最終財務清晰：如何通過 7 個步驟重新啟動您的會計科目表結構

執行摘要

“銷售商品成本中的勞動力看起來很瘋狂。 我知道我們這個月沒有支付那麼多的車間人工費。 你能告訴我這個數字的明細嗎？”

“我們現在擁有的訂閱數量多得數不清——Slack、Office 365、Xero、Bill.com、Calendly、Zoho CRM、Trello——而且我們每個月都在註冊新訂閱！ 你能告訴我我們每月在這些方面的總支出嗎？”

“我只想看到一份符合我們預算的損益表。 去旅行。 在我們的預算中，它按住宿、機票、地面交通等進行細分。當我查看損益表時，我看到的只是一個數字——旅行，它表明我們超出了預算。 我想看看細節，所以我知道為什麼。”

“所有這些細節都很棒，但我真正想要的是一份一頁紙的報告，其中顯示了我們的銷售額、毛利率，也許還有 10 類管理費用（會計部門、銷售部門等），所有這些都在一個很好的簡潔摘要中。 ”

對於參加過幾次財務會議的任何人來說，這些都是熟悉的情緒。 討論不斷進行，不可避免地有人說：“如果我們能看到……那就太好了。”首席財務官臉上露出惱怒的表情，並在記事本上寫下了請求。 “我會看看我能做什麼，”他們乾巴巴地說。

事實是，他們可能甚至不確定從哪裡開始。

財務報告達不到高管預期是很常見的。 我提出了兩個原因：

1. 會計團隊傾向於專注於以“正確的方式”做事，而不是詢問財務報表的讀者他們想看到什麼。 這相當於為某人建造房屋而不詢問他們希望如何建造。
2. 在開發作為財務報告基礎的會計科目表方面沒有足夠的考慮。 這相當於在泥土而不是混凝土上建造房屋。

正確執行會計科目表的重新啟動將解決這兩個問題。 值得慶幸的是，即使是全面重啟也不需要天文數字的時間或精力。 事實上，我認為這是將您的組織的財務報告提升到新水平的最佳和最有效的方法。

什麼是會計科目表，為什麼它很重要？

最近，我正在幫助一家科技公司的老闆改進他的財務報告。 “打開你的會計科目表，”我告訴他。

“我想我從來沒有看過那個，”當我們查看他的賬戶時，他告訴我。 當我向他展示如何將他的銷售發票行全部配置為流向他的會計科目表中的單個銷售帳戶時，我可以看到燈泡正在亮起。 由於賬戶結構如此簡單，他的財務狀況無法提供有關他五種不同收入來源的詳細信息。

會計科目表就像倉庫中貨架和儲物箱的框架。 想想一家電腦硬件公司，它接收源源不斷的台式機、筆記本電腦和打印機。 如果他們的倉庫組織良好，到達的戴爾筆記本電腦將被運送到倉庫筆記本電腦區域戴爾部分的特定垃圾箱。 這樣，當客戶訂購戴爾筆記本電腦時，倉庫工作人員可以快速輕鬆地取回它。

如果倉庫沒有垃圾箱或貨架，只有三個巨大的房間——台式機、筆記本電腦和打印機各一個——跟踪或檢索任何東西將是一場噩夢。

帳戶是保存會計交易的特定“箱”。 會計科目表只是所有箱子和架子的有組織的列表。 舉例來說，當電腦公司在上面的例子中記錄戴爾筆記本電腦的銷售時，會計會去會計科目表的收入部分，將銷售金額輸入到銷售-筆記本電腦，或者可能是銷售-筆記本電腦-如果戴爾筆記本電腦公司的會計科目表更詳細。

月末財務報表（資產負債表和損益表）只是對月末個人賬戶中的餘額進行匯總和分組。 因此，財務報表不能比基本的會計科目表結構更詳細或信息豐富。

我的技術客戶為所有銷售人員提供了一個大“房間”，沒有垃圾箱和架子。 他的月末損益表不能比那個賬戶更詳細。 乍一看，他不知道哪些收入來源對這個龐大的月度數字做出了貢獻。

我很難批評，因為 90% 的企業主可能與從未看過他們的會計科目表有關。 甚至許多控制人員和首席財務官都不知道如何構建一個穩健的會計科目表，以便輕鬆而清晰地生成管理層希望看到的財務信息。

