Claritate financiară în sfârșit: cum să reporniți structura planului de conturi în 7 pași

Rezumat

„Costul de muncă al mărfurilor vândute pare nebunesc. Știu că nu am plătit atât de mult în muncă în magazin luna aceasta. Îmi puteți arăta o defalcare a numărului respectiv?”

„Avem mai multe abonamente decât putem număra acum — Slack, Office 365, Xero, Bill.com, Calendly, Zoho CRM, Trello — și ne înscriem pentru altele noi în fiecare lună! Îmi puteți arăta cheltuielile noastre lunare totale pentru acestea?”

„Vreau doar să văd o declarație de venit care se potrivește bugetului nostru. Ia o călătorie. În bugetul nostru, este împărțit în funcție de cazare, bilet de avion, transport terestru etc. Când mă uit la declarația de venit, tot ceea ce văd este un număr - călătorii și arată că depășim bugetul. Vreau să văd detaliile, așa că știu de ce.”

„Toate aceste detalii sunt grozave, dar ceea ce îmi doresc cu adevărat este un raport de o pagină care să ne arate vânzările, marja brută și poate 10 categorii de cheltuieli generale (departament de contabilitate, departament de vânzări etc.), toate într-un rezumat frumos și ordonat. ”

Acestea sunt sentimente familiare pentru oricine a participat la câteva întâlniri financiare. Discuția curge și, inevitabil, cineva spune „Ar fi bine să vedem...” Directorul financiar primește o expresie exasperată pe față și scrie cererea pe blocnotes. „O să văd ce pot face”, spun ei sec.

Adevărul este că probabil că nu sunt siguri de unde să înceapă.

Este destul de comun ca rapoartele financiare să nu corespundă așteptărilor executivului. Vă sugerez două motive pentru aceasta:

1. Echipele de contabilitate tind să se concentreze pe a face lucrurile „în modul corect”, mai degrabă decât să întrebe cititorii situațiilor financiare ce vor să vadă. Acesta este echivalentul construirii unei case pentru cineva fără a întreba cum vrea să fie construită.
2. Nu s-a gândit suficient la dezvoltarea planului de conturi, care este fundamentul raportării financiare . Asta echivalează cu construirea unei case pe pământ în loc de beton.

O repornire executată corespunzător a planului de conturi va rezolva ambele probleme. Din fericire, chiar și o repornire la scară completă nu necesită o cantitate astronomică de timp sau energie. De fapt, sugerez că este cel mai bun și mai eficient mod de a ridica raportarea financiară la nivelul organizației dumneavoastră la următorul nivel .

Ce este un plan de conturi și de ce este important?

Recent, ajutam proprietarul unei companii de tehnologie să-și îmbunătățească raportarea financiară. „Deschide-ți planul de conturi”, i-am spus.

„Nu cred că m-am uitat vreodată la asta”, mi-a spus el în timp ce ne uitam peste conturile lui. Am putut vedea becurile aprinzându-i în timp ce i-am arătat cum liniile sale de factură de vânzări erau toate configurate pentru a curge într-un singur cont de vânzări în planul său de conturi. Cu o structură atât de simplistă a contului, situația financiară nu a putut oferi detalii despre cele cinci fluxuri distincte de venituri ale sale.

Planul de conturi este ca cadrul de rafturi și coșuri de depozitare dintr-un depozit. Gândiți-vă la o companie de hardware de computer care primește un flux constant de desktop-uri, laptop-uri și imprimante. Dacă depozitul lor este bine organizat, un transport de laptop-uri Dell care sosește va fi direcționat către un anumit coș din secțiunea Dell din zona de laptop a depozitului. În acest fel, atunci când un client comandă un laptop Dell, lucrătorii din depozit îl pot recupera rapid și ușor.

Dacă depozitul nu ar avea coșuri de gunoi sau rafturi, ci ar fi fost pur și simplu trei camere uriașe – câte una pentru desktop-uri, laptopuri și imprimante – urmărirea sau recuperarea oricăror ar fi un coșmar.

