الوضوح المالي أخيرًا: كيفية إعادة تشغيل مخطط هيكل الحسابات في 7 خطوات

ملخص تنفيذي

"العمالة في تكلفة البضائع المباعة تبدو مجنونة. أعلم أننا لم ندفع هذا القدر من العمل في المتجر هذا الشهر. هل يمكنك أن تريني تفاصيل ما يدخل في هذا الرقم؟ "

"لدينا اشتراكات أكثر مما يمكننا الاعتماد عليه الآن - Slack ، و Office 365 ، و Xero ، و Bill.com ، و Cal Friendly ، و Zoho CRM ، و Trello - ونقوم بالتسجيل للحصول على اشتراكات جديدة كل شهر! هل يمكنك أن تريني إجمالي إنفاقنا الشهري على هذه؟ "

"أريد فقط أن أرى بيان الدخل الذي يتوافق مع ميزانيتنا. خذ السفر. في ميزانيتنا ، يتم تقسيمها حسب الإقامة ، وتذاكر الطيران ، والنقل البري ، وما إلى ذلك. عندما ألقي نظرة على بيان الدخل ، كل ما أراه هو رقم واحد - السفر ، ويظهر أننا تجاوزنا الميزانية. أريد أن أرى التفاصيل ، لذا أعرف السبب ".

"كل هذه التفاصيل رائعة ، ولكن ما أريده حقًا هو تقرير من صفحة واحدة يعرض مبيعاتنا ، والهامش الإجمالي ، وربما 10 فئات من النفقات العامة (قسم المحاسبة ، وقسم المبيعات ، وما إلى ذلك) كلها في ملخص أنيق. "

هذه مشاعر مألوفة لأي شخص قد جلس خلال اجتماعات مالية قليلة. تتدفق المناقشة وحتمًا يقول أحدهم "سيكون من الجيد أن نرى ..." يحصل المدير المالي على تعبير غاضب على وجوههم ويكتب الطلب على المفكرة الخاصة بهم. يقولون بجفاف: "سأرى ما يمكنني فعله".

الحقيقة هي أنهم ربما ليسوا متأكدين من أين يبدأون.

من الشائع جدًا أن تكون التقارير المالية أقل من التوقعات التنفيذية. أقترح سببين لهذا:

1. تميل فرق المحاسبة إلى التركيز على فعل الأشياء "بالطريقة الصحيحة" بدلاً من سؤال قراء البيانات المالية عما يريدون رؤيته. وهذا يعادل بناء منزل لشخص ما دون أن يسأل كيف يريد أن يُبنى.
2. لم يتم التفكير بشكل كافٍ في تطوير مخطط الحسابات ، وهو أساس إعداد التقارير المالية . وهذا يعادل بناء منزل على التراب بدلاً من الخرسانة.

ستؤدي إعادة تشغيل مخطط الحسابات المنفذة بشكل صحيح إلى حل كلتا المشكلتين. لحسن الحظ ، حتى إعادة التشغيل على نطاق واسع لا تتطلب قدرًا هائلاً من الوقت أو الطاقة. في الواقع ، أقترح أنها الطريقة الوحيدة الأفضل والأكثر فاعلية لرفع التقارير المالية في مؤسستك إلى المستوى التالي .

ما هو مخطط الحسابات ولماذا هو مهم؟

مؤخرًا ، كنت أساعد مالك شركة تكنولوجيا على تحسين تقاريره المالية. قلت له "افتح دليل حساباتك".

قال لي بينما كنا ننظر في حساباته: "لا أعتقد أنني نظرت إلى ذلك من قبل". كان بإمكاني رؤية المصابيح التي تحدث عندما أوضحت له كيف تم تكوين جميع سطور فاتورة المبيعات الخاصة به لتتدفق إلى حساب مبيعات واحد في مخطط الحسابات الخاص به. مع مثل هذا الهيكل الحسابي المبسط ، لم تكن بياناته المالية قادرة على تقديم تفاصيل حول تدفقات إيراداته الخمسة المتميزة.

