Finalmente la chiarezza finanziaria: come riavviare la struttura del piano dei conti in 7 passaggi

Sintesi

“La manodopera nel costo del venduto sembra pazzesca. So che non abbiamo pagato molto in officina questo mese. Puoi mostrarmi una ripartizione di ciò che è contenuto in quel numero?"

"Abbiamo più abbonamenti di quanti ne possiamo contare in questo momento - Slack, Office 365, Xero, Bill.com, Calendly, Zoho CRM, Trello - e ce ne abboniamo di nuovi ogni mese! Puoi mostrarmi la nostra spesa mensile totale per questi?"

“Voglio solo vedere un conto economico che corrisponda al nostro budget. Viaggia. Nel nostro budget, è suddiviso per alloggio, biglietto aereo, trasporto via terra, ecc. Quando guardo il conto economico, tutto ciò che vedo è un numero: viaggi, e mostra che siamo fuori budget. Voglio vedere i dettagli, quindi so perché".

"Tutti questi dettagli sono fantastici, ma quello che voglio davvero è un rapporto di una pagina che mostri le nostre vendite, il margine lordo e forse 10 categorie di spese generali (reparto contabilità, reparto vendite, ecc.) Il tutto in un bel riassunto. "

Questi sono sentimenti familiari a chiunque abbia partecipato ad alcune riunioni finanziarie. La discussione scorre e inevitabilmente qualcuno dice “Sarebbe bello se potessimo vedere…” Il CFO assume un'espressione esasperata sul viso e scrive la richiesta sul suo taccuino. "Vedrò cosa posso fare", dicono seccamente.

La verità è che probabilmente non sono nemmeno sicuri da dove cominciare.

È abbastanza comune che i rapporti finanziari non siano all'altezza delle aspettative dei dirigenti. Suggerisco due ragioni per questo:

1. I team di contabilità tendono a concentrarsi sul fare le cose nel "modo giusto" piuttosto che chiedere ai lettori dei rendiconti finanziari cosa vogliono vedere. Questo è l'equivalente di costruire una casa per qualcuno senza chiedere come vogliono che sia costruita.
2. Non si è pensato abbastanza allo sviluppo del piano dei conti, che è alla base della rendicontazione finanziaria . Ciò equivale a costruire una casa in terra battuta invece che in cemento.

Un riavvio correttamente eseguito del piano dei conti risolverà entrambi i problemi. Per fortuna, anche un riavvio su vasta scala non richiede una quantità astronomica di tempo o energia. In effetti, suggerisco che sia il modo migliore e più efficace per portare la rendicontazione finanziaria della tua organizzazione al livello successivo .

Che cos'è un piano dei conti e perché è importante?

Di recente, stavo aiutando il proprietario di un'azienda tecnologica a migliorare i suoi rapporti finanziari. «Apri il tuo piano dei conti» gli dissi.

"Non credo di averlo mai guardato", mi ha detto mentre esaminavamo i suoi conti. Ho potuto vedere le lampadine accese mentre gli mostravo come le sue righe di fattura di vendita erano tutte configurate per fluire in un unico conto di vendita nel suo piano dei conti. Con una struttura del conto così semplicistica, i suoi dati finanziari non sono stati in grado di fornire dettagli sui suoi cinque distinti flussi di entrate.

Il piano dei conti è come la struttura degli scaffali e dei contenitori di stoccaggio in un magazzino. Pensa a un'azienda di hardware per computer che riceve un flusso costante di desktop, laptop e stampanti. Se il loro magazzino è ben organizzato, una spedizione in arrivo di laptop Dell verrà indirizzata a un contenitore specifico nella sezione Dell dell'area laptop del magazzino. In questo modo, quando un cliente ordina un laptop Dell, i magazzinieri possono recuperarlo rapidamente e facilmente.

Se il magazzino non avesse cassonetti o scaffalature ma fosse semplicemente tre enormi stanze, una ciascuna per desktop, laptop e stampanti, rintracciare o recuperare qualsiasi cosa sarebbe un incubo.

I conti sono i "cestini" specifici che contengono le transazioni contabili. Il piano dei conti è semplicemente l'elenco organizzato di tutti i contenitori e gli scaffali. Per illustrare, quando la società di computer registra la vendita del laptop Dell nell'esempio sopra, il contabile andrà alla sezione Entrate del piano dei conti e inserirà l'importo della vendita nel conto Vendite-Laptop, o forse Vendite-Laptop- Laptop Dell se il piano dei conti dell'azienda è più dettagliato.

