ความชัดเจนทางการเงินในที่สุด: วิธีรีบูตผังโครงสร้างบัญชีของคุณใน 7 ขั้นตอน

บทสรุปผู้บริหาร

“แรงงานต้นทุนสินค้าที่ขายดูบ้าๆ ฉันรู้ว่าเดือนนี้เราไม่ได้จ่ายค่าแรงร้านค้ามากนัก คุณช่วยแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับตัวเลขนั้นได้ไหม”

“เรามีการสมัครรับข้อมูลมากกว่าที่เราจะนับได้ในตอนนี้—Slack, Office 365, Xero, Bill.com, Calendly, Zoho CRM, Trello— และเรากำลังสมัครสมัครใหม่ทุกเดือน! คุณช่วยแสดงค่าใช้จ่ายรายเดือนของเราสำหรับสิ่งเหล่านี้ได้ไหม”

“ฉันแค่ต้องการดูงบกำไรขาดทุนที่ตรงกับงบประมาณของเรา ไปเที่ยว. ในงบประมาณของเรา แบ่งตามที่พัก ตั๋วเครื่องบิน การขนส่งภาคพื้นดิน ฯลฯ เมื่อฉันดูงบกำไรขาดทุน ทั้งหมดที่ฉันเห็นคือตัวเลขเดียว—การเดินทาง และมันแสดงว่าเราใช้งบประมาณเกิน ฉันต้องการดูรายละเอียดดังนั้นฉันจึงรู้ว่าทำไม”

“รายละเอียดทั้งหมดนี้ดีมาก แต่สิ่งที่ฉันต้องการจริงๆ คือรายงานหน้าเดียวที่แสดงยอดขาย อัตรากำไรขั้นต้น และค่าใช้จ่ายโสหุ้ย 10 หมวดหมู่ (แผนกบัญชี ฝ่ายขาย ฯลฯ) ทั้งหมดนี้เป็นบทสรุปที่ดี ”

นี่เป็นความรู้สึกที่คุ้นเคยสำหรับทุกคนที่ได้นั่งผ่านการประชุมทางการเงินไม่กี่ครั้ง การอภิปรายดำเนินไปอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้และมีคนพูดว่า “คงจะดีถ้าเราได้เห็น…” ซีเอฟโอแสดงสีหน้าไม่พอใจและเขียนคำขอลงในสมุดจด “ฉันจะดูว่าฉันจะทำอะไรได้บ้าง” พวกเขาพูดอย่างแห้งแล้ง

ความจริงก็คือ พวกเขาอาจไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นที่ไหนด้วยซ้ำ

เป็นเรื่องปกติที่รายงานทางการเงินจะขาดความคาดหวังของผู้บริหาร ฉันแนะนำสองเหตุผลสำหรับสิ่งนี้:

1. ทีมบัญชีมักจะมุ่งเน้นไปที่การทำสิ่งต่าง ๆ “อย่างถูกวิธี” แทนที่จะถาม ผู้อ่านงบการเงิน ว่าพวกเขาต้องการเห็นอะไร นั่นเท่ากับสร้างบ้านให้ใครซักคนโดยไม่ถามว่าต้องการสร้างอย่างไร
2. มีความคิดไม่เพียงพอในการพัฒนาผังบัญชี ซึ่งเป็น รากฐานของการรายงานทางการเงิน ที่เทียบเท่ากับการสร้างบ้านบนดินแทนคอนกรีต

การรีบูตผังบัญชีอย่างถูกต้องจะช่วยแก้ปัญหาทั้งสองได้ โชคดีที่แม้แต่การรีบูตแบบเต็มสเกลก็ไม่ต้องใช้เวลาหรือพลังงานมากนัก อันที่จริง ฉันขอแนะนำว่า เป็นวิธีเดียวที่ดีที่สุดและมีประสิทธิภาพมากที่สุดในการเพิ่มการรายงานทางการเงินในองค์กรของคุณไปอีกระดับ

ผังบัญชีคืออะไรและเหตุใดจึงสำคัญ

เมื่อเร็ว ๆ นี้ ฉันกำลังช่วยเจ้าของบริษัทเทคโนโลยีปรับปรุงการรายงานทางการเงินของเขา “เปิดผังบัญชีของคุณ” ฉันบอกเขา