مخطط الحسابات يشبه إطار عمل الرفوف وصناديق التخزين في المستودع. فكر في شركة أجهزة كمبيوتر تتلقى دفقًا مستمرًا من أجهزة الكمبيوتر المكتبية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والطابعات. إذا كان المستودع الخاص بهم منظمًا جيدًا ، فسيتم توجيه شحنة قادمة من أجهزة كمبيوتر Dell المحمولة إلى حاوية معينة في قسم Dell في منطقة الكمبيوتر المحمول بالمستودع. بهذه الطريقة ، عندما يطلب أحد العملاء جهاز كمبيوتر محمول من Dell ، يمكن لعمال المستودعات استرداده بسرعة وسهولة.

إذا كان المستودع لا يحتوي على صناديق أو أرفف ولكنه كان عبارة عن ثلاث غرف ضخمة - واحدة لكل منها أجهزة كمبيوتر سطح المكتب وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والطابعات - فإن تتبع أو استرداد أي شيء سيكون بمثابة كابوس.

الحسابات هي "الصناديق" المحددة التي تعقد المعاملات المحاسبية. مخطط الحسابات هو ببساطة القائمة المنظمة لجميع الصناديق والأرفف. للتوضيح ، عندما تسجل شركة الكمبيوتر بيع كمبيوتر Dell المحمول في المثال أعلاه ، سينتقل المحاسب إلى قسم الإيرادات في مخطط الحسابات ويضع مبلغ البيع في حساب المبيعات - أجهزة الكمبيوتر المحمولة ، أو ربما المبيعات - أجهزة الكمبيوتر المحمولة- Dell Laptops إذا كان مخطط حسابات الشركة أكثر تفصيلاً.

البيانات المالية لنهاية الشهر (الميزانية العمومية وبيان الدخل) تلخص ببساطة وتجمع الأرصدة الموجودة في الحسابات الفردية في نهاية الشهر. وفقًا لذلك ، لا يمكن أن تكون البيانات المالية أكثر تفصيلاً أو إفادة من هيكل مخطط الحسابات الأساسي.

كان لعميلي التكنولوجي "غرفة" واحدة كبيرة لجميع المبيعات ، بدون حاويات وأرفف. لا يمكن أن يحصل بيان الدخل الخاص به في نهاية الشهر على تفاصيل أكثر من ذلك الحساب الواحد. في لمحة سريعة ، لم يكن لديه أي فكرة عن تدفقات الإيرادات التي تساهم في هذا الرقم الشهري المجمع.

من الصعب بالنسبة لي أن أكون حرجًا لأن 90٪ من أصحاب الأعمال ربما يرتبطون بعدم إلقاء نظرة على مخطط حساباتهم مطلقًا. حتى العديد من المراقبين والمديرين الماليين ضعفاء في كيفية هيكلة مخطط قوي للحسابات ينتج بسهولة وبوضوح المعلومات المالية التي تريد إدارة المعلومات رؤيتها .

تتحمل شركات برامج المحاسبة المسؤولية جزئياً عن ذلك. إنهم يعرفون (خاصة مقدمي الخدمة المبتدئين) أن معظم الناس سيكافحون من أجل إعداد مخطط جودة للحسابات. لإصلاح ذلك ، يقومون بأتمتة جزء الإعداد وإنشاء مخطط حسابات مُجهز مسبقًا في البرنامج.

لسوء الحظ ، فإن استخدام مخطط حسابات مُجهز مسبقًا يشبه محاولة بناء منزل الأحلام على أساس خرساني بحجم واحد يناسب الجميع. سينتهي المنزل بشكل مختلف تمامًا عن الحلم ، ولن يكون عمليًا للغاية.

سبع خطوات لبناء المخطط المثالي للحسابات

هناك ثلاثة جوانب يجب مراعاتها عند إعادة تشغيل مخطط الحسابات:

1. عدد "الصناديق" أو الحسابات.
2. تعريف ما يدخل في كل سلة.
3. طريقة تنظيم الصناديق.

فيما يلي الخطوات التي يجب اتخاذها لمعالجة كل نقطة من هذه النقاط وشحن مخطط الحسابات الخاص بك للحصول على الرؤية المالية التي تحتاجها شركتك.

1. أطلق مبادئ المحاسبة المقبولة عموماً والضرائب.

