Sonunda Finansal Netlik: 7 Adımda Hesap Planı Yapınızı Nasıl Yeniden Başlatabilirsiniz?
Yayınlanan: 2022-03-11Yönetici Özeti
Finansal raporlama, yöneticiler için genellikle yararlı olmaktan uzaktır. Bir hesap planının yeniden başlatılması bunu düzeltebilir.
- Muhasebe ekipleri, finansal tabloların okuyucularına ne görmek istediklerini sormak yerine, işleri "doğru yoldan" yapmaya odaklanma eğilimindedir.
- Finansal raporlamanın temeli olan hesap planını geliştirmek için yeterince düşünülmemiştir.
- Hesap planının düzgün bir şekilde yeniden başlatılması, her iki sorunu da çözecektir. Neyse ki, tam ölçekli bir yeniden başlatma bile astronomik miktarda zaman veya enerji gerektirmez.
Hesap planı nedir ve neden önemlidir?
- Hesap planı, bir depodaki rafların ve depolama kutularının çerçevesi gibidir. Hesaplar, muhasebe işlemlerini tutan özel "binler" dir. Hesap planı, tüm kutu ve rafların organize edilmiş listesidir.
- Ay sonu mali tabloları (bilanço ve gelir tablosu), ay sonunda bireysel hesaplarda bulunan bakiyeleri basitçe özetler ve gruplandırır.
- Buna göre, finansal tablolar, temel alınan hesap planı yapısından daha ayrıntılı veya bilgilendirici olamaz.
Mükemmel hesap planını oluşturmak için yedi adım
- Hesapları GAAP ve vergi amaçları için değil, yönetim için oluşturun.
- Brüt marjı doğru tanımlayın.
- Dolaylı maliyetleri dikkatlice düşünün.
- İşletme giderlerini sahip tercihlerini yansıtacak ve bütçeleme ayrıntı düzeyine uyacak şekilde düzenleyin.
- Henüz yapmadıysanız hesap numaralarını kullanın.
- Önemli ay sonu girişleri için ayrı hesaplar düşünün.
- Muhasebe yazılımınızın işlevselliğini en üst düzeye çıkarın.
“Satılan malların maliyetindeki emek çılgın görünüyor. Bu ay atölye işçiliğine o kadar para vermediğimizi biliyorum. Bu sayıya neyin girdiğinin dökümünü bana gösterebilir misin?”
“Şu anda sayamayacağımız kadar çok aboneliğimiz var—Slack, Office 365, Xero, Bill.com, Calendly, Zoho CRM, Trello—ve her ay yenilerine kaydoluyoruz! Bunlara toplam aylık harcamamızı gösterebilir misin?”
“Bütçemize uygun bir gelir tablosu görmek istiyorum. Seyahat edin. Bütçemizde, konaklama, uçak bileti, kara ulaşımı vb. ile bölünüyor. Gelir tablosuna baktığımda, tek gördüğüm bir rakam - seyahat ve bu, bütçeyi aştığımızı gösteriyor. Ayrıntıları görmek istiyorum, bu yüzden nedenini biliyorum.”
“Bütün bu ayrıntılar harika, ancak gerçekten istediğim şey, satışlarımızı, brüt kar marjımızı ve belki de 10 genel gider kategorisini (muhasebe departmanı, satış departmanı, vb.) güzel bir özet halinde gösteren tek sayfalık bir rapor. ”
Bunlar, birkaç finansal toplantıdan geçen herkes için tanıdık duygulardır. Tartışma akıyor ve kaçınılmaz olarak birileri “Görebilsek ne güzel olurdu…” diyor. CFO'nun yüzünde bıkkın bir ifade beliriyor ve talebi not defterine yazıyor. "Ne yapabileceğime bir bakayım," diyorlar kuru bir sesle.
Gerçek şu ki, muhtemelen nereden başlayacaklarından bile emin değiller.
