نصائح للميزانية والتنبؤ رشيقة فعالة

لا يريد أي مدير مشروع أن يخبر العميل أن مشروعه يتجاوز الميزانية. ومع ذلك ، يجد الكثيرون أنفسهم في هذا الموقف: تظهر الأبحاث الحديثة أن المشاريع يتم تسليمها في الغالب أو دائمًا وفقًا للميزانية في 43 ٪ فقط من المؤسسات.

دائمًا ما تكون عملية وضع الميزانية عملية صعبة - يحتاج الشكل النهائي إلى وضع وسادة دون تجاوز - ولكن القيام بذلك داخل بيئة Agile يمكن أن يكون أكثر صعوبة. تتطلب الميزانية والتنبؤ الرشيقة نهجًا مختلفًا عن نهج إدارة مشروع الشلال التقليدي حيث يتم تحديد النطاق مسبقًا وثابتًا. تتمثل إحدى نقاط القوة العظيمة في Agile في تركيزه على القدرة على التكيف ، حيث من المحتمل أن يتطور المشروع بسرعة وفي كثير من الأحيان ، وقد يتغير الهدف. لذا ، إذا تغير الهدف النهائي ، كيف يمكنك تحقيق النتائج ضمن الميزانية التي تم الاتفاق عليها في البداية؟

للتخفيف من مخاطر الإنفاق الزائد ، من الضروري وضع ميزانية واقعية ومرنة ، والحفاظ على جدول مستدام وشفاف ، وإعادة ترتيب أولويات الميزات باستمرار. القدرة على تشكيل تصور العميل لما ستبدو عليه عملية الميزانية أمر بالغ الأهمية أيضًا. بالإضافة إلى تعزيز فرصك في تسليم المشروع في حدود الميزانية ، فإن مواجهة هذه التحديات ستعزز أيضًا جودة منتجك النهائي. يمكن أن تساعدك الإرشادات التالية من مديري مشاريع Agile ذوي الخبرة في تحقيق هذه النتائج.

حدد السياق وحدد التوقعات

يجب أن تكون الخطوة الأولى عند التعامل مع أي عميل في مشروع ما هي تحديد والاتفاق ليس فقط على "ماذا" ولكن الأهم من ذلك ، "لماذا".

أنوج داتا ، مدير البرامج ومستشار إدارة الأعمال ذو الخبرة في إدارة الميزانيات لشركات الخدمات المالية الكبرى ، دائمًا ما يحدد سبب قيام العميل بإنشاء منتج أو خدمة. وهذا ضروري ، كما يقول ، لأن ما يريده العميل قد لا يكون هو ما يحتاجه بالفعل. "لنفترض أنهم يريدون سيارة فيراري ، على سبيل المثال ، ولكن إذا احتاجوا فقط إلى الانتقال من النقطة أ إلى ب ، فسيكون بناء دراجة بخارية أرخص وأسهل."

أنت بحاجة أيضًا إلى معرفة المستخدمين النهائيين للعميل ، كما يقول. إن معرفة ما يحاولون تحقيقه باستخدام المنتج ، ولماذا يحاولون تحقيقه ، سيساعدك على التركيز على القيمة ، وتحديد أولويات المشروع ، وتوجيه أصحاب المصلحة نحو الأهداف المشتركة.

إذا بدأ العملاء بفكرة ثابتة عن التكاليف في الاعتبار ، اسألهم عن سبب تحديدهم لميزانية معينة. إذا كانت ميزانيتهم ​​تستند إلى منافس ، على سبيل المثال ، يمكنك الإشارة إلى الطرق التي قد تختلف بها موارد الشركتين. إذا كان يستند إلى مشروع سابق ، فضع في اعتبارك العوامل التي يمكن أن تخلق تباينات في التكلفة. سيمكنك هذا من تحديد ما إذا كانت النتيجة المرجوة قابلة للتحقيق ضمن الإطار المالي لعميلك وسيسمح لك بالعمل معهم للتعديل حسب الحاجة.