قامت معظم الشركات الصغيرة في البداية بإعداد حساباتها لتناسب محاسب الضرائب الخاص بها. مع نمو الشركة ، هناك حاجة إلى البيانات المالية القائمة على مبادئ المحاسبة المقبولة عموماً للبنوك والمستثمرين والوكالات مثل شركات السندات. غالبًا ما تكون البيانات المالية المستندة إلى مبادئ المحاسبة المقبولة عموماً هي نهاية التقدم.

لكن هناك مستوى آخر. هذا المستوى هو المحاسبة الإدارية ، وهو المكان الذي تنشئ فيه التقارير المالية بالمعلومات التي تريد رؤيتها . تعمل تكلفة الاكتساب الضريبي والتدقيق على تعديل تقاريرك لتناسب أغراضها على أي حال ، لذا انطلق واحصل على استراحة كاملة. الهدف الجديد هو التقارير المالية التي توفر المقاييس التي تحتاجها لتشغيل عمليتك على مدار العام.

يوصي بعض المحاسبين بالتمسك بمخطط حسابات موجه لمبادئ المحاسبة المقبولة عموماً وإنشاء بيانات مالية موجهة نحو الإدارة من خلال التقارير المخصصة. تجمع هذه التقارير المخصصة معًا أرقامًا من أقسام مختلفة من مخطط الحسابات للحصول على إدارة تخطيط البيانات المالية التي تبحث عنها.

يمكن أن يعمل هذا الأسلوب طالما أن لديك إمكانية إعداد التقارير المخصصة. في غياب ذلك ، تمتلك CPA الضريبية والتدقيق برنامج إعداد التقارير المخصص لتحويل مخطط الحسابات الموجه نحو الإدارة بسهولة إلى تنسيقها. فقط تأكد من تسهيل الأمر عليهم من خلال دمج أي حسابات خاصة يحتاجون إليها في حسابات الرسم البياني المعاد تشكيلها.

2. تحديد الهامش الإجمالي.

الهامش الإجمالي هو الربح بعد طرح التكاليف المباشرة من المبيعات. ما هي "التكاليف المباشرة"؟ هذا هو السؤال الكبير. يتفق الجميع على أن العمالة المباشرة والمواد المباشرة هي دائمًا تكاليف مباشرة. أبعد من ذلك ، يكون التعريف تقديريًا.

على سبيل المثال ، بموجب مبادئ المحاسبة المقبولة عموماً ، فإن التكلفة الثابتة مثل إهلاك المعدات ستكون تكلفة مباشرة للشركة المصنعة. ومع ذلك ، في بيئة تركز على الإدارة ، غالبًا ما يتم الاحتفاظ بالتكاليف الثابتة خارج الهامش الإجمالي ، لمنعها من التشويه بسبب التقلبات في المبيعات.

على سبيل المثال ، إذا كان الاستهلاك 50 دولارًا أمريكيًا في الشهر والمبيعات 500 دولار أمريكي في الشهر ، فإن الإهلاك يمثل 10٪ من المبيعات. إذا ارتفعت المبيعات إلى 1000 دولار في الشهر ، فلا يزال الإهلاك 50 دولارًا ويمثل الآن 5 ٪ فقط من المبيعات. في هذه الحالة ، غيرت المبيعات - وليس كفاءة الإنتاج أو التقدير الأفضل - الهامش الإجمالي. قد يكون هذا مضللًا ، خاصةً إذا تم تعويض مشرفي الإنتاج وفقًا لمقاييس الهامش.

فيما يلي اقتراح: يجب أن تكون التكاليف المباشرة على بياناتك المالية الإدارية هي نفس التكاليف التي تضعها في الاعتبار عند تحديد الأسعار أو حسابات التسعير. إذا كنت تفكر فقط في العمالة المباشرة والمواد المباشرة عند تقديم العطاءات لوظيفة أو تحديد الأسعار ، فيجب أن تكون هذه هي التكاليف المباشرة الوحيدة المعروضة في بياناتك المالية الشهرية. بهذه الطريقة يمكنك أن ترى في لمحة ما إذا كنت تحقق الهامش الإجمالي الذي تستهدفه في عرض الأسعار.

بدلاً من ذلك ، إذا قمت بتضمين عناصر غير مباشرة مثل الإهلاك والإمدادات في عرض الأسعار الخاص بك ، فيجب عليك تضمينها في حساب الهامش الإجمالي في تقاريرك المالية. للقيام بذلك ، ألق نظرة فاحصة على النقطة 3 أدناه.