“ฉันไม่คิดว่าฉันเคยดูเรื่องนั้นมาก่อน” เขาบอกฉันขณะที่เราตรวจสอบบัญชีของเขา ฉันสามารถเห็นหลอดไฟสว่างไสวขณะที่ฉันแสดงให้เขาเห็นว่ารายการใบแจ้งหนี้การขายได้รับการกำหนดค่าให้ส่งไปยังบัญชีการขายเพียงบัญชีเดียวในผังบัญชีของเขาอย่างไร ด้วยโครงสร้างบัญชีที่เรียบง่ายเช่นนี้ การเงินของเขาจึงไม่สามารถให้รายละเอียดเกี่ยวกับแหล่งรายได้ที่แตกต่างกันทั้งห้าของเขาได้

ผังบัญชีเปรียบเสมือนกรอบของชั้นวางและถังเก็บของในคลังสินค้า ลองนึกถึงบริษัทฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์ที่ได้รับเดสก์ท็อป แล็ปท็อป และเครื่องพิมพ์อย่างต่อเนื่อง หากคลังสินค้าของพวกเขามีการจัดการที่ดี การจัดส่งแล็ปท็อปของ Dell ที่มาถึงจะถูกส่งไปยัง ถังขยะเฉพาะ ใน ส่วน Dell ของ พื้นที่แล็ปท็อป ของคลังสินค้า ด้วยวิธีนี้ เมื่อลูกค้าสั่งซื้อแล็ปท็อปของ Dell พนักงานคลังสินค้าสามารถเรียกค้นคืนได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

หากโกดังไม่มีถังขยะหรือชั้นวาง แต่เป็นเพียงห้องขนาดใหญ่สามห้อง—ห้องละห้องสำหรับเดสก์ท็อป แล็ปท็อป และเครื่องพิมพ์—การติดตามหรือดึงข้อมูลใดๆ ก็ตามอาจเป็นฝันร้าย

บัญชีคือ "ถังขยะ" เฉพาะที่เก็บธุรกรรมทางบัญชี ผังบัญชีเป็นเพียงรายการถังขยะและชั้นวางทั้งหมดที่มีการจัดระเบียบ เพื่อแสดงให้เห็นว่า เมื่อบริษัทคอมพิวเตอร์บันทึกการขายแล็ปท็อปของ Dell ในตัวอย่างข้างต้น นักบัญชีจะไปที่ส่วนรายได้ของผังบัญชีและใส่จำนวนการขายในบัญชี Sales-Laptops หรือบางที Sales-Laptops- แล็ปท็อปของ Dell หากผังบัญชีของบริษัทมีรายละเอียดมากกว่านี้

งบการเงินสิ้นเดือน (งบดุลและงบกำไรขาดทุน) เพียงสรุปและจัดกลุ่มยอดคงเหลือในแต่ละบัญชี ณ สิ้นเดือน ดังนั้นงบการเงินจึงไม่มีรายละเอียดหรือให้ข้อมูลมากไปกว่าผังโครงสร้างบัญชี

ลูกค้าเทคโนโลยีของฉันมี "ห้อง" ขนาดใหญ่หนึ่งห้องสำหรับฝ่ายขายทั้งหมด โดยไม่มีถังขยะและชั้นวาง งบกำไรขาดทุนสิ้นเดือนของเขาไม่สามารถให้รายละเอียดมากไปกว่าบัญชีเดียว เมื่อมองแวบเดียว เขาก็ไม่รู้ว่าแหล่งรายได้ใดมีส่วนทำให้จำนวนรายเดือนจำนวนมากนั้น

เป็นเรื่องยากสำหรับฉันที่จะวิจารณ์ เพราะ 90% ของเจ้าของธุรกิจอาจเกี่ยวข้องกับการไม่เคยดูผังบัญชีของตนเลย แม้แต่ผู้ควบคุมและ CFO จำนวนมากยังอ่อนแอต่อวิธีจัดโครงสร้างผังบัญชีที่แข็งแกร่ง ซึ่งสร้างข้อมูลทางการเงินที่ ฝ่ายจัดการต้องการดู ได้อย่างง่ายดายและชัดเจน

บริษัทซอฟต์แวร์บัญชีมีส่วนรับผิดชอบในเรื่องนี้ พวกเขารู้ (โดยเฉพาะผู้ให้บริการระดับเริ่มต้น) คนส่วนใหญ่มีปัญหาในการตั้งค่าผังบัญชีที่มีคุณภาพ เพื่อแก้ไขปัญหานั้น พวกเขา ทำให้ ส่วนการตั้งค่าเป็นอัตโนมัติ และสร้างผังบัญชีสำเร็จรูปลงในซอฟต์แวร์

น่าเสียดาย การใช้ผังบัญชีที่สร้างไว้ล่วงหน้าก็เหมือนกับการพยายามสร้างบ้านในฝันบนฐานคอนกรีตขนาดเดียวที่ลงตัว บ้านจะจบลงที่แตกต่างจากความฝันอย่างมาก และไม่มีประโยชน์ใช้สอยมากนัก

