เคล็ดลับสำหรับการจัดทำงบประมาณและการพยากรณ์ที่คล่องตัวอย่างมีประสิทธิภาพ

ไม่มีผู้จัดการโครงการคนไหนต้องการบอกลูกค้าว่าโครงการของพวกเขาใช้งบประมาณเกินงบประมาณ อย่างไรก็ตาม หลายคนพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์นี้: การวิจัยล่าสุดแสดงให้เห็นว่าโครงการส่วนใหญ่หรือมักจะส่งมอบด้วยงบประมาณที่เพียง 43% ขององค์กรเท่านั้น

การจัดทำงบประมาณมักเป็นกระบวนการที่ยุ่งยาก—ตัวเลขสุดท้ายจำเป็นต้องคำนึงถึงเบาะรองนั่งโดยไม่เอื้อมถึง—แต่การทำเช่นนั้นในสภาพแวดล้อมแบบ Agile นั้นอาจทำได้ยากกว่า การจัดทำงบประมาณและการคาดการณ์ที่คล่องตัวต้องใช้แนวทางที่แตกต่างจากการจัดการโครงการน้ำตกแบบเดิมซึ่งมีการระบุขอบเขตล่วงหน้าและแก้ไข จุดแข็งประการหนึ่งของ Agile คือการเน้นที่ความสามารถในการปรับตัว เนื่องจากโครงการมีแนวโน้มที่จะพัฒนาอย่างรวดเร็วและบ่อยครั้ง และเป้าหมายอาจเปลี่ยนไป ดังนั้น หากเป้าหมายสุดท้ายเปลี่ยนไป คุณจะส่งมอบผลลัพธ์ภายในงบประมาณที่ตกลงกันไว้ตั้งแต่แรกได้อย่างไร

เพื่อลดความเสี่ยงของการใช้จ่ายเกินความจำเป็น การพัฒนางบประมาณที่สมจริงและยืดหยุ่นได้ รักษากำหนดการที่ยั่งยืนและโปร่งใส และจัดลำดับความสำคัญของคุณสมบัติใหม่อย่างต่อเนื่อง ความสามารถในการกำหนดแนวความคิดของลูกค้าว่ากระบวนการจัดทำงบประมาณจะเป็นอย่างไรก็มีความสำคัญเช่นกัน นอกเหนือจากการเพิ่มโอกาสในการส่งมอบโครงการตามงบประมาณแล้ว ความท้าทายเหล่านี้จะช่วยเพิ่มคุณภาพของผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายของคุณด้วย คำแนะนำต่อไปนี้จากผู้จัดการโครงการ Agile ที่มีประสบการณ์สามารถช่วยให้คุณบรรลุผลเหล่านี้ได้

สร้างบริบทและกำหนดความคาดหวัง

ขั้นตอนแรกในการมีส่วนร่วมกับลูกค้าในโครงการควรระบุและตกลงไม่ใช่แค่ "อะไร" แต่ที่สำคัญกว่านั้นคือ "ทำไม"

Anuj Datta ผู้อำนวยการโครงการและที่ปรึกษาด้านการจัดการธุรกิจที่มีประสบการณ์ในการบริหารงบประมาณสำหรับบริษัทที่ให้บริการทางการเงินรายใหญ่ มักจะระบุสาเหตุที่ลูกค้าสร้างผลิตภัณฑ์หรือบริการ เขากล่าวว่านี่เป็นสิ่งจำเป็น เพราะสิ่งที่ลูกค้าต้องการอาจไม่ใช่สิ่งที่พวกเขาต้องการจริงๆ “สมมติว่าพวกเขาต้องการรถเฟอร์รารี แต่ถ้าพวกเขาต้องการจากจุด A ไปจุด B การสร้างสกู๊ตเตอร์ก็จะถูกกว่าและง่ายกว่า”

คุณต้องรู้ว่าใครเป็นผู้ใช้ปลายทางของลูกค้าด้วย เขากล่าว การรู้ว่าพวกเขากำลังพยายามบรรลุอะไรโดยใช้ผลิตภัณฑ์ และเหตุใดพวกเขาจึงพยายามบรรลุเป้าหมาย จะช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่คุณค่า กำหนดลำดับความสำคัญของโครงการ และชี้นำผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไปสู่เป้าหมายร่วมกัน

