Nareszcie przejrzystość finansowa: jak zrestartować strukturę planu kont w 7 krokach

Podsumowanie wykonawcze

„Nakład pracy w kosztach sprzedanych towarów wygląda na szalony. Wiem, że w tym miesiącu nie zapłaciliśmy tak dużo za pracę w sklepie. Czy możesz mi pokazać zestawienie tego, co składa się na tę liczbę?

„Mamy więcej subskrypcji, niż możemy zliczyć w tej chwili — Slack, Office 365, Xero, Bill.com, Calendly, Zoho CRM, Trello — i co miesiąc rejestrujemy się na nowe! Czy możesz mi pokazać nasze łączne miesięczne wydatki na te produkty?”

„Chcę tylko zobaczyć rachunek zysków i strat, który pasuje do naszego budżetu. Wybierz się w podróż. W naszym budżecie jest on podzielony na zakwaterowanie, przeloty, transport naziemny itp. Kiedy patrzę na rachunek zysków i strat, widzę tylko jedną liczbę – podróże, która pokazuje, że przekroczyliśmy budżet. Chcę zobaczyć szczegóły, więc wiem dlaczego.”

„Wszystkie te szczegóły są świetne, ale naprawdę chcę jednostronicowego raportu, który pokazuje naszą sprzedaż, marżę brutto i może 10 kategorii kosztów ogólnych (dział księgowości, dział sprzedaży itp.) Wszystko w ładnym, zgrabnym podsumowaniu. ”

Są to uczucia znane każdemu, kto przeżył kilka spotkań finansowych. Dyskusja płynie i nieuchronnie ktoś mówi: „Byłoby miło, gdybyśmy mogli zobaczyć…” Dyrektor finansowy ma zirytowany wyraz twarzy i zapisuje prośbę w swoim notatniku. „Zobaczę, co da się zrobić”, mówią sucho.

Prawda jest taka, że ​​prawdopodobnie nie są pewni, od czego zacząć.

Często zdarza się, że raporty finansowe nie spełniają oczekiwań kierownictwa. Proponuję dwa powody:

1. Zespoły księgowe mają tendencję do skupiania się na robieniu rzeczy we właściwy sposób, zamiast pytać czytelników sprawozdań finansowych, co chcą zobaczyć. To odpowiednik budowania domu dla kogoś, nie pytając, jak chce go zbudować.
2. Za mało uwagi poświęcono opracowaniu planu kont, który jest podstawą sprawozdawczości finansowej . Jest to równoznaczne z budowaniem domu na ziemi zamiast na betonie.

Prawidłowo wykonany restart planu kont rozwiąże oba problemy. Na szczęście nawet ponowne uruchomienie na pełną skalę nie wymaga astronomicznej ilości czasu ani energii. W rzeczywistości sugeruję, że jest to najlepszy i najskuteczniejszy sposób na podniesienie sprawozdawczości finansowej w Twojej organizacji na wyższy poziom .

Co to jest plan kont i dlaczego jest ważny?

Ostatnio pomagałem właścicielowi firmy technologicznej poprawić jego sprawozdawczość finansową. — Otwórz swój plan kont — powiedziałem mu.

„Nie sądzę, żebym kiedykolwiek na to spojrzał”, powiedział mi, gdy przeglądaliśmy jego rachunki. Widziałem, jak zapalają się żarówki, gdy pokazywałem mu, jak wszystkie wiersze faktur sprzedaży zostały skonfigurowane tak, aby przepływały do ​​jednego konta sprzedaży w jego planie kont. Przy tak uproszczonej strukturze konta jego finanse nie były w stanie podać szczegółów na temat pięciu różnych strumieni przychodów.

Plan kont jest jak szkielet regałów i pojemników magazynowych w magazynie. Pomyśl o firmie produkującej sprzęt komputerowy, która otrzymuje stały strumień komputerów stacjonarnych, laptopów i drukarek. Jeśli ich magazyn jest dobrze zorganizowany, nadchodząca przesyłka laptopów Dell zostanie skierowana do określonego kosza w sekcji Dell w obszarze laptopów w magazynie. Dzięki temu, gdy klient zamawia laptopa firmy Dell, pracownicy magazynu mogą go szybko i łatwo odzyskać.

