Sugerencias para la elaboración de presupuestos y pronósticos ágiles y efectivos

Ningún director de proyecto quiere decirle a un cliente que su proyecto se está saliendo del presupuesto. Y, sin embargo, muchos se encuentran en esta situación: investigaciones recientes muestran que los proyectos se entregan en su mayoría o siempre dentro del presupuesto en solo el 43 % de las organizaciones.

La elaboración de presupuestos siempre es un proceso complicado: la cifra final debe tener en cuenta un colchón sin excederse, pero hacerlo dentro de un entorno Agile puede ser más complicado. La presupuestación y la previsión ágiles requieren un enfoque diferente al de la gestión tradicional de proyectos en cascada, donde el alcance se identifica de antemano y se fija. Una de las grandes fortalezas de Agile es su énfasis en la adaptabilidad, ya que es probable que un proyecto evolucione rápida y frecuentemente, y el objetivo puede cambiar. Entonces, si el objetivo final cambia, ¿cómo puede entregar resultados dentro de un presupuesto que se acordó desde el principio?

Para mitigar el riesgo de gastos excesivos, es esencial desarrollar un presupuesto realista pero flexible, mantener un cronograma sostenible y transparente y volver a priorizar las funciones continuamente. La capacidad de dar forma a la concepción del cliente de cómo será el proceso de presupuestación también es crucial. Además de aumentar sus posibilidades de entregar el proyecto dentro del presupuesto, cumplir con estos desafíos también mejorará la calidad de su producto final. La siguiente guía de gerentes de proyectos Agile experimentados puede ayudarlo a lograr estos resultados.

Establecer contexto y establecer expectativas

El primer paso al comprometerse con cualquier cliente en un proyecto debe ser identificar y acordar no solo el "Qué", sino, lo que es más importante, el "Por qué".

Anuj Datta, director de programas y consultor de gestión empresarial con experiencia en la gestión de presupuestos para las principales empresas de servicios financieros, siempre establece por qué un cliente está creando un producto o servicio. Esto es necesario, dice, porque lo que un cliente quiere puede no ser lo que realmente necesita. “Digamos que quieren un Ferrari, por ejemplo, pero si solo necesitan ir de A a B, entonces sería más barato y más fácil construir un scooter”.

También necesita saber quiénes son los usuarios finales del cliente, dice. Saber lo que están tratando de lograr mediante el uso del producto y por qué están tratando de lograrlo, lo ayudará a concentrarse en el valor, designar las prioridades del proyecto y guiar a las partes interesadas hacia objetivos comunes.

Si los clientes comienzan con una idea fija de costos en mente, pregúnteles por qué han llegado a un presupuesto en particular. Si su presupuesto se basa en el de un competidor, por ejemplo, puede señalar las formas en que los recursos de las dos empresas pueden diferir. Si se basa en un proyecto anterior, considere los factores que podrían crear discrepancias de costos. Esto le permitirá determinar si el resultado deseado se puede lograr dentro del marco financiero de su cliente y le permitirá trabajar con ellos para ajustarlo según sea necesario.

Para guiar mejor a los clientes en la configuración de costos, debe presentar varias opciones basadas en el producto que desean crear y proponer un rango basado en dos o tres opciones: un MVP, un producto escalable y una opción que es exactamente lo que son. tratando de lograr

Por último, establezca expectativas asegurándose de que su cliente tenga una comprensión clara de los valores ágiles. Establecer que el cambio es una parte esperada y bienvenida del proceso creará flexibilidad en el futuro. Si hay incertidumbre en torno a una característica que puede generar costos adicionales, trate de ser lo más transparente posible al respecto, dice el experto en gestión de proyectos y estratega ágil experimentado Andrew Lester: “Usted mismo debe comprender todas las variables y ser capaz de presentar y discútalos con el cliente”.

Calcule lo que pueda y ajústelo sobre la marcha

Es imposible saber exactamente cómo se desarrollará un proyecto. Sin embargo, como gerente de proyectos Agile, tiene información a su disposición que puede ayudarlo a aumentar la precisión de los costos previstos.

Al iniciar un proyecto, y una vez que se han entendido todos los requisitos del cliente, los equipos ágiles utilizan varias técnicas de estimación para comprender la escala, el riesgo y la complejidad de cada requisito. Una vez que se han evaluado todas las tareas, el administrador del proyecto puede estimar el tiempo y el presupuesto general necesarios para el proyecto, según la duración y la cantidad de sprints, así como el tamaño y el costo del equipo.

Datta explica: “Una gran característica de Agile es que generalmente, aunque no siempre, tendrá un equipo fijo, por lo que puede, hasta cierto punto, pronosticar cuánto costará cada sprint en recursos de personal. En algunos proyectos, las personas se mueven entre sprints, pero una buena manera de asegurarse de no perder el control es comprometer sus recursos en un solo proyecto".