Mali raporların yönetici beklentilerinin gerisinde kalması oldukça yaygındır. Bunun için iki neden öneriyorum:
- Muhasebe ekipleri , finansal tabloların okuyucularına ne görmek istediklerini sormak yerine işleri “doğru şekilde” yapmaya odaklanma eğilimindedir. Bu, birinin nasıl inşa edilmesini istediğini sormadan bir ev inşa etmeye eşdeğerdir.
- Finansal raporlamanın temeli olan hesap planını geliştirmek için yeterince düşünülmemiştir. Bu, beton yerine toprak üzerine bir ev inşa etmeye eşdeğerdir.
Hesap planının düzgün bir şekilde yeniden başlatılması, her iki sorunu da çözecektir. Neyse ki, tam ölçekli bir yeniden başlatma bile astronomik miktarda zaman veya enerji gerektirmez. Aslında, kuruluşunuzdaki finansal raporlamayı bir üst seviyeye çıkarmanın en iyi ve en etkili yolunun bu olduğunu düşünüyorum .
Hesap Planı Nedir ve Neden Önemlidir?
Geçenlerde bir teknoloji şirketi sahibinin finansal raporlamasını iyileştirmesine yardım ediyordum. "Hesap planınızı açın," dedim ona.
Hesaplarına göz atarken, "Buna hiç baktığımı sanmıyorum," dedi. Ona satış faturası satırlarının hepsinin hesap planındaki tek bir satış hesabına akacak şekilde nasıl yapılandırıldığını gösterdiğimde ampullerin yandığını görebiliyordum. Böylesine basit bir hesap yapısıyla, mali bilgileri, beş farklı gelir akışı hakkında ayrıntılı bilgi sağlayamıyordu.
Hesap planı, bir depodaki rafların ve depolama kutularının çerçevesi gibidir. Sürekli bir masaüstü, dizüstü bilgisayar ve yazıcı akışı alan bir bilgisayar donanımı şirketi düşünün. Depoları iyi organize edilmişse, gelen bir Dell dizüstü bilgisayar sevkiyatı, deponun dizüstü bilgisayar alanındaki Dell bölümündeki belirli bir kutuya yönlendirilecektir. Bu şekilde, bir müşteri bir Dell dizüstü bilgisayar sipariş ettiğinde, depo çalışanları onu hızlı ve kolay bir şekilde alabilir.
Depoda çöp kutuları veya raflar yoksa, yalnızca üç büyük oda (birer masaüstü, dizüstü ve yazıcı için) olsaydı, herhangi bir şeyi takip etmek veya almak bir kabus olurdu.
Hesaplar, muhasebe işlemlerini tutan özel “kutulardır”. Hesap planı, tüm kutu ve rafların organize edilmiş listesidir. Örnek vermek gerekirse, bilgisayar şirketi yukarıdaki örnekte Dell dizüstü bilgisayar satışını kaydettiğinde, muhasebeci hesap planının Gelir bölümüne gidecek ve satış tutarını Satış-Dizüstü Bilgisayarlar veya belki Satış-Dizüstü Bilgisayarlar hesabına koyacaktır. Şirketin hesap planı daha ayrıntılı ise Dell Dizüstü Bilgisayarlar.
Ay sonu mali tabloları (bilanço ve gelir tablosu) ay sonunda bireysel hesaplarda bulunan bakiyeleri basitçe özetler ve gruplandırır. Buna göre, finansal tablolar, temel alınan hesap planı yapısından daha ayrıntılı veya bilgilendirici olamaz.
Teknoloji müşterimin tüm Satışlar için kutuları ve rafları olmayan büyük bir "odası" vardı. Ay sonu gelir tablosu, o hesaptan daha detaylı olamazdı. Bir bakışta, bu toplu aylık sayıya hangi gelir akışlarının katkıda bulunduğuna dair hiçbir fikri yoktu.
Eleştirel olmak benim için zor çünkü işletme sahiplerinin %90'ı muhtemelen hesap planlarına hiç bakmamış olmakla ilgili olabilir. Birçok kontrolör ve CFO bile, yönetimin görmek istediği finansal bilgileri kolayca ve açıkça üreten sağlam bir hesap planının nasıl yapılandırılacağı konusunda zayıftır.
