効果的なアジャイル予算編成と予測のためのヒント

公開: 2022-03-11

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトが予算を超えていることをクライアントに伝えたくありません。それでも、多くの人がこの状況に陥っています。最近の調査によると、プロジェクトはほとんどまたは常に予算内で提供されており、組織の43％しかありません。

予算編成は常にトリッキーなプロセスです。最終的な数値は、行き過ぎずにクッションを考慮に入れる必要がありますが、アジャイル環境内でそれを行うのはトリッキーになる可能性があります。アジャイルな予算編成と予測には、スコープが事前に特定されて固定されている従来のウォーターフォールプロジェクト管理とは異なるアプローチが必要です。アジャイルの大きな強みの1つは、プロジェクトが迅速かつ頻繁に進化する可能性があり、ターゲットが変わる可能性があるため、適応性に重点を置いていることです。では、最終目標が変更された場合、最初に合意された予算内でどのように結果を出すことができますか？

過剰支出のリスクを軽減するには、現実的でありながら柔軟な予算を作成し、持続可能で透明性のあるスケジュールを維持し、機能の優先順位を継続的に変更することが不可欠です。予算編成プロセスがどのようになるかについてのクライアントの概念を形作る能力も重要です。予算内でプロジェクトを実施する可能性を高めることに加えて、これらの課題に対応することで、最終製品の品質も向上します。経験豊富なアジャイルプロジェクトマネージャーからの次のガイダンスは、これらの成果を達成するのに役立ちます。

組織の43％がほとんどまたは常に予算内でプロジェクトを完了していることを示す棒グラフ

コンテキストを確立し、期待を設定する

プロジェクトでクライアントと関わるときの最初のステップは、「何」だけでなく、さらに重要なことに「なぜ」を特定して合意することです。

主要な金融サービス会社の予算管理の経験を持つプログラムディレクター兼経営コンサルタントであるAnujDattaは、クライアントが製品またはサービスを作成している理由を常に確立しています。クライアントが望んでいるのは実際に必要なものではないかもしれないので、これは必要だと彼は言います。「たとえば、フェラーリが欲しいとしましょう。しかし、AからBに移動するだけでよい場合は、スクーターを作る方が安くて簡単です。」

また、クライアントのエンドユーザーが誰であるかを知る必要があると彼は言います。彼らが製品を使用して何を達成しようとしているのか、そしてなぜ彼らがそれを達成しようとしているのかを知ることは、価値に焦点を合わせ、プロジェクトの優先順位を指定し、利害関係者を共通の目標に導くのに役立ちます。

クライアントがコストの固定観念から始める場合は、なぜ特定の予算に着手したのかを尋ねます。たとえば、彼らの予算が競合他社の予算に基づいている場合、2つの会社のリソースが異なる可能性がある方法を指摘できます。過去のプロジェクトに基づいている場合は、コストの不一致を引き起こす可能性のある要因を考慮してください。これにより、クライアントの財務フレームワーク内で望ましい結果が達成可能かどうかを判断できるようになり、必要に応じてクライアントと協力して調整できるようになります。

クライアントのコスト設定をより適切にガイドするには、作成する製品に基づいていくつかのオプションを提示し、2つまたは3つのオプションに基づいて範囲を考え出す必要があります。MVP、スケーラブルな製品、およびクライアントが正確に対応する1つのオプションです。達成しようとしています。

最後に、クライアントがアジャイルの価値を明確に理解していることを確認して、期待を設定します。変更が予想され、プロセスの歓迎すべき部分であることを確立することで、将来的に柔軟性が生まれます。追加コストが発生する可能性のある機能に不確実性がある場合は、この前払いについて可能な限り透明性を保つようにしてください。プロジェクト管理の専門家で経験豊富なアジャイルストラテジストのAndrew Lesterは、次のように述べています。それらについてクライアントと話し合ってください。」

あなたができることを計算し、あなたが行くにつれて調整する

プロジェクトがどのように実行されるかを正確に知ることは不可能です。ただし、アジャイルプロジェクトマネージャーは、予測コストの精度を高めるのに役立つ情報を自由に利用できます。

プロジェクトを開始するとき、およびすべてのクライアント要件が理解されると、アジャイルチームはさまざまな見積もり手法を使用して、各要件の規模、リスク、および複雑さを理解します。すべてのタスクが評価されると、プロジェクトマネージャーは、スプリントの期間と数、およびチームのサイズとコストに基づいて、プロジェクトに必要な全体的な時間と予算を見積もることができます。

ダッタは次のように説明しています。「アジャイルの優れた機能は、常にではありませんが、通常は固定チームを持っているため、各スプリントのスタッフリソースのコストをある程度予測できることです。一部のプロジェクトでは、人々はスプリント間を移動しますが、コントロールを失わないようにするための良い方法は、リソースを1つのプロジェクトにコミットすることです。」

