最终财务清晰：如何通过 7 个步骤重新启动您的会计科目表结构

执行摘要

“销售商品成本中的劳动力看起来很疯狂。 我知道我们这个月没有支付那么多的车间人工费。 你能告诉我这个数字的明细吗？”

“我们现在拥有的订阅数量多得数不清——Slack、Office 365、Xero、Bill.com、Calendly、Zoho CRM、Trello——而且我们每个月都在注册新订阅！ 你能告诉我我们每月在这些方面的总支出吗？”

“我只想看到一份符合我们预算的损益表。 去旅行。 在我们的预算中，它按住宿、机票、地面交通等进行细分。当我查看损益表时，我看到的只是一个数字——旅行，它表明我们超出了预算。 我想看看细节，所以我知道为什么。”

“所有这些细节都很棒，但我真正想要的是一份一页纸的报告，其中显示了我们的销售额、毛利率，也许还有 10 类管理费用（会计部门、销售部门等），所有这些都在一个很好的简洁摘要中。 ”

对于参加过几次财务会议的任何人来说，这些都是熟悉的情绪。 讨论不断进行，不可避免地有人说：“如果我们能看到……那就太好了。”首席财务官脸上露出恼怒的表情，并在记事本上写下了请求。 “我会看看我能做什么，”他们干巴巴地说。

事实是，他们可能甚至不确定从哪里开始。

财务报告达不到高管预期是很常见的。 我提出了两个原因：

1. 会计团队倾向于专注于以“正确的方式”做事，而不是询问财务报表的读者他们想看到什么。 这相当于为某人建造房屋而不询问他们希望如何建造。
2. 在开发作为财务报告基础的会计科目表方面没有足够的考虑。 这相当于在泥土而不是混凝土上建造房屋。

正确执行会计科目表的重新启动将解决这两个问题。 值得庆幸的是，即使是全面重启也不需要天文数字的时间或精力。 事实上，我认为这是将您的组织的财务报告提升到新水平的最佳和最有效的方法。

什么是会计科目表，为什么它很重要？

最近，我正在帮助一家科技公司的老板改进他的财务报告。 “打开你的会计科目表，”我告诉他。

“我想我从来没有看过那个，”当我们查看他的账户时，他告诉我。 当我向他展示如何将他的销售发票行全部配置为流向他的会计科目表中的单个销售帐户时，我可以看到灯泡正在亮起。 由于账户结构如此简单，他的财务状况无法提供有关他五种不同收入来源的详细信息。

会计科目表就像仓库中货架和储物箱的框架。 想想一家电脑硬件公司，它接收源源不断的台式机、笔记本电脑和打印机。 如果他们的仓库组织良好，到达的戴尔笔记本电脑将被运送到仓库笔记本电脑区域戴尔部分的特定垃圾箱。 这样，当客户订购戴尔笔记本电脑时，仓库工作人员可以快速轻松地取回它。

如果仓库没有垃圾箱或货架，只有三个巨大的房间——台式机、笔记本电脑和打印机各一个——跟踪或检索任何东西将是一场噩梦。

帐户是保存会计交易的特定“箱”。 会计科目表只是所有箱子和架子的有组织的列表。 举例来说，当电脑公司在上面的例子中记录戴尔笔记本电脑的销售时，会计会去会计科目表的收入部分，将销售金额输入到销售-笔记本电脑，或者可能是销售-笔记本电脑-如果戴尔笔记本电脑公司的会计科目表更详细。

月末财务报表（资产负债表和损益表）只是对月末个人账户中的余额进行汇总和分组。 因此，财务报表不能比基本的会计科目表结构更详细或信息丰富。

我的技术客户为所有销售人员提供了一个大“房间”，没有垃圾箱和架子。 他的月末损益表不能比那个账户更详细。 乍一看，他不知道哪些收入来源对这个庞大的月度数字做出了贡献。

我很难批评，因为 90% 的企业主可能与从未看过他们的会计科目表有关。 甚至许多控制人员和首席财务官都不知道如何构建一个稳健的会计科目表，以便轻松而清晰地生成管理层希望看到的财务信息。