會計軟件公司對此負有部分責任。 他們知道（尤其是入門級提供商）大多數人很難建立一個高質量的會計科目表。 為了解決這個問題，他們將設置部分自動化，並在軟件中構建了一個預製的會計科目表。

不幸的是，使用預製的會計科目表就像試圖在千篇一律的混凝土基礎上建造一座夢想中的房子。 房子最終會與夢想大不相同，而且功能也不是很好。

建立完美會計科目表的七個步驟

重新啟動會計科目表時需要考慮三個方面：

1. “箱”或帳戶的數量。
2. 進入每個 bin 的定義。
3. 垃圾箱的組織方式。

以下是解決這些問題並加速您的會計科目表以獲得公司所需的財務可見性的步驟。

1. 消防 GAAP 和稅收。

大多數小企業最初設置會計以適合其稅務會計師。 隨著公司的發展，銀行、投資者和債券公司等機構需要基於 GAAP 的財務。 通常，基於公認會計原則的財務是進展的終點。

但還有另一個層次。 該級別是管理會計，您可以在其中創建包含您想要查看的信息的財務報告。 無論如何，稅務和審計註冊會計師都會調整您的報告以適應他們的目的，因此請繼續並徹底休息。 新目標是提供全年運營所需指標的財務報告。

一些會計師建議堅持使用面向 GAAP 的會計科目表，並通過自定義報告生成面向管理的財務報表。 這些自定義報告將來自會計科目表各個部分的數字拼湊在一起，以獲得財務報表佈局管理正在尋找的。

只要您具有自定義報告功能，該方法就可以工作。 如果沒有，稅務和審計註冊會計師擁有自定義報告軟件，可以輕鬆地將您以管理為導向的會計科目表轉換為他們的格式。 只需確保將他們需要的任何特殊帳戶合併到您改造的圖表帳戶中，以使他們更容易。

2. 定義毛利率。

毛利率是從銷售額中減去直接成本後的利潤。 什麼是“直接成本”？ 這是個大問題。 每個人都同意直接人工和直接材料總是直接成本。 除此之外，定義是自由裁量的。

例如，根據公認會計原則，設備折舊等固定成本將是製造商的直接成本。 然而，在以管理為中心的環境中，固定成本通常被排除在毛利率之外，以防止其被銷售波動所扭曲。

例如，如果折舊為每月 50 美元，銷售額為每月 500 美元，則折舊為銷售額的 10%。 如果一個月銷售額飆升至 1,000 美元，折舊仍為 50 美元，現在僅為銷售額的 5%。 在這種情況下，銷售——而不是生產效率或更好的估計——改變了毛利率。 這可能會產生誤導，特別是如果生產主管根據利潤率指標獲得補償。

這裡有一個建議：您的管理財務報表中的直接成本應該與您在報價或定價計算中考慮的成本相同。 如果您在投標工作或定價時只考慮直接人工和直接材料，那麼這些應該是您每月財務報表中顯示的唯一直接成本。 這樣，您可以一目了然地看到您是否達到了報價中的目標毛利率。

或者，如果您在報價中包括折舊和供應等間接項目，那麼您應該將它們包括在財務報告的毛利率計算中。 為此，請仔細查看下面的第 3 點。

並非每家公司都利用毛利率。 在某些行業，如廣告、農業或諮詢，大部分成本都在運營費用的廣泛類別下。 在那種環境下，可能沒有必要將直接/間接成本和運營成本分開，並且財務上不會有毛利率。

3. 仔細考慮間接成本。

間接成本是與銷售直接相關但不能直接追溯到特定產品或工作的間接費用。 示例包括工廠主管工資、附帶用品（例如膠帶、膠水、螺絲）、機械維修、商店建築保險等。諸如報稅費、營銷和法律費用等費用不會被視為間接成本，而是運營或一般/管理費用。

大多數公司選擇諸如工時之類的指標，並估計在一個月或一年的過程中“消耗”這些間接成本的每個工時的比率。 例如，考慮一個簡單的製造商，上個月有 1,000 美元的製造用品和 1,000 美元的車間維修費用，總計 2,000 美元的間接費用。 生產工人在那個月工作了 200 小時。 基於此，公司決定以每小時 10 美元（2,000 美元的總成本/200 個車間工時）的比率將間接成本分配給未來的項目。

