Dicas para orçamentos e previsões ágeis eficazes

Nenhum gerente de projeto quer dizer a um cliente que seu projeto está ultrapassando o orçamento. E, no entanto, muitos se encontram nessa situação: pesquisas recentes mostram que os projetos são quase sempre ou sempre entregues dentro do orçamento em apenas 43% das organizações.

O orçamento é sempre um processo complicado - o valor final precisa levar em consideração uma almofada sem exceder - mas fazê-lo em um ambiente Agile pode ser mais complicado. O orçamento e a previsão ágeis requerem uma abordagem diferente daquela do gerenciamento tradicional de projetos em cascata, onde o escopo é identificado antecipadamente e fixado. Um dos grandes pontos fortes do Agile é sua ênfase na adaptabilidade, pois é provável que um projeto evolua rapidamente e com frequência, e o alvo pode mudar. Então, se o objetivo final mudar, como você pode entregar resultados dentro de um orçamento que foi acordado no início?

Para mitigar o risco de gastos excessivos, é essencial desenvolver um orçamento realista e flexível, manter um cronograma sustentável e transparente e redefinir a prioridade dos recursos continuamente. A capacidade de moldar a concepção do cliente sobre como será o processo orçamentário também é crucial. Além de aumentar suas chances de entregar o projeto dentro do orçamento, enfrentar esses desafios também aumentará a qualidade do seu produto final. A orientação a seguir de gerentes de projeto ágeis experientes pode ajudá-lo a alcançar esses resultados.

Estabeleça o contexto e defina as expectativas

O primeiro passo ao se envolver com qualquer cliente em um projeto deve ser identificar e concordar não apenas com o “O quê”, mas, mais importante, com o “Por quê”.

Anuj Datta, diretor de programas e consultor de gestão de negócios com experiência em gestão de orçamentos para grandes empresas de serviços financeiros, sempre estabelece por que um cliente está criando um produto ou serviço. Isso é necessário, diz ele, porque o que um cliente quer pode não ser o que ele realmente precisa. “Digamos que eles querem uma Ferrari, por exemplo, mas se eles só precisam ir de A a B, então seria mais barato e mais fácil construir uma scooter.”

Você também precisa saber quem são os usuários finais do cliente, diz ele. Saber o que eles estão tentando alcançar usando o produto e por que estão tentando alcançá-lo ajudará você a se concentrar no valor, designar prioridades do projeto e orientar as partes interessadas em direção a objetivos comuns.

Se os clientes começarem com uma ideia fixa de custos em mente, pergunte por que eles chegaram a um orçamento específico. Se o orçamento deles for baseado no de um concorrente, por exemplo, você pode apontar as maneiras pelas quais os recursos das duas empresas podem diferir. Se for baseado em um projeto anterior, considere os fatores que podem criar discrepâncias de custo. Isso o capacitará a determinar se o resultado desejado é alcançável dentro da estrutura financeira de seu cliente e permitirá que você trabalhe com eles para ajustar conforme necessário.

Para orientar melhor os clientes na definição de custos, você deve apresentar várias opções com base no produto que eles desejam criar e chegar a um intervalo baseado em duas ou três opções: um MVP, um produto escalável e uma opção exatamente o que eles são tentando alcançar.

Por fim, defina as expectativas garantindo que seu cliente tenha uma compreensão clara dos valores do Agile. Estabelecer que a mudança é uma parte esperada e bem-vinda do processo criará flexibilidade no futuro. Se houver incerteza em torno de um recurso que pode incorrer em custos adicionais, tente ser o mais transparente possível sobre isso desde o início, diz o especialista em gerenciamento de projetos e experiente estrategista ágil Andrew Lester: “Você precisa entender todas as variáveis ​​e ser capaz de apresentar e discuti-los com o cliente.”

Calcule o que você pode e ajuste à medida que avança

É impossível saber exatamente como um projeto vai se desenrolar. Como gerente de projeto Agile, no entanto, você tem informações à sua disposição que podem ajudar a aumentar a precisão dos custos previstos.

Ao iniciar um projeto, e depois que todos os requisitos do cliente forem compreendidos, as equipes ágeis usam várias técnicas de estimativa para entender a escala, o risco e a complexidade de cada requisito. Depois que todas as tarefas forem avaliadas, o gerente de projeto pode estimar o tempo e o orçamento gerais necessários para o projeto, com base na duração e no número de sprints, bem como no tamanho e custo da equipe.

Datta explica: “Um ótimo recurso do Agile é que você geralmente – embora nem sempre – tenha uma equipe fixa, para que possa, até certo ponto, prever quanto cada sprint custará em recursos de equipe. Em alguns projetos, as pessoas são movidas entre os sprints, mas uma boa maneira de garantir que você não perca o controle é comprometer seus recursos em um único projeto.”