Gdyby w magazynie nie było pojemników ani regałów, ale były tylko trzy ogromne pomieszczenia — po jednym na komputery stacjonarne, laptopy i drukarki — śledzenie lub odzyskiwanie czegokolwiek byłoby koszmarem.

Konta to specyficzne „pojemniki”, w których przechowywane są transakcje księgowe. Plan kont to po prostu uporządkowana lista wszystkich koszy i półek. Aby zilustrować, kiedy firma komputerowa rejestruje sprzedaż laptopa Dell w powyższym przykładzie, księgowy przejdzie do sekcji Przychody planu kont i umieści kwotę sprzedaży na koncie Sprzedaż-laptopy, a może Sprzedaż-laptopy- Laptopy Dell, jeśli plan kont firmy jest bardziej szczegółowy.

Sprawozdania finansowe na koniec miesiąca (bilans i rachunek zysków i strat) po prostu podsumowują i grupują salda na poszczególnych kontach na koniec miesiąca. W związku z tym sprawozdania finansowe nie mogą być bardziej szczegółowe ani pouczające niż podstawowa struktura planu kont.

Mój klient technologiczny miał jeden duży „pokój” dla całej sprzedaży, bez koszy i półek. Jego rachunek zysków i strat na koniec miesiąca nie mógł być bardziej szczegółowy niż to jedno konto. Na pierwszy rzut oka nie miał pojęcia, które strumienie przychodów przyczyniają się do tej zbiorczej miesięcznej liczby.

Trudno mi być krytycznym, ponieważ 90% właścicieli firm prawdopodobnie odnosi się do tego, że nigdy nie zajrzało do ich planu kont. Nawet wielu kontrolerów i dyrektorów finansowych jest słabych, jeśli chodzi o to, jak zbudować solidny plan kont, który w prosty i przejrzysty sposób przedstawia informacje finansowe , jakie chce widzieć kierownictwo .

Częściowo winne za to są firmy zajmujące się oprogramowaniem księgowym. Wiedzą (zwłaszcza dostawcy na poziomie podstawowym), że większość ludzi miałaby trudności z założeniem wysokiej jakości planu kont. Aby to naprawić, automatyzują część konfiguracji i wbudowują w oprogramowanie prefabrykowany plan kont.

Niestety, korzystanie z gotowego planu kont jest jak próba budowy wymarzonego domu na uniwersalnym betonowym fundamencie. Dom byłby bardzo różny od wymarzonego i mało funkcjonalny.

Siedem kroków do zbudowania idealnego planu kont

Podczas ponownego uruchamiania planu kont należy wziąć pod uwagę trzy aspekty:

1. Liczba „pojemników” lub kont.
2. Definicja tego, co trafia do każdego kosza.
3. Sposób organizacji pojemników.

Oto kroki, które należy podjąć, aby zająć się każdym z tych punktów i turbodoładować plan kont, aby uzyskać widoczność finansową, której potrzebuje Twoja firma.

1. Pożar GAAP i podatek.

Większość małych firm początkowo konfigurowała księgowość tak, aby odpowiadała potrzebom księgowego. W miarę rozwoju firmy banki, inwestorzy i agencje, takie jak firmy zajmujące się obligacjami, potrzebują finansów opartych na GAAP. Często finanse oparte na GAAP są końcem postępu.

Ale jest inny poziom. Ten poziom to rachunkowość zarządcza, na którym tworzysz raporty finansowe z informacjami , które chcesz zobaczyć . Podatki i audyty CPA i tak dostosowują Twoje raporty do swoich celów, więc śmiało zrób sobie całkowitą przerwę. Nowym celem są raporty finansowe, które dostarczają wskaźników potrzebnych do prowadzenia działalności przez cały rok.

Niektórzy księgowi zalecają trzymanie się planu kont opartego na GAAP i generowanie danych finansowych zorientowanych na zarządzanie za pomocą niestandardowych raportów. Te niestandardowe raporty łączą liczby z różnych sekcji planu kont, aby uzyskać pożądany układ zestawienia finansowego.

Takie podejście może działać, o ile masz możliwość niestandardowego raportowania. W przypadku braku tego, CPA podatkowe i audytorskie mają niestandardowe oprogramowanie do raportowania, aby łatwo przekonwertować plan kont zorientowany na zarządzanie na ich format. Tylko upewnij się, że ułatwisz im to, włączając wszelkie specjalne konta, których potrzebują, do przebudowanych kont wykresów.