หากลูกค้าเริ่มต้นด้วยแนวคิดคงที่เกี่ยวกับต้นทุน ให้ถามว่าทำไมพวกเขาถึงใช้งบประมาณเฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น หากงบประมาณของพวกเขาขึ้นอยู่กับคู่แข่ง คุณสามารถชี้ให้เห็นถึงวิธีที่ทรัพยากรของทั้งสองบริษัทอาจแตกต่างกัน หากอิงจากโครงการที่ผ่านมา ให้พิจารณาปัจจัยที่อาจสร้างความคลาดเคลื่อนของต้นทุน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณกำหนดได้ว่าผลลัพธ์ที่ต้องการจะทำได้ภายในกรอบทางการเงินของลูกค้าของคุณหรือไม่ และจะช่วยให้คุณทำงานร่วมกับพวกเขาเพื่อปรับเปลี่ยนได้ตามต้องการ

เพื่อแนะนำลูกค้าในการกำหนดต้นทุนได้ดียิ่งขึ้น คุณควรนำเสนอตัวเลือกต่างๆ ตามผลิตภัณฑ์ที่พวกเขาต้องการสร้าง และสร้างช่วงตามตัวเลือกสองหรือสามตัวเลือก: MVP ผลิตภัณฑ์ที่สามารถปรับขนาดได้ และหนึ่งตัวเลือกที่ตรงตามสิ่งที่พวกเขาเป็น พยายามที่จะบรรลุ

สุดท้าย กำหนดความคาดหวังโดยทำให้มั่นใจว่าลูกค้าของคุณมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับค่านิยมของ Agile การสร้างการเปลี่ยนแปลงนั้นเป็นสิ่งที่คาดหวังและยินดีเป็นอย่างยิ่งของกระบวนการนี้ จะสร้างความยืดหยุ่นในภายภาคหน้า หากมีความไม่แน่นอนเกี่ยวกับคุณลักษณะที่อาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม พยายามทำให้โปร่งใสที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เกี่ยวกับเรื่องนี้ แอนดรูว์ เลสเตอร์ ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการโครงการและนักยุทธศาสตร์ Agile ที่มีประสบการณ์กล่าวว่า "คุณต้องเข้าใจตัวแปรทั้งหมดด้วยตัวเองและสามารถนำเสนอและ พูดคุยกับลูกค้า”

คำนวณสิ่งที่คุณทำได้และปรับเปลี่ยนได้ตามต้องการ

เป็นไปไม่ได้ที่จะรู้ว่าโครงการจะออกมาเป็นอย่างไร อย่างไรก็ตาม ในฐานะผู้จัดการโครงการ Agile คุณมีข้อมูลที่สามารถช่วยเพิ่มความถูกต้องของค่าใช้จ่ายที่คาดการณ์ได้

เมื่อเริ่มต้นโครงการ และเมื่อเข้าใจความต้องการของลูกค้าทั้งหมดแล้ว ทีม Agile จะใช้เทคนิคการประมาณค่าต่างๆ เพื่อทำความเข้าใจขนาด ความเสี่ยง และความซับซ้อนของข้อกำหนดแต่ละข้อ เมื่องานทั้งหมดได้รับการประเมินแล้ว ผู้จัดการโครงการสามารถประมาณเวลาโดยรวมและงบประมาณที่จำเป็นสำหรับโครงการ ตามระยะเวลาและจำนวนการวิ่ง ตลอดจนขนาดและต้นทุนของทีม

Datta อธิบายว่า: "คุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมของ Agile ก็คือโดยปกติแล้ว คุณจะมีทีมที่ตายตัว (แม้ว่าจะไม่เสมอไป) ก็ตาม ดังนั้นคุณจึงสามารถคาดการณ์ได้ในระดับหนึ่งว่าแต่ละ Sprint จะมีค่าใช้จ่ายเท่าไรในทรัพยากรพนักงาน ในบางโครงการ ผู้คนย้ายไปมาระหว่างการวิ่งระยะสั้น แต่วิธีที่ดีที่จะทำให้แน่ใจว่าคุณจะไม่สูญเสียการควบคุมคือการมอบทรัพยากรของคุณให้กับโครงการเดียว”