لا تستخدم كل شركة هامش الربح الإجمالي. في بعض الصناعات مثل الإعلان أو الزراعة أو الاستشارات ، يتم تشغيل معظم التكاليف معًا تحت فئة واسعة من نفقات التشغيل. في تلك البيئة ، قد لا يكون من الضروري فصل التكاليف بين المباشرة / غير المباشرة والتشغيلية ، ولن يكون هناك هامش إجمالي على البيانات المالية.

3. التفكير مليا في التكاليف غير المباشرة.

التكاليف غير المباشرة هي نفقات عامة تتعلق مباشرة بالمبيعات ولكن لا يمكن تتبعها مباشرة إلى منتج أو وظيفة معينة. تشمل الأمثلة أجور مشرف المصنع ، والإمدادات العرضية (على سبيل المثال ، الشريط اللاصق ، والغراء ، والبراغي) ، وإصلاح الآلات ، والتأمين على مبنى المحلات ، وما إلى ذلك. لا تعتبر المصاريف مثل رسوم إعداد الضرائب ، والتسويق ، والمصروفات القانونية تكاليف غير مباشرة ، بل تعتبر تكاليف تشغيلية أو المصاريف العامة / الادارية.

تختار معظم الشركات مقياسًا مثل ساعات العمل وتقدير معدلًا لكل ساعة عمل "يستهلك" هذه التكاليف غير المباشرة على مدار شهر أو عام. على سبيل المثال ، ضع في اعتبارك مصنعًا بسيطًا كان لديه في الشهر الماضي 1000 دولار من مستلزمات التصنيع و 1000 دولار من إصلاحات المتجر ، بإجمالي 2000 دولار من النفقات غير المباشرة. عمل عمال الإنتاج 200 ساعة خلال ذلك الشهر. بناءً على ذلك ، قررت الشركة تخصيص تكلفة غير مباشرة للمشاريع المستقبلية بمعدل 10 دولارات للساعة (إجمالي التكاليف 2000 دولار / 200 ساعة عمل في المتجر).

نظرًا لترحيل كل ساعة من تكلفة العمالة إلى النظام ، يتم أيضًا ترحيل التكلفة غير المباشرة المقدرة البالغة 10 دولارات لكل ساعة تلقائيًا. إذا كان العمال يعملون 300 ساعة ، فسيتم ترحيل 3000 دولار (300 × 10 دولارات للساعة) من النفقات غير المباشرة إلى وحدة المشروع والبيانات المالية.

المفهوم منطقي ، لكنه يصبح مربكًا عندما يصل هذا الإدخال إلى البيانات المالية. على عكس مصروفات الأجور الحقيقية ، فإن مبلغ 3000 دولار هو مشروع بتكلفة إدخال لا يتم دفعه نقدًا. وفقًا لذلك ، لن يكون التعويض نقديًا ، بل سيكون إدخالًا بقيمة 3000 دولار أمريكي إلى حساب مطبق على المصاريف غير المباشرة.

في مخطط حسابات جيد التصميم ، يتم عادةً تجميع حساب الأوفست هذا مع الحسابات التي تتلقى الإمدادات الفعلية ومصاريف الإصلاح. وبهذه الطريقة ، إذا كان إجمالي الإمدادات والإصلاحات الفعلية يبلغ 2700 دولار في الشهر ، يمكنك أن ترى في لمحة أن التكلفة غير المباشرة قد تم تجاوزها في المشاريع (تم تطبيق 3000 دولار ، مقارنة بـ 2700 دولار فعليًا).

لا يُقصد بهذه النقطة أن تكون خطابًا حول تكلفة المشروع ، ولكن لخلق الوعي بأن مخطط الحسابات يجب أن يستوعب بشكل مدروس نهج المنظمة للتكاليف غير المباشرة. يمكن أن يكون أحد أكثر العناصر إرباكًا في التقارير المالية ، خاصةً إذا كان الأسلوب غير منظم جيدًا وبسيط.