2. Zdefiniuj marżę brutto.

Marża brutto to zysk po odjęciu kosztów bezpośrednich od sprzedaży. Czym są „koszty bezpośrednie”? To jest wielkie pytanie. Wszyscy zgadzają się, że bezpośrednia robocizna i materiały bezpośrednie są zawsze kosztami bezpośrednimi. Poza tym definicja jest uznaniowa.

Na przykład zgodnie z GAAP stały koszt, taki jak amortyzacja sprzętu, byłby bezpośrednim kosztem producenta. Jednak w środowisku skoncentrowanym na zarządzaniu koszty stałe są często utrzymywane z dala od marży brutto, aby nie została zakłócona przez wahania sprzedaży.

Na przykład, jeśli amortyzacja wynosi 50 USD miesięcznie, a sprzedaż wynosi 500 USD miesięcznie, amortyzacja wynosi 10% sprzedaży. Jeśli sprzedaż wzrośnie do 1000 USD w ciągu miesiąca, amortyzacja nadal wynosi 50 USD i wynosi teraz tylko 5% sprzedaży. W tej sytuacji sprzedaż – a nie wydajność produkcji czy lepsze oszacowanie – zmieniła marżę brutto. Może to być mylące, zwłaszcza jeśli nadzorcy produkcji otrzymują wynagrodzenie na podstawie wskaźników marży.

Oto sugestia: Koszty bezpośrednie w sprawozdaniach finansowych dla kadry kierowniczej powinny być takie same, jak koszty, które uwzględniasz w wycenie lub kalkulacji cen. Jeśli bierzesz pod uwagę tylko bezpośrednią robociznę i materiały bezpośrednie podczas składania ofert pracy lub ustalania cen, to powinny to być jedyne bezpośrednie koszty wykazane w Twoich miesięcznych finansach. W ten sposób możesz na pierwszy rzut oka zobaczyć, czy osiągasz marżę brutto, do której dążysz w kwotowaniu.

Ewentualnie, jeśli w wycenie uwzględniasz pozycje pośrednie, takie jak amortyzacja i materiały eksploatacyjne, należy je uwzględnić w kalkulacji marży brutto w raportach finansowych. Aby to zrobić, przyjrzyj się bliżej punktowi 3 poniżej.

Nie każda firma wykorzystuje marżę brutto. W niektórych branżach, takich jak reklama, rolnictwo lub konsulting, większość kosztów łączy się w szeroką kategorię kosztów operacyjnych. W takim środowisku może nie być konieczne rozdzielanie kosztów na bezpośrednie/pośrednie i operacyjne, a na finansach nie będzie marży brutto.

3. Zastanów się dokładnie nad kosztami pośrednimi.

Koszty pośrednie to koszty ogólne, które odnoszą się bezpośrednio do sprzedaży, ale nie można ich przypisać bezpośrednio do konkretnego produktu lub zadania. Przykłady obejmują wynagrodzenia kierownika zakładu, dostawy okazjonalne (np. taśmy, kleju, śrub), naprawy maszyn, ubezpieczenie budowy sklepu itp. Wydatki takie jak opłaty za przygotowanie podatków, marketing i koszty prawne nie byłyby uważane za koszty pośrednie, ale raczej na koszty operacyjne lub wydatki ogólne/administracyjne.

Większość firm wybiera miernik, taki jak godziny pracy i szacuje stawkę za godzinę pracy, która „zużyje” te koszty pośrednie w ciągu miesiąca lub roku. Rozważmy na przykład prostego producenta, który w zeszłym miesiącu miał 1000 USD materiałów eksploatacyjnych i 1000 USD napraw warsztatowych, co daje w sumie 2000 USD kosztów pośrednich. Pracownicy produkcyjni przepracowali w tym miesiącu 200 godzin. Na tej podstawie firma decyduje się przydzielić koszty pośrednie do przyszłych projektów w wysokości 10 USD za godzinę (całkowite koszty 2000 USD/200 roboczogodzin w sklepie).