I rendiconti finanziari di fine mese (stato patrimoniale e conto economico) riepilogano e raggruppano semplicemente i saldi che si trovano nei singoli conti a fine mese. Di conseguenza, i rendiconti finanziari non possono essere più dettagliati o informativi della struttura sottostante del piano dei conti.

Il mio cliente tecnologico aveva una grande "stanza" per tutte le vendite, senza contenitori e scaffali. Il suo conto economico di fine mese non poteva essere più dettagliato di quell'unico conto. A prima vista, non aveva idea di quali flussi di entrate stessero contribuendo a quel numero mensile di massa.

È difficile per me essere critico perché il 90% degli imprenditori può probabilmente riferirsi al fatto di non aver mai guardato il proprio piano dei conti. Anche molti controllori e CFO sono deboli su come strutturare un solido piano dei conti che produca facilmente e chiaramente le informazioni finanziarie che la gestione vuole vedere .

Le società di software di contabilità sono in parte responsabili di questo. Sanno (soprattutto i fornitori di livello base) la maggior parte delle persone faticherebbe a creare un piano dei conti di qualità. Per risolvere il problema, automatizzano la parte di installazione e creano un piano dei conti prefabbricato nel software.

Sfortunatamente, usare un piano dei conti prefabbricato è come cercare di costruire una casa da sogno su fondamenta di cemento adatte a tutti. La casa finirebbe per essere molto diversa dal sogno, e poco funzionale.

Sette passaggi per costruire il piano dei conti perfetto

Ci sono tre aspetti da considerare quando si riavvia un piano dei conti:

1. Il numero di "contenitori" o account.
2. La definizione di ciò che va in ogni contenitore.
3. Il modo in cui sono organizzati i contenitori.

Ecco i passaggi da intraprendere per affrontare ciascuno di questi punti e potenziare il tuo piano dei conti per ottenere la visibilità finanziaria di cui la tua azienda ha bisogno.

1. Fire GAAP e tasse.

La maggior parte delle piccole imprese inizialmente imposta la propria contabilità per soddisfare il proprio commercialista. Con la crescita dell'azienda, le banche, gli investitori e le agenzie come le società di obbligazioni hanno bisogno di dati finanziari basati su GAAP. Spesso, i dati finanziari basati su GAAP sono la fine della progressione.

Ma c'è un altro livello. Quel livello è la contabilità gestionale, ed è qui che crei report finanziari con le informazioni che vuoi vedere . I CPA fiscali e di audit adattano comunque i tuoi rapporti per adattarli ai loro scopi, quindi vai avanti e fai una pausa completa. Il nuovo obiettivo sono i rapporti finanziari che forniscono le metriche necessarie per eseguire le operazioni durante tutto l'anno.

Alcuni contabili consigliano di attenersi a un piano dei conti orientato ai GAAP e di generare dati finanziari orientati alla gestione tramite report personalizzati. Questi report personalizzati mettono insieme i numeri di varie sezioni del piano dei conti per ottenere il layout del rendiconto finanziario che sta cercando la gestione.

Questo approccio può funzionare purché tu disponga di funzionalità di reporting personalizzate. In assenza di ciò, i CPA fiscali e di revisione dispongono del software di reporting personalizzato per convertire facilmente il piano dei conti orientato alla gestione nel loro formato. Assicurati solo di semplificare loro la vita incorporando tutti i conti speciali di cui hanno bisogno nei tuoi conti grafici rimodellati.

2. Definire il margine lordo.

Il margine lordo è il profitto dopo aver sottratto i costi diretti dalle vendite. Cosa sono i "costi diretti"? Questa è la grande domanda. Tutti concordano sul fatto che la manodopera diretta e i materiali diretti sono sempre costi diretti. Oltre a ciò, la definizione è discrezionale.

Ad esempio, in base ai GAAP, un costo fisso come l'ammortamento delle apparecchiature sarebbe un costo diretto per un produttore. Tuttavia, in un ambiente incentrato sulla gestione, i costi fissi sono spesso tenuti fuori dal margine lordo, per evitare che venga distorto dalle oscillazioni delle vendite.

Ad esempio, se l'ammortamento è di $ 50 al mese e le vendite sono di $ 500 al mese, l'ammortamento è del 10% delle vendite. Se le vendite salgono a $ 1.000 in un mese, l'ammortamento è ancora di $ 50 e ora rappresenta solo il 5% delle vendite. In quella situazione, le vendite, non l'efficienza della produzione o una migliore stima, hanno cambiato il margine lordo. Ciò può essere fuorviante, soprattutto se i supervisori della produzione vengono compensati in base alle metriche del margine.