Conturile sunt „coșurile” specifice care dețin tranzacții contabile. Planul de conturi este pur și simplu lista organizată a tuturor coșelor și rafurilor. Pentru a exemplifica, atunci când compania de calculatoare înregistrează vânzarea laptopului Dell în exemplul de mai sus, contabilul va merge la secțiunea Venituri din planul de conturi și va pune suma vânzării în contul Vânzări-Laptop-uri, sau poate Vânzări-Laptop- Laptopurile Dell dacă planul de conturi al companiei este mai detaliat.

Situațiile financiare de sfârșit de lună (bilanţ și contul de profit) pur și simplu rezumă și grupează soldurile care se află în conturile individuale la sfârșitul lunii. În consecință, situațiile financiare nu pot fi mai detaliate sau mai informative decât structura de bază a planului de conturi.

Clientul meu de tehnologie avea o „cameră” mare pentru toate vânzările, fără coșuri și rafturi. Declarația lui de venit de la sfârșitul lunii nu putea fi mai detaliată decât acel cont. Dintr-o privire, nu avea idee ce fluxuri de venituri contribuie la acel număr lunar în vrac.

Îmi este greu să fiu critic, deoarece 90% dintre proprietarii de afaceri se pot simți probabil că nu s-au uitat niciodată la planul lor de conturi. Chiar și mulți controlori și directori financiari sunt slabi în ceea ce privește modul de structurare a unui plan de conturi robust care să producă ușor și clar informațiile financiare pe care managementul dorește să le vadă .

Companiile de software de contabilitate sunt parțial vinovate pentru acest lucru. Ei știu (în special furnizorii de nivel de intrare) majoritatea oamenilor s-ar lupta să creeze un plan de conturi de calitate. Pentru a remedia acest lucru, ei automatizează partea de configurare și construiesc un plan de conturi prefabricat în software.

Din păcate, folosirea unui plan de conturi prefabricat este ca și cum ai încerca să construiești o casă de vis pe o fundație de beton care se potrivește tuturor. Casa ar ajunge să fie foarte diferită de vis și să nu fie foarte funcțională.

Șapte pași pentru construirea planului de conturi perfect

Există trei aspecte de luat în considerare la repornirea unui plan de conturi:

1. Numărul de „coșuri” sau conturi.
2. Definiția a ceea ce intră în fiecare coș.
3. Modul în care sunt organizate pubele.

Iată pașii pe care trebuie să-i faceți pentru a aborda fiecare dintre aceste puncte și pentru a vă turbota planul de conturi pentru a obține vizibilitatea financiară de care compania dumneavoastră are nevoie.

1. Fire GAAP și taxe.

Majoritatea întreprinderilor mici și-au configurat inițial contabilitatea pentru a se potrivi contabilului lor fiscal. Pe măsură ce compania crește, pentru bănci, investitori și agenții, cum ar fi companiile de obligațiuni, sunt necesare informații financiare bazate pe GAAP. Adesea, situațiile financiare bazate pe GAAP reprezintă sfârșitul progresiei.

Dar există un alt nivel. Acest nivel este contabilitatea managerială și este locul în care creați rapoarte financiare cu informațiile pe care doriți să le vedeți . CPA-urile fiscale și de audit vă ajustează oricum rapoartele pentru a se potrivi cu scopurile lor, așa că mergeți mai departe și faceți o pauză completă. Noul obiectiv sunt rapoartele financiare care oferă valorile de care aveți nevoie pentru a vă desfășura operațiunea pe tot parcursul anului.

Unii contabili recomandă să rămână cu un plan de conturi orientat spre GAAP și să genereze situații financiare orientate spre management prin rapoarte personalizate. Aceste rapoarte personalizate combină numere din diferite secțiuni ale planului de conturi pentru a obține aspectul situației financiare pe care îl caută managementul.

