Finalmente clareza financeira: como reiniciar sua estrutura de plano de contas em 7 etapas

Sumário executivo

“O trabalho no custo dos produtos vendidos parece louco. Eu sei que não pagamos muito em mão de obra este mês. Você pode me mostrar um detalhamento do que acontece nesse número?”

“Temos mais assinaturas do que podemos contar agora—Slack, Office 365, Xero, Bill.com, Calendly, Zoho CRM, Trello—e estamos assinando novas a cada mês! Você pode me mostrar nosso gasto mensal total com isso?”

“Só quero ver uma demonstração de resultados que corresponda ao nosso orçamento. Faça viagens. Em nosso orçamento, ele é dividido por hospedagem, passagem aérea, transporte terrestre etc. Quando olho para a demonstração de resultados, tudo o que vejo é um número – viagem, e isso mostra que estamos acima do orçamento. Eu quero ver os detalhes, então eu sei o porquê.”

“Todos esses detalhes são ótimos, mas o que eu realmente quero é um relatório de uma página que mostre nossas vendas, margem bruta e talvez 10 categorias de despesas gerais (departamento de contabilidade, departamento de vendas etc.), tudo em um bom resumo. ”

Esses são sentimentos familiares para qualquer pessoa que tenha participado de algumas reuniões financeiras. A discussão flui e inevitavelmente alguém diz “Seria bom se pudéssemos ver…” O CFO fica com uma expressão exasperada no rosto e escreve o pedido em seu bloco de notas. "Vou ver o que posso fazer", dizem secamente.

A verdade é que eles provavelmente não sabem nem por onde começar.

É bastante comum que os relatórios financeiros fiquem aquém das expectativas dos executivos. Sugiro duas razões para isso:

1. As equipes de contabilidade tendem a se concentrar em fazer as coisas da “maneira certa” em vez de perguntar aos leitores das demonstrações financeiras o que eles querem ver. Isso é o equivalente a construir uma casa para alguém sem perguntar como eles querem que ela seja construída.
2. Não foi pensado o suficiente para desenvolver o plano de contas, que é a base do relatório financeiro . Isso equivale a construir uma casa em terra em vez de concreto.

Uma reinicialização corretamente executada do plano de contas corrigirá ambos os problemas. Felizmente, mesmo uma reinicialização em grande escala não requer uma quantidade astronômica de tempo ou energia. Na verdade, sugiro que seja a melhor e mais eficaz maneira de elevar os relatórios financeiros de sua organização para o próximo nível .

O que é um plano de contas e por que é importante?

Recentemente, eu estava ajudando o proprietário de uma empresa de tecnologia a melhorar seus relatórios financeiros. "Abra seu plano de contas", eu disse a ele.

“Acho que nunca olhei para isso”, ele me disse enquanto analisávamos suas contas. Eu podia ver as lâmpadas acesas enquanto mostrava a ele como suas linhas de fatura de vendas estavam todas configuradas para fluir para uma única conta de vendas em seu plano de contas. Com uma estrutura de contas tão simplista, suas finanças não conseguiram fornecer detalhes sobre seus cinco fluxos de receita distintos.

O plano de contas é como a estrutura de prateleiras e caixas de armazenamento em um armazém. Pense em uma empresa de hardware de computador que recebe um fluxo constante de desktops, laptops e impressoras. Se o depósito estiver bem organizado, uma remessa de laptops Dell que chegar será encaminhada para uma caixa específica na seção Dell da área de laptop do depósito. Dessa forma, quando um cliente solicita um laptop Dell, os funcionários do armazém podem recuperá-lo com rapidez e facilidade.

Se o armazém não tivesse caixas ou estantes, mas apenas três salas enormes – uma para desktops, laptops e impressoras – rastrear ou recuperar qualquer coisa seria um pesadelo.

As contas são os “bins” específicos que mantêm transações contábeis. O plano de contas é simplesmente a lista organizada de todas as caixas e prateleiras. Para ilustrar, quando a empresa de computadores registra a venda do laptop Dell no exemplo acima, o contador irá para a seção Receita do plano de contas e colocará o valor da venda na conta Vendas-Laptops, ou talvez Vendas-Laptops- Dell Laptops se o plano de contas da empresa for mais detalhado.