会计软件公司对此负有部分责任。 他们知道（尤其是入门级提供商）大多数人很难建立一个高质量的会计科目表。 为了解决这个问题，他们将设置部分自动化，并在软件中构建了一个预制的会计科目表。

不幸的是，使用预制的会计科目表就像试图在千篇一律的混凝土基础上建造一座梦想中的房子。 房子最终会与梦想大不相同，而且功能也不是很好。

建立完美会计科目表的七个步骤

重新启动会计科目表时需要考虑三个方面：

1. “箱”或帐户的数量。
2. 进入每个 bin 的定义。
3. 垃圾箱的组织方式。

以下是解决这些问题并加速您的会计科目表以获得公司所需的财务可见性的步骤。

1. 消防 GAAP 和税收。

大多数小企业最初设置会计以适合其税务会计师。 随着公司的发展，银行、投资者和债券公司等机构需要基于 GAAP 的财务。 通常，基于公认会计原则的财务是进展的终点。

但还有另一个层次。 该级别是管理会计，您可以在其中创建包含您想要查看的信息的财务报告。 无论如何，税务和审计注册会计师都会调整您的报告以适应他们的目的，因此请继续并彻底休息。 新目标是提供全年运营所需指标的财务报告。

一些会计师建议坚持使用面向 GAAP 的会计科目表，并通过自定义报告生成面向管理的财务报表。 这些自定义报告将来自会计科目表各个部分的数字拼凑在一起，以获得财务报表布局管理正在寻找的。

只要您具有自定义报告功能，该方法就可以工作。 如果没有，税务和审计注册会计师拥有自定义报告软件，可以轻松地将您以管理为导向的会计科目表转换为他们的格式。 只需确保将他们需要的任何特殊帐户合并到您改造的图表帐户中，以使他们更容易。

2. 定义毛利率。

毛利率是从销售额中减去直接成本后的利润。 什么是“直接成本”？ 这是个大问题。 每个人都同意直接人工和直接材料总是直接成本。 除此之外，定义是自由裁量的。

例如，根据公认会计原则，设备折旧等固定成本将是制造商的直接成本。 然而，在以管理为中心的环境中，固定成本通常被排除在毛利率之外，以防止其被销售波动所扭曲。

例如，如果折旧为每月 50 美元，销售额为每月 500 美元，则折旧为销售额的 10%。 如果一个月销售额飙升至 1,000 美元，折旧仍为 50 美元，现在仅为销售额的 5%。 在这种情况下，销售——而不是生产效率或更好的估计——改变了毛利率。 这可能会产生误导，特别是如果生产主管根据利润率指标获得补偿。

这里有一个建议：您的管理财务报表中的直接成本应该与您在报价或定价计算中考虑的成本相同。 如果您在投标工作或定价时只考虑直接人工和直接材料，那么这些应该是您每月财务报表中显示的唯一直接成本。 这样，您可以一目了然地看到您是否达到了报价中的目标毛利率。

或者，如果您在报价中包括折旧和供应等间接项目，那么您应该将它们包括在财务报告的毛利率计算中。 为此，请仔细查看下面的第 3 点。

并非每家公司都利用毛利率。 在某些行业，如广告、农业或咨询，大部分成本都在运营费用的广泛类别下。 在那种环境下，可能没有必要将直接/间接成本和运营成本分开，并且财务上不会有毛利率。

3. 仔细考虑间接成本。

间接成本是与销售直接相关但不能直接追溯到特定产品或工作的间接费用。 示例包括工厂主管工资、附带用品（例如胶带、胶水、螺丝）、机械维修、商店建筑保险等。诸如报税费、营销和法律费用等费用不会被视为间接成本，而是运营或一般/管理费用。

大多数公司选择诸如工时之类的指标，并估计在一个月或一年的过程中“消耗”这些间接成本的每个工时的比率。 例如，考虑一个简单的制造商，上个月有 1,000 美元的制造用品和 1,000 美元的车间维修费用，总计 2,000 美元的间接费用。 生产工人在那个月工作了 200 小时。 基于此，公司决定以每小时 10 美元（2,000 美元的总成本/200 个车间工时）的比率将间接成本分配给未来的项目。