由於每小時的人工成本過帳到系統，每小時 10 美元的估計間接成本也會自動過帳。 如果工人工作 300 小時，則 3,000 美元（300 x 10 美元/小時）的間接費用將記入項目模塊和財務報表。

這個概念是有道理的，但是當這個條目觸及財務時它會變得混亂。 與真正的工資費用不同，3,000 美元是項目成本核算條目，不以現金支付。 因此，抵消將不是現金，而是間接費用應用賬戶的 -$3,000 分錄。

在精心設計的科目表中，該抵消科目通常與接收實際供應和維修費用的科目分組。 這樣，如果該月的實際供應和維修總額為 2,700 美元，您一眼就能看出間接成本被多用於項目（應用了 3,000 美元，而實際成本為 2,700 美元）。

這一點並不是要討論項目成本計算，而是要讓人們意識到會計科目表必須深思熟慮地適應組織處理間接成本的方法。 它可能是財務報告中最令人困惑的項目之一，尤其是在方法組織不完善和簡單的情況下。

間接成本核算適用於以項目為導向的公司，尤其是製造商和建築承包商。 不以項目為導向的公司，例如零售商和餐館，通常不會將間接成本計算納入其賬戶結構。

4. 組織運營費用以反映業主的偏好並匹配預算的詳細程度。

有很多方法可以對數據進行切片。 例如，膳食費用可能是一個獨立帳戶，也可能分佈在與膳食相關的類別中，例如營銷、會議或旅行。

沒有一種正確的方法，但會計科目表必須反映財務最終用戶希望看到的內容。 從管理團隊那裡了解他們希望如何處理膳食或技術訂閱等費用非常重要。 他們是希望它們嵌入到與它們相關的類別中（例如，營銷或金融），還是希望看到它們獨立存在？

順便說一句，對於受美國稅務法規約束的公司，Meals 是一個示例，您需要一種簡單的方法來為您的稅務會計師在年底提供獨立的總金額。 如果您選擇跨相關類別分配膳食，您仍希望將它們保存在每個類別中的離散帳戶中。

最後，會計科目表、預算和管理偏好都必須與有效的會計系統保持一致。

5. 如果您還沒有，請使用帳號。

帳號就像倉庫中的箱號。 五位數的基本帳號效果很好（四個用於非常簡單的設置）。 最佳實踐是使用 10000s 用於資產賬戶，20000s 用於負債，29000s 用於權益，30000s 用於銷售，40000s-50000s 用於直接/間接成本，60000-70000s 用於運營/管理費用，80000-90000s 用於非運營賬戶比如利息和稅收。

深思熟慮地分散您的帳號，為增長留出空間。 例如，如果主要 Business Checking 帳戶是 10000，那麼 Payroll Checking 帳戶可能是 10100。之後，您可能會跳到應收帳款的 11000（通常是下一個資產類別）。 這將 10200、10300 等留給未來的現金和支票賬戶，並將整個 11000 組留給其他應收賬款（例如，員工或公司間應收賬款）。

對於收入和支出賬戶，建議進行親子安排，以促進同時匯總和詳細報告。 例如，想像一家擁有三個收入來源的科技公司。 Sales 的父級帳戶將為 30000 Sales。 沒有交易會過帳到該帳戶。 在它下面可能是子帳戶：31000 Sales-Web Design、32000 Sales-Server Management 和 33000 Sales-Hardware。

避免超過 2 或 3 個級別的子帳戶。 例如，33000 銷售硬件可以進一步細分為 33100 銷售硬件計算機和 33200 銷售硬件打印機。 硬件打印機可以在 33210 Hardware-Printers-HP 和 33220 Hardware-Printers-Canon 中進一步細分。 在這一點上，進一步的細節可能弊大於利，並導致會計不准確。 通常，最好減少細節並保持準確，而不是過多的細節往往不准確。

為了組織優雅，保持數字和描述一致。 將直接成本帳號與相應的銷售帳號對齊。 例如，要跟踪為轉售而購買的硬件成本，您可以使用帳號 43000 COS-Hardware，這將在數字上與 33000 Sales-Hardware 對齊（子賬戶也將對齊）。 在設計財務報告或製作日記帳分錄時，一致性會派上用場，對非會計師也很有意義。