لتوجيه العملاء بشكل أفضل في إعداد التكلفة ، يجب عليك تقديم العديد من الخيارات بناءً على المنتج الذي يرغبون في إنشائه والتوصل إلى نطاق يعتمد على خيارين أو ثلاثة خيارات: MVP ، ومنتج قابل للتطوير ، وخيار واحد هو بالضبط ما هم عليه تحاول تحقيقه.

أخيرًا ، حدد التوقعات من خلال التأكد من أن عميلك لديه فهم واضح لقيم Agile. إنشاء هذا التغيير هو جزء متوقع ومرحب به من العملية سيخلق المرونة في المستقبل. إذا كان هناك عدم يقين بشأن ميزة قد تتكبد تكاليف إضافية ، فحاول أن تكون شفافًا قدر الإمكان بشأن هذا مقدمًا ، كما يقول أندرو ليستر ، خبير إدارة المشروع والاستراتيجي ذو الخبرة في Agile: "تحتاج إلى فهم جميع المتغيرات بنفسك وتكون قادرًا على تقديم و ناقش ذلك مع العميل ".

احسب ما تستطيع واضبطه كما تذهب

من المستحيل أن تعرف بالضبط كيف سيتم تنفيذ المشروع. بصفتك مدير مشروع Agile ، لديك معلومات تحت تصرفك يمكن أن تساعد في زيادة دقة التكاليف المتوقعة.

عند بدء مشروع ، وبمجرد فهم جميع متطلبات العميل ، تستخدم فرق Agile تقنيات تقدير مختلفة لفهم حجم كل متطلب ومخاطره ومدى تعقيده. بمجرد تقييم جميع المهام ، يمكن لمدير المشروع تقدير الوقت الإجمالي والميزانية المطلوبة للمشروع ، بناءً على مدة وعدد السباقات ، بالإضافة إلى حجم الفريق وتكلفته.

يشرح داتا: "الميزة الرائعة لـ Agile هي أنه سيكون لديك عادةً - وإن لم يكن دائمًا - فريقًا ثابتًا ، لذا يمكنك ، إلى حد ما ، توقع تكلفة كل سباق سريع في موارد الموظفين. في بعض المشاريع ، يتم نقل الأشخاص بين سباقات السرعة ، ولكن الطريقة الجيدة لضمان عدم فقدان السيطرة هي عن طريق تخصيص مواردك لمشروع واحد ".

استخدم معدل اليوم لفريقك لحساب التكاليف لكل مرحلة من مراحل المشروع. على سبيل المثال ، إذا كان من المقدر أن تستغرق الصفحة المقصودة لمتجر أربعة أسابيع حتى تكتمل وأن فريقك يكلف 10000 دولار في الأسبوع ، فيمكنك توقع إنفاق 40 ألف دولار لإنشاء الصفحة المقصودة. يعد تتبع السرعة أثناء تطور المشروع أمرًا أساسيًا للحفاظ على التحكم في ميزانيتك. سيساعدك ذلك على تحديد ما إذا كانت تقديراتك دقيقة أو بحاجة إلى تعديل ، كما يقول جون ماكجوان ، أخصائي التحول السريع الذي قاد مشروعات للعديد من البنوك الكبرى.

يوافق ليستر على ذلك: "إذا لم تكن سرعتك ، بعد عدة سباقات سريعة ، تفي بافتراضاتك الأصلية ، فيمكنك اتخاذ قرار مع العميل: قلل النطاق واحتفظ بالميزانية كما هي أو أضف مطورين لزيادة السرعة مع زيادة الميزانية. "

يتابع قائلاً: "تصبح الخطة الرشيقة أكثر واقعية كلما تقدمت في المشروع". "حوالي الثلث إلى منتصف الطريق ، يجب أن تكون قادرًا على رؤية كيف ستصل إلى نقطة النهاية بالضبط. للحفاظ على الميزانية من هناك ، يجب أن يظل معدل التشغيل ثابتًا حقًا ".