7 ขั้นตอนในการสร้างผังบัญชีที่สมบูรณ์แบบ

มีสามด้านที่ต้องพิจารณาเมื่อรีบูตผังบัญชี:

1. จำนวน “ถังขยะ” หรือบัญชี
2. คำจำกัดความของสิ่งที่เข้าไปในแต่ละถัง
3. วิธีการจัดระเบียบถังขยะ

ต่อไปนี้คือขั้นตอนในการดำเนินการเพื่อจัดการกับประเด็นเหล่านี้แต่ละประเด็น และเร่งความเร็วผังบัญชีของคุณเพื่อให้ได้รับข้อมูลทางการเงินที่บริษัทของคุณต้องการ

1. ยิง GAAP และภาษี

ธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่เริ่มตั้งค่าบัญชีเพื่อให้เหมาะกับนักบัญชีภาษีของตน เมื่อบริษัทเติบโตขึ้น การเงินตาม GAAP ก็จำเป็นสำหรับธนาคาร นักลงทุน และหน่วยงานต่างๆ เช่น บริษัทพันธบัตร บ่อยครั้ง การเงินตาม GAAP เป็นจุดสิ้นสุดของความก้าวหน้า

แต่มีระดับอื่น ระดับนั้นคือการบัญชีเพื่อการจัดการ และเป็นที่ที่คุณสร้างรายงานทางการเงินด้วยข้อมูลที่ คุณต้องการดู CPA ด้านภาษีและการตรวจสอบจะปรับรายงานของคุณให้เหมาะสมกับวัตถุประสงค์อยู่ดี ดังนั้นโปรดดำเนินการให้เสร็จสิ้น เป้าหมายใหม่คือรายงานทางการเงินที่จัดเตรียมเมตริก ที่ จำเป็นสำหรับการดำเนินงานตลอดทั้งปี

นักบัญชีบางคนแนะนำให้ใช้ผังบัญชีแบบ GAAP และสร้างการเงินที่เน้นการจัดการผ่านรายงานที่กำหนดเอง รายงานแบบกำหนดเองเหล่านี้รวบรวมตัวเลขจากส่วนต่างๆ ของผังบัญชีเข้าด้วยกันเพื่อให้ได้รับการจัดการรูปแบบงบการเงินที่กำลังมองหา

แนวทางดังกล่าวสามารถทำงานได้ตราบเท่าที่คุณมีความสามารถในการรายงานแบบกำหนดเอง ในกรณีที่ไม่มี CPA ด้านภาษีและการตรวจสอบจะมีซอฟต์แวร์การรายงานที่กำหนดเองเพื่อแปลงผังบัญชีที่เน้นการจัดการของคุณให้อยู่ในรูปแบบได้อย่างง่ายดาย เพียงให้แน่ใจว่าทำให้มันง่ายสำหรับพวกเขาด้วยการรวมบัญชีพิเศษที่พวกเขาต้องการเข้ากับบัญชีแผนภูมิที่ออกแบบใหม่ของคุณ

2. กำหนดอัตรากำไรขั้นต้น

อัตรากำไรขั้นต้นคือกำไรหลังจากหักต้นทุนทางตรงออกจากการขาย “ต้นทุนทางตรง” คืออะไร? นั่นคือคำถามใหญ่ ทุกคนเห็นพ้องต้องกันว่าแรงงานทางตรงและวัสดุทางตรงเป็นต้นทุนทางตรงเสมอ นอกเหนือจากนั้น คำจำกัดความเป็นดุลยพินิจ

ตัวอย่างเช่น ภายใต้ GAAP ต้นทุนคงที่ เช่น ค่าเสื่อมราคาอุปกรณ์ จะเป็นต้นทุนโดยตรงสำหรับผู้ผลิต อย่างไรก็ตาม ในสภาพแวดล้อมที่เน้นการบริหารจัดการ ต้นทุนคงที่มักจะถูกกันให้อยู่เหนืออัตรากำไรขั้นต้น เพื่อไม่ให้ถูกบิดเบือนจากยอดขายที่ผันผวน