由于每小时的人工成本过帐到系统，每小时 10 美元的估计间接成本也会自动过帐。 如果工人工作 300 小时，则 3,000 美元（300 x 10 美元/小时）的间接费用将记入项目模块和财务报表。

这个概念是有道理的，但是当这个条目触及财务时它会变得混乱。 与真正的工资费用不同，3,000 美元是项目成本核算条目，不以现金支付。 因此，抵消将不是现金，而是间接费用应用账户的 -$3,000 分录。

在精心设计的科目表中，该抵消科目通常与接收实际供应和维修费用的科目分组。 这样，如果该月的实际供应和维修总额为 2,700 美元，您一眼就能看出间接成本被多用于项目（应用了 3,000 美元，而实际成本为 2,700 美元）。

这一点并不是要讨论项目成本计算，而是要让人们意识到会计科目表必须深思熟虑地适应组织处理间接成本的方法。 它可能是财务报告中最令人困惑的项目之一，尤其是在方法组织不完善和简单的情况下。

间接成本核算适用于以项目为导向的公司，尤其是制造商和建筑承包商。 不以项目为导向的公司，例如零售商和餐馆，通常不会将间接成本计算纳入其账户结构。

4. 组织运营费用以反映业主的偏好并匹配预算的详细程度。

有很多方法可以对数据进行切片。 例如，膳食费用可能是一个独立帐户，也可能分布在与膳食相关的类别中，例如营销、会议或旅行。

没有一种正确的方法，但会计科目表必须反映财务最终用户希望看到的内容。 从管理团队那里了解他们希望如何处理膳食或技术订阅等费用非常重要。 他们是希望它们嵌入到与它们相关的类别中（例如，营销或金融），还是希望看到它们独立存在？

顺便说一句，对于受美国税务法规约束的公司，Meals 是一个示例，您需要一种简单的方法来为您的税务会计师在年底提供独立的总金额。 如果您选择跨相关类别分配膳食，您仍希望将它们保存在每个类别中的离散帐户中。

最后，会计科目表、预算和管理偏好都必须与有效的会计系统保持一致。

5. 如果您还没有，请使用帐号。

帐号就像仓库中的箱号。 五位数的基本帐号效果很好（四个用于非常简单的设置）。 最佳实践是使用 10000s 用于资产账户，20000s 用于负债，29000s 用于权益，30000s 用于销售，40000s-50000s 用于直接/间接成本，60000-70000s 用于运营/管理费用，80000-90000s 用于非运营账户比如利息和税收。

深思熟虑地分散您的帐号，为增长留出空间。 例如，如果主要 Business Checking 帐户是 10000，那么 Payroll Checking 帐户可能是 10100。之后，您可能会跳到应收帐款的 11000（通常是下一个资产类别）。 这将 10200、10300 等留给未来的现金和支票账户，并将整个 11000 组留给其他应收账款（例如，员工或公司间应收账款）。

对于收入和支出账户，建议进行亲子安排，以促进同时汇总和详细报告。 例如，想象一家拥有三个收入来源的科技公司。 Sales 的父级帐户将为 30000 Sales。 没有交易会过帐到该帐户。 在它下面可能是子帐户：31000 Sales-Web Design、32000 Sales-Server Management 和 33000 Sales-Hardware。

避免超过 2 或 3 个级别的子帐户。 例如，33000 销售硬件可以进一步细分为 33100 销售硬件计算机和 33200 销售硬件打印机。 硬件打印机可以在 33210 Hardware-Printers-HP 和 33220 Hardware-Printers-Canon 中进一步细分。 在这一点上，进一步的细节可能弊大于利，并导致会计不准确。 通常，最好减少细节并保持准确，而不是过多的细节往往不准确。

为了组织优雅，保持数字和描述一致。 将直接成本帐号与相应的销售帐号对齐。 例如，要跟踪为转售而购买的硬件成本，您可以使用帐号 43000 COS-Hardware，这将在数字上与 33000 Sales-Hardware 对齐（子账户也将对齐）。 在设计财务报告或制作日记帐分录时，一致性会派上用场，对非会计师也很有意义。