As demonstrações financeiras de final de mês (balanço e demonstração de resultados) simplesmente resumem e agrupam os saldos que estão nas contas individuais no final do mês. Assim, as demonstrações financeiras não podem ser mais detalhadas ou informativas do que a estrutura do plano de contas subjacente.

Meu cliente de tecnologia tinha uma grande “sala” para todas as vendas, sem caixas e prateleiras. Sua declaração de renda de fim de mês não podia ser mais detalhada do que aquela conta. De relance, ele não tinha ideia de quais fluxos de receita estavam contribuindo para esse número mensal em massa.

É difícil para mim ser crítico, porque 90% dos proprietários de empresas provavelmente podem se relacionar com o fato de nunca terem consultado seu plano de contas. Mesmo muitos controllers e CFOs são fracos em como estruturar um plano de contas robusto que produza fácil e claramente as informações financeiras que o gerenciamento deseja ver .

As empresas de software de contabilidade são parcialmente culpadas por isso. Eles sabem (especialmente os provedores de nível básico) que a maioria das pessoas lutaria para configurar um plano de contas de qualidade. Para corrigir isso, eles automatizam a parte de configuração e criam um plano de contas pré-fabricado no software.

Infelizmente, usar um plano de contas pré-fabricado é como tentar construir uma casa dos sonhos em uma base de concreto de tamanho único. A casa acabaria muito diferente do sonho, e não seria muito funcional.

Sete Passos para Construir o Plano de Contas Perfeito

Há três aspectos a serem considerados ao reiniciar um plano de contas:

1. O número de “bins” ou contas.
2. A definição do que vai em cada caixa.
3. A forma como as caixas estão organizadas.

Aqui estão as etapas a serem seguidas para abordar cada um desses pontos e turbinar seu plano de contas para obter a visibilidade financeira que sua empresa precisa.

1. Incêndio GAAP e impostos.

A maioria das pequenas empresas inicialmente configura sua contabilidade para se adequar ao seu contador. À medida que a empresa cresce, as finanças baseadas em GAAP são necessárias para os bancos, investidores e agências como empresas de títulos. Muitas vezes, as finanças baseadas em GAAP são o fim da progressão.

Mas há outro nível. Esse nível é a contabilidade gerencial e é onde você cria relatórios financeiros com as informações que deseja ver . Os CPAs fiscais e de auditoria ajustam seus relatórios para atender às suas finalidades, então vá em frente e faça uma pausa completa. O novo objetivo são os relatórios financeiros que fornecem as métricas que você precisa para executar sua operação ao longo do ano.

Alguns contadores recomendam manter um plano de contas orientado para GAAP e gerar informações financeiras orientadas para o gerenciamento por meio de relatórios personalizados. Esses relatórios personalizados reúnem números de várias seções do plano de contas para obter o layout do demonstrativo financeiro que o gerenciamento está procurando.

Essa abordagem pode funcionar desde que você tenha recursos de relatórios personalizados. Na ausência disso, os CPAs fiscais e de auditoria têm o software de relatórios personalizados para converter facilmente seu plano de contas orientado ao gerenciamento em seu formato. Apenas certifique-se de facilitar para eles, incorporando quaisquer contas especiais que eles precisem em suas contas de gráfico remodeladas.

2. Defina a margem bruta.

A margem bruta é o lucro após subtrair os custos diretos das vendas. O que são “custos diretos”? Essa é a grande questão. Todos concordam que mão de obra direta e materiais diretos são sempre custos diretos. Além disso, a definição é discricionária.

Por exemplo, de acordo com os GAAP, um custo fixo como a depreciação do equipamento seria um custo direto para um fabricante. No entanto, em um ambiente com foco gerencial, os custos fixos geralmente são mantidos fora da margem bruta, para evitar que ela seja distorcida por oscilações nas vendas.

Por exemplo, se a depreciação for de $ 50 por mês e as vendas forem de $ 500 por mês, a depreciação será de 10% das vendas. Se as vendas subirem para US$ 1.000 em um mês, a depreciação ainda será de US$ 50 e agora representará apenas 5% das vendas. Nessa situação, as vendas – não a eficiência da produção ou melhor estimativa – mudaram a margem bruta. Isso pode ser enganoso, especialmente se os supervisores de produção são remunerados com base nas métricas de margem.