ตัวอย่างเช่น หากค่าเสื่อมราคา 50 ดอลลาร์ต่อเดือน และยอดขาย 500 ดอลลาร์ต่อเดือน ค่าเสื่อมราคาจะเท่ากับ 10% ของยอดขาย หากยอดขายพุ่งขึ้นถึง 1,000 ดอลลาร์ในหนึ่งเดือน ค่าเสื่อมราคายังคงเป็น 50 ดอลลาร์ และปัจจุบันเหลือเพียง 5% ของยอดขาย ในสถานการณ์นั้น การขาย—ไม่ใช่ประสิทธิภาพการผลิตหรือการประมาณการที่ดีขึ้น—ได้เปลี่ยนอัตรากำไรขั้นต้น นั่นอาจทำให้เข้าใจผิด โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าผู้ควบคุมการผลิตได้รับการชดเชยตามเมตริกมาร์จิ้น

นี่คือข้อเสนอแนะ: ต้นทุนโดยตรงในงบการเงินเพื่อการจัดการของคุณควรจะเหมือนกับต้นทุนที่คุณคิดในการเสนอราคาหรือการคำนวณราคา หากคุณพิจารณาเฉพาะค่าแรงทางตรงและวัสดุทางตรงเมื่อเสนองานหรือกำหนดราคา สิ่งเหล่านี้ควรเป็นค่าใช้จ่ายโดยตรงเพียงอย่างเดียวที่แสดงในการเงินรายเดือนของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณจะเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าคุณกำลังบรรลุอัตรากำไรขั้นต้นที่คุณตั้งเป้าไว้ในการเสนอราคาหรือไม่

หรือหากคุณรวมรายการทางอ้อม เช่น ค่าเสื่อมราคาและวัสดุสิ้นเปลืองในใบเสนอราคา คุณควรรวมรายการเหล่านี้ในการคำนวณอัตรากำไรขั้นต้นในรายงานทางการเงินของคุณ ในการดำเนินการนี้ ให้ดูจุดที่ 3 ด้านล่างอย่างใกล้ชิด

ไม่ใช่ทุกบริษัทที่ใช้อัตรากำไรขั้นต้น ในอุตสาหกรรมบางประเภท เช่น การโฆษณา การทำฟาร์ม หรือการให้คำปรึกษา ค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่จะทำงานร่วมกันภายใต้หมวดหมู่กว้างๆ ของค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ในสภาพแวดล้อมนั้น อาจไม่จำเป็นต้องแยกต้นทุนระหว่างทางตรง/ทางอ้อมกับการดำเนินงาน และจะไม่มีกำไรขั้นต้นทางการเงิน

3. คิดอย่างรอบคอบเกี่ยวกับต้นทุนทางอ้อม

ต้นทุนทางอ้อมคือค่าใช้จ่ายโสหุ้ยที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการขาย แต่ยังไม่สามารถตรวจสอบโดยตรงไปยังผลิตภัณฑ์หรืองานเฉพาะได้ ตัวอย่าง ได้แก่ ค่าจ้างหัวหน้าโรงงาน อุปกรณ์เบ็ดเตล็ด (เช่น เทป กาว สกรู) การซ่อมแซมเครื่องจักร ประกันอาคารร้านค้า เป็นต้น ค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น ค่าธรรมเนียมการเตรียมภาษี ค่าใช้จ่ายด้านการตลาด และค่าใช้จ่ายทางกฎหมาย จะไม่ถือเป็นต้นทุนทางอ้อม แต่จะพิจารณาเป็นต้นทุนทางอ้อม ค่าใช้จ่ายทั่วไป/ธุรการ.

บริษัทส่วนใหญ่เลือกเมตริก เช่น ชั่วโมงแรงงาน และประมาณอัตราต่อชั่วโมงแรงงานที่ "ใช้" ต้นทุนทางอ้อมเหล่านี้จนหมดในช่วงเดือนหรือปี ตัวอย่างเช่น พิจารณาผู้ผลิตธรรมดารายหนึ่งซึ่งเดือนที่แล้วมีอุปกรณ์การผลิต 1,000 ดอลลาร์และการซ่อมแซมร้านค้า 1,000 ดอลลาร์ รวมเป็นค่าใช้จ่ายทางอ้อมทั้งหมด 2,000 ดอลลาร์ พนักงานฝ่ายผลิตทำงาน 200 ชั่วโมงในเดือนนั้น จากข้อมูลดังกล่าว บริษัทจึงตัดสินใจจัดสรรต้นทุนทางอ้อมให้กับโครงการในอนาคตในอัตรา 10 ดอลลาร์ต่อชั่วโมง (ค่าใช้จ่ายทั้งหมด 2,000 ดอลลาร์/ชั่วโมงแรงงานในร้านค้า 200 ชั่วโมง)