Ponieważ każda godzina kosztów pracy jest księgowana w systemie, szacowany koszt pośredni w wysokości 10 USD za godzinę jest również automatycznie księgowany. Jeśli pracownicy przepracują 300 godzin, 3000 USD (300 x 10 USD za godzinę) kosztów pośrednich zostanie zaksięgowanych w module projektu i sprawozdaniach finansowych.

Koncepcja ma sens, ale staje się zagmatwana, gdy ten wpis trafia do finansów. W przeciwieństwie do rzeczywistych wydatków na wynagrodzenie, 3000 USD to wpis z kosztami projektu, który nie jest wypłacany w gotówce. W związku z tym offsetem nie będzie gotówka, ale raczej wpis w wysokości 3 000 USD na konto z kosztami pośrednimi.

W dobrze zaprojektowanym planie kont to konto przeciwstawne jest zwykle zgrupowane z kontami, które otrzymują rzeczywiste wydatki na dostawy i naprawy. W ten sposób, jeśli rzeczywiste dostawy i naprawy wynoszą 2700 USD miesięcznie, można na pierwszy rzut oka zauważyć, że koszty pośrednie zostały przeliczone na projekty (zastosowano 3000 USD w porównaniu do rzeczywistych 2700 USD).

Ten punkt nie ma być dyskursem na temat kosztów projektu, ale uświadomić, że plan kont musi przemyślanie uwzględniać podejście organizacji do kosztów pośrednich. Może to być jedna z najbardziej mylących pozycji w sprawozdaniach finansowych, zwłaszcza jeśli podejście nie jest dobrze zorganizowane i proste.

Kalkulacja kosztów pośrednich dotyczy firm zorientowanych na projekt, w szczególności producentów i wykonawców robót budowlanych. Firmy, które nie są zorientowane na projekty, takie jak detaliści i restauracje, zazwyczaj nie uwzględniają kosztów pośrednich w swojej strukturze kont.

4. Zorganizuj wydatki operacyjne, aby odzwierciedlić preferencje właściciela i dopasować poziom szczegółowości budżetowania.

Istnieje wiele sposobów dzielenia danych. Na przykład Wydatki na posiłki mogą być kontem samodzielnym lub mogą być podzielone na kategorie, których dotyczą posiłki, takie jak marketing, konferencje lub podróże.

Nie ma jednego właściwego sposobu, ale plan kont musi odzwierciedlać to, co chcą widzieć końcowi użytkownicy finansów. Ważne jest, aby dowiedzieć się od zespołu zarządzającego, w jaki sposób chcą traktować wydatki, takie jak posiłki czy subskrypcje technologii. Czy chcą, aby były osadzone w kategorii, do której się odnoszą (np. marketing lub finanse), czy też chcą, aby były samodzielne?

Na marginesie, dla firm podlegających amerykańskim przepisom podatkowym, Meals jest przykładem, w którym będziesz potrzebować łatwego sposobu na zapewnienie swojemu księgowemu samodzielnej całkowitej kwoty na koniec roku. Jeśli zdecydujesz się podzielić Posiłki na odpowiednie kategorie, nadal będziesz chciał trzymać je na oddzielnych kontach w każdej kategorii.

Ostatecznie plan kont, budżet i preferencje zarządcze muszą być zgodne w efektywnym systemie księgowym.

5. Użyj numerów kont, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś.

Numery kont są jak numery pojemników w magazynie. Pięciocyfrowe numery kont bazowych działają dobrze (cztery dla bardzo prostej konfiguracji). Najlepszą praktyką jest użycie 10000 dla rachunków aktywów, 20000 dla zobowiązań, 29000 dla kapitału własnego, 30000 dla sprzedaży, 40000-50000 dla kosztów bezpośrednich/pośrednich, 60000-70000 dla kosztów operacyjnych/ogólnych i 80000-90000 dla rachunków nieoperacyjnych takie jak odsetki i podatki.

Rozważnie rozłóż numery kont, aby pozostawić miejsce na wzrost. Na przykład, jeśli główne konto Business Checking to 10000, konto Payroll Checking może mieć wartość 10100. Następnie możesz przejść do 11000 dla kont z odbiorcami (zwykle następnej kategorii aktywów). Pozostawia to 10200, 10300 itd. na przyszłe rachunki gotówkowe i czekowe, a całą grupę 11000 na inne należności (np. należności pracownicze lub wewnątrzfirmowe).