Aqui está uma sugestão: Os custos diretos em suas demonstrações financeiras gerenciais devem ser os mesmos que os custos que você considera na cotação ou nos cálculos de preços. Se você considerar apenas mão de obra direta e materiais diretos ao licitar um trabalho ou definir preços, esses devem ser os únicos custos diretos mostrados em suas finanças mensais. Dessa forma, você pode ver rapidamente se está atingindo a margem bruta desejada na cotação.

Alternativamente, se você incluir itens indiretos como depreciação e suprimentos em sua cotação, deverá incluí-los no cálculo da margem bruta em seus relatórios financeiros. Para fazer isso, dê uma olhada no ponto 3 abaixo.

Nem toda empresa utiliza margem bruta. Em certos setores, como publicidade, agricultura ou consultoria, a maioria dos custos é agrupada sob a ampla categoria de despesas operacionais. Nesse ambiente, pode não ser necessário separar os custos entre diretos/indiretos e operacionais, e não haverá margem bruta no financeiro.

3. Pense cuidadosamente nos custos indiretos.

Os custos indiretos são despesas gerais que se relacionam diretamente com as vendas, mas não podem ser rastreadas diretamente para um produto ou trabalho específico. Exemplos incluem salários de supervisor de fábrica, suprimentos incidentais (por exemplo, fita, cola, parafusos), reparos de máquinas, seguro de construção de lojas, etc. Despesas como taxas de preparação de impostos, marketing e despesas legais não seriam consideradas custos indiretos, mas sim operacionais ou despesas gerais/administrativas.

A maioria das empresas escolhe uma métrica como horas de trabalho e estima uma taxa por hora de trabalho que “usa” esses custos indiretos ao longo de um mês ou ano. Por exemplo, considere um fabricante simples que no mês passado teve $ 1.000 em suprimentos de fabricação e $ 1.000 em reparos na oficina, para um total de $ 2.000 em despesas indiretas. Os trabalhadores da produção trabalharam 200 horas durante aquele mês. Com base nisso, a empresa decide alocar custos indiretos para projetos futuros a uma taxa de US$ 10 por hora (custos totais de US$ 2.000/200 horas de mão de obra).

À medida que cada hora de custo de mão de obra é lançada no sistema, o custo indireto estimado de $ 10 por hora também é lançado automaticamente. Se os trabalhadores trabalharem 300 horas, $ 3.000 (300 x $ 10 por hora) de despesas indiretas serão lançados no módulo do projeto e nas demonstrações financeiras.

O conceito faz sentido, mas fica confuso quando essa entrada atinge as finanças. Ao contrário da verdadeira despesa salarial, os $ 3.000 são uma entrada de custo do projeto que não é paga em dinheiro. Assim, a compensação não será em dinheiro, mas sim uma entrada de -$3.000 em uma conta de Despesas Indiretas Aplicadas.

Em um plano de contas bem projetado, essa conta de compensação normalmente é agrupada com as contas que recebem as despesas reais de suprimentos e reparos. Dessa forma, se os suprimentos e reparos reais totalizarem US$ 2.700 no mês, você poderá ver rapidamente que o custo indireto foi aplicado em excesso aos projetos (US$ 3.000 aplicados, comparados aos US$ 2.700 reais).

Este ponto não pretende ser um discurso sobre o custo do projeto, mas para conscientizar que o plano de contas deve acomodar cuidadosamente a abordagem da organização aos custos indiretos. Pode ser um dos itens mais confusos nos relatórios financeiros, principalmente se a abordagem não for bem organizada e simples.

O custeio indireto aplica-se a empresas orientadas a projetos, principalmente fabricantes e empreiteiros de construção. Empresas que não são orientadas a projetos, como varejistas e restaurantes, normalmente não incorporariam custeio indireto em sua estrutura de contas.

4. Organize as despesas operacionais para refletir as preferências do proprietário e corresponder ao nível de detalhamento do orçamento.

Há muitas maneiras de fatiar dados. Por exemplo, Despesa de Refeições pode ser uma conta independente ou pode ser distribuída entre as categorias às quais as refeições se relacionam, como Marketing, Conferências ou Viagens.

Não existe um caminho certo, mas o plano de contas deve refletir o que os usuários finais das finanças desejam ver. É importante descobrir com a equipe de gerenciamento como eles querem tratar despesas como refeições ou assinaturas de tecnologia. Eles os querem incorporados na categoria com a qual se relacionam (por exemplo, marketing ou finanças) ou querem vê-los sozinhos?