Use a taxa diária de sua equipe para calcular os custos de cada etapa do projeto. Por exemplo, se for estimado que uma página de destino de uma loja levará quatro semanas para ser concluída e sua equipe custa US$ 10.000 por semana, você poderá prever um gasto de US$ 40.000 para criar a página de destino. Acompanhar a velocidade à medida que o projeto se desenvolve é fundamental para manter o controle do seu orçamento. Isso o ajudará a determinar se suas estimativas são precisas ou precisam ser ajustadas, diz Jon McGowan, especialista em transformação ágil que liderou projetos para vários bancos importantes.

Lester concorda: “Se, após alguns sprints, sua velocidade não estiver atendendo às suas premissas originais, você pode tomar uma decisão com o cliente: diminuir o escopo e manter o orçamento o mesmo ou adicionar desenvolvedores para aumentar a velocidade, mas aumentar o orçamento. ”

“Um plano Agile se torna mais uma realidade à medida que você avança no projeto”, continua ele. “Cerca de um terço até a metade, você deve ser capaz de ver exatamente como vai chegar ao ponto final. Para manter o orçamento a partir daí, sua taxa de execução realmente precisa permanecer constante.”

Mantenha os clientes envolvidos durante todo o processo

Depois de concordar com o orçamento e os resultados com o cliente, é vital continuar a comunicação à medida que o projeto avança. A colaboração do cliente é um pilar central das práticas ágeis, mas algumas equipes não solicitam a entrada do cliente regularmente. Especialmente se eles são novos no Agile, as equipes podem adotar uma mentalidade em cascata, acreditando que sabem o que o cliente quer e, portanto, só precisam se envolver com eles novamente no final do projeto para mostrar o produto acabado. Essa falta de comunicação aumenta drasticamente o risco de ultrapassar o orçamento devido a fatores como fluência de escopo.

Ao se envolver com os clientes em intervalos regulares – idealmente após cada sprint – você pode garantir que o projeto permaneça alinhado com suas expectativas. Você pode acomodar as mudanças nos requisitos à medida que surgem, em vez de tentar integrá-los no final do projeto, quando o orçamento pode estar esgotado.

“O que o cliente deseja provavelmente mudará ao longo do caminho à medida que ele vê o que foi entregue e outros fatores continuam a se desenrolar por trás das cortinas ao longo do tempo”, diz Datta. “Quando você demonstra de volta para o cliente no final de cada sprint, o feedback dele pode ajudá-lo a priorizar o backlog e adicionar ou remover recursos.”

A contribuição sobre a priorização é especialmente importante se você estiver ajustando o escopo, diz Lester: “Se você optou por fixar o orçamento, mas ajustar o escopo, então você deve estar realizando apenas as tarefas de maior prioridade”.

Ajustes no escopo de um projeto podem ser necessários mesmo que sua velocidade seja a prevista. Alguns recursos do produto podem se tornar mais complicados do que o esperado e exigir mais esforço, tempo e custo. Para evitar gastos excessivos, as metas e os resultados do projeto precisam ser revistos.

Seu cliente também deve entender que é preciso haver variabilidade no escopo, diz McGowan: “Pode significar cortar certas histórias, mas permitirá que você mantenha seu projeto dentro do prazo e do orçamento. Esta é uma grande mudança em relação aos projetos em cascata, onde o escopo é fixo. A imposição de um termo de abertura de projeto de escopo fixo em uma equipe ágil é uma armadilha comum e remove toda a flexibilidade.”

Uma maneira de manter seu cliente informado é oferecer a ele acesso a um gráfico de burndown, onde ele pode visualizar o progresso do projeto, incluindo o que foi alcançado e quantos sprints ainda restam. Isso lhes dará uma idéia melhor de como seu dinheiro está sendo gasto.

Equilibrando o orçamento

A chave para gerenciar orçamentos para projetos ágeis é usar o que você sabe enquanto reconhece e deixa espaço para o que não sabe. Use as informações que você tem para identificar o que é viável com o tempo, as habilidades e o dinheiro disponíveis, mas adote uma mentalidade flexível e uma comunicação aberta para permitir uma verdadeira agilidade. Ao definir as expectativas adequadamente, orientar seu cliente e equipe e ajustar as metas conforme necessário, você pode dominar esse ato de equilíbrio.

Este infográfico de orçamento e previsão ágil combina as principais dicas de nossos especialistas sobre como criar um processo eficaz que defina claramente as expectativas no início de um projeto. Isso garantirá que o produto final esteja alinhado com as demandas do cliente, as necessidades do usuário e os recursos financeiros.