ついに財務の明確さ：7つのステップで勘定科目表構造を再起動する方法

エグゼクティブサマリー

「売上原価の労力はおかしなことに見えます。 今月は店員にそれほどお金を払わなかったと思います。 その数の内訳を教えていただけますか？」

「Slack、Office 365、Xero、Bill.com、Calendly、Zoho CRM、Trelloなど、現在数えきれないほど多くのサブスクリプションがあり、毎月新しいサブスクリプションにサインアップしています。 これらの毎月の総支出を教えていただけますか？」

「予算に合った損益計算書を見たいだけです。 旅行に出かけましょう。 私たちの予算では、宿泊、航空運賃、陸上輸送などで分類されています。損益計算書を見ると、1つの数字、つまり旅行だけが表示され、予算を超過していることがわかります。 詳細を見たいので、その理由がわかります。」

「この詳細はすべて素晴らしいですが、私が本当に望んでいるのは、売上、粗利益、およびおそらく10のカテゴリの間接費（経理部門、営業部門など）をすべてわかりやすくまとめた1ページのレポートです。 」

これらは、いくつかの財務会議に参加したことのある人なら誰でも知っている感情です。 議論が流れ、必然的に誰かが「見えたらいいのに…」と言う。CFOは憤慨した表情を浮かべてメモ帳にリクエストを書く。 「私に何ができるか見ていきます」と彼らは辛抱強く言います。

真実は、彼らはおそらくどこから始めればよいのかさえわからないということです。

財務報告が経営陣の期待を下回ることはよくあることです。 これには2つの理由があります。

1. 経理チームは、財務諸表の読者に何を見たいかを尋ねるのではなく、「正しい方法」で物事を行うことに集中する傾向があります。 それは、誰かがどのように家を建てたいかを尋ねることなく、誰かのために家を建てることに相当します。
2. 財務報告の基礎となる勘定科目表の作成については、十分な検討がなされていません。 これは、コンクリートではなく土の上に家を建てるのと同じです。

勘定科目表を適切に再起動すると、両方の問題が修正されます。 ありがたいことに、本格的な再起動でさえ、天文学的な時間やエネルギーを必要としません。 実際、これが組織の財務報告を次のレベルに引き上げるための唯一の最良かつ最も効果的な方法であることをお勧めします。

勘定科目表とは何ですか？なぜそれが重要なのですか？

最近、私はテクノロジー会社の所有者が財務報告を改善するのを手伝っていました。 「勘定科目表を開いてください」と私は彼に言いました。

「私はそれを見たことがないと思います」と私たちが彼のアカウントを見たときに彼は私に言った。 彼の売上請求書の行がすべて、彼の勘定科目表の単一の売上勘定に流れるように構成されていることを彼に示したとき、電球が点灯しているのを見ることができました。 そのような単純なアカウント構造では、彼の財務は彼の5つの異なる収入源についての詳細を提供することができませんでした。

勘定科目表は、倉庫の棚と棚のフレームワークのようなものです。 デスクトップ、ラップトップ、およびプリンターの絶え間ない流れを受け取るコンピューターハードウェア会社を考えてみてください。 倉庫が適切に整理されている場合、到着したデルのノートパソコンは、倉庫のラップトップエリアのデルセクションにある特定のビンに配送されます。 そうすれば、顧客がデルのノートパソコンを注文したときに、倉庫作業員がすばやく簡単にノートパソコンを取り出すことができます。

倉庫にゴミ箱やラックがなく、デスクトップ、ラップトップ、プリンター用に1つずつ、3つの巨大な部屋があった場合、何かを追跡したり取得したりするのは悪夢です。

アカウントは、会計トランザクションを保持する特定の「ビン」です。 勘定科目表は、単にすべてのビンと棚の整理されたリストです。 たとえば、コンピュータ会社が上記の例でDellラップトップの販売を記録する場合、経理担当者は勘定科目表の収益セクションに移動し、販売額をアカウントSales-Laptops、またはおそらくSales-Laptops-に入力します。会社の勘定科目表がより詳細な場合は、Dellノートパソコン。