تنطبق التكلفة غير المباشرة على الشركات الموجهة نحو المشاريع ، ولا سيما الشركات المصنعة ومقاولي البناء. الشركات غير الموجهة نحو المشاريع ، مثل تجار التجزئة والمطاعم ، عادة لا تدمج التكلفة غير المباشرة في هيكل حساباتها.

4. تنظيم نفقات التشغيل لتعكس تفضيلات المالك ومطابقة مستوى الميزانية من التفاصيل.

هناك العديد من الطرق لتقسيم البيانات. على سبيل المثال ، قد تكون نفقات الوجبات حسابًا مستقلاً أو قد يتم توزيعها عبر الفئات التي تتعلق بها الوجبات ، مثل التسويق أو المؤتمرات أو السفر.

لا توجد طريقة واحدة صحيحة ، ولكن يجب أن يعكس مخطط الحسابات ما يريد المستخدمون النهائيون للبيانات المالية رؤيته. من المهم أن تعرف من فريق الإدارة كيف يريدون معالجة النفقات مثل الوجبات أو اشتراكات التكنولوجيا. هل يريدون تضمينهم في الفئة التي يرتبطون بها (على سبيل المثال ، التسويق أو التمويل) أم يريدون رؤيتهم بمفردهم؟

جانبا ، بالنسبة للشركات الخاضعة للوائح الضرائب الأمريكية ، تعد الوجبات مثالاً حيث ستحتاج إلى طريقة سهلة لمنح محاسب الضرائب مبلغًا إجماليًا قائمًا بذاته في نهاية العام. إذا اخترت توزيع الوجبات عبر الفئات ذات الصلة ، فستحتاج إلى الاحتفاظ بها في حسابات منفصلة داخل كل فئة.

في النهاية ، يجب أن يتوافق دليل الحسابات والميزانية وتفضيلات الإدارة في نظام محاسبة فعال.

5. استخدم أرقام الحسابات ، إذا لم تكن بالفعل.

أرقام الحسابات تشبه أرقام الحاويات في المستودع. تعمل أرقام الحسابات الأساسية المكونة من خمسة أرقام بشكل جيد (أربعة لإعداد بسيط للغاية). أفضل الممارسات هي استخدام 10000s لحسابات الأصول ، و 20000s للالتزامات ، و 29000s لحقوق الملكية ، و 30000s للمبيعات ، و 40000s -50000s للتكاليف المباشرة / غير المباشرة ، و 60000-70000s للمصروفات التشغيلية / العامة ، و 80000-90000s للحسابات غير العملياتية مثل الفوائد والضرائب.

وزع أرقام حسابك بعناية لترك مجالًا للنمو. على سبيل المثال ، إذا كان حساب Business Checking الرئيسي هو 10000 ، فقد يكون حساب Payroll Checking هو 10100. بعد ذلك ، يمكنك التخطي إلى 11000 للحسابات المدينة (عادةً ما تكون فئة الأصول التالية). هذا يترك 10200 ، 10300 ، وما إلى ذلك للنقدية المستقبلية والحسابات الجارية ، ويترك مجموعة 11000 بأكملها لحسابات القبض الأخرى (على سبيل المثال ، ذمم الموظفين أو بين الشركات الشقيقة).

بالنسبة لحسابات الدخل والمصروفات ، يوصى بترتيبات الوالدين والطفل لتسهيل التقارير الموجزة والتفصيلية المتزامنة. على سبيل المثال ، تخيل شركة تكنولوجيا لها ثلاثة مصادر دخل. سيكون الحساب الرئيسي للمبيعات هو 30000 مبيعات. لن يتم نشر أي معاملات إلى هذا الحساب. تحتها يمكن أن تكون الحسابات الفرعية: 31000 تصميم ويب للمبيعات ، 32000 إدارة خادم مبيعات ، و 33000 جهاز مبيعات.

تجنب أكثر من مستويين أو ثلاثة من حسابات الأطفال. على سبيل المثال ، يمكن تقسيم 33000 Sales-Hardware إلى 33100 Sales-Hardware-Computer و 33200 Sales-Hardware-Printers. يمكن تقسيم طابعات الأجهزة بشكل أكبر في 33210 Hardware-Printers-HP و 33220 Hardware-Printers-Canon. في هذه المرحلة ، قد تكون التفاصيل الإضافية أكثر ضررًا من المساعدة وتؤدي إلى محاسبة غير دقيقة. من الأفضل عمومًا أن يكون لديك تفاصيل أقل وأن تحافظ على دقتها بدلاً من وجود كميات مفرطة من التفاصيل التي تميل إلى أن تكون غير دقيقة.

