieni i clienti coinvolti durante tutto il processo

Dopo aver concordato il budget e i risultati con il cliente, è fondamentale continuare a comunicare mentre il progetto avanza. La collaborazione con i clienti è un pilastro fondamentale delle pratiche Agile, ma alcuni team non sollecitano regolarmente l'input dei clienti. In particolare se non conoscono Agile, i team possono adottare una mentalità a cascata, ritenendo di sapere cosa vuole il cliente e quindi di dover interagire di nuovo con loro solo alla fine del progetto per mostrare il prodotto finito. Questa mancanza di comunicazione aumenta drasticamente il rischio di superare il budget a causa di fattori come lo scope creep.

Interagendo con i clienti a intervalli regolari, idealmente dopo ogni sprint, puoi assicurarti che il progetto rimanga in linea con le loro aspettative. È possibile adattare le modifiche ai requisiti man mano che si presentano, piuttosto che cercare di integrarle verso la fine del progetto, quando il budget potrebbe essere esaurito.

"È probabile che ciò che il cliente desidera cambi lungo il percorso man mano che vede ciò che è stato consegnato e poiché altri fattori continuano a manifestarsi dietro le quinte nel tempo", afferma Datta. "Quando fai una dimostrazione al cliente alla fine di ogni sprint, il suo feedback può aiutarti a dare la priorità al backlog e ad aggiungere o rimuovere funzionalità".

L'input sulla definizione delle priorità è particolarmente importante se stai regolando l'ambito, afferma Lester: "Se hai scelto di correggere il budget ma regolare l'ambito, allora dovresti svolgere solo le attività con la priorità più alta".

Potrebbero essere necessari adeguamenti all'ambito di un progetto anche se la velocità è quella prevista. Alcune funzionalità del prodotto potrebbero rivelarsi più complicate del previsto e richiedere più impegno, tempo e costi. Per evitare spese eccessive, è necessario rivedere gli obiettivi e i risultati del progetto.

Il tuo cliente dovrebbe anche capire che ci deve essere variabilità nell'ambito, dice McGowan: "Potrebbe significare tagliare determinate storie, ma ti consentirà di mantenere il tuo progetto nei tempi e nel budget. Questo è un grande cambiamento rispetto ai progetti a cascata, in cui l'ambito è fisso. Imporre una carta di progetto a portata fissa a un team Agile è una trappola comune e rimuove tutta la flessibilità".

Un modo per tenere aggiornato il tuo cliente è offrire loro l'accesso a un diagramma di burndown, in cui possono visualizzare l'avanzamento del progetto, incluso ciò che è stato ottenuto e quanti sprint rimangono. Questo darà loro un'idea migliore di come vengono spesi i loro soldi.

Bilanciare il bilancio

La chiave per gestire i budget per i progetti Agile è usare ciò che sai riconoscendo e lasciando spazio a ciò che non sai. Usa le informazioni che hai per identificare ciò che è realizzabile con il tempo, le capacità e il denaro a disposizione, ma adotta una mentalità flessibile e una comunicazione aperta per consentire una vera agilità. Impostando le aspettative in modo appropriato, guidando il tuo cliente e il tuo team e adattando gli obiettivi secondo necessità, puoi padroneggiare questo atto di equilibrio.

Questa infografica Agile su budgeting e forecasting combina i migliori consigli dei nostri esperti su come creare un processo efficace che definisca chiaramente le aspettative all'inizio di un progetto. In questo modo si assicurerà che il prodotto finale sia in linea con le richieste dei clienti, le esigenze degli utenti e le risorse finanziarie.