Această abordare poate funcționa atâta timp cât aveți capacitatea de raportare personalizată. În absența acestui lucru, CPA-urile fiscale și de audit au software-ul de raportare personalizat pentru a vă converti cu ușurință planul de conturi orientat spre management în formatul lor. Doar asigurați-vă că le faceți ușor, încorporând orice conturi speciale de care au nevoie în conturile dvs. grafice remodelate.

2. Definiți marja brută.

Marja brută este profitul după scăderea costurilor directe din vânzări. Ce sunt „costurile directe”? Aceasta este marea întrebare. Toată lumea este de acord că forța de muncă directă și materialele directe sunt întotdeauna costuri directe. Dincolo de asta, definiția este discreționară.

De exemplu, conform GAAP, un cost fix, cum ar fi amortizarea echipamentului, ar fi un cost direct pentru un producător. Cu toate acestea, într-un mediu axat pe management, costurile fixe sunt adesea ținute în afara marjei brute, pentru a nu fi distorsionată de fluctuațiile vânzărilor.

De exemplu, dacă amortizarea este de 50 USD pe lună și vânzările sunt de 500 USD pe lună, amortizarea este de 10% din vânzări. Dacă vânzările cresc la 1.000 USD într-o lună, amortizarea este în continuare de 50 USD și acum reprezintă doar 5% din vânzări. În această situație, vânzările – nu eficiența producției sau o estimare mai bună – s-au schimbat marja brută. Acest lucru poate induce în eroare, mai ales dacă supraveghetorii de producție sunt compensați în funcție de valorile marjei.

Iată o sugestie: Costurile directe ale situațiilor financiare manageriale ar trebui să fie aceleași cu costurile pe care le luați în considerare în calculele de cotare sau de preț. Dacă luați în considerare doar forța de muncă directă și materialele directe atunci când licitați un loc de muncă sau stabiliți prețuri, atunci acestea ar trebui să fie singurele costuri directe afișate în situația financiară lunară. În acest fel, puteți vedea dintr-o privire dacă atingeți marja brută pe care o vizați în cotare.

În mod alternativ, dacă includeți elemente indirecte, cum ar fi amortizarea și proviziile în cotație, atunci ar trebui să le includeți în calculul marjei brute din rapoartele financiare. Pentru a face acest lucru, aruncați o privire atentă la punctul 3 de mai jos.

Nu toate companiile utilizează marja brută. În anumite industrii, cum ar fi publicitatea, agricultura sau consultanța, majoritatea costurilor se desfășoară împreună în categoria largă de cheltuieli de exploatare. În acest mediu, s-ar putea să nu fie necesară separarea costurilor între costurile directe/indirecte și cele de exploatare și nu va exista o marjă brută asupra financiară.

3. Gândiți-vă cu atenție la costurile indirecte.

Costurile indirecte sunt cheltuieli generale care se referă direct la vânzări, dar nu pot fi urmărite direct la un anumit produs sau job. Exemplele includ salariile supraveghetorilor de fabrică, proviziile ocazionale (de exemplu, bandă, lipici, șuruburi), reparații de mașini, asigurări de construcție a magazinelor etc. Cheltuieli precum taxele de pregătire a taxelor, marketingul și cheltuielile legale nu ar fi considerate costuri indirecte, ci mai degrabă de funcționare sau cheltuieli generale/administrative.

Majoritatea companiilor aleg o măsură, cum ar fi orele de muncă și estimează o rată pe oră de muncă care „utiliza” aceste costuri indirecte pe parcursul unei luni sau unui an. De exemplu, luați în considerare un producător simplu care luna trecută a avut 1.000 USD de consumabile de producție și 1.000 USD de reparații în magazin, pentru un total de 2.000 USD de cheltuieli indirecte. Muncitorii din producție au lucrat 200 de ore în acea lună. Pe baza acestui fapt, compania decide să aloce costuri indirecte proiectelor viitoare la o rată de 10 USD pe oră (costuri totale de 2.000 USD/200 de ore de muncă în magazin).