月末の財務諸表（貸借対照表と損益計算書）は、月末に個々の勘定科目にある残高を単純に要約してグループ化します。 したがって、財務諸表は、基礎となる勘定科目表の構造よりも詳細または有益なものにすることはできません。

私のテクノロジークライアントには、すべてのセールスに1つの大きな「部屋」があり、ゴミ箱や棚はありませんでした。 彼の月末の損益計算書は、その1つのアカウントよりも詳細になることはできませんでした。 一見したところ、彼はどの収入源がその大量の月間数に貢献しているのかわかりませんでした。

事業主の90％は、おそらく自分の勘定科目表を見たことがないことに関係している可能性があるため、私が批判的になるのは難しいです。 多くの管理者やCFOでさえ、経営陣が見たいと思う財務情報を簡単かつわかりやすく作成する堅牢な勘定科目表を構築する方法に弱点があります。

会計ソフトウェア会社はこれについて部分的に責任があります。 彼らは（特にエントリーレベルのプロバイダー）ほとんどの人が質の高い勘定科目表を作成するのに苦労することを知っています。 これを修正するために、セットアップ部分を自動化し、事前に作成された勘定科目表をソフトウェアに組み込みます。

残念ながら、事前に作成された勘定科目表を使用することは、万能のコンクリート基礎の上に夢の家を建てようとするようなものです。 家は夢とは大きく異なり、機能的ではありません。

完璧な勘定科目表を作成するための7つのステップ

勘定科目表を再起動するときに考慮すべき3つの側面があります。

1. 「ビン」またはアカウントの数。
2. 各ビンに入るものの定義。
3. ビンの整理方法。

これらの各ポイントに対処し、勘定科目表をターボチャージして、会社が必要とする財務上の可視性を獲得するための手順は次のとおりです。

1.GAAPと税金を実行します。

ほとんどの中小企業は当初、税理士に合うように会計を設定しました。 会社が成長するにつれて、銀行、投資家、およびボンディング会社のような機関にはGAAPベースの財務が必要になります。 多くの場合、GAAPベースの財務は進行の終わりです。

しかし、別のレベルがあります。 そのレベルは管理会計であり、必要な情報を使用して財務レポートを作成する場所です。 税務および監査CPAは、とにかく目的に合うようにレポートを調整するので、先に進んで完全に休憩してください。 新しい目標は、年間を通じて業務を遂行するために必要な指標を提供する財務レポートです。

一部の会計士は、GAAP指向の勘定科目表に固執し、カスタムレポートを通じて管理指向の財務情報を生成することを推奨しています。 これらのカスタムレポートは、勘定科目表のさまざまなセクションの数値をまとめて、財務諸表のレイアウト管理者が探しているものを取得します。

このアプローチは、カスタムレポート機能がある限り機能します。 それがない場合、税務および監査CPAには、管理指向の勘定科目表をそれらの形式に簡単に変換するためのカスタムレポートソフトウェアがあります。 改造したチャートアカウントに必要な特別なアカウントを組み込むことで、彼らが簡単に利用できるようにしてください。

2.粗利益を定義します。

売上総利益率は、売上高から直接費を差し引いた後の利益です。 「直接費」とは何ですか？ それが大きな問題です。 直接労働と直接材料は常に直接コストであることに誰もが同意します。 それを超えて、定義は裁量です。

たとえば、GAAPの下では、設備の減価償却などの固定費は、製造業者にとって直接費になります。 しかし、経営者中心の環境では、売上高の変動によって固定費が歪められないようにするために、固定費は粗利益から外されることがよくあります。

たとえば、減価償却費が月額$ 50で、売上高が月額$ 500の場合、減価償却費は売上高の10％になります。 売上が1か月で1,000ドルに急増した場合でも、減価償却費は50ドルであり、売上の5％にすぎません。 そのような状況では、生産効率やより適切な見積もりではなく、売上高が粗利益を変更しました。 これは誤解を招く可能性があります。特に、生産監督者がマージン指標で報酬を受け取っている場合はそうです。