Ecco un suggerimento: i costi diretti sui tuoi rendiconti finanziari manageriali dovrebbero essere gli stessi dei costi che consideri nel calcolo delle quotazioni o dei prezzi. Se consideri solo la manodopera diretta e i materiali diretti quando fai un'offerta di lavoro o stabilisci i prezzi, questi dovrebbero essere gli unici costi diretti mostrati nei tuoi dati finanziari mensili. In questo modo puoi vedere a colpo d'occhio se stai raggiungendo il margine lordo che desideri quotare.

In alternativa, se includi elementi indiretti come ammortamenti e forniture nel tuo preventivo, dovresti includerli nel calcolo del margine lordo nei tuoi rapporti finanziari. Per fare ciò, dai un'occhiata da vicino al punto 3 di seguito.

Non tutte le aziende utilizzano il margine lordo. In alcuni settori come quello della pubblicità, dell'agricoltura o della consulenza, la maggior parte dei costi sono raggruppati nell'ampia categoria delle spese operative. In tale contesto, potrebbe non essere necessario separare i costi tra diretti/indiretti e operativi e non ci sarà alcun margine lordo sui dati finanziari.

3. Considerare attentamente i costi indiretti.

I costi indiretti sono spese generali che si riferiscono direttamente alle vendite ma non possono essere ricondotte direttamente a un prodotto o lavoro specifico. Gli esempi includono gli stipendi del supervisore di fabbrica, forniture accessorie (ad es. nastro adesivo, colla, viti), riparazioni di macchinari, assicurazione per la costruzione di negozi, ecc. Le spese come le tasse per la preparazione delle tasse, il marketing e le spese legali non sarebbero considerate costi indiretti, ma piuttosto operativi o spese generali/amministrative.

La maggior parte delle aziende sceglie una metrica come le ore di lavoro e stima una tariffa per ora di lavoro che "utilizza" questi costi indiretti nel corso di un mese o di un anno. Ad esempio, si consideri un semplice produttore che il mese scorso ha avuto $ 1.000 di forniture di produzione e $ 1.000 di riparazioni in officina, per un totale di $ 2.000 di spese indirette. Gli addetti alla produzione hanno lavorato 200 ore durante quel mese. Sulla base di ciò, l'azienda decide di allocare i costi indiretti a progetti futuri a una tariffa di $ 10 l'ora ($ 2.000 costi totali/200 ore di lavoro in negozio).

Poiché ogni ora di costo del lavoro viene registrata nel sistema, viene registrato automaticamente anche il costo indiretto stimato di $ 10 all'ora. Se i lavoratori lavorano 300 ore, $ 3.000 (300 x $ 10 all'ora) di spesa indiretta verranno registrati nel modulo del progetto e nei rendiconti finanziari.

Il concetto ha senso, ma diventa confuso quando questa voce colpisce i dati finanziari. A differenza della vera spesa salariale, $ 3.000 è una voce di costo del progetto che non viene pagata in contanti. Di conseguenza, la compensazione non sarà in contanti, ma piuttosto una voce di -$ 3.000 su un conto con spese indirette applicate.

In un piano dei conti ben progettato, quel conto di contropartita è in genere raggruppato con i conti che ricevono le spese effettive di forniture e riparazioni. In questo modo, se le forniture e le riparazioni effettive ammontano a $ 2.700 al mese, puoi vedere a colpo d'occhio che il costo indiretto è stato applicato in eccesso ai progetti ($ 3.000 applicati, rispetto a $ 2.700 effettivi).

Questo punto non vuole essere un discorso sul costo del progetto, ma creare consapevolezza che il piano dei conti deve accogliere attentamente l'approccio dell'organizzazione ai costi indiretti. Può essere uno degli elementi più confusi nei rapporti finanziari, soprattutto se l'approccio non è ben organizzato e semplice.

I costi indiretti si applicano alle aziende orientate al progetto, in particolare ai produttori e agli appaltatori di costruzioni. Le aziende che non sono orientate al progetto, come rivenditori e ristoranti, in genere non incorporerebbero i costi indiretti nella struttura del conto.

4. Organizzare le spese operative per riflettere le preferenze del proprietario e abbinare il livello di dettaglio del budget.

Esistono molti modi per suddividere i dati. Ad esempio, Spese pasti potrebbe essere un account autonomo o potrebbe essere distribuito tra le categorie a cui si riferiscono i pasti, come Marketing, Conferenze o Viaggi.