W przypadku kont dochodów i wydatków zalecane są ustalenia rodzic-dziecko, aby ułatwić jednoczesne raportowanie podsumowujące i szczegółowe. Na przykład wyobraź sobie firmę technologiczną z trzema strumieniami przychodów. Konto na poziomie nadrzędnym dla Sales będzie miało wartość 30000 Sales. Żadne transakcje nie zostaną przesłane na to konto. Pod nim mogą znajdować się konta podrzędne: 31000 Sales-Web Design, 32000 Sales-Server Management i 33000 Sales-Hardware.

Unikaj więcej niż 2 lub 3 poziomów kont podrzędnych. Na przykład 33000 Sales-Hardware można podzielić na 33100 Sales-Hardware-Computers i 33200 Sales-Hardware-Printers. Sprzęt-Drukarki można dalej podzielić na 33210 Sprzęt-Drukarki-HP i 33220 Sprzęt-Drukarki-Canon. W tym momencie dalsze szczegóły mogą bardziej zaszkodzić niż pomóc i prowadzić do niedokładnej księgowości. Ogólnie lepiej jest mieć mniej szczegółów i zachować ich dokładność, niż mieć nadmierną ilość szczegółów, które wydają się być niedokładne.

Aby zachować elegancję organizacyjną, zachowaj spójność liczb i opisów. Wyrównaj numery kont kosztów bezpośrednich z odpowiednimi numerami kont sprzedaży. Na przykład, aby śledzić koszt sprzętu zakupionego w celu odsprzedaży, można użyć konta o numerze 43000 COS-Sprzęt, które zostanie wyrównane numerycznie z 33000 Sales-Hardware (konta podrzędne również zostaną wyrównane). Spójność przydaje się podczas projektowania raportów finansowych lub dokonywania zapisów księgowych, a także ma sens dla osób niebędących księgowymi.

W związku z tym niektórzy eksperci (szczególnie wdrożeniowcy oprogramowania i specjaliści IT) zalecają posiadanie tylko kilku kont w planie kont i zamiast tego korzystanie ze szczegółowych raportów w różnych modułach oprogramowania księgowego.

Na przykład możesz umieścić wszystkie faktury odbiorcy na jednym koncie sprzedaży. Nie byłoby żadnych szczegółów w twoich sprawozdaniach finansowych. Możesz uzyskać szczegółowe informacje, przechodząc do modułu Sprzedaż i uruchamiając raporty faktur, takie jak Sprzedaż według kategorii sprzedaży lub Sprzedaż według klienta. Na pewnym poziomie tak się dzieje. Moduł Payroll to kolejny moduł, który często ma rozbudowane wbudowane możliwości raportowania, które wykraczają poza wszystko, co zapewnia plan kont. Kolejnym jest moduł Projekty. Dlaczego więc nie pominąć wszystkich szczegółów w planie kont i pójść tą drogą?

Choć w teorii brzmi to świetnie, w praktyce sprawozdania finansowe są co miesiąc wiernie generowane i weryfikowane przez kierownictwo. Szczegółowe raportowanie z różnych modułów często wymaga pewnego wysiłku, aby upewnić się, że jest powiązane z finansami, iz tego powodu (i z innych powodów) nie jest konsekwentnie realizowane. Wbudowanie pewnego poziomu szczegółowości w plan kont to praktyczny sposób na zapewnienie, że kluczowe informacje są zawsze widoczne dla zespołu zarządzającego.

6. Rozważ oddzielne konta dla kluczowych wpisów na koniec miesiąca.

Dobre raporty finansowe na koniec miesiąca są dokładne dzięki dużym zapisom księgowym bezgotówkowym. Na przykład, jeśli wynagrodzenie zarobione w okresie od 18 do 31 października jest wypłacane 7 listopada, należy zaksięgować zapis księgowy, aby przenieść ten wydatek gotówkowy z 7 listopada na 31 października, aby październikowe dane finansowe były dokładne.