在相關的說明中，一些專家（尤其是軟件實施者和 IT 專業人員）建議在會計科目表中只使用幾個帳戶，而不是使用會計軟件中各個模塊中的詳細報告。

例如，您可以將所有客戶發票放在一個銷售帳戶中。 你的財務報表上不會有任何細節。 您可以通過轉到銷售模塊並運行發票報告（例如按銷售類別的銷售或按客戶的銷售）來獲取詳細信息。 在某種程度上，無論如何，這是完成的。 工資單模塊是另一個通常具有廣泛的內置報告功能的模塊，超出了會計科目表所能提供的任何功能。 項目模塊是另一個模塊。 那麼為什麼不跳過會計科目表中的所有細節並走這條路呢？

雖然理論上聽起來很棒，但實際上財務報表是管理層每月忠實生成和審查的。 來自各個模塊的詳細報告通常需要一些努力來確保它與財務相關，並且正因為如此（以及其他原因），它並不能始終如一地完成。 在會計科目表中建立一定程度的細節是確保關鍵信息始終呈現在管理團隊面前的一種實用方法。

6. 為關鍵的月末分錄考慮單獨的賬戶。

良好的月末財務報告通過大量非現金日記帳分錄準確。 例如，如果從 10 月 18 日至 31 日賺取的工資在 11 月 7 日支付，則必須過帳日記帳分錄以將 11 月 7 日的現金支出移至 10 月 31 日，以使 10 月的財務狀況準確。

如果日記帳分錄的金額與常規工資支出賬戶混合在一起，則可能很難看出工資支出中有多少與現金支付有關，以及應計的金額有多少。 對於調整在製品 (WIP) 值的複雜日記帳分錄，或處理多月項目的公司的計費分錄過多/過少，情況也是如此。

將這些條目匯集到不同的帳戶會很有幫助。 例如，您可能有一個父帳戶 45000 直接人工和三個子帳戶：45100 生產人工、45200 應計人工變更和 45300 在製品人工變更。 粒度使得向執行團隊解釋匯總的勞動力總量很容易，他們往往只考慮當月以現金支付的工資。

7. 最大化您的會計軟件的功能。

強大的會計科目表的優點之一是它可以延長入門級會計軟件的使用壽命。 財務報告的挫敗感通常可以通過改造會計科目表來解決，而不是經歷遷移到新軟件的痛苦過程。

然後一個關鍵步驟是構建會計科目表以最大化軟件的能力。 像 Microsoft Dynamics NAV 這樣的平台僅使用基本帳號和標籤（“維度”）將每筆費用編碼到特定位置或部門。 像 Viewpoint 的 Vista 這樣的平台利用了帳戶段。 帳戶 40000.01.02 可能是波士頓位置 (01) 的混凝土部門 (02) 的直接材料 (40000)。 QuickBooks 和 Xero 採用另一種方​​式。 願意修改您的帳戶結構以使用該軟件，而不是相反。

由於財務報告和會計科目表緊密相連，因此在修改或設置會計科目表時考慮軟件的財務報告功能也很重要。 例如，如果軟件不允許您重新排列財務報表上的科目順序，那麼如何對科目表進行排序就變得非常關鍵。

會計科目表功能可能是會計軟件和財務報告最重要的屬性。 具有強大 COA 功能的入門級軟件可以使用多年。 反之亦然。

我最近諮詢了一家價值 1000 萬美元的定制製造/零售公司，該公司即將將他們的會計記錄（記錄，而不是公司本身）分成兩個獨立的“公司”，以便能夠獲得他們迫切需要的報告清晰度。 通過對他們的會計科目表進行戰略調整併更好地利用他們軟件的報告功能，我們能夠獲得他們所需的財務可見性，而無需讓他們陷入可能是高成本災難的境地。

一個好的會計科目表是基礎

有效的會計科目表結構直接或間接推動幾乎所有財務報告。 然而，許多組織忽略了這一基本概念，並隨著未達到的期望而跛行。

與一些基礎問題不同，會計科目表可以相對快速地優化。 執行良好的改造通常可以在一個月內實施，並立即對財務報告產生顯著影響。

因為大多數公司（和首席財務官）可能每十年只設置一次會計科目表，所以它可能是一個理想的外包項目。 如果您希望幫助您採取這個簡單但非常有影響力的步驟，將您的組織提升到一個新的水平，請聯繫 Toptal。