提案は次のとおりです。経営財務諸表の直接コストは、見積もりや価格計算に含めるコストと同じである必要があります。 仕事に入札したり価格を設定したりするときに直接労働と直接材料のみを考慮する場合は、それらが月次財務に表示される唯一の直接コストである必要があります。 そうすれば、見積もりで目標とする粗利益を達成しているかどうかを一目で確認できます。

または、減価償却や消耗品などの間接的な項目を見積もりに含める場合は、それらを財務レポートの粗利益計算に含める必要があります。 これを行うには、以下のポイント3をよく見てください。

すべての企業が粗利益を利用しているわけではありません。 広告、農業、コンサルティングなどの特定の業界では、ほとんどの費用は幅広いカテゴリの営業費用の下で一緒に実行されます。 そのような環境では、直接/間接と運用の間でコストを分離する必要がない場合があり、財務上の粗利益はありません。

3.間接費を慎重に検討してください。

間接費は、売上に直接関連する間接費ですが、特定の製品や仕事に直接追跡することはできません。 例としては、工場の監督者の賃金、付随的な物資（テープ、接着剤、ネジなど）、機械の修理、店舗の建物の保険などがあります。税金の準備費用、マーケティング、法務費用などの費用は、間接費ではなく、運営または一般/管理費。

ほとんどの企業は、労働時間などの指標を選択し、1か月または1年の間にこれらの間接費を「使い切る」労働時間あたりの割合を見積もります。 たとえば、先月1,000ドルの製造用品と1,000ドルの店舗修理があり、合計で2,000ドルの間接費が発生した単純な製造業者について考えてみます。 その月の間に生産労働者は200時間働いた。 これに基づいて、会社は間接費を1時間あたり10ドルの割合で将来のプロジェクトに割り当てることを決定します（合計費用2,000ドル/店舗労働時間200時間）。

1時間の人件費がシステムに転記されると、1時間あたり10ドルの推定間接費も自動的に転記されます。 労働者が300時間働く場合、3,000ドル（1時間あたり300 x 10ドル）の間接費がプロジェクトモジュールと財務諸表に転記されます。

概念は理にかなっていますが、このエントリが財務に影響を与えると混乱します。 真の賃金費用とは異なり、3,000ドルは、現金で支払われないエントリの原価計算プロジェクトです。 したがって、相殺は現金ではなく、間接費適用勘定への-3,000ドルのエントリになります。

適切に設計された勘定科目表では、そのオフセット勘定科目は通常、実際の供給および修理費用を受け取る勘定科目とグループ化されます。 そうすれば、実際の供給と修理の月間合計が$ 2,700である場合、間接費がプロジェクトに過剰に適用されていることが一目でわかります（実際の$ 2,700に対して、$ 3,000が適用されました）。

この点は、プロジェクトの原価計算に関する談話ではなく、勘定科目表が間接費に対する組織のアプローチに慎重に対応する必要があるという認識を高めることを目的としています。 これは、特にアプローチが適切に構成されておらず、単純でない場合、財務報告で最も紛らわしい項目の1つになる可能性があります。

間接費は、プロジェクト指向の企業、特に製造業者や建設請負業者に適用されます。 小売業者やレストランなど、プロジェクト指向ではない企業は、通常、間接費をアカウント構造に組み込んでいません。

4.所有者の好みを反映し、予算の詳細レベルに一致するように営業費用を整理します。

データをスライスする方法はたくさんあります。 たとえば、Meals Expenseはスタンドアロンのアカウントである場合もあれば、マーケティング、会議、旅行など、食事に関連するカテゴリ全体に分散している場合もあります。

正しい方法は1つではありませんが、勘定科目表には、財務のエンドユーザーが見たいものを反映する必要があります。 管理チームから、食事やテクノロジーのサブスクリプションなどの費用をどのように処理したいかを知ることが重要です。 彼らは彼らが関連するカテゴリー（例えば、マーケティングや金融）にそれらを埋め込むことを望んでいますか、それとも彼らは彼らが独立しているのを見たいですか？