Bunun için kısmen muhasebe yazılımı şirketleri suçlanıyor. Çoğu insanın kaliteli bir hesap planı oluşturmakta zorlanacağını biliyorlar (özellikle giriş seviyesi sağlayıcılar). Bunu düzeltmek için kurulum bölümünü otomatik hale getiriyorlar ve yazılıma önceden hazırlanmış bir hesap planı oluşturuyorlar.
Ne yazık ki, önceden hazırlanmış bir hesap planı kullanmak, her şeye uyan tek bir beton temel üzerine bir rüya evi inşa etmeye çalışmak gibidir. Ev, rüyadan çok farklı olacak ve çok işlevsel olmayacaktı.
Mükemmel Hesap Planı Oluşturmanın Yedi Adımı
Bir hesap planını yeniden başlatırken göz önünde bulundurulması gereken üç husus vardır:
- "Bölmelerin" veya hesapların sayısı.
- Her bir çöp kutusuna ne girdiğinin tanımı.
- Kutuların düzenlenme şekli.
İşte bu noktaların her birini ele almak ve şirketinizin ihtiyaç duyduğu finansal görünürlüğü elde etmek için hesap planınızı hızlandırmak için atmanız gereken adımlar.
1. Yangın GAAP ve vergi.
Çoğu küçük işletme, başlangıçta muhasebelerini vergi muhasebecilerine uyacak şekilde kurar. Şirket büyüdükçe, bankalar, yatırımcılar ve tahvil şirketleri gibi ajanslar için GAAP tabanlı finansallara ihtiyaç duyulmaktadır. Genellikle, GAAP tabanlı finansallar, ilerlemenin sonudur.
Ama başka bir seviye var. Bu seviye yönetim muhasebesidir ve görmek istediğiniz bilgilerle mali raporlar oluşturduğunuz yerdir. Vergi ve denetim EBM'leri, raporlarınızı yine de amaçlarına uyacak şekilde ayarlar, bu yüzden devam edin ve tam bir mola verin. Yeni hedef, yıl boyunca operasyonunuzu yürütmek için ihtiyaç duyduğunuz ölçümleri sağlayan finansal raporlardır.
Bazı muhasebeciler, GAAP odaklı bir hesap planına bağlı kalmanızı ve özel raporlar aracılığıyla yönetim odaklı finansallar oluşturmanızı önerir. Bu özel raporlar, yönetimin aradığı mali tablo düzenini elde etmek için hesap planının çeşitli bölümlerinden sayıları bir araya getirir.
Bu yaklaşım, özel raporlama yeteneğiniz olduğu sürece işe yarayabilir. Bunun olmaması durumunda, vergi ve denetim EBM'leri, yönetim odaklı hesap planınızı kolayca formatlarına dönüştürmek için özel raporlama yazılımına sahiptir. Sadece ihtiyaç duydukları özel hesapları yeniden şekillendirilmiş grafik hesaplarınıza dahil ederek onlar için kolaylaştırdığınızdan emin olun.
2. Brüt marjı tanımlayın.
Brüt marj, satışlardan doğrudan maliyetler çıkarıldıktan sonra elde edilen kârdır. “Doğrudan maliyetler” nedir? Bu büyük bir soru. Direkt işçilik ve direkt malzemelerin her zaman direkt maliyet olduğu konusunda herkes hemfikirdir. Bunun ötesinde, tanım isteğe bağlıdır.
Örneğin, GAAP kapsamında, ekipman amortismanı gibi sabit bir maliyet, bir üretici için doğrudan maliyet olacaktır. Bununla birlikte, yönetim odaklı bir ortamda, satışlardaki dalgalanmalardan etkilenmesini önlemek için sabit maliyetler genellikle brüt marjın dışında tutulur.
Örneğin, amortisman aylık 50 ABD Doları ve satışlar aylık 500 ABD Doları ise, amortisman satışların %10'udur. Satışlar bir ayda 1.000 ABD Dolarına yükselirse, amortisman hala 50 ABD Dolarıdır ve şu anda satışların yalnızca %5'idir. Bu durumda, üretim verimliliği veya daha iyi tahmin değil, satışlar brüt kar marjını değiştirdi. Bu, özellikle üretim denetçileri marj ölçütlerine göre tazmin ediliyorsa, yanıltıcı olabilir.
