PM'ler Robotik Proses Otomasyonuna Nasıl Hazır Olabilir?

Bu makalenin sesli sürümünü dinleyin

Yapay zeka çağına girerken, ekiplerimizi ve iş akışlarımızı etkileyen yeni trendlerden biri de robotik süreç otomasyonu. Yakın zamanda, bir Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) şirketi olan UiPath, CapitalG (Google) ve Sequoia Capital gibi önde gelen yatırımcılarla 225 milyon dolarlık C serisi yatırım turunu 3 milyar dolarlık bir değerlemeyle kapattı. Ek olarak, HfS ve KPMG tarafından yakın zamanda yapılan “Operasyonların durumu ve dış kaynak kullanımı, 2018” araştırmasında, RPA, kurumsal alıcılar tarafından bir numaralı yatırım önceliği olarak gösterildi.

RPA, bir proje yöneticisi olarak işinizde henüz dikkate alınmadıysa, yakın gelecekte olması çok muhtemeldir.

Robotik Süreç Otomasyonu Nedir?

Robotik Proses Otomasyonu terimi, hassas robot kollarının metal levhaları ve bileşenleri eşzamanlı ve tekrarlayan bir şekilde birleştirdiği bir montaj hattında olma hissini uyandırır. RPA'nın felsefi kökleri fabrikada olsa da, RPA hakkında konuştuğumuzda aklımızda bir yazılım var.

Daha önce makrolar veya komut dosyasıyla oluşturulmuş çözümler kullandıysanız, RPA'nın ne olduğu konusunda bir iç güdünüz olmalıdır. Hesap oluşturma veya fatura verilerini üçüncü taraf yazılımlara girme gibi yapılandırılmış, tekrarlanabilir ve kurallara dayalı süreçleri otomatikleştirir. Bununla birlikte, RPA, aynı anda birden fazla uygulama ile etkileşime girebildiği için makrolardan çok daha karmaşıktır. Dağıtımı özel komut dosyaları yazmaktan daha kolaydır çünkü RPA araçları, süreç iş akışları oluşturmak için programlama becerileri gerektirmeyen bir sürükle ve bırak arabirimine sahiptir.

RPA uygulamasının bir örneği şöyle görünür:

• Bir RPA botu, standartlaştırılmış bir excel fatura talep formu içeren bir e-posta alır.
• Bot, bir kurumsal kaynak planlama yazılımı SAP'de oturum açar.
• Excel'den verileri çıkarır ve SAP'ye girer.
• SAP'de faturayı oluşturur ve talep edene gönderir.
• Bot, faturanın oluşturulduğunu ve gönderildiğini gösteren bir onay e-postası gönderir.

RPA botlarının gerçekte nasıl kurulduğuna ve nasıl çalıştıklarına daha derinlemesine dalmak istiyorsanız, bir RPA sağlayıcısının bu adım adım açıklamasını izleyebilirsiniz.

RPA'nın Faydaları

Maliyetleri Düşürür

Kurulumdan sonra, RPA botları rutin işlemleri kendi başlarına tamamlayabilir ve işleri devam ettirmek için daha az insan gerektirebilir. Tabii ki, botları kurmak ve sürdürmek ve istisnaları ele almak için insan çalışanlara hala çok ihtiyaç var.

Daha Hızlı Tamamlama Oranı

RPA botları, aynı eylemleri insanlardan çok daha hızlı gerçekleştirebilir ve ara vermezler. Bir süreç içindeki darboğazlar, RPA botları tarafından temizlenebilir. Örneğin, bir satış danışmanı, bir RPA botu için bir istek başlatarak, onunla telefonda olan bir müşteri için bir hesap açabilir. Tamamen insan düzeniyle karşılaştırıldığında, bu, fazladan birkaç saatten birkaç günlük çalışmaya kadar tasarruf sağlayabilir.

İnsan Hatasını Ortadan Kaldırır

Hataların çoğu, bilgilerin bir yazılımdan diğerine kopyalanmasından kaynaklanır (ör. fatura numaraları, tutarlar vb.). Kişiler bu ayrıntıları klavye aracılığıyla manuel olarak girer veya bu değerleri seçip kopyalayıp yapıştırır. Her iki yöntem de yanlış tıklamalar veya yanlış seçimler yoluyla hatalar oluşturabilir. RPA botları, bir uygulamanın UI öğelerini hedefleyerek değerleri seçtiğinden, hata oranları sıfıra yakındır.