ใช้อัตราวันของทีมของคุณเพื่อคำนวณต้นทุนสำหรับแต่ละขั้นตอนของโครงการ ตัวอย่างเช่น หากมีการประมาณว่าหน้า Landing Page ของร้านค้าจะใช้เวลาสี่สัปดาห์ในการดำเนินการ และทีมของคุณมีค่าใช้จ่าย $10,000 ต่อสัปดาห์ คุณสามารถคาดการณ์การใช้จ่าย $40,000 เพื่อสร้างหน้า Landing Page ได้ การติดตามความเร็วในขณะที่โครงการพัฒนาขึ้นคือกุญแจสำคัญในการควบคุมงบประมาณของคุณ Jon McGowan ผู้เชี่ยวชาญด้านการเปลี่ยนแปลงแบบ Agile ซึ่งเป็นผู้นำโครงการสำหรับธนาคารใหญ่หลายแห่งกล่าวว่าจะช่วยให้คุณระบุได้ว่าการประมาณการของคุณถูกต้องหรือจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนหรือไม่

เลสเตอร์เห็นด้วย: “หากหลังจากวิ่งไปสองสามครั้ง ความเร็วของคุณไม่เป็นไปตามสมมติฐานเดิมของคุณ คุณสามารถตัดสินใจกับลูกค้าได้: ลดขอบเขตและรักษางบประมาณเท่าเดิม หรือเพิ่มนักพัฒนาเพื่อเพิ่มความเร็วแต่เพิ่มงบประมาณ ”

“แผน Agile จะกลายเป็นความจริงมากขึ้นเมื่อคุณดำเนินโครงการ” เขากล่าวต่อ “ประมาณหนึ่งในสามถึงครึ่งทาง คุณควรจะสามารถเห็นได้อย่างชัดเจนว่าคุณจะไปถึงปลายทางได้อย่างไร เพื่อรักษางบประมาณไว้ อัตราการวิ่งของคุณต้องคงที่จริงๆ”

ให้ลูกค้ามีส่วนร่วมตลอดกระบวนการ

เมื่อคุณตกลงเรื่องงบประมาณและผลลัพธ์กับลูกค้าแล้ว จำเป็นต้องสื่อสารต่อไปในขณะที่โครงการดำเนินไป การทำงานร่วมกันกับลูกค้าเป็นเสาหลักของแนวทางปฏิบัติแบบ Agile แต่บางทีมล้มเหลวในการขอข้อมูลจากลูกค้าเป็นประจำ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากพวกเขาเพิ่งเริ่มใช้ Agile ทีมงานอาจเริ่มต้นใช้แนวคิดแบบน้ำตก โดยเชื่อว่าพวกเขารู้ว่าลูกค้าต้องการอะไร ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีส่วนร่วมกับพวกเขาอีกครั้งเมื่อสิ้นสุดโครงการเพื่อแสดงผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป การขาดการสื่อสารนี้เพิ่มความเสี่ยงในการใช้จ่ายเกินงบประมาณอย่างมากเนื่องจากปัจจัยต่างๆ เช่น ขอบเขตการคืบคลาน

การมีส่วนร่วมกับลูกค้าอย่างสม่ำเสมอ—หลังจากวิ่งแต่ละครั้ง—คุณจะมั่นใจได้ว่าโครงการจะสอดคล้องกับความคาดหวังของพวกเขา คุณสามารถปรับเปลี่ยนความต้องการได้ตามที่เกิดขึ้น แทนที่จะพยายามรวมเข้ากับจุดสิ้นสุดของโครงการ เมื่องบประมาณอาจหมดลง