Além disso, para empresas sujeitas às regulamentações fiscais dos EUA, Refeições é um exemplo em que você deseja uma maneira fácil de fornecer ao contador fiscal um valor total autônomo no final do ano. Se você optar por distribuir as Refeições em categorias relevantes, você ainda vai querer mantê-las em contas distintas dentro de cada categoria.

No final, o plano de contas, o orçamento e as preferências de gerenciamento devem estar alinhados em um sistema contábil eficaz.

5. Use números de conta, se ainda não estiver.

Os números de conta são como os números de depósito em um depósito. Números de conta básica de cinco dígitos funcionam bem (quatro para uma configuração muito simples). A melhor prática é usar os 10.000s para contas de ativos, 20.000s para passivos, 29.000s para patrimônio, 30.000s para vendas, 40.000s-50.000s para custos diretos/indiretos, 60.000-70.000s para despesas operacionais/overhead e 80.000-90.000s para contas não operacionais como juros e impostos.

Espalhe cuidadosamente os números da sua conta para deixar espaço para crescimento. Por exemplo, se a conta Corrente comercial principal for 10.000, a conta Corrente da folha de pagamento pode ser 10.100. Depois disso, você pode pular para 11.000 para Contas a receber (geralmente a próxima categoria de ativo). Isso deixa 10.200, 10.300, etc. para dinheiro futuro e contas correntes, e deixa todo o grupo de 11.000 para outras contas a receber (por exemplo, contas a receber de funcionários ou entre empresas).

Para contas de receitas e despesas, são recomendados arranjos entre pais e filhos para facilitar relatórios simultâneos de resumo e detalhes. Por exemplo, imagine uma empresa de tecnologia com três fluxos de receita. A conta de nível pai para Vendas seria 30.000 Vendas. Nenhuma transação seria lançada nessa conta. Sob ela podem estar as contas filhas: 31000 Sales-Web Design, 32000 Sales-Server Management e 33000 Sales-Hardware.

Evite mais de 2 ou 3 níveis de contas filhas. Por exemplo, 33.000 Vendas-Hardware podem ser divididos em 33.100 Vendas-Hardware-Computadores e 33.200 Vendas-Hardware-Impressoras. As impressoras de hardware podem ser divididas em 33210 Hardware-Printers-HP e 33220 Hardware-Printers-Canon. Nesse ponto, mais detalhes podem ser mais prejudiciais do que ajudar e levar a uma contabilidade imprecisa. Geralmente, é melhor ter menos detalhes e mantê-los precisos do que ter quantidades excessivas de detalhes que tendem a ser imprecisos.

Para elegância organizacional, mantenha números e descrições consistentes. Alinhe os números das contas de custos diretos com os números das contas de vendas correspondentes. Por exemplo, para rastrear o custo do hardware adquirido para revenda, você pode usar o número de conta 43000 COS-Hardware, que se alinharia numericamente com 33000 Sales-Hardware (as contas filhas também se alinhariam). A consistência é útil ao projetar relatórios financeiros ou fazer lançamentos no diário, e também faz sentido para não contadores.

Em uma nota relacionada, alguns especialistas (principalmente implementadores de software e profissionais de TI) recomendam ter apenas algumas contas no plano de contas e, em vez disso, usar os relatórios detalhados nos vários módulos do software de contabilidade.

Por exemplo, você pode colocar todas as faturas de clientes em uma conta de vendas. Não haveria detalhes sobre suas demonstrações financeiras. Você obteria os detalhes acessando o módulo Vendas e executando relatórios de fatura, como Vendas por categoria de vendas ou Vendas por cliente. Em algum nível, isso é feito de qualquer maneira. O módulo de folha de pagamento é outro que geralmente possui uma ampla capacidade de geração de relatórios integrada que vai além de qualquer coisa que o plano de contas forneceria. O módulo Projetos é outro. Então, por que não pular todos os detalhes do plano de contas e seguir esse caminho?

Embora pareça ótimo na teoria, na prática as demonstrações financeiras são geradas e revisadas fielmente pela administração a cada mês. Relatórios detalhados dos vários módulos geralmente exigem algum esforço para garantir que estejam vinculados às finanças e, por causa disso (e outros motivos), não são feitos de forma consistente. Construir algum nível de detalhe no plano de contas é uma maneira prática de garantir que as informações-chave estejam sempre à vista da equipe de gerenciamento.

