有效的敏捷預算和預測技巧

沒有項目經理願意告訴客戶他們的項目超出預算。 然而，許多人發現自己處於這種情況：最近的研究表明，只有 43% 的組織的項目大部分或總是按預算交付。

預算總是一個棘手的過程——最終的數字需要考慮緩衝而不過度——但在敏捷環境中這樣做可能會更棘手。 敏捷預算和預測需要一種不同於傳統瀑布式項目管理的方法，傳統瀑布式項目管理的範圍是預先確定並固定的。 敏捷的一大優勢是它強調適應性，因為項目可能會快速且經常地發展，並且目標可能會發生變化。 那麼，如果最終目標發生變化，您如何在最初商定的預算範圍內交付成果？

為了降低超支的風險，必須制定一個現實而靈活的預算，保持一個可持續和透明的時間表，並不斷地重新確定功能的優先級。 塑造客戶對預算流程的概念的能力也至關重要。 除了提高您按預算交付項目的機會外，應對這些挑戰還將提高您最終產品的質量。 以下來自經驗豐富的敏捷項目經理的指導可以幫助您實現這些成果。

建立背景並設定期望

與任何客戶就項目進行接觸的第一步應該是識別並同意不僅是“什麼”，更重要的是，“為什麼”。

Anuj Datta 是一名項目總監和業務管理顧問，擁有為大型金融服務公司管理預算的經驗，他總是能確定客戶創造產品或服務的原因。 他說，這是必要的，因為客戶想要的可能不是他們真正需要的。 “例如，假設他們想要一輛法拉利，但如果他們只需要從 A 到 B，那麼製造一輛踏板車會更便宜、更容易。”

他說，您還需要知道客戶的最終用戶是誰。 了解他們試圖通過使用產品來實現什麼，以及他們為什麼要實現它，將幫助您專注於價值，指定項目優先級，並引導利益相關者實現共同目標。

如果客戶一開始對成本有一個固定的想法，請詢問他們為什麼選擇特定的預算。 例如，如果他們的預算是基於競爭對手的，您可以指出兩家公司的資源可能存在差異的方式。 如果它基於過去的項目，請考慮可能造成成本差異的因素。 這將使您能夠確定在客戶的財務框架內是否可以實現預期的結果，並允許您與他們一起根據需要進行調整。

為了更好地指導客戶進行成本設置，您應該根據他們想要創建的產品提出幾個選項，並根據兩個或三個選項提出一個範圍：MVP、可擴展產品和一個與他們完全相同的選項試圖達到。

最後，通過確保您的客戶對敏捷價值觀有清晰的理解來設定期望。 建立這種變化是該過程的預期和受歡迎的部分，這將創造靈活性。 項目管理專家和經驗豐富的敏捷策略師 Andrew Lester 說，如果某項功能存在不確定性，可能會產生額外成本，請嘗試在前期盡可能透明：“您需要自己了解所有變量，並能夠呈現和展示與客戶討論這些。”

計算你能做的並隨時調整

不可能確切地知道一個項目將如何進行。 但是，作為敏捷項目經理，您可以使用可以幫助提高預測成本準確性的信息。

在開始項目時，一旦了解了所有客戶需求，敏捷團隊就會使用各種估算技術來了解每個需求的規模、風險和復雜性。 評估完所有任務後，項目經理可以根據衝刺的持續時間和數量以及團隊的規模和成本，估算項目所需的總體時間和預算。

Datta 解釋說：“敏捷的一個重要特點是，您通常（儘管並非總是）擁有一個固定的團隊，因此您可以在某種程度上預測每個 sprint 將花費多少人力資源。 在某些項目中，人員在 sprint 之間來回移動，但確保您不會失去控制的一個好方法是將您的資源投入到單個項目中。”

使用團隊的日費率計算項目每個階段的成本。 例如，如果估計商店登陸頁面需要四個星期才能完成，而您的團隊每週花費 10,000 美元，那麼您可以預測創建登陸頁面的花費為 40,000 美元。 隨著項目的發展跟踪速度是保持預算控制的關鍵。 曾為多家大型銀行領導項目的敏捷轉型專家 Jon McGowan 說，它將幫助您確定您的估計是否準確或需要調整。

Lester 表示同意：“如果在幾個 sprint 之後，您的速度不符合您最初的假設，您可以與客戶一起做出決定：縮小範圍並保持預算不變，或者增加開發人員以提高速度但增加預算。 ”

“隨著項目的推進，敏捷計劃變得更加現實，”他繼續說道。 “大約三分之一到一半，你應該能夠準確地看到你將如何到達終點。 為了從那裡保持預算，你的運行率真的必須保持不變。”

讓客戶參與整個過程

一旦您與客戶就預算和成果達成一致，隨著項目的進展繼續溝通是至關重要的。 客戶協作是敏捷實踐的核心支柱，但有些團隊未能定期徵求客戶意見。 特別是如果他們是敏捷新手，團隊可能會默認採用瀑布心態，認為他們知道客戶想要什麼，因此只需要在項目結束時再次與他們互動以展示成品。 由於範圍蔓延等因素，缺乏溝通會大大增加超出預算的風險。

通過定期與客戶互動（最好是在每個 sprint 之後），您可以確保項目與他們的期望保持一致。 您可以在需求出現時適應它們的變化，而不是在預算可能用盡時嘗試將它們集成到項目結束時。

“隨著時間的推移，隨著其他因素繼續在幕後發揮作用，客戶想要的東西可能會隨著時間的推移而改變，”達塔說。 “當您在每個 sprint 結束時向客戶展示時，他們的反饋可以幫助您確定積壓工作的優先級並添加或刪除功能。”

如果您正在調整範圍，則優先級輸入尤其重要，Lester 說：“如果您選擇固定預算但調整範圍，那麼您應該只執行最高優先級的任務。”

即使您的速度符合預期，也可能需要對項目範圍進行調整。 某些產品功能可能會比預期的更複雜，需要更多的精力、時間和成本。 為了防止超支，需要重新審視項目目標和可交付成果。

您的客戶還應該明白，範圍需要有所不同，McGowan 說：“這可能意味著削減某些故事，但它可以讓您按時和按預算完成項目。 這與範圍固定的瀑布項目相比是一個很大的變化。 將固定範圍的項目章程強加給敏捷團隊是一個常見的陷阱，會消除所有靈活性。”

讓您的客戶參與其中的一種方法是讓他們訪問燃盡圖，他們可以在其中查看項目進度，包括已取得的成就和剩餘的 sprint 數。 這將使他們更好地了解他們的錢是如何使用的。

平衡預算

管理敏捷項目預算的關鍵是使用你所知道的，同時承認你不知道的，並為你不知道的留出空間。 利用您擁有的信息來確定在可用的時間、技能和金錢下可以實現的目標，但要採用靈活的心態和開放的溝通，以實現真正的敏捷性。 通過適當地設定期望，指導你的客戶和團隊，並根據需要調整目標，你可以掌握這種平衡行為。

這個敏捷的預算和預測信息圖結合了我們的專家關於如何創建一個在項目開始時明確設定期望的有效流程的重要技巧。 這樣做將確保最終產品符合客戶需求、用戶需求和財務資源。