“สิ่งที่ลูกค้าต้องการมักจะเปลี่ยนไปตามทางที่พวกเขาเห็นสิ่งที่ได้รับและในขณะที่ปัจจัยอื่นๆ ยังคงปรากฏอยู่หลังม่านตลอดเวลา” Datta กล่าว “เมื่อคุณแสดงให้ลูกค้าเห็นเมื่อสิ้นสุดการวิ่งแต่ละครั้ง คำติชมของพวกเขาสามารถช่วยจัดลำดับความสำคัญของงานในมือและเพิ่มหรือลบคุณสมบัติต่างๆ ได้”

ข้อมูลการจัดลำดับความสำคัญมีความสำคัญอย่างยิ่งหากคุณกำลังปรับขอบเขต เลสเตอร์กล่าว: “หากคุณเลือกที่จะแก้ไขงบประมาณแต่ปรับขอบเขต คุณควรจะทำแต่งานที่มีความสำคัญสูงสุดเท่านั้น”

การปรับเปลี่ยนขอบเขตของโครงการอาจมีความจำเป็น แม้ว่าความเร็วของคุณจะเป็นไปตามที่คาดการณ์ไว้ คุณลักษณะบางอย่างของผลิตภัณฑ์อาจซับซ้อนกว่าที่คาดไว้ และต้องใช้ความพยายาม เวลา และค่าใช้จ่ายมากขึ้น เพื่อป้องกันการใช้จ่ายเกิน เป้าหมายของโครงการและผลงานต้องได้รับการทบทวนอีกครั้ง

ลูกค้าของคุณควรเข้าใจด้วยว่าขอบเขตจำเป็นต้องมีความแปรปรวน McGowan กล่าวว่า: "อาจหมายถึงการตัดเรื่องราวบางอย่างออกไป แต่จะช่วยให้โครงการของคุณตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณได้ นี่เป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่จากโปรเจ็กต์ Waterfall ซึ่งขอบเขตได้รับการแก้ไขแล้ว การกำหนดกฎบัตรโครงการที่มีขอบเขตคงที่ในทีม Agile เป็นหลุมพรางทั่วไปและขจัดความยืดหยุ่นทั้งหมด”

วิธีหนึ่งในการรักษาลูกค้าของคุณให้อยู่ในวงเสมอคือการเสนอให้เข้าถึงแผนภูมิการเบิร์นดาวน์ ซึ่งพวกเขาสามารถดูความคืบหน้าของโครงการได้ รวมถึงสิ่งที่ทำได้สำเร็จและจำนวนสปรินต์ที่เหลืออยู่ วิธีนี้จะช่วยให้พวกเขาเข้าใจมากขึ้นว่าเงินของพวกเขาถูกใช้ไปอย่างไร

ปรับสมดุลงบประมาณ

กุญแจสำคัญในการจัดการงบประมาณสำหรับโปรเจ็กต์ Agile คือการใช้สิ่งที่คุณรู้ในขณะที่รับทราบและปล่อยให้มีที่ว่างสำหรับสิ่งที่คุณไม่รู้ ใช้ข้อมูลที่คุณมีเพื่อระบุสิ่งที่สามารถทำได้ด้วยเวลา ทักษะ และเงินที่มีอยู่ แต่ใช้กรอบความคิดที่ยืดหยุ่นและการสื่อสารแบบเปิดเพื่อให้เกิดความคล่องตัวอย่างแท้จริง ด้วยการกำหนดความคาดหวังอย่างเหมาะสม การแนะนำลูกค้าและทีมของคุณ และการปรับเป้าหมายตามความจำเป็น คุณสามารถควบคุมการกระทำที่สมดุลนี้ได้

อินโฟกราฟิกการจัดทำงบประมาณและการคาดการณ์แบบ Agile นี้รวมเอาเคล็ดลับยอดนิยมของผู้เชี่ยวชาญของเราในการสร้างกระบวนการที่มีประสิทธิภาพซึ่งกำหนดความคาดหวังไว้อย่างชัดเจนในตอนเริ่มต้นของโครงการ การทำเช่นนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าผลิตภัณฑ์สุดท้ายจะสอดคล้องกับความต้องการของลูกค้า ความต้องการของผู้ใช้ และทรัพยากรทางการเงิน