İşte size bir öneri: Yönetimsel mali tablolarınızdaki doğrudan maliyetler, teklif verme veya fiyatlandırma hesaplamalarına dahil ettiğiniz maliyetlerle aynı olmalıdır. Bir iş teklifinde bulunurken veya fiyatları belirlerken yalnızca doğrudan işçilik ve doğrudan malzemeleri göz önünde bulundurursanız, bunlar aylık mali tablolarınızda gösterilen tek doğrudan maliyetler olmalıdır. Bu şekilde, teklif verirken hedeflediğiniz brüt marjı elde edip etmediğinizi bir bakışta görebilirsiniz.
Alternatif olarak, teklifinize amortisman ve sarf malzemeleri gibi dolaylı kalemler eklerseniz, bunları mali raporlarınızdaki brüt marj hesaplamasına dahil etmelisiniz. Bunu yapmak için aşağıdaki 3. noktaya yakından bakın.
Her şirket brüt kar marjı kullanmaz. Reklamcılık, çiftçilik veya danışmanlık gibi belirli sektörlerde, maliyetlerin çoğu, geniş işletme giderleri kategorisi altında toplanır. Bu ortamda, maliyetleri doğrudan/dolaylı ve işletme olarak ayırmak gerekli olmayabilir ve finansallarda brüt kar marjı olmayacaktır.
3. Dolaylı maliyetleri dikkatlice düşünün.
Dolaylı maliyetler, doğrudan satışlarla ilgili olan ancak doğrudan belirli bir ürün veya işle izlenemeyen genel giderlerdir. Örnekler arasında fabrika amiri ücretleri, arızi malzemeler (örneğin bant, yapıştırıcı, vida), makine onarımları, mağaza inşası sigortası vb. sayılabilir. Vergi hazırlama ücretleri, pazarlama ve yasal giderler gibi giderler dolaylı maliyetler olarak değil, işletme veya genel/yönetici giderleri.

Çoğu şirket, çalışma saatleri gibi bir ölçü seçer ve bir ay veya yıl boyunca bu dolaylı maliyetleri "tüketen" işçilik saati başına bir oran tahmin eder. Örneğin, geçen ay toplam 2.000 dolarlık dolaylı gider için 1.000 dolarlık üretim malzemesi ve 1.000 dolarlık mağaza onarımına sahip basit bir üretici düşünün. Üretim işçileri o ay boyunca 200 saat çalıştı. Buna dayanarak, şirket gelecekteki projelere saat başına 10 ABD Doları (2.000 ABD Doları toplam maliyet / 200 atölye işçilik saati) oranında dolaylı maliyet tahsis etmeye karar verir.
Her saatlik işçilik maliyeti sisteme kaydedildiğinden, saat başına 10 ABD doları tutarındaki tahmini dolaylı maliyet de otomatik olarak kaydedilir. İşçiler 300 saat çalışıyorsa, proje modülüne ve mali tablolara 3.000 ABD Doları (saatte 300 x 10 ABD Doları) dolaylı gider kaydedilecektir.
Konsept mantıklı, ancak bu girdi finansallara çarptığında kafa karıştırıcı oluyor. Gerçek ücret giderinin aksine, 3.000 $, nakit olarak ödenmeyen bir proje maliyeti girişidir. Buna göre, mahsup nakit olmayacak, bunun yerine Dolaylı Giderler-Uygulanan bir hesaba -3,000$'lık bir giriş olacaktır.
İyi tasarlanmış bir hesap planında, bu denkleştirme hesabı tipik olarak fiili sarf malzemeleri ve onarım giderlerini alan hesaplarla gruplandırılır. Bu şekilde, gerçek sarf malzemeleri ve onarımlar ayda toplam 2.700 ABD Doları ise, bir bakışta projelere dolaylı maliyetin fazla uygulandığını görebilirsiniz (2.700 ABD Doları ile karşılaştırıldığında 3.000 ABD Doları uygulandı).