6. Considere contas separadas para as principais entradas de final de mês.

Bons relatórios financeiros de fim de mês são precisos com grandes entradas de diário não monetárias. Por exemplo, se os salários ganhos de 18 a 31 de outubro forem pagos em 7 de novembro, uma entrada de diário deve ser lançada para mover essa despesa em dinheiro de 7 de novembro para 31 de outubro, para tornar as finanças de outubro precisas.

Se o valor do lançamento contábil manual estiver misturado com as contas regulares de despesas salariais, pode ser difícil ver quanto da despesa salarial está relacionado a pagamentos em dinheiro e quanto é acumulado. O mesmo vale para lançamentos contábeis complexos que ajustam valores de trabalho em andamento (WIP) ou lançamentos de cobranças em excesso/abaixo em empresas que trabalham com projetos de vários meses.

Pode ser útil canalizar essas entradas para contas separadas. Por exemplo, você pode ter uma conta pai 45000 Mão de obra direta e três contas filhas: 45100 Mão de obra de produção, 45200 Mudança na mão de obra acumulada e 45300 Mudança na mão de obra WIP. A granularidade facilita a explicação da quantidade total de mão de obra acumulada para a equipe executiva, que tende a pensar apenas em termos de salários pagos em dinheiro naquele mês.

7. Maximize a funcionalidade do seu software de contabilidade.

Uma das vantagens de um plano de contas poderoso é que ele pode prolongar a vida útil até mesmo do software de contabilidade básico. Muitas vezes, a frustração com relatórios financeiros pode ser corrigida remodelando o plano de contas , em vez de passar pelo processo muito doloroso de migrar para um novo software .

Um passo fundamental, então, é estruturar o plano de contas para maximizar a capacidade do software. Uma plataforma como o Microsoft Dynamics NAV utiliza apenas números de conta básicos mais tags (“dimensões”) para codificar cada despesa para um local ou divisão específica. Uma plataforma como o Vista by Viewpoint utiliza segmentos de contas. A conta 40000.01.02 pode ser Materiais Diretos (40000) para a Divisão de Concreto (02) no local de Boston (01). QuickBooks e Xero fazem isso de outra maneira. Esteja disposto a modificar a estrutura da sua conta para trabalhar com o software, e não o contrário.

Uma vez que os relatórios financeiros e o plano de contas estão intimamente ligados, também é importante considerar a capacidade de relatórios financeiros do software ao renovar ou configurar o plano de contas. Por exemplo, se o software não permite que você reorganize a ordem das contas nas demonstrações financeiras, torna-se muito crítico como você ordena seu plano de contas.

A funcionalidade do plano de contas é provavelmente o atributo mais importante do software de contabilidade e relatórios financeiros. O software de nível básico com funcionalidade COA robusta pode funcionar por muitos anos. O contrário também é verdade.

Recentemente, consultei uma empresa de varejo/fabricação personalizada de US$ 10 milhões à beira de dividir seus registros contábeis (os registros, não a própria empresa) em duas “empresas” separadas para obter a clareza de relatórios que desejavam desesperadamente. Ao fazer ajustes estratégicos em seu plano de contas e utilizar melhor os recursos de relatórios de seu software, conseguimos obter a visibilidade financeira de que precisavam sem que eles embarcassem no que provavelmente teria sido um desastre de alto custo.

Um bom plano de contas é fundamental

Uma estrutura efetiva de plano de contas direciona direta ou indiretamente praticamente todos os relatórios financeiros. No entanto, muitas organizações ignoram esse conceito fundamental e seguem com expectativas não atendidas.

Ao contrário de alguns problemas fundamentais, um plano de contas pode ser otimizado de forma relativamente rápida . Uma reforma bem executada geralmente pode ser implementada em um mês e ter um efeito perceptível nos relatórios financeiros imediatamente.

Como a maioria das empresas (e CFOs) só configura um plano de contas talvez uma vez por década, pode ser um projeto ideal para terceirizar. Entre em contato com a Toptal se precisar de ajuda para dar esse passo simples, mas incrivelmente impactante, elevando sua organização ao próximo nível.