효과적인 애자일 예산 책정 및 예측을 위한 팁

프로젝트 관리자는 고객에게 프로젝트가 예산을 초과한다고 말하고 싶어하지 않습니다. 그러나 많은 사람들이 이런 상황에 처해 있습니다. 최근 연구에 따르면 프로젝트가 대부분 또는 항상 예산에 맞게 제공되는 조직이 43%에 불과합니다.

예산 책정은 항상 까다로운 프로세스입니다. 최종 수치는 과도하지 않은 완충 요소를 고려해야 하지만 애자일 환경 내에서 그렇게 하는 것은 더 까다로울 수 있습니다. 애자일 예산 책정 및 예측에는 범위를 사전에 식별하고 고정하는 기존의 폭포수 프로젝트 관리와는 다른 접근 방식이 필요합니다. Agile의 가장 큰 장점 중 하나는 프로젝트가 빠르고 자주 발전할 가능성이 있고 대상이 바뀔 수 있기 때문에 적응성을 강조한다는 것입니다. 따라서 최종 목표가 변경되면 처음에 합의한 예산 내에서 어떻게 결과를 제공할 수 있습니까?

초과 지출의 위험을 완화하려면 현실적이면서도 유연한 예산을 개발하고 지속 가능하고 투명한 일정을 유지하며 기능의 우선 순위를 지속적으로 재지정하는 것이 필수적입니다. 예산 책정 프로세스가 어떻게 생겼는지에 대한 클라이언트의 개념을 형성하는 능력도 중요합니다. 예산 내에서 프로젝트를 제공할 가능성을 높이는 것 외에도 이러한 문제를 해결하면 최종 제품의 품질도 향상됩니다. 숙련된 Agile 프로젝트 관리자의 다음 지침은 이러한 결과를 달성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

컨텍스트 설정 및 기대치 설정

프로젝트에서 클라이언트와 관계를 맺을 때 첫 번째 단계는 "무엇"뿐만 아니라 더 중요한 "왜"를 식별하고 동의하는 것입니다.

주요 금융 서비스 회사의 예산 관리 경험이 있는 프로그램 디렉터이자 비즈니스 관리 컨설턴트인 Anuj Datta는 항상 고객이 제품 또는 서비스를 만드는 이유를 설명합니다. 클라이언트가 원하는 것이 실제로 필요한 것이 아닐 수도 있기 때문에 이것이 필요하다고 그는 말합니다. "예를 들어 페라리를 원하지만 A에서 B로 이동해야 한다면 스쿠터를 만드는 것이 더 저렴하고 쉬울 것입니다."

그는 또한 클라이언트의 최종 사용자가 누구인지 알아야 한다고 말합니다. 그들이 제품을 사용하여 달성하려고 하는 것이 무엇인지, 그리고 그것을 달성하기 위해 왜 노력하는지 알면 가치에 집중하고 프로젝트 우선 순위를 지정하며 이해 관계자를 공통 목표로 안내하는 데 도움이 됩니다.

고객이 고정된 비용을 염두에 두고 시작하는 경우 특정 예산에 도달한 이유를 물어보십시오. 예를 들어, 예산이 경쟁업체를 기반으로 하는 경우 두 회사의 리소스가 다를 수 있는 방식을 지적할 수 있습니다. 과거 프로젝트를 기반으로 하는 경우 비용 불일치를 생성할 수 있는 요소를 고려합니다. 이렇게 하면 원하는 결과가 고객의 재정 구조 내에서 달성 가능한지 여부를 결정할 수 있고 필요에 따라 조정하기 위해 고객과 협력할 수 있습니다.

비용 설정에서 고객을 더 잘 안내하려면 고객이 만들고자 하는 제품을 기반으로 몇 가지 옵션을 제시하고 2~3가지 옵션을 기반으로 범위를 제시해야 합니다. MVP, 확장 가능한 제품 및 정확히 같은 하나의 옵션 달성하기 위해 노력하고 있습니다.

마지막으로 고객이 Agile 가치를 명확하게 이해하도록 하여 기대치를 설정하십시오. 그 변화를 확립하는 것은 프로세스의 예상되고 환영할 만한 부분이 될 것입니다. 프로젝트 관리 전문가이자 경험 많은 Agile 전략가인 Andrew Lester는 추가 비용이 발생할 수 있는 기능에 대한 불확실성이 있는 경우 이 초기 단계에 대해 최대한 투명하게 설명합니다. 클라이언트와 논의하십시오.”

당신이 할 수 있는 것을 계산하고 당신이 가는 동안 조정하십시오

프로젝트가 어떻게 진행될지 정확히 아는 것은 불가능합니다. 그러나 Agile 프로젝트 관리자는 예측 비용의 정확성을 높이는 데 도움이 되는 정보를 마음대로 사용할 수 있습니다.

프로젝트를 시작할 때 모든 클라이언트 요구 사항이 이해되면 Agile 팀은 다양한 추정 기술을 사용하여 각 요구 사항의 규모, 위험 및 복잡성을 이해합니다. 모든 작업이 평가되면 프로젝트 관리자는 스프린트 기간과 횟수, 팀의 규모와 비용을 기반으로 프로젝트에 필요한 전체 시간과 예산을 예측할 수 있습니다.