Deoarece fiecare oră de cost al forței de muncă este înregistrată în sistem, costul indirect estimat de 10 USD pe oră este, de asemenea, afișat automat. Dacă lucrătorii lucrează 300 de ore, 3.000 USD (300 x 10 USD pe oră) de cheltuieli indirecte vor fi afișate în modulul de proiect și în situațiile financiare.

Conceptul are sens, dar devine confuz atunci când această intrare ajunge în domeniul financiar. Spre deosebire de cheltuielile salariale adevărate, cei 3.000 de dolari sunt o intrare care costă un proiect care nu este plătită în numerar. În consecință, compensarea nu va fi numerar, ci mai degrabă o intrare de -3.000 USD într-un cont Cheltuieli indirecte aplicate.

Într-un plan de conturi bine conceput, acel cont de compensare este de obicei grupat cu conturile care primesc cheltuielile efective cu proviziile și reparațiile. În acest fel, dacă livrările și reparațiile efective însumează 2.700 USD pentru luna, puteți vedea dintr-o privire că costurile indirecte au fost supraaplicate proiectelor (3.000 USD aplicate, comparativ cu 2.700 USD efective).

Acest punct nu este menit să fie un discurs asupra costurilor proiectelor, ci să creeze conștientizarea faptului că planul de conturi trebuie să se adapteze atent la abordarea organizației cu privire la costurile indirecte. Poate fi unul dintre cele mai confuze elemente din rapoartele financiare, mai ales dacă abordarea nu este bine organizată și simplă.

Costurile indirecte se aplică companiilor orientate spre proiecte, în special producătorilor și antreprenorilor de construcții. Companiile care nu sunt orientate către proiecte, cum ar fi comercianții cu amănuntul și restaurantele, de obicei nu ar include costurile indirecte în structura contului lor.

4. Organizați cheltuielile de operare pentru a reflecta preferințele proprietarului și pentru a corespunde nivelului de detaliu al bugetului.

Există multe moduri de a tăia datele. De exemplu, Cheltuielile cu masă ar putea fi un cont independent sau pot fi împărțite în categoriile la care se referă mesele, cum ar fi Marketing, Conferințe sau Călătorii.

Nu există o cale corectă, dar planul de conturi trebuie să reflecte ceea ce doresc să vadă utilizatorii finali ai informațiilor financiare. Este important să aflați de la echipa de management cum doresc să trateze cheltuielile precum mesele sau abonamentele la tehnologie. Îi doresc să fie încorporați în categoria la care se referă (de exemplu, marketing sau finanțe) sau vor să-i vadă singuri?

În afară de aceasta, pentru companiile supuse reglementărilor fiscale din SUA, Meals este un exemplu în care veți dori o modalitate ușoară de a oferi contabilului dvs. fiscal o sumă totală independentă la sfârșitul anului. Dacă alegeți să împărțiți Mesele în categorii relevante, veți dori să le păstrați în continuare în conturi discrete din fiecare categorie.

În cele din urmă, planul de conturi, bugetul și preferințele de management, toate trebuie să se alinieze într-un sistem de contabilitate eficient.

5. Folosiți numerele de cont, dacă nu sunteți deja.

Numerele de cont sunt ca numerele de coș dintr-un depozit. Numerele de cont de bază din cinci cifre funcționează bine (patru pentru o configurare foarte simplă). Cea mai bună practică este să folosiți 10000 pentru conturile de active, 20000 pentru pasive, 29000 pentru capitaluri proprii, 30000 pentru vânzări, 40000-50000 pentru costuri directe/indirecte, 60000-70000 pentru cheltuieli de exploatare/cheltuieli generale, 980000000000 și-9800000 pentru conturi. precum dobânzile și impozitele.