Utilice la tarifa diaria de su equipo para calcular los costos de cada etapa del proyecto. Por ejemplo, si se estima que la página de destino de una tienda tardará cuatro semanas en completarse y su equipo cuesta $ 10,000 por semana, entonces puede pronosticar un gasto de $ 40,000 para crear la página de destino. El seguimiento de la velocidad a medida que se desarrolla el proyecto es clave para mantener el control de su presupuesto. Lo ayudará a determinar si sus estimaciones son precisas o si deben ajustarse, dice Jon McGowan, un especialista en transformación Agile que ha liderado proyectos para varios bancos importantes.

Lester está de acuerdo: “Si, después de algunos sprints, su velocidad no cumple con sus suposiciones originales, puede tomar una decisión con el cliente: reducir el alcance y mantener el mismo presupuesto o agregar desarrolladores para aumentar la velocidad pero aumentar el presupuesto. ”

“Un plan Agile se vuelve más una realidad a medida que avanza en el proyecto”, continúa. “Alrededor de un tercio a la mitad, debería poder ver exactamente cómo llegará al punto final. Para mantener el presupuesto a partir de ahí, su tasa de ejecución realmente solo tiene que permanecer constante”.

Mantenga a los clientes involucrados durante todo el proceso

Una vez que haya acordado el presupuesto y los resultados con el cliente, es vital continuar comunicándose a medida que avanza el proyecto. La colaboración del cliente es un pilar central de las prácticas ágiles, pero algunos equipos no solicitan la opinión del cliente con regularidad. Particularmente si son nuevos en Agile, los equipos pueden adoptar una mentalidad de cascada por defecto, creyendo que saben lo que quiere el cliente y, por lo tanto, solo necesitan volver a interactuar con ellos al final del proyecto para mostrar el producto terminado. Esta falta de comunicación aumenta drásticamente el riesgo de sobrepasar el presupuesto debido a factores como el aumento del alcance.

Al interactuar con los clientes a intervalos regulares, idealmente después de cada sprint, puede asegurarse de que el proyecto se mantenga alineado con sus expectativas. Puede adaptar los cambios a los requisitos a medida que surjan, en lugar de intentar integrarlos hacia el final del proyecto, cuando el presupuesto puede estar agotado.

“Es probable que lo que el cliente quiere cambie en el camino a medida que ve lo que se ha entregado y mientras otros factores continúan jugando detrás de las cortinas con el tiempo”, dice Datta. “Cuando le demuestra al cliente al final de cada sprint, sus comentarios pueden ayudarlo a priorizar el trabajo pendiente y agregar o eliminar funciones”.

La información sobre la priorización es especialmente importante si está ajustando el alcance, dice Lester: "Si tomó la decisión de fijar el presupuesto pero ajustar el alcance, entonces solo debería estar haciendo las tareas de mayor prioridad".

Los ajustes al alcance de un proyecto pueden ser necesarios incluso si su velocidad es la prevista. Algunas características del producto pueden resultar más complicadas de lo esperado y requerir más esfuerzo, tiempo y costo. Para evitar gastos excesivos, es necesario revisar los objetivos y entregables del proyecto.

Su cliente también debe comprender que debe haber variabilidad en el alcance, dice McGowan: “Puede significar cortar ciertas historias, pero le permitirá mantener su proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Este es un gran cambio con respecto a los proyectos en cascada, donde el alcance es fijo. Imponer un estatuto de proyecto de alcance fijo en un equipo Agile es una trampa común y elimina toda flexibilidad”.

Una forma de mantener a su cliente informado es ofrecerle acceso a un gráfico de trabajo pendiente, donde puede ver el progreso del proyecto, incluido lo que se ha logrado y cuántos sprints quedan. Esto les dará una mejor idea de cómo se gasta su dinero.

Equilibrar el presupuesto

La clave para administrar presupuestos para proyectos Agile es usar lo que sabe y reconocer y dejar espacio para lo que no sabe. Utilice la información que tiene para identificar lo que se puede lograr con el tiempo, las habilidades y el dinero disponibles, pero adopte una mentalidad flexible y una comunicación abierta para permitir una verdadera agilidad. Al establecer expectativas de manera adecuada, guiar a su cliente y equipo y ajustar los objetivos según sea necesario, puede dominar este acto de equilibrio.

Esta infografía ágil de elaboración de presupuestos y pronósticos combina los mejores consejos de nuestros expertos sobre cómo crear un proceso eficaz que establezca claramente las expectativas desde el inicio de un proyecto. Si lo hace, se asegurará de que el producto final se alinee con las demandas del cliente, las necesidades del usuario y los recursos financieros.