للأناقة التنظيمية ، حافظ على اتساق الأرقام والأوصاف. قم بمحاذاة أرقام حساب التكلفة المباشرة مع أرقام حسابات المبيعات المقابلة. على سبيل المثال ، لتتبع تكلفة الأجهزة المشتراة لإعادة البيع ، يمكنك استخدام رقم الحساب 43000 COS-Hardware ، والذي يتماشى عدديًا مع 33000 Sales-Hardware (يمكن أيضًا محاذاة الحسابات الفرعية). يكون الاتساق مفيدًا عند تصميم التقارير المالية أو عمل إدخالات دفتر اليومية ، كما أنه منطقي لغير المحاسبين.

في ملاحظة ذات صلة ، يوصي بعض الخبراء (خاصة منفذي البرامج ومحترفي تكنولوجيا المعلومات) بوجود عدد قليل فقط من الحسابات في مخطط الحسابات وبدلاً من ذلك استخدام التقارير التفصيلية في الوحدات المختلفة في برنامج المحاسبة الخاص بك.

على سبيل المثال ، يمكنك وضع جميع فواتير العملاء في حساب مبيعات واحد. لن يكون هناك أي تفاصيل على البيانات المالية الخاصة بك. ستحصل على التفاصيل بالانتقال إلى وحدة المبيعات وتشغيل تقارير الفواتير مثل المبيعات حسب فئة المبيعات أو المبيعات حسب العميل. على مستوى ما ، يتم ذلك على أي حال. وحدة كشوف المرتبات هي وحدة أخرى غالبًا ما تتمتع بقدرة واسعة على إعداد التقارير والتي تتجاوز أي شيء يوفره مخطط الحسابات. وحدة المشاريع هي وحدة أخرى. فلماذا لا تتخطى كل التفاصيل في مخطط الحسابات وتذهب إلى هذا الطريق؟

في حين أنه يبدو رائعًا من الناحية النظرية ، إلا أن البيانات المالية من الناحية العملية هي ما يتم إنشاؤه ومراجعته بأمانة من قبل الإدارة كل شهر. غالبًا ما يتطلب إعداد التقارير التفصيلية من الوحدات المختلفة بعض الجهد للتأكد من ارتباطه بالبيانات المالية ، وبسبب ذلك (ولأسباب أخرى) ، فإنه لا يتم إجراؤه باستمرار. يعد بناء مستوى معين من التفاصيل في مخطط الحسابات طريقة عملية لضمان أن تكون المعلومات الأساسية دائمًا في مواجهة فريق الإدارة.

6. النظر في حسابات منفصلة لإدخالات نهاية الشهر الرئيسية.

يتم جعل التقارير المالية الجيدة في نهاية الشهر دقيقة مع إدخالات دفتر اليومية غير النقدية الكبيرة. على سبيل المثال ، إذا تم دفع الأجور المكتسبة من 18 إلى 31 أكتوبر في 7 نوفمبر ، فيجب ترحيل إدخال دفتر اليومية لنقل المصروفات النقدية في 7 نوفمبر إلى 31 أكتوبر ، لجعل البيانات المالية لشهر أكتوبر دقيقة.

إذا تم خلط مبلغ إدخال دفتر اليومية مع حسابات مصروفات الأجور العادية ، فقد يكون من الصعب معرفة مقدار مصروفات الأجور المتعلقة بالمدفوعات النقدية والمبلغ المستحق. وينطبق الشيء نفسه على إدخالات دفتر اليومية المعقدة التي تقوم بضبط قيم العمل الجاري (WIP) ، أو إدخالات أكثر / تحت الفواتير في الشركات التي تعمل مع مشاريع متعددة الأشهر.

قد يكون من المفيد توجيه هذه الإدخالات إلى حسابات منفصلة. على سبيل المثال ، قد يكون لديك حساب أصل 45000 Direct Work وثلاثة حسابات تابعة: 45100 Production Labour ، و 45200 Change in Accrued Work ، و 45300 Change في WIP Work. يجعل التفصيل من السهل شرح إجمالي مبلغ العمالة المجمعة للفريق التنفيذي ، الذي يميل إلى التفكير فقط من حيث الأجور المدفوعة نقدًا في ذلك الشهر.