Datta는 다음과 같이 설명합니다. “Agile의 가장 큰 특징은 항상 그런 것은 아니지만 일반적으로 고정된 팀이 있으므로 각 스프린트가 직원 리소스에 드는 비용을 어느 정도 예측할 수 있다는 것입니다. 일부 프로젝트에서는 사람들이 스프린트 사이를 이동하지만 통제력을 잃지 않도록 하는 좋은 방법은 단일 프로젝트에 리소스를 투입하는 것입니다.”

팀의 일일 요율을 사용하여 프로젝트의 각 단계에 대한 비용을 계산합니다. 예를 들어 매장 방문 페이지를 완료하는 데 4주가 소요되고 팀 비용이 주당 $10,000인 경우 방문 페이지를 만드는 데 지출할 비용을 $40,000로 예측할 수 있습니다. 프로젝트가 진행됨에 따라 속도를 추적하는 것은 예산 관리를 유지하는 데 중요합니다. 여러 주요 은행의 프로젝트를 주도한 애자일 혁신 전문가인 Jon McGowan은 추정치가 정확한지 또는 조정이 필요한지 판단하는 데 도움이 될 것이라고 말합니다.

Lester는 다음과 같이 동의합니다. “몇 번의 스프린트 후에 속도가 원래 가정과 일치하지 않으면 클라이언트와 함께 결정을 내릴 수 있습니다. 범위를 줄이고 예산을 동일하게 유지하거나 개발자를 추가하여 속도를 높이고 예산을 늘리십시오. "

"애자일 계획은 프로젝트를 진행하면서 더욱 현실이 됩니다."라고 그는 말합니다. “약 3분의 1에서 절반 정도가 지나면 끝점에 도달하는 방법을 정확히 볼 수 있어야 합니다. 거기에서 예산을 유지하려면 실행 속도가 일정하게 유지되어야 합니다.”

프로세스 전반에 걸쳐 클라이언트를 계속 참여시키십시오.

클라이언트와 예산 및 결과에 대해 합의한 후에는 프로젝트가 진행되는 동안 계속해서 의사소통하는 것이 중요합니다. 클라이언트 협업은 애자일 방식의 핵심 기둥이지만 일부 팀은 정기적으로 클라이언트의 의견을 구하지 않습니다. 특히 애자일을 처음 사용하는 경우 팀은 기본적으로 고객이 원하는 것이 무엇인지 알고 있다고 믿으며 프로젝트가 끝날 때 다시 협력하여 완성된 제품을 선보일 수 있다고 생각합니다. 이러한 의사 소통 부족은 범위 확대와 같은 요인으로 인해 예산 초과 위험을 크게 증가시킵니다.

이상적으로는 각 스프린트 후에 정기적으로 고객과 소통함으로써 프로젝트가 고객의 기대에 부합하도록 유지할 수 있습니다. 예산이 소진될 수 있는 프로젝트가 끝날 때 통합하려고 하기보다 요구 사항에 대한 변경 사항이 발생할 때 이를 수용할 수 있습니다.

Datta는 "고객이 원하는 것은 전달된 내용과 시간이 지남에 따라 커튼 뒤에서 계속 다른 요소가 작용함에 따라 변경될 가능성이 높습니다."라고 말합니다. "각 스프린트가 끝날 때 클라이언트에게 다시 시연하면 고객의 피드백이 백로그의 우선 순위를 지정하고 기능을 추가하거나 제거하는 데 도움이 될 수 있습니다."

범위를 조정하는 경우 우선 순위 지정에 대한 입력이 특히 중요합니다. Lester는 다음과 같이 말합니다.

속도가 예상과 같더라도 프로젝트 범위에 대한 조정이 필요할 수 있습니다. 일부 제품 기능은 예상보다 복잡하고 더 많은 노력, 시간 및 비용이 필요할 수 있습니다. 과소비를 방지하려면 프로젝트 목표와 결과물을 재검토해야 합니다.

고객은 또한 범위에 가변성이 있어야 한다는 점을 이해해야 합니다. McGowan은 다음과 같이 말합니다. 이것은 범위가 고정된 폭포수 프로젝트에서 큰 변화입니다. Agile 팀에 고정 범위 프로젝트 헌장을 부과하는 것은 일반적인 함정이며 모든 유연성을 제거합니다.”

클라이언트를 루프 상태로 유지하는 한 가지 방법은 달성한 것과 남은 스프린트 수를 포함하여 프로젝트 진행 상황을 볼 수 있는 번다운 차트에 대한 액세스를 제공하는 것입니다. 이것은 그들에게 그들의 돈이 어떻게 사용되고 있는지에 대한 더 나은 아이디어를 줄 것입니다.

예산 균형 잡기

애자일 프로젝트를 위한 예산 관리의 핵심은 알고 있는 것을 사용하는 동시에 인정하지 않는 것을 위한 여지를 남겨두는 것입니다. 가용한 시간, 기술 및 돈으로 달성할 수 있는 것을 식별하기 위해 필요한 정보를 활용하되, 진정한 민첩성을 허용하려면 유연한 사고 방식과 열린 의사 소통을 채택하십시오. 기대치를 적절하게 설정하고, 고객과 팀을 안내하고, 필요에 따라 목표를 조정함으로써 이 균형 잡힌 행동을 마스터할 수 있습니다.

이 애자일 예산 책정 및 예측 인포그래픽은 프로젝트 초기에 기대치를 명확하게 설정하는 효과적인 프로세스를 만드는 방법에 대한 전문가의 주요 팁을 결합합니다. 그렇게 하면 최종 제품이 클라이언트 요구, 사용자 요구 및 재정 자원과 일치하는지 확인할 수 있습니다.