Bu nokta, proje maliyeti üzerine bir söylem olmayı değil, hesap planının kuruluşun dolaylı maliyetlere yaklaşımını düşünceli bir şekilde barındırması gerektiği konusunda farkındalık yaratmayı amaçlamaktadır. Özellikle yaklaşım iyi organize edilmemiş ve basit değilse, finansal raporlardaki en kafa karıştırıcı maddelerden biri olabilir.
Dolaylı maliyetlendirme, proje odaklı şirketler, özellikle üreticiler ve inşaat müteahhitleri için geçerlidir. Perakendeciler ve restoranlar gibi proje odaklı olmayan şirketler, genellikle hesap yapılarına dolaylı maliyetlendirmeyi dahil etmezler.
4. İşletme giderlerini, sahip tercihlerini yansıtacak ve bütçeleme ayrıntı düzeyine uyacak şekilde düzenleyin.
Verileri dilimlemenin birçok yolu vardır. Örneğin, Yemek Gideri bağımsız bir hesap olabilir veya yemeklerin Pazarlama, Konferanslar veya Seyahat gibi ilgili olduğu kategorilere yayılmış olabilir.
Tek bir doğru yol yoktur, ancak hesap planı, finansalların son kullanıcılarının görmek istediklerini yansıtmalıdır. Yönetim ekibinden yemek veya teknoloji abonelikleri gibi harcamaları nasıl ele almak istediklerini öğrenmek önemlidir. İlgili oldukları kategoriye (örneğin, pazarlama veya finans) dahil edilmelerini mi istiyorlar yoksa tek başlarına olduklarını mı görmek istiyorlar?
Bunun yanı sıra, ABD vergi düzenlemelerine tabi şirketler için Meals, vergi muhasebecinize yıl sonunda bağımsız bir toplam tutar vermenin kolay bir yolunu isteyeceğiniz bir örnektir. Yemekleri ilgili kategorilere yaymayı seçerseniz, bunları her kategoride ayrı hesaplarda tutmaya devam etmek isteyeceksiniz.
Sonuç olarak, hesap planı, bütçe ve yönetim tercihlerinin tümü etkin bir muhasebe sisteminde uyumlu olmalıdır.
5. Henüz kullanmadıysanız, hesap numaralarını kullanın.
Hesap numaraları, bir depodaki depo numaraları gibidir. Beş basamaklı temel hesap numaraları iyi çalışır (çok basit bir kurulum için dört). En iyi uygulama, varlık hesapları için 10000'leri, yükümlülükler için 20000'leri, özkaynaklar için 29000'leri, satışlar için 30000'leri, doğrudan/dolaylı maliyetler için 40000'leri-50000'leri, işletme/genel giderler için 60000-70000'leri ve faaliyet dışı hesaplar için 80000-90000'leri kullanmaktır. faiz ve vergi gibi.
Büyümeye yer bırakmak için hesap numaralarınızı düşünceli bir şekilde yayın. Örneğin, ana İşletme Kontrolü hesabı 10000 ise, Bordro Kontrolü hesabı 10100 olabilir. Bundan sonra, Alacak Hesapları için 11000'e atlayabilirsiniz (genellikle bir sonraki varlık kategorisi). Bu, gelecekteki nakit ve çek hesapları için 10200, 10300 vb. bırakır ve 11000 grubunun tamamını diğer alacak hesapları (örneğin, çalışan veya şirketlerarası alacaklar) için bırakır.
Gelir ve gider hesapları için, eş zamanlı özet ve ayrıntılı raporlamayı kolaylaştırmak için ebeveyn-çocuk düzenlemeleri önerilir. Örneğin, üç gelir akışına sahip bir teknoloji şirketi hayal edin. Sales için üst düzey hesap 30000 Sales olacaktır. Bu hesaba hiçbir işlem kaydedilmez. Altında alt hesaplar olabilir: 31000 Satış-Web Tasarımı, 32000 Satış-Sunucu Yönetimi ve 33000 Satış-Donanım.