7. تعظيم وظائف برنامج المحاسبة الخاص بك.

تتمثل إحدى مزايا مخطط الحسابات القوي في أنه يمكن أن يطيل العمر الإنتاجي حتى لبرامج المحاسبة على مستوى المبتدئين. غالبًا ما يمكن إصلاح الإحباط الناتج عن إعداد التقارير المالية عن طريق إعادة تصميم مخطط الحسابات ، بدلاً من المرور بعملية مؤلمة للغاية تتمثل في الانتقال إلى برامج جديدة .

الخطوة الرئيسية إذن هي هيكلة مخطط الحسابات لتعظيم قدرة البرنامج. تستخدم منصة مثل Microsoft Dynamics NAV أرقام الحسابات الأساسية فقط بالإضافة إلى العلامات ("الأبعاد") لترميز كل حساب إلى موقع أو قسم معين. تستخدم منصة مثل Vista by Viewpoint شرائح الحساب. قد يكون الحساب 40000.01.02 عبارة عن مواد مباشرة (40000) لقسم الخرسانة (02) في موقع بوسطن (01). يقوم QuickBooks و Xero بذلك بطريقة أخرى. كن على استعداد لتعديل بنية حسابك للعمل مع البرنامج ، وليس العكس.

نظرًا لأن التقارير المالية ومخطط الحسابات مرتبطان ارتباطًا وثيقًا ، فمن المهم أيضًا مراعاة قدرة إعداد التقارير المالية للبرنامج عند تجديد أو إعداد مخطط الحسابات. على سبيل المثال ، إذا كان البرنامج لا يسمح لك بإعادة ترتيب الحسابات في البيانات المالية ، يصبح الأمر بالغ الأهمية في كيفية قيامك بطلب مخطط الحسابات الخاص بك.

ربما تكون وظيفة مخطط الحسابات هي أهم سمة من سمات برامج المحاسبة والتقارير المالية. يمكن جعل برامج مستوى الدخول مع وظائف شهادة توثيق البرامج القوية تعمل لسنوات عديدة. والعكس صحيح أيضا.

لقد تشاورت مؤخرًا مع شركة تصنيع / بيع بالتجزئة مخصصة بقيمة 10 ملايين دولار على وشك تقسيم سجلاتهم المحاسبية (السجلات ، وليس الشركة نفسها) إلى "شركتين" منفصلتين لتتمكن من الحصول على وضوح التقارير الذي رغبوا فيه بشدة. من خلال إجراء تعديلات إستراتيجية على مخطط الحسابات والاستفادة بشكل أفضل من قدرات إعداد التقارير الخاصة بالبرامج ، تمكنا من الحصول على الرؤية المالية التي يحتاجونها دون أن نجعلهم يشرعون في ما كان من المحتمل أن يكون كارثة عالية التكلفة.

الرسم البياني الجيد للحسابات أساسي

هيكل مخطط حسابات فعال يقود بشكل مباشر أو غير مباشر جميع التقارير المالية تقريبًا. ومع ذلك ، تتجاهل العديد من المنظمات هذا المفهوم التأسيسي وتعرج جنبًا إلى جنب مع التوقعات التي لم تتم تلبيتها.

على عكس بعض المشاكل التأسيسية ، يمكن تحسين مخطط الحسابات بشكل سريع نسبيًا . يمكن بوجه عام تنفيذ إعادة تشكيل جيدة التنفيذ في غضون شهر ولها تأثير ملحوظ على التقارير المالية على الفور.

نظرًا لأن معظم الشركات (والمديرين الماليين) لا يقومون إلا بإعداد مخطط للحسابات مرة واحدة كل عقد ، يمكن أن يكون مشروعًا مثاليًا للاستعانة بمصادر خارجية. اتصل بـ Toptal إذا كنت ترغب في الحصول على مساعدة في اتخاذ هذه الخطوة البسيطة ولكن المؤثرة بشكل لا يصدق للارتقاء بمؤسستك إلى المستوى التالي.