Non esiste un modo giusto, ma il piano dei conti deve riflettere ciò che gli utenti finali dei dati finanziari vogliono vedere. È importante scoprire dal team di gestione come vogliono trattare le spese come i pasti o gli abbonamenti tecnologici. Li vogliono inseriti nella categoria a cui si riferiscono (ad esempio, marketing o finanza) o vogliono vederli isolati?

Per inciso, per le società soggette alle normative fiscali statunitensi, Pasti è un esempio in cui vorrai un modo semplice per dare al tuo commercialista un importo totale autonomo a fine anno. Se scegli di distribuire i Pasti tra le categorie pertinenti, ti consigliamo di tenerli comunque in account distinti all'interno di ciascuna categoria.

Alla fine, il piano dei conti, il budget e le preferenze di gestione devono tutti allinearsi in un sistema contabile efficace.

5. Usa i numeri di conto, se non lo sei già.

I numeri di conto sono come i numeri dei contenitori in un magazzino. I numeri di conto base a cinque cifre funzionano bene (quattro per una configurazione molto semplice). La migliore pratica consiste nell'utilizzare 10000 per i conti cespiti, 20000 per le passività, 29000 per il patrimonio netto, 30000 per le vendite, 40000-50000 per i costi diretti/indiretti, 60000-70000 per le spese operative/di struttura e 80000-90000 per i conti non operativi come interessi e tasse.

Distribuisci con cura i tuoi numeri di conto per lasciare spazio alla crescita. Ad esempio, se il conto corrente aziendale principale è 10000, il conto controllo stipendi potrebbe essere 10100. Successivamente, è possibile passare a 11000 per Contabilità clienti (di solito la categoria di attività successiva). Ciò lascia 10200, 10300, ecc. per contanti e conti correnti futuri e lascia l'intero gruppo 11000 per altri conti attivi (ad esempio, crediti per dipendenti o interaziendali).

Per i conti delle entrate e delle spese, si raccomandano accordi genitore-figlio per facilitare il riepilogo simultaneo e la rendicontazione dettagliata. Ad esempio, immagina un'azienda tecnologica con tre flussi di entrate. L'account di livello padre per Sales sarebbe 30000 Sales. Nessuna transazione verrebbe registrata su quell'account. Sotto di esso potrebbero esserci gli account figlio: 31000 Sales-Web Design, 32000 Sales-Server Management e 33000 Sales-Hardware.

Evita più di 2 o 3 livelli di account figlio. Ad esempio, 33000 hardware di vendita potrebbero essere ulteriormente suddivisi in 33100 computer hardware di vendita e 33200 stampanti hardware di vendita. Le stampanti hardware potrebbero essere ulteriormente suddivise in 33210 Hardware-Printers-HP e 33220 Hardware-Printers-Canon. A quel punto, ulteriori dettagli potrebbero essere più dannosi che utili e portare a una contabilità imprecisa. In genere è meglio avere meno dettagli e mantenerli accurati piuttosto che avere quantità eccessive di dettagli che tendono ad essere imprecisi.

Per eleganza organizzativa, mantieni i numeri e le descrizioni coerenti. Allineare i numeri di conto dei costi diretti con i numeri di conto di vendita corrispondenti. Ad esempio, per tenere traccia del costo dell'hardware acquistato per la rivendita, è possibile utilizzare il numero di conto 43000 COS-Hardware, che si allineerebbe numericamente con 33000 Sales-Hardware (anche gli account figlio sarebbero allineati). La coerenza è utile quando si progettano rapporti finanziari o si creano voci di giornale e ha senso anche per i non contabili.

In una nota correlata, alcuni esperti (in particolare implementatori di software e professionisti IT) consigliano di avere solo pochi conti nel piano dei conti e di utilizzare invece i report dettagliati nei vari moduli del software di contabilità.

Ad esempio, puoi inserire tutte le fatture dei clienti in un conto vendite. Non ci sarebbero dettagli sui tuoi rendiconti finanziari. Otterresti i dettagli andando al modulo Vendite ed eseguendo rapporti sulle fatture come Vendite per categoria di vendita o Vendite per cliente. Ad un certo livello, questo viene fatto comunque. Il modulo Payroll è un altro modulo che spesso ha un'ampia capacità di reporting integrata che va oltre tutto ciò che il piano dei conti potrebbe fornire. Il modulo Progetti è un altro. Allora perché non saltare tutti i dettagli nel piano dei conti e seguire quella strada?