2 veya 3'ten fazla alt hesap seviyesinden kaçının. Örneğin, 33000 Satış-Donanım, 33100 Satış-Donanım-Bilgisayar ve 33200 Satış-Donanım-Yazıcıya bölünebilir. Donanım-Yazıcılar, 33210 Donanım-Yazıcılar-HP ve 33220 Donanım-Yazıcılar-Canon'da daha da bölünebilir. Bu noktada, daha fazla ayrıntı yardımdan daha fazla zarar verebilir ve yanlış muhasebeye yol açabilir. Genellikle daha az ayrıntıya sahip olmak ve doğru tutmak, yanlış olma eğiliminde olan aşırı miktarda ayrıntıya sahip olmaktan daha iyidir.
Organizasyonel zarafet için sayıları ve açıklamaları tutarlı tutun. Doğrudan maliyet hesap numaralarını ilgili satış hesap numaralarıyla hizalayın. Örneğin, yeniden satış için satın alınan donanımın maliyetini izlemek için 43000 COS-Donanım hesap numarasını kullanabilirsiniz; bu, sayısal olarak 33000 Satış-Donanım ile hizalanır (alt hesaplar da hizalanır). Tutarlılık, finansal raporlar tasarlarken veya günlük girişleri yaparken kullanışlıdır ve muhasebeci olmayanlar için de anlamlıdır.
İlgili bir notta, bazı uzmanlar (özellikle yazılım uygulayıcıları ve BT uzmanları), hesap planında yalnızca birkaç hesabın olmasını ve bunun yerine muhasebe yazılımınızdaki çeşitli modüllerdeki ayrıntılı raporları kullanmanızı önerir.
Örneğin, tüm müşteri faturalarını tek bir Satış hesabına koyabilirsiniz. Mali tablolarınız hakkında hiçbir ayrıntı olmayacaktı. Ayrıntıları, Satış modülüne gidip Satış Kategorisine Göre Satış veya Müşteriye Göre Satış gibi fatura raporları çalıştırarak alabilirsiniz. Bir düzeyde, bu yine de yapılır. Bordro modülü, genellikle hesap planının sağlayabileceği her şeyin ötesine geçen kapsamlı yerleşik raporlama yeteneğine sahip olan bir diğer modüldür. Projeler modülü bir diğeridir. Öyleyse neden hesap planındaki tüm detayları atlayıp o yoldan gitmiyorsunuz?
Teoride kulağa harika gelse de, pratikte mali tablolar aslına uygun olarak oluşturulan ve yönetim tarafından her ay gözden geçirilen şeydir. Çeşitli modüllerden ayrıntılı raporlama, genellikle finansal verilerle bağlantılı olduğundan emin olmak için biraz çaba gerektirir ve bu nedenle (ve diğer nedenlerle), tutarlı bir şekilde yapılmaz. Hesap planına bir miktar ayrıntı eklemek, kilit bilgilerin her zaman yönetim ekibinin karşısında olmasını sağlamanın pratik bir yoludur.
6. Önemli ay sonu girişleri için ayrı hesaplar düşünün.
İyi ay sonu finansal raporları, büyük nakit dışı günlük girişleriyle doğru yapılır. Örneğin, 18-31 Ekim tarihleri arasında kazanılan ücretler 7 Kasım'da ödeniyorsa, Ekim mali bilgilerinin doğru olması için 7 Kasım nakit giderini 31 Ekim'e taşımak için bir yevmiye kaydı yapılmalıdır.
Yevmiye kaydı tutarı normal ücret gider hesaplarıyla karıştırılırsa, ücret giderinin ne kadarının nakit ödemelerle ilgili olduğunu ve ne kadarının tahakkuk ettiğini görmek zor olabilir. Aynısı, devam eden çalışma (WIP) değerlerini ayarlayan karmaşık yevmiye kayıtları veya çok aylı projelerle çalışan şirketlerdeki fazla/eksik fatura girişleri için de geçerlidir.