Çalışan Tükenmişliğini/Kaybını Azaltır

Otomatikleştirilen görevlere bakarsak, bunlar genellikle çok tekrarlayıcıdır ve yaratıcı değildir. Bu görevler, çalışanlar tarafından yapılan ve yüksek çalışan devir oranlarına yol açan önemsiz işlerin bir parçasıdır. Botlar tükenmişlik yaşamazlar veya yaptıkları işin türünü önemsemezler ve bu nedenle daha yaratıcı çabalar için insan çalışanlarına zaman ayırabilirler.

Mevcut İş Uygulamalarıyla Bütünleşir

Çoğu zaman süreç optimizasyonu, sürecin yeniden yapılandırılmasını ve ardından bu süreci tamamlamak için kullanılan yazılımın değiştirilmesini veya güncellenmesini gerektirir. Maliyetli bir uğraş olduğu için sadece en önemli süreçler gerekli yatırımları güvence altına alacaktır. RPA, mevcut uygulamaların üzerine inşa ederek bu bilmeceyi aşıyor. Bir insanla aynı eylemleri yapar - sadece çok daha verimli bir şekilde.

ölçeklenebilirlik

Her yeni çalışanın işe alınması ve her türlü süreci tamamlamada yetkin olması için deneyim kazanması gerekir. Bunun tersine, bir kez bir RPA botu kurmanız yeterlidir ve toplam bant genişliğini artırmanız gerekiyorsa, önceden tanımlanmış iş akışı modelini takip edecek daha fazla bot (yani daha fazla örnek) ekleyebilirsiniz.

Ayrıca, RPA'yı, halihazırda otomatikleştirilmiş süreçle (örneğin, bir müşterinin hesap numarasını alma) örtüşen başka bir sürece genişletmek istiyorsanız, otomasyon iş akışının o bölümünü kopyalayabilirsiniz.

RPA'nın Riskleri

İşlerin Kaldırılması

Daha önce belirtildiği gibi, RPA botları insan işçilerin yerini alabilir . Bu, potansiyel olarak çalışanın daha yaratıcı faaliyetlerde bulunma zamanını serbest bırakırken, çalışanın farklı bir role geçiş fırsatları her zaman yoktur.

Gerçekçi Olmayan Kurulum Maliyeti ve Zaman Beklentileri

RPA üreten şirketlerin tüm vaatleri kulağa çok cazip gelse de. Gerçeklik değişime daha dirençli görünüyor, McKinsey “binlerce botun kurulmasının çok daha uzun sürdüğünü ve çoğunun umduğundan daha karmaşık olduğunu” bildiriyor. Görevlerin %30'unu otomatikleştirmek, işletim maliyetlerinde mutlaka %30'luk bir azalma anlamına gelmez.

Kaynak Uygulamalardan Bağımlılıklar Yaratır

Daha önce gördüğümüz gibi, RPA'nın bir avantajı, mevcut iş uygulamalarıyla bütünleşmesidir. Bunun dezavantajı, uygulamaların sürekli güncellemeler almasıdır ve bu da hassas RPA bot iş akışlarına zarar verebilir. RPA'yı uygulamak isteyen şirketler, bu ek işlevselliğin teknik borçlarıyla nasıl bağlantılı olduğunu akıllarında tutmalıdır.

RPA Neden Kalmak İçin Burada?

RPA, son yıllarda birçok yöneticinin dikkatini çekti ve medya hype, RPA startup'larına yapılan yeni yatırımları yakalıyor. Ancak, bunun geçici bir teknolojik moda olmayacağına dair herhangi bir işaret var mı?

HfS Research'ün KPMG ile birlikte yaptığı yakın tarihli bir "Operasyonların durumu ve dış kaynak kullanımı, 2018" araştırması, kurumsal alıcılar arasında RPA'ya olan büyük ilgiyi gösterdi.

RPA, bulut, IOT, analitik, VR/AR, blok zinciri, AI/ML/Bilişsel, insansız hava araçları ve sürücüsüz araçlardan daha üst sıralarda yer aldı. Doğrudan operasyonel iş alanına katılmıyorsanız veya daha önce RPA projeleriyle bağlantınız varsa, bu size şaşırtıcı gelebilir.

RPA'ya yönelik baskın ilginin altında yatan nedenlere daha derinlemesine bakabiliriz. KPMG tarafından yapılan bir araştırmaya göre 2018'deki en önemli organizasyonel öncelikler şunlardır:

1. İşletme maliyetlerini düşürmeye devam edin.
2. Yeni/gelişmiş geleneksel ve gelişmekte olan BT'ye yatırım yapın.
3. Robotik süreç otomasyonuna daha fazla yatırım yapın.