เนื่องจากการผ่านรายการค่าแรงในแต่ละชั่วโมงไปยังระบบ ต้นทุนทางอ้อมโดยประมาณที่ 10 ดอลลาร์ต่อชั่วโมงจะถูกผ่านรายการโดยอัตโนมัติด้วย ถ้าคนงานทำงาน 300 ชั่วโมง ค่าใช้จ่ายทางอ้อม 3,000 เหรียญ (300 x 10 เหรียญต่อชั่วโมง) จะถูกโพสต์ไปยังโมดูลโครงการและงบการเงิน

แนวคิดนี้สมเหตุสมผล แต่จะทำให้เกิดความสับสนเมื่อรายการนี้กระทบกับการเงิน ซึ่งแตกต่างจากค่าใช้จ่ายค่าจ้างจริง 3,000 ดอลลาร์เป็นโครงการที่คิดต้นทุนซึ่งไม่ได้จ่ายเป็นเงินสด ดังนั้น ออฟเซ็ตจะไม่ใช่เงินสด แต่เป็นรายการ -$3,000 ในบัญชีที่ใช้ค่าใช้จ่ายทางอ้อม

ในผังบัญชีที่ออกแบบมาอย่างดี โดยทั่วไปแล้ว บัญชีออฟเซ็ตนั้นจะถูกจัดกลุ่มกับบัญชีที่ได้รับค่าวัสดุสิ้นเปลืองและค่าซ่อมแซมตามจริง ด้วยวิธีนี้ หากอุปกรณ์และการซ่อมแซมจริงมีมูลค่า $2,700 ต่อเดือน คุณจะเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าต้นทุนทางอ้อมถูกนำไปใช้มากเกินไปสำหรับโครงการ (คิดเป็น 3,000 ดอลลาร์ เทียบกับ 2,700 ดอลลาร์ตามจริง)

ประเด็นนี้ไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นวาทกรรมเกี่ยวกับต้นทุนโครงการ แต่เพื่อสร้างความตระหนักว่าผังบัญชีต้องปรับให้เข้ากับแนวทางขององค์กรในเรื่องต้นทุนทางอ้อมอย่างรอบคอบ อาจเป็นหนึ่งในรายการที่สับสนที่สุดในรายงานทางการเงิน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากวิธีการไม่เป็นระเบียบและเรียบง่าย

การคิดต้นทุนทางอ้อมใช้กับบริษัทที่เน้นโครงการ โดยเฉพาะผู้ผลิตและผู้รับเหมาก่อสร้าง บริษัทที่ไม่ได้มุ่งเน้นโครงการ เช่น ผู้ค้าปลีกและร้านอาหาร มักจะไม่รวมการคิดต้นทุนทางอ้อมไว้ในโครงสร้างบัญชีของตน

4. จัดระเบียบค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานให้สอดคล้องกับความชอบของเจ้าของและตรงกับระดับรายละเอียดงบประมาณ

มีหลายวิธีในการแบ่งส่วนข้อมูล ตัวอย่างเช่น ค่าอาหารอาจเป็นบัญชีเดี่ยวหรืออาจกระจายตามหมวดหมู่ที่เกี่ยวข้องกับมื้ออาหาร เช่น การตลาด การประชุม หรือการเดินทาง

ไม่มีวิธีใดที่ถูกต้อง แต่ผังบัญชีต้องสะท้อนถึงสิ่งที่ผู้ใช้ทางการเงินต้องการเห็น สิ่งสำคัญคือต้องค้นหาจากทีมผู้บริหารว่าพวกเขาต้องการจัดการกับค่าใช้จ่ายเช่นค่าอาหารหรือการสมัครสมาชิกเทคโนโลยีอย่างไร พวกเขาต้องการให้พวกเขารวมอยู่ในหมวดหมู่ที่พวกเขาเกี่ยวข้อง (เช่น การตลาดหรือการเงิน) หรือพวกเขาต้องการเห็นพวกเขายืนอยู่คนเดียว?

นอกจากนี้ สำหรับบริษัทที่อยู่ภายใต้ข้อบังคับด้านภาษีของสหรัฐอเมริกา อาหารเป็นตัวอย่างที่คุณต้องการวิธีง่ายๆ ในการให้ยอดเงินรวมแบบสแตนด์อโลนแก่นักบัญชีภาษีของคุณ ณ สิ้นปี หากคุณเลือกที่จะกระจายอาหารในหมวดหมู่ที่เกี่ยวข้อง คุณจะต้องยังเก็บไว้ในบัญชีแยกกันภายในแต่ละหมวดหมู่

ในท้ายที่สุด ผังบัญชี งบประมาณ และการกำหนดลักษณะการจัดการทั้งหมดจะต้องสอดคล้องกันในระบบบัญชีที่มีประสิทธิภาพ