Distribuiți cu grijă numerele de cont pentru a lăsa loc de creștere. De exemplu, dacă contul principal Business Checking este 10000, contul Payroll Checking poate fi 10100. După aceea, puteți sări la 11000 pentru Conturi de încasat (de obicei, următoarea categorie de active). Aceasta lasă 10200, 10300 etc. pentru conturile viitoare de numerar și curent și lasă întregul grup 11000 pentru alte conturi de creanțe (de exemplu, creanțe ale angajaților sau dintre companii).

Pentru conturile de venituri și cheltuieli, se recomandă aranjamentele părinte-copil pentru a facilita raportarea simultană a sumarului și a detaliilor. De exemplu, imaginați-vă o companie de tehnologie cu trei fluxuri de venituri. Contul la nivel de părinte pentru vânzări ar fi 30000 de vânzări. Nicio tranzacție nu ar fi înregistrată în acel cont. Sub acesta ar putea fi conturile copil: 31000 Sales-Web Design, 32000 Sales-Server Management și 33000 Sales-Hardware.

Evitați mai mult de 2 sau 3 niveluri de conturi pentru copii. De exemplu, 33000 Vânzări-Hardware ar putea fi împărțit în continuare la 33100 Vânzări-Hardware-Computer și 33200 Vânzări-Hardware-Imprimante. Hardware-Imprimante ar putea fi defalcate în continuare în 33210 Hardware-Printers-HP și 33220 Hardware-Printers-Canon. În acel moment, detaliile suplimentare pot fi mai mult rău decât ajutor și pot duce la o contabilitate incorectă. În general, este mai bine să aveți mai puține detalii și să le păstrați exacte decât să aveți cantități excesive de detalii care tind să fie inexacte.

Pentru eleganța organizatorică, păstrați numerele și descrierile consistente. Aliniați numerele de cont de cost direct cu numerele de cont de vânzări corespunzătoare. De exemplu, pentru a urmări costul hardware-ului achiziționat pentru revânzare, puteți utiliza numărul de cont 43000 COS-Hardware, care s-ar alinia numeric cu 33000 Sales-Hardware (conturile secundare s-ar alinia, de asemenea). Consecvența este utilă atunci când proiectați rapoarte financiare sau înregistrați în jurnal și are sens și pentru non-contabili.

Pe o notă similară, unii experți (în special implementatorii de software și profesioniștii IT) recomandă să aveți doar câteva conturi în planul de conturi și, în schimb, să utilizați rapoartele detaliate din diferitele module din software-ul dvs. de contabilitate.

De exemplu, puteți pune toate facturile clienților într-un singur cont de vânzări. Nu ar exista detalii cu privire la situațiile dvs. financiare. Veți obține detaliile accesând modulul Vânzări și rulând rapoarte de factură, cum ar fi Vânzări pe categorie de vânzări sau Vânzări pe client. La un anumit nivel, asta se face oricum. Modulul de salarizare este un altul care are adesea o capacitate extinsă de raportare încorporată, care depășește orice ar oferi planul de conturi. Modulul Proiecte este altul. Așadar, de ce să nu sări peste toate detaliile din planul de conturi și să mergi pe această cale?

Deși sună grozav în teorie, în practică situațiile financiare sunt cele care sunt generate și revizuite cu fidelitate de conducere în fiecare lună. Raportarea detaliată din diferitele module necesită adesea un anumit efort pentru a vă asigura că se leagă de situația financiară și, din această cauză (și din alte motive), nu se realizează în mod constant. Integrarea unui anumit nivel de detaliu în planul de conturi este o modalitate practică de a vă asigura că informațiile cheie sunt întotdeauna în fața echipei de management.

6. Luați în considerare conturi separate pentru intrările cheie de la sfârșitul lunii.

Rapoartele financiare bune de sfârșit de lună sunt făcute precise cu înregistrări mari în jurnal fără numerar. De exemplu, dacă salariile câștigate în perioada 18-31 octombrie sunt plătite pe 7 noiembrie, trebuie să fie postată o înregistrare în jurnal pentru a muta acea cheltuială în numerar din 7 noiembrie la 31 octombrie, pentru a face datele financiare din octombrie exacte.