在相关的说明中，一些专家（尤其是软件实施者和 IT 专业人员）建议在会计科目表中只使用几个帐户，而不是使用会计软件中各个模块中的详细报告。

例如，您可以将所有客户发票放在一个销售帐户中。 你的财务报表上不会有任何细节。 您可以通过转到销售模块并运行发票报告（例如按销售类别的销售或按客户的销售）来获取详细信息。 在某种程度上，无论如何，这是完成的。 工资单模块是另一个通常具有广泛的内置报告功能的模块，超出了会计科目表所能提供的任何功能。 项目模块是另一个模块。 那么为什么不跳过会计科目表中的所有细节并走这条路呢？

虽然理论上听起来很棒，但实际上财务报表是管理层每月忠实生成和审查的。 来自各个模块的详细报告通常需要一些努力来确保它与财务相关，并且正因为如此（以及其他原因），它并不能始终如一地完成。 在会计科目表中建立一定程度的细节是确保关键信息始终呈现在管理团队面前的一种实用方法。

6. 为关键的月末分录考虑单独的账户。

良好的月末财务报告通过大量非现金日记帐分录准确。 例如，如果从 10 月 18 日至 31 日赚取的工资在 11 月 7 日支付，则必须过帐日记帐分录以将 11 月 7 日的现金支出移至 10 月 31 日，以使 10 月的财务状况准确。

如果日记帐分录的金额与常规工资支出账户混合在一起，则可能很难看出工资支出中有多少与现金支付有关，以及应计的金额有多少。 对于调整在制品 (WIP) 值的复杂日记帐分录，或处理多月项目的公司的计费分录过多/过少，情况也是如此。

将这些条目汇集到不同的帐户会很有帮助。 例如，您可能有一个父帐户 45000 直接人工和三个子帐户：45100 生产人工、45200 应计人工变更和 45300 在制品人工变更。 粒度使得向执行团队解释汇总的劳动力总量很容易，他们往往只考虑当月以现金支付的工资。

7. 最大化您的会计软件的功能。

强大的会计科目表的优点之一是它可以延长入门级会计软件的使用寿命。 财务报告的挫败感通常可以通过改造会计科目表来解决，而不是经历迁移到新软件的痛苦过程。

然后一个关键步骤是构建会计科目表以最大化软件的能力。 像 Microsoft Dynamics NAV 这样的平台仅使用基本帐号和标签（“维度”）将每笔费用编码到特定位置或部门。 像 Viewpoint 的 Vista 这样的平台利用了帐户段。 帐户 40000.01.02 可能是波士顿位置 (01) 的混凝土部门 (02) 的直接材料 (40000)。 QuickBooks 和 Xero 采用另一种方式。 愿意修改您的帐户结构以使用该软件，而不是相反。

由于财务报告和会计科目表之间有着千丝万缕的联系，因此在修改或设置会计科目表时考虑软件的财务报告功能也很重要。 例如，如果软件不允许您重新排列财务报表上的科目顺序，那么如何对科目表进行排序就变得非常关键。

会计科目表功能可能是会计软件和财务报告最重要的属性。 具有强大 COA 功能的入门级软件可以使用多年。 反之亦然。

我最近咨询了一家价值 1000 万美元的定制制造/零售公司，该公司即将将他们的会计记录（记录，而不是公司本身）分成两个独立的“公司”，以便能够获得他们迫切需要的报告清晰度。 通过对他们的会计科目表进行战略调整并更好地利用他们软件的报告功能，我们能够获得他们所需的财务可见性，而无需让他们陷入可能是高成本灾难的境地。

一个好的会计科目表是基础

有效的会计科目表结构直接或间接推动几乎所有财务报告。 然而，许多组织忽略了这一基本概念，并随着未达到的期望而跛行。

与一些基础问题不同，会计科目表可以相对快速地优化。 执行良好的改造通常可以在一个月内实施，并立即对财务报告产生显着影响。

因为大多数公司（和首席财务官）可能每十年只设置一次会计科目表，所以它可能是一个理想的外包项目。 如果您希望帮助您采取这个简单但非常有影响力的步骤，将您的组织提升到一个新的水平，请联系 Toptal。