5. ใช้หมายเลขบัญชี หากคุณยังไม่มี

เลขบัญชีก็เหมือนเลขถังในโกดัง หมายเลขบัญชีฐานห้าหลักใช้งานได้ดี (สี่ตัวสำหรับการตั้งค่าที่ง่ายมาก) แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการใช้ 10000s สำหรับบัญชีสินทรัพย์ 20000s สำหรับหนี้สิน 29000s สำหรับอิควิตี้ 30000s สำหรับการขาย 40000s-50000s สำหรับต้นทุนทางตรง/ทางอ้อม 60000-70000s สำหรับค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน/ค่าโสหุ้ย และ 80000-90000s สำหรับบัญชีที่ไม่ได้ดำเนินการ เช่นดอกเบี้ยและภาษี

กระจายหมายเลขบัญชีของคุณอย่างรอบคอบเพื่อให้มีที่ว่างสำหรับการเติบโต ตัวอย่างเช่น หากบัญชีหลักของการตรวจสอบธุรกิจคือ 10,000 บัญชีการตรวจสอบเงินเดือนอาจเป็น 10100 หลังจากนั้น คุณอาจข้ามไปที่ 11000 สำหรับบัญชีลูกหนี้ (โดยทั่วไปคือหมวดสินทรัพย์ถัดไป) ซึ่งจะทำให้เหลือ 10200, 10300 และอื่นๆ สำหรับเงินสดและเช็คบัญชีในอนาคต และออกจากกลุ่ม 11000 ทั้งหมดสำหรับบัญชีลูกหนี้อื่นๆ (เช่น ลูกจ้างหรือลูกหนี้ระหว่างบริษัท)

สำหรับบัญชีรายรับและรายจ่าย ขอแนะนำให้เตรียมการสำหรับพ่อแม่และลูกเพื่ออำนวยความสะดวกในการรายงานสรุปและรายละเอียดพร้อมกัน ตัวอย่างเช่น ลองนึกภาพบริษัทเทคโนโลยีที่มีรายได้สามทาง บัญชีระดับบนสุดสำหรับ Sales จะเป็น 30000 Sales ไม่มีการโพสต์ธุรกรรมไปยังบัญชีนั้น ภายใต้อาจเป็นบัญชีย่อย: 31000 Sales-Web Design, 32000 Sales-Server Management และ 33000 Sales-Hardware

หลีกเลี่ยงบัญชีย่อยมากกว่า 2 หรือ 3 ระดับ ตัวอย่างเช่น 33000 Sales-Hardware สามารถแบ่งออกเป็น 33100 Sales-Hardware-Computers และ 33200 Sales-Hardware-Printers ฮาร์ดแวร์-เครื่องพิมพ์อาจแยกย่อยออกไปใน 33210 ฮาร์ดแวร์-เครื่องพิมพ์-HP และ 33220 ฮาร์ดแวร์-เครื่องพิมพ์-Canon เมื่อถึงจุดนั้น รายละเอียดเพิ่มเติมอาจเป็นอันตรายมากกว่าความช่วยเหลือและนำไปสู่การบัญชีที่ไม่ถูกต้อง โดยทั่วไป ควรมีรายละเอียดน้อยกว่าและรักษาไว้อย่างถูกต้อง ดีกว่าการมีรายละเอียดมากเกินไปซึ่งมักจะไม่แม่นยำ

เพื่อความสง่างามขององค์กร ให้ตัวเลขและคำอธิบายสอดคล้องกัน จัดหมายเลขบัญชีต้นทุนตรงให้ตรงกับหมายเลขบัญชีการขายที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น ในการติดตามต้นทุนของฮาร์ดแวร์ที่ซื้อเพื่อขายต่อ คุณอาจใช้หมายเลขบัญชี 43000 COS-Hardware ซึ่งจะจัดแนวตัวเลขกับ 33000 Sales-Hardware (บัญชีย่อยก็จะสอดคล้องกัน) ความสอดคล้องนั้นมีประโยชน์เมื่อออกแบบรายงานทางการเงินหรือจัดทำรายการบันทึกประจำวัน และยังเหมาะสมสำหรับผู้ที่ไม่ใช่นักบัญชี

ในบันทึกที่เกี่ยวข้อง ผู้เชี่ยวชาญบางคน (โดยเฉพาะผู้ติดตั้งซอฟต์แวร์และผู้เชี่ยวชาญด้านไอที) แนะนำให้มีบัญชีเพียงไม่กี่บัญชีในผังบัญชี และใช้รายงานโดยละเอียดในโมดูลต่างๆ ในซอฟต์แวร์บัญชีของคุณแทน