Dacă suma înregistrării jurnalului este amestecată cu conturile de cheltuieli salariale obișnuite, poate fi dificil să vedem cât de mult din cheltuiala salarială se referă la plățile în numerar și cât se acumulează. Același lucru este valabil și pentru înregistrările de jurnal complexe care ajustează valorile lucrărilor în curs (WIP) sau înregistrările de peste/sub facturare la companiile care lucrează cu proiecte de mai multe luni.

Poate fi util să canalizați aceste intrări în conturi separate. De exemplu, este posibil să aveți un cont părinte 45000 Muncă directă și trei conturi copii: 45100 Muncă de producție, 45200 Modificarea forței de muncă acumulată și 45300 Modificarea forței de muncă WIP. Granularitatea facilitează explicarea sumei totale de forță de muncă acumulată echipei executive, care tind să gândească numai în termeni de salarii plătite în numerar în acea lună.

7. Maximizați funcționalitatea software-ului dumneavoastră de contabilitate.

Unul dintre avantajele unui plan de conturi puternic este că poate prelungi durata de viață utilă chiar și a unui software de contabilitate entry-level. Adesea, frustrarea legată de raportarea financiară poate fi rezolvată prin remodelarea planului de conturi , mai degrabă decât prin procesul foarte dureros de migrare la un software nou .

Un pas cheie este atunci structurarea planului de conturi pentru a maximiza capacitatea software-ului. O platformă precum Microsoft Dynamics NAV utilizează numai numere de cont de bază plus etichete („dimensiuni”) pentru a codifica fiecare cheltuială într-o anumită locație sau divizie. O platformă precum Vista by Viewpoint utilizează segmente de cont. Contul 40000.01.02 ar putea fi Materiale directe (40000) pentru divizia de beton (02) din locația din Boston (01). QuickBooks și Xero o fac în alt mod. Fiți dispus să vă modificați structura contului pentru a funcționa cu software-ul, nu invers.

Deoarece raportarea financiară și planul de conturi sunt atât de indisolubil legate, este, de asemenea, important să se ia în considerare capacitatea de raportare financiară a software-ului atunci când se renovează sau se instalează planul de conturi. De exemplu, dacă software-ul nu vă permite să rearanjați ordinea conturilor în situațiile financiare, devine foarte important modul în care comandați planul de conturi.

Funcționalitatea planului de conturi este probabil cel mai important atribut al software-ului de contabilitate și al raportării financiare. Software-ul de nivel de bază cu funcționalitate COA robustă poate fi făcut să funcționeze mulți ani. Este adevărat și invers.

Recent, m-am consultat cu o companie personalizată de producție/de vânzare cu amănuntul de 10 milioane de dolari, aflată la un pas de a-și împărți înregistrările contabile (înregistrările, nu compania în sine) în două „companii” separate pentru a putea obține claritatea raportării pe care și-o doreau cu disperare. Făcând ajustări strategice în planul lor de conturi și utilizând mai bine capacitățile de raportare ale software-ului lor, am reușit să obținem vizibilitatea financiară de care aveau nevoie fără a-i face să se angajeze în ceea ce ar fi fost probabil un dezastru cu costuri ridicate.

Un plan de conturi bun este fundamental

O structură eficientă a planului de conturi conduce, în mod direct sau indirect, aproape toate raportările financiare. Cu toate acestea, multe organizații ignoră acest concept fundamental și șchiopătează împreună cu așteptările nesatisfăcute.

Spre deosebire de unele probleme fundamentale, un plan de conturi poate fi optimizat relativ rapid . O remodelare bine executată poate fi implementată în general în decurs de o lună și poate avea un efect vizibil asupra raportării financiare imediat.

Deoarece majoritatea companiilor (și CFO) înființează un plan de conturi doar o dată pe deceniu, poate fi un proiect ideal de externalizat. Contactați Toptal dacă doriți asistență pentru a face acest pas simplu, dar incredibil de impact, care vă va ridica organizația la următorul nivel.