Bu girişleri ayrı hesaplara yönlendirmek yararlı olabilir. Örneğin, bir ana hesabınız 45000 Doğrudan İşçilik ve üç alt hesabınız olabilir: 45100 Üretim İşçiliği, 45200 Tahakkuk Eden İş Gücünde Değişim ve 45300 Devam Eden İş Gücünde Değişim. Ayrıntı düzeyi, yalnızca o ay nakit olarak ödenen ücretler açısından düşünme eğiliminde olan yönetim ekibine toplam iş gücü miktarını açıklamayı kolaylaştırır.
7. Muhasebe yazılımınızın işlevselliğini en üst düzeye çıkarın.
Güçlü bir hesap planının avantajlarından biri, giriş seviyesi muhasebe yazılımlarının bile kullanım ömrünü uzatabilmesidir. Yeni yazılıma geçiş gibi çok zahmetli bir süreçten geçmek yerine, genellikle finansal raporlamayla ilgili hayal kırıklığı , hesap planını yeniden şekillendirerek düzeltilebilir.
O zaman önemli bir adım, yazılımın kabiliyetini en üst düzeye çıkarmak için hesap planını yapılandırmaktır. Microsoft Dynamics NAV gibi bir platform, her gideri belirli bir konuma veya bölüme kodlamak için yalnızca temel hesap numaraları artı etiketleri ("boyutlar") kullanır. Vista by Viewpoint gibi bir platform, hesap segmentlerini kullanır. Hesap 40000.01.02, Boston konumunda (01) Beton Bölümü (02) için Doğrudan Malzemeler (40000) olabilir. QuickBooks ve Xero bunu başka bir şekilde yapıyor. Hesap yapınızı yazılımla çalışacak şekilde değiştirmeye istekli olun, tersi değil.
Mali raporlama ve hesap planı ayrılmaz bir şekilde bağlantılı olduğundan, hesap planını yenilerken veya kurarken yazılımın mali raporlama kabiliyetini de dikkate almak önemlidir. Örneğin, yazılım, mali tablolardaki hesapların sırasını yeniden düzenlemenize izin vermiyorsa, hesap planınızı nasıl sıraladığınız çok kritik hale gelir.
Hesap planı işlevi, muhtemelen muhasebe yazılımının ve finansal raporlamanın en önemli özelliğidir. Sağlam COA işlevselliğine sahip giriş seviyesi yazılım, uzun yıllar çalışacak şekilde yapılabilir. Tersi de doğrudur.
Geçenlerde, umutsuzca istedikleri raporlama netliğini elde edebilmek için muhasebe kayıtlarını (şirketin kendisi değil, kayıtlar) iki ayrı "şirkete" ayırmanın eşiğinde olan 10 milyon dolarlık bir özel üretim/perakende şirketine danıştım. Hesap planlarında stratejik ayarlamalar yaparak ve yazılımlarının raporlama yeteneklerini daha iyi kullanarak, onları yüksek maliyetli bir felakete sürüklemeden ihtiyaç duydukları finansal görünürlüğü elde edebildik.
İyi Bir Hesap Planı Temeldir
Etkili bir hesap planı yapısı, doğrudan veya dolaylı olarak neredeyse tüm finansal raporlamayı yönlendirir. Yine de, birçok kuruluş bu temel kavramı görmezden geliyor ve karşılanmayan beklentilerle birlikte topallıyor.
Bazı temel problemlerin aksine, bir hesap planı nispeten hızlı bir şekilde optimize edilebilir . İyi uygulanmış bir tadilat genellikle bir ay içinde uygulanabilir ve finansal raporlama üzerinde hemen fark edilebilir bir etkiye sahip olabilir.
Çoğu şirket (ve CFO) yalnızca on yılda bir hesap planı oluşturduğundan, dış kaynak kullanımı için ideal bir proje olabilir. Kuruluşunuzu bir sonraki seviyeye yükseltmek için bu basit ama inanılmaz derecede etkili adımı atma konusunda yardım istiyorsanız, Toptal ile iletişime geçin.