ตัวอย่างเช่น คุณอาจใส่ใบแจ้งหนี้ของลูกค้าทั้งหมดในบัญชี Sales บัญชีเดียว จะไม่มีรายละเอียดเกี่ยวกับงบการเงินของคุณ คุณจะได้รับรายละเอียดโดยไปที่โมดูล Sales และเรียกใช้รายงานใบแจ้งหนี้ เช่น Sales by Sales Category หรือ Sales by Customer ในระดับหนึ่งสิ่งนี้จะทำต่อไป โมดูลบัญชีเงินเดือนเป็นอีกโมดูลหนึ่งที่มักมีความสามารถในการรายงานในตัวที่ครอบคลุมซึ่งทำได้มากกว่าที่ผังบัญชีจะมีให้ โมดูลโครงการเป็นอีกโมดูลหนึ่ง เหตุใดจึงไม่ข้ามรายละเอียดทั้งหมดในผังบัญชีแล้วไปที่เส้นทางนั้น

แม้ว่าจะฟังดูดีในทางทฤษฎี แต่ในทางปฏิบัติแล้ว งบการเงินคือสิ่งที่ฝ่ายบริหารสร้างและตรวจสอบอย่างซื่อสัตย์ในแต่ละเดือน การรายงานโดยละเอียดจากโมดูลต่างๆ มักต้องใช้ความพยายามบางอย่างเพื่อให้แน่ใจว่ามีความเชื่อมโยงกับการเงิน และด้วยเหตุนี้ (และเหตุผลอื่นๆ) จึงไม่เสร็จอย่างสม่ำเสมอ การสร้างรายละเอียดในระดับหนึ่งลงในผังบัญชีเป็นวิธีที่ใช้ได้จริงเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลสำคัญจะอยู่ต่อหน้าทีมผู้บริหารเสมอ

6. พิจารณาแยกบัญชีสำหรับรายการสำคัญสิ้นเดือน

รายงานทางการเงินสิ้นเดือนที่ดีนั้นจัดทำขึ้นอย่างถูกต้องด้วยรายการบันทึกประจำวันที่ไม่ใช่เงินสดจำนวนมาก ตัวอย่างเช่น หากค่าจ้างที่ได้รับระหว่างวันที่ 18-31 ตุลาคมได้รับการจ่ายในวันที่ 7 พฤศจิกายน จะต้องลงรายการบัญชีในสมุดรายวันเพื่อย้ายค่าใช้จ่ายเงินสดในวันที่ 7 พฤศจิกายนเป็นวันที่ 31 ตุลาคม เพื่อให้ข้อมูลทางการเงินของเดือนตุลาคมถูกต้อง

หากจำนวนรายการบันทึกประจำวันผสมกับบัญชีค่าใช้จ่ายค่าจ้างปกติ อาจเป็นเรื่องยากที่จะดูว่าค่าใช้จ่ายค่าจ้างเกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินสดเป็นจำนวนเท่าใดและยอดค้างชำระเป็นจำนวนเท่าใด เช่นเดียวกับรายการบันทึกประจำวันที่ซับซ้อนซึ่งปรับค่างานระหว่างทำ (WIP) หรือรายการเรียกเก็บเงินสูง/ต่ำในบริษัทที่ทำงานกับโครงการหลายเดือน

การแบ่งรายการเหล่านี้ไปยังบัญชีแยกกันอาจเป็นประโยชน์ ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีบัญชีหลัก 45000 แรงงานทางตรงและบัญชีย่อยสามบัญชี: 45100 แรงงานในการผลิต, 45200 การเปลี่ยนแปลงในแรงงานค้างจ่าย และ 45300 การเปลี่ยนแปลงในแรงงาน WIP ความละเอียดถี่ถ้วนทำให้ง่ายต่อการอธิบายจำนวนแรงงานสะสมทั้งหมดให้ทีมผู้บริหารทราบ ซึ่งมักจะคิดแต่ในแง่ของค่าจ้างที่จ่ายเป็นเงินสดในเดือนนั้นเท่านั้น

7. เพิ่มฟังก์ชันการทำงานของซอฟต์แวร์บัญชีของคุณให้สูงสุด

ข้อดีอย่างหนึ่งของผังบัญชีที่มีประสิทธิภาพคือสามารถยืดอายุการใช้งานของซอฟต์แวร์การบัญชีระดับเริ่มต้นได้ บ่อยครั้งที่ความหงุดหงิดกับการรายงานทางการเงินสามารถแก้ไขได้โดย การปรับผังบัญชี ใหม่ แทนที่จะต้องผ่านกระบวนการที่ลำบากมากในการ โยกย้ายไปยังซอฟต์แวร์ใหม่