Jeśli kwota wpisu księgowego jest pomieszana z kontami regularnych wydatków na wynagrodzenia, może być trudno zobaczyć, jaka część wydatków na wynagrodzenia dotyczy płatności gotówkowych, a jaka jest naliczana. To samo dotyczy złożonych zapisów księgowych, które dostosowują wartości pracy w toku (PWT) lub zapisów rozliczeń zawyżonych/niedoliczonych w firmach, które pracują nad projektami wielomiesięcznymi.

Pomocne może być skierowanie tych wpisów na oddzielne konta. Na przykład możesz mieć konto nadrzędne 45000 Praca bezpośrednia i trzy konta podrzędne: 45100 Praca produkcyjna, 45200 Zmiana naliczonej siły roboczej i 45300 Zmiana siły roboczej WIP. Szczegółowość ułatwia wyjaśnienie całkowitej ilości skumulowanej siły roboczej zespołowi wykonawczemu, który zazwyczaj myśli wyłącznie w kategoriach zarobków wypłacanych w danym miesiącu w gotówce.

7. Maksymalizuj funkcjonalność swojego oprogramowania księgowego.

Jedną z zalet potężnego planu kont jest to, że może on przedłużyć żywotność nawet podstawowego oprogramowania księgowego. Często frustrację związaną ze sprawozdawczością finansową można naprawić, przebudowując plan kont , zamiast przechodzić przez bardzo bolesny proces migracji do nowego oprogramowania .

Kluczowym krokiem jest zatem zbudowanie planu kont, aby zmaksymalizować możliwości oprogramowania. Platforma taka jak Microsoft Dynamics NAV wykorzystuje tylko podstawowe numery kont oraz znaczniki („wymiary”) do kodowania każdego wydatku do określonej lokalizacji lub oddziału. Platforma taka jak Vista by Viewpoint wykorzystuje segmenty kont. Konto 40000.01.02 może dotyczyć materiałów bezpośrednich (40000) dla działu betonu (02) w lokalizacji w Bostonie (01). QuickBooks i Xero robią to w jeszcze inny sposób. Bądź gotów zmodyfikować strukturę swojego konta, aby działała z oprogramowaniem, a nie na odwrót.

Ponieważ sprawozdawczość finansowa i plan kont są nierozerwalnie ze sobą powiązane, ważne jest również, aby podczas modernizacji lub konfigurowania planu kont wziąć pod uwagę możliwości sprawozdawczości finansowej oprogramowania. Na przykład, jeśli oprogramowanie nie pozwala na zmianę kolejności kont na sprawozdaniach finansowych, bardzo ważne staje się, jak uporządkować swój plan kont.

Funkcjonalność planu kont jest prawdopodobnie najważniejszym atrybutem oprogramowania księgowego i sprawozdawczości finansowej. Oprogramowanie klasy podstawowej z solidną funkcjonalnością COA może działać przez wiele lat. Odwrotna sytuacja też jest prawdziwa.

Niedawno konsultowałem się z firmą produkcyjno-detaliczną o wartości 10 milionów dolarów, która była na skraju podzielenia swoich zapisów księgowych (ewidencji, a nie samej firmy) na dwie oddzielne „firmy”, aby uzyskać jasność sprawozdawczości, której desperacko pragnęli. Dokonując strategicznych poprawek w ich planie kont i lepiej wykorzystując możliwości raportowania ich oprogramowania, byliśmy w stanie uzyskać potrzebną im widoczność finansową, bez konieczności angażowania się w coś, co prawdopodobnie byłoby katastrofą o wysokich kosztach.

Dobry plan kont to podstawa

Efektywna struktura planu kont bezpośrednio lub pośrednio napędza praktycznie całą sprawozdawczość finansową. Jednak wiele organizacji ignoruje tę fundamentalną koncepcję i kuleje wraz z niespełnionymi oczekiwaniami.

W przeciwieństwie do niektórych podstawowych problemów, plan kont można stosunkowo szybko zoptymalizować . Dobrze przeprowadzona przebudowa może być na ogół wdrożona w ciągu miesiąca i od razu mieć zauważalny wpływ na sprawozdawczość finansową.

Ponieważ większość firm (i dyrektorów finansowych) tworzy plan kont tylko raz na dekadę, może to być idealny projekt do outsourcingu. Skontaktuj się z Toptal, jeśli potrzebujesz pomocy w podjęciu tego prostego, ale niezwykle ważnego kroku, podnoszącego Twoją organizację na wyższy poziom.