余談ですが、米国の税法の対象となる企業の場合、食事は、年末に税理士に独立した合計金額を提供する簡単な方法が必要な例です。 関連するカテゴリに食事を分散させることを選択した場合でも、各カテゴリ内の個別のアカウントに食事を保持する必要があります。

結局、勘定科目表、予算、および管理の好みはすべて、効果的な会計システムで調整する必要があります。

5.まだ使用していない場合は、アカウント番号を使用します。

アカウント番号は、倉庫のビン番号のようなものです。 5桁の基本口座番号が適切に機能します（非常に簡単な設定の場合は4つ）。 ベストプラクティスは、資産勘定に10000、負債に20000、資本に29000、売上に30000、直接/間接費に40000〜50000、営業/間接費に60000〜70000、非営業勘定に80000〜90000を使用することです。利子や税金など。

成長の余地を残すために、アカウント番号を慎重に広げてください。 たとえば、メインのビジネス当座預金口座が10000の場合、給与当座預金口座は10100になります。その後、売掛金（通常は次の資産カテゴリ）の11000にスキップできます。 これにより、10200、10300などが将来の現金および小切手勘定に残され、11000グループ全体が他の売掛金勘定（たとえば、従業員または会社間売掛金）に残されます。

収入と支出の勘定については、要約と詳細の同時報告を容易にするために、親子の取り決めが推奨されます。 たとえば、3つの収益源を持つテクノロジー企業を想像してみてください。 Salesの親レベルのアカウントは30000Salesになります。 そのアカウントに取引は投稿されません。 その下には、31000 Sales-Web Design、32000 Sales-Server Management、および33000Sales-Hardwareの子アカウントがあります。

2つまたは3つ以上のレベルの子アカウントは避けてください。 たとえば、33000のSales-Hardwareは、さらに33100のSales-Hardware-Computersと33200のSales-Hardware-Printersに分類できます。 ハードウェア-プリンターは、33210ハードウェア-プリンター-HPおよび33220ハードウェア-プリンター-キヤノンでさらに分類される可能性があります。 その時点で、詳細はヘルプよりも害があり、不正確なアカウンティングにつながる可能性があります。 一般に、不正確になりがちな詳細の量が多すぎるよりも、詳細を少なくして正確に保つ方が適切です。

組織の優雅さのために、数字と説明の一貫性を保ってください。 直接原価勘定番号を対応する販売勘定番号に合わせます。 たとえば、再販のために購入したハードウェアのコストを追跡するには、アカウント番号43000 COS-Hardwareを使用します。これは、33000 Sales-Hardwareと数値的に一致します（子アカウントも一致します）。 一貫性は、財務報告を設計したり、仕訳を作成したりするときに役立ちます。また、会計士以外の人にも意味があります。

関連する注意点として、一部の専門家（特にソフトウェア実装者とIT専門家）は、会計ソフトウェアのさまざまなモジュールの詳細レポートを使用する代わりに、勘定科目表に少数の勘定科目のみを含めることを推奨しています。

たとえば、すべての顧客の請求書を1つの販売アカウントに入れることができます。 あなたの財務諸表の詳細はありません。 詳細を取得するには、販売モジュールに移動し、販売カテゴリ別販売や顧客別販売などの請求書レポートを実行します。 あるレベルでは、これはとにかく行われます。 Payrollモジュールは、勘定科目表が提供するものを超える広範な組み込みレポート機能を備えていることが多いもう1つのモジュールです。 プロジェクトモジュールは別のものです。 では、勘定科目表のすべての詳細をスキップして、そのルートに進んでみませんか？

理論的には素晴らしいように聞こえますが、実際には、財務諸表は毎月経営陣によって忠実に生成およびレビューされるものです。 さまざまなモジュールからの詳細なレポートは、多くの場合、財務との関連を確認するためにある程度の努力が必要であり、そのため（およびその他の理由）、一貫して実行されません。 勘定科目表にある程度の詳細を組み込むことは、重要な情報が常に管理チームの前にあることを保証するための実用的な方法です。