ขั้นตอนสำคัญคือการจัดโครงสร้างผังบัญชีเพื่อเพิ่มความสามารถของซอฟต์แวร์ให้สูงสุด แพลตฟอร์มเช่น Microsoft Dynamics NAV ใช้เฉพาะหมายเลขบัญชีพื้นฐานพร้อมแท็ก ("มิติ") เพื่อกำหนดรหัสค่าใช้จ่ายแต่ละรายการไปยังตำแหน่งหรือแผนกเฉพาะ แพลตฟอร์มเช่น Vista by Viewpoint ใช้กลุ่มบัญชี บัญชี 40000.01.02 อาจเป็นวัสดุทางตรง (40000) สำหรับแผนกคอนกรีต (02) ที่ตำแหน่งบอสตัน (01) QuickBooks และ Xero ทำอีกวิธีหนึ่ง เต็มใจที่จะปรับเปลี่ยนโครงสร้างบัญชีของคุณให้ทำงานกับซอฟต์แวร์ ไม่ใช่ในทางกลับกัน

เนื่องจากการรายงานทางการเงินและผังบัญชีมีความเชื่อมโยงกันอย่างแยกไม่ออก จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องพิจารณาความสามารถในการรายงานทางการเงินของซอฟต์แวร์เมื่อปรับปรุงหรือตั้งค่าผังบัญชี ตัวอย่างเช่น หากซอฟต์แวร์ไม่อนุญาตให้คุณจัดเรียงลำดับของบัญชีในงบการเงิน การเรียงลำดับผังบัญชีของคุณมีความสำคัญมาก

การทำงานของผังบัญชีน่าจะเป็นคุณลักษณะที่สำคัญที่สุดของซอฟต์แวร์บัญชีและการรายงานทางการเงิน ซอฟต์แวร์ระดับเริ่มต้นพร้อมฟังก์ชัน COA ที่แข็งแกร่ง สามารถใช้งานได้นานหลายปี สิ่งที่ตรงกันข้ามก็เป็นจริงเช่นกัน

เมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันได้ปรึกษากับบริษัทผลิต/ขายปลีกแบบกำหนดเองมูลค่า 10 ล้านดอลลาร์เพื่อแยกบันทึกทางบัญชี (บันทึกไม่ใช่ตัวบริษัทเอง) ออกเป็น "บริษัท" สองแห่งที่แยกจากกันเพื่อให้สามารถได้รับรายงานที่ชัดเจนซึ่งพวกเขาต้องการอย่างยิ่งยวด ด้วยการปรับเปลี่ยนเชิงกลยุทธ์กับผังบัญชีและใช้ประโยชน์จากความสามารถในการรายงานของซอฟต์แวร์ให้ดียิ่งขึ้น เราจึงสามารถมองเห็นข้อมูลทางการเงินที่ต้องการได้โดยไม่ต้องให้พวกเขาเริ่มดำเนินการในสิ่งที่น่าจะเป็นภัยพิบัติที่มีต้นทุนสูง

ผังบัญชีที่ดีเป็นพื้นฐาน

แผนผังที่มีประสิทธิภาพของโครงสร้างทางบัญชีโดยตรงหรือโดยอ้อมขับเคลื่อนการรายงานทางการเงินเกือบทั้งหมด กระนั้น หลายองค์กรก็เพิกเฉยต่อแนวคิดพื้นฐานนี้และเดินโซเซไปพร้อมกับความคาดหวังที่ยังไม่ได้รับการตอบสนอง

ไม่เหมือนกับปัญหาพื้นฐานบางอย่าง ผังบัญชี สามารถปรับให้เหมาะสมได้อย่างรวดเร็ว โดยทั่วไปแล้ว การสร้างใหม่ที่ได้รับการดำเนินการอย่างดีสามารถดำเนินการได้ภายในหนึ่งเดือน และมีผลที่เห็นได้ชัดเจนต่อการรายงานทางการเงินในทันที

เนื่องจากบริษัทส่วนใหญ่ (และซีเอฟโอ) สร้างผังบัญชีเพียงหนึ่งครั้งต่อทศวรรษเท่านั้น จึงเป็นโครงการในอุดมคติสำหรับการเอาต์ซอร์ซ ติดต่อ Toptal หากคุณต้องการความช่วยเหลือในการยกระดับองค์กรของคุณไปอีกระดับที่เรียบง่ายแต่ส่งผลกระทบอย่างเหลือเชื่อ