حافظ على مشاركة العملاء طوال العملية

بمجرد الاتفاق على الميزانية والنتائج مع العميل ، من الضروري الاستمرار في التواصل مع تقدم المشروع. يعد تعاون العملاء ركيزة أساسية لممارسات Agile ، لكن بعض الفرق تفشل في التماس مدخلات العميل بانتظام. خاصة إذا كانوا جددًا على Agile ، فقد تتخلف الفرق عن عقلية الانحدار ، معتقدين أنهم يعرفون ما يريده العميل وبالتالي يحتاجون فقط إلى التفاعل معهم مرة أخرى في نهاية المشروع لعرض المنتج النهائي. هذا النقص في التواصل يزيد بشكل كبير من مخاطر تجاوز الميزانية بسبب عوامل مثل زحف النطاق.

من خلال الانخراط مع العملاء على فترات منتظمة - من الناحية المثالية بعد كل سباق - يمكنك ضمان بقاء المشروع متوافقًا مع توقعاتهم. يمكنك استيعاب التغييرات على المتطلبات عند ظهورها ، بدلاً من محاولة دمجها في نهاية المشروع ، عندما تكون الميزانية قد استنفدت.

يقول داتا: "ما يريده العميل من المرجح أن يتغير على طول الطريق لأنه يرى ما تم تسليمه ومع استمرار العوامل الأخرى في الظهور خلف الستائر بمرور الوقت". "عندما تُظهر للعميل في نهاية كل سباق ، يمكن أن تساعدك ملاحظاته في تحديد أولويات الأعمال المتراكمة وإضافة الميزات أو إزالتها."

تعتبر المدخلات المتعلقة بتحديد الأولويات مهمة بشكل خاص إذا كنت تقوم بتعديل النطاق ، كما يقول ليستر: "إذا قمت باختيار إصلاح الميزانية ولكنك قمت بتعديل النطاق ، فيجب عليك فقط القيام بالمهام ذات الأولوية القصوى".

قد تكون التعديلات على نطاق المشروع ضرورية حتى لو كانت سرعتك كما هو متوقع. قد تكون بعض ميزات المنتج أكثر تعقيدًا مما هو متوقع وتتطلب المزيد من الجهد والوقت والتكلفة. لمنع الإنفاق الزائد ، يجب إعادة النظر في أهداف المشروع ونواتجه.

يجب أن يفهم عميلك أيضًا أنه يجب أن يكون هناك تنوع في النطاق ، كما يقول ماكجوان: "قد يعني ذلك استبعاد بعض القصص ، ولكنه سيسمح لك بالحفاظ على مشروعك في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. هذا تغيير كبير عن مشاريع الشلال ، حيث يتم إصلاح النطاق. إن فرض ميثاق مشروع ثابت النطاق على فريق رشيق هو مأزق شائع ويزيل كل المرونة ".

تتمثل إحدى طرق إبقاء عميلك في الحلقة في منحه إمكانية الوصول إلى مخطط توقف العمل ، حيث يمكنه عرض تقدم المشروع ، بما في ذلك ما تم إنجازه وعدد السباقات المتبقية. سيعطيهم ذلك فكرة أفضل عن كيفية إنفاق أموالهم.

موازنة الميزانية

مفتاح إدارة الميزانيات لمشاريع Agile هو استخدام ما تعرفه مع الاعتراف وترك مجال لما لا تعرفه. استفد من المعلومات التي لديك لتحديد ما يمكن تحقيقه بالوقت والمهارات والمال المتاح ، ولكن اعتمد عقلية مرنة واتصال مفتوح للسماح بخفة الحركة الحقيقية. من خلال تحديد التوقعات بشكل مناسب ، وتوجيه العميل والفريق ، وتعديل الأهداف حسب الحاجة ، يمكنك إتقان هذا التوازن.

يجمع مخطط المعلومات الرسومي للموازنة والتنبؤ هذا بين أهم نصائح خبرائنا حول كيفية إنشاء عملية فعالة تحدد بوضوح التوقعات في بداية المشروع. سيؤدي القيام بذلك إلى ضمان توافق المنتج النهائي مع متطلبات العميل واحتياجات المستخدم والموارد المالية.