チームの日割りを使用して、プロジェクトの各段階のコストを計算します。たとえば、店舗のランディングページが完了するまでに4週間かかり、チームの費用が1週間あたり10,000ドルであると見積もられた場合、ランディングページの作成に40,000ドルの費用がかかると予測できます。プロジェクトの進行に合わせて速度を追跡することは、予算の管理を維持するための鍵です。いくつかの大手銀行のプロジェクトを主導してきたアジャイル変革のスペシャリストであるJonMcGowanは、見積もりが正確であるか、調整する必要があるかを判断するのに役立ちます。

レスターは同意します。「数回のスプリントの後、速度が元の想定を満たしていない場合は、クライアントと一緒に決定を下すことができます。範囲を狭めて予算を同じに保つか、開発者を追加して速度を上げて予算を増やします。」

「アジャイル計画は、プロジェクトを進めるにつれてより現実的になります」と彼は続けます。「約3分の1から途中で、エンドポイントに到達する方法を正確に確認できるはずです。そこから予算を維持するには、実行率を一定に保つ必要があります。」

プロセス全体を通じてクライアントを関与させ続ける

予算と結果についてクライアントと合意したら、プロジェクトの進行に合わせてコミュニケーションを継続することが重要です。クライアントのコラボレーションはアジャイルプラクティスの中心的な柱ですが、一部のチームはクライアントの意見を定期的に求めることができません。特にアジャイルに慣れていない場合、チームはデフォルトでウォーターフォールの考え方を採用し、クライアントが何を望んでいるかを知っているため、プロジェクトの最後に完成品を紹介するために再度関与するだけでよいと信じています。このコミュニケーションの欠如は、スコープクリープなどの要因によって予算を超過するリスクを大幅に高めます。

定期的に（理想的には各スプリントの後に）クライアントと交流することで、プロジェクトがクライアントの期待に沿った状態を保つことができます。予算が使い果たされる可能性がある場合、プロジェクトの終わりに向けて要件を統合しようとするのではなく、必要に応じて要件の変更に対応できます。

「クライアントが望んでいることは、何が配信されたかを確認したり、他の要因が時間の経過とともにカーテンの後ろで展開し続けたりするにつれて、途中で変わる可能性があります」とDatta氏は言います。「各スプリントの最後にクライアントにデモンストレーションするとき、彼らのフィードバックは、バックログに優先順位を付け、機能を追加または削除するのに役立ちます。」

レスター氏は、スコープを調整する場合、優先順位に関する入力は特に重要です。「予算を修正することを選択したがスコープを調整する場合は、最も優先度の高いタスクのみを実行する必要があります。」

速度が予測どおりであっても、プロジェクトのスコープの調整が必要になる場合があります。一部の製品機能は、予想よりも複雑で、より多くの労力、時間、およびコストを必要とする場合があります。過剰支出を防ぐために、プロジェクトの目標と成果物を再検討する必要があります。

クライアントは、範囲にばらつきが必要であることも理解する必要があります。McGowan氏は、次のように述べています。これは、スコープが固定されているウォーターフォールプロジェクトからの大きな変更です。アジャイルチームに固定スコープのプロジェクト憲章を課すことは、よくある落とし穴であり、すべての柔軟性を失います。」

クライアントをループに保つ1つの方法は、バーンダウンチャートへのアクセスをクライアントに提供することです。ここで、クライアントは、達成された内容や残りのスプリント数など、プロジェクトの進捗状況を確認できます。これは彼らに彼らのお金がどのように使われているかについてのより良い考えを与えるでしょう。

バーンダウンチャートの例。プロジェクトに残っている実際のタスクを示すツールです。

予算の均衡

アジャイルプロジェクトの予算を管理するための鍵は、あなたが知らないことを認め、余地を残しながら、あなたが知っていることを使用することです。利用可能な時間、スキル、およびお金で何が達成可能かを特定するために必要な情報を利用しますが、真の敏捷性を可能にするために柔軟な考え方とオープンなコミュニケーションを採用します。期待を適切に設定し、クライアントとチームを導き、必要に応じて目標を調整することで、このバランスを取る行動をマスターできます。

このアジャイル予算と予測のインフォグラフィックは、プロジェクトの開始時に期待を明確に設定する効果的なプロセスを作成する方法に関する専門家のヒントを組み合わせたものです。そうすることで、最終製品がクライアントの要求、ユーザーのニーズ、および財源と一致するようになります。

記事で説明されているように、アジャイルな予算編成と予測のベストプラクティスを概説する要約インフォグラフィック。