6.主要な月末のエントリに個別のアカウントを検討します。

優れた月末の財務レポートは、現金以外の大規模な仕訳帳で正確に作成されます。 たとえば、10月18日から31日までに稼いだ賃金が11月7日に支払われる場合、10月の財務を正確にするために、その11月7日の現金支出を10月31日に移動するジャーナルエントリを投稿する必要があります。

仕訳の金額が通常の賃金費用勘定と混合されている場合、賃金費用のどれだけが現金支払いに関連し、どれだけが発生しているかを確認するのは難しい場合があります。 同じことが、仕掛品（WIP）値を調整する複雑な仕掛品エントリ、または複数月のプロジェクトで作業する会社の請求超過/不足エントリにも当てはまります。

これらのエントリを個別のアカウントに集めると役立つ場合があります。 たとえば、親アカウント45000直接労働と3つの子アカウント（45100生産労働、45200未収労働の変更、および45300仕掛品労働の変更）があるとします。 細分性により、ロールアップされた労働力の合計額を、その月に現金で支払われる賃金の観点からのみ考える傾向があるエグゼクティブチームに簡単に説明できます。

7.会計ソフトウェアの機能を最大化します。

強力な勘定科目表の利点の1つは、エントリーレベルの会計ソフトウェアでさえも耐用年数を延ばすことができることです。 多くの場合、財務報告に対するフラストレーションは、新しいソフトウェアに移行するという非常に苦痛なプロセスを経るのではなく、勘定科目表を改造することで修正できます。

次に重要なステップは、ソフトウェアの能力を最大化するために勘定科目表を構成することです。 Microsoft Dynamics NAVのようなプラットフォームは、基本アカウント番号とタグ（「ディメンション」）のみを使用して、各経費を特定の場所または部門にコーディングします。 Vista by Viewpointのようなプラットフォームは、アカウントセグメントを利用します。 アカウント40000.01.02は、ボストンの場所（01）のコンクリート部​​門（02）の直接材料（40000）である可能性があります。 QuickBooksとXeroはそれをさらに別の方法で行います。 ソフトウェアで動作するようにアカウント構造を変更することをいとわないでください。その逆ではありません。

財務報告と勘定科目表は非常に密接に関連しているため、勘定科目表を刷新または設定するときは、ソフトウェアの財務報告機能を考慮することも重要です。 たとえば、ソフトウェアで財務諸表上の勘定科目の順序を並べ替えることができない場合、勘定科目表をどのように順序付けるかが非常に重要になります。

勘定科目表機能は、おそらく会計ソフトウェアと財務報告の最も重要な属性です。 堅牢なCOA機能を備えたエントリーレベルのソフトウェアは、何年にもわたって機能させることができます。 逆もまた真です。

私は最近、1,000万ドルのカスタム製造/小売会社に、彼らの会計記録（会社自体ではなく記録）を2つの別々の「会社」に分割して、彼らが切実に望んでいた報告の明確さを得ることができるようにする寸前で相談しました。 勘定科目表を戦略的に微調整し、ソフトウェアのレポート機能をより有効に活用することで、高コストの災害に着手することなく、必要な財務上の可視性を得ることができました。

優れた勘定科目表は基本的です

効果的な勘定体系は、直接的または間接的に、事実上すべての財務報告を推進します。 それでも、多くの組織はこの基本的な概念を無視し、満たされていない期待とともに足を引きずっています。

一部の基本的な問題とは異なり、勘定科目表は比較的迅速に最適化できます。 適切に実行された改造は、通常1か月以内に実施でき、財務報告にすぐに顕著な影響を及ぼします。

ほとんどの企業（およびCFO）は、おそらく10年に1回だけ勘定科目表を設定するため、アウトソーシングするのに理想的なプロジェクトになる可能性があります。 組織を次のレベルに引き上げるこのシンプルでありながら非常に影響力のあるステップを実行するための支援が必要な場合は、Toptalに連絡してください。