Anche se in teoria suona bene, in pratica i rendiconti finanziari sono ciò che viene generato e rivisto fedelmente dalla direzione ogni mese. Il reporting dettagliato dei vari moduli spesso richiede uno sforzo per assicurarsi che si colleghi ai dati finanziari e, per questo (e altri motivi), non viene eseguito in modo coerente. Costruire un certo livello di dettaglio nel piano dei conti è un modo pratico per garantire che le informazioni chiave siano sempre di fronte al team di gestione.

6. Considera conti separati per le voci chiave di fine mese.

I buoni resoconti finanziari di fine mese sono resi accurati con grandi voci di giornale non monetarie. Ad esempio, se i salari guadagnati dal 18 al 31 ottobre vengono pagati il ​​7 novembre, è necessario registrare una registrazione prima nota per spostare la spesa in contanti del 7 novembre al 31 ottobre, per rendere accurati i dati finanziari di ottobre.

Se l'importo della registrazione prima nota è mescolato con i normali conti salariali, può essere difficile vedere quanta delle spese salariali si riferisce ai pagamenti in contanti e quanto viene maturato. Lo stesso vale per le registrazioni di prima nota complesse che regolano i valori dei lavori in corso (WIP) o le registrazioni di fatturazione in eccesso o in difetto presso le aziende che lavorano con progetti di più mesi.

Può essere utile incanalare queste voci in account separati. Ad esempio, potresti avere un conto principale 45000 Lavoro diretto e tre conti figlio: 45100 Lavoro di produzione, 45200 Modifica in Manodopera maturata e 45300 Modifica in WIP Manodopera. La granularità rende facile spiegare l'importo totale del lavoro arrotolato al team esecutivo, che tende a pensare solo in termini di salari pagati in contanti quel mese.

7. Massimizza la funzionalità del tuo software di contabilità.

Uno dei vantaggi di un potente piano dei conti è che può prolungare la vita utile anche del software di contabilità entry-level. Spesso la frustrazione con la rendicontazione finanziaria può essere risolta rimodellando il piano dei conti , piuttosto che passare attraverso il processo molto doloroso della migrazione a un nuovo software .

Un passaggio fondamentale è quindi strutturare il piano dei conti per massimizzare le capacità del software. Una piattaforma come Microsoft Dynamics NAV utilizza solo numeri di conto di base più tag ("dimensioni") per codificare ogni spesa in una posizione o divisione specifica. Una piattaforma come Vista by Viewpoint utilizza segmenti di account. L'account 40000.01.02 potrebbe essere Direct Materials (40000) per la Concrete Division (02) presso la sede di Boston (01). QuickBooks e Xero lo fanno ancora in un altro modo. Sii disposto a modificare la struttura del tuo account per lavorare con il software, non il contrario.

Poiché la rendicontazione finanziaria e il piano dei conti sono così indissolubilmente legati, è anche importante considerare la capacità di rendicontazione finanziaria del software quando si rinnova o si imposta il piano dei conti. Ad esempio, se il software non ti consente di riordinare l'ordine dei conti sui rendiconti finanziari, diventa molto critico come ordinare il tuo piano dei conti.

La funzionalità del piano dei conti è probabilmente l'attributo più importante del software di contabilità e della rendicontazione finanziaria. Il software entry level con una solida funzionalità COA può essere fatto funzionare per molti anni. È vero anche il contrario.

Di recente mi sono consultato con un'azienda di produzione/vendita al dettaglio da 10 milioni di dollari sul punto di dividere i propri registri contabili (i registri, non la società stessa) in due "società" separate per essere in grado di ottenere la chiarezza dei rapporti che desideravano disperatamente. Apportando modifiche strategiche al loro piano dei conti e utilizzando meglio le capacità di reporting del loro software, siamo stati in grado di ottenere la visibilità finanziaria di cui avevano bisogno senza che si imbarcassero in quello che sarebbe stato probabilmente un disastro ad alto costo.

Un buon piano dei conti è fondamentale

Una struttura efficace del piano dei conti guida direttamente o indirettamente praticamente tutta la rendicontazione finanziaria. Tuttavia, molte organizzazioni ignorano questo concetto fondamentale e zoppicano insieme alle aspettative non soddisfatte.

A differenza di alcuni problemi fondamentali, un piano dei conti può essere ottimizzato in tempi relativamente brevi . Una ristrutturazione ben eseguita può generalmente essere implementata entro un mese e avere un effetto evidente sull'informativa finanziaria immediatamente.

Poiché la maggior parte delle aziende (e dei CFO) imposta un piano dei conti solo una volta ogni decennio, può essere un progetto ideale da esternalizzare. Contatta Toptal se desideri assistenza in questo passaggio semplice ma di incredibile impatto per portare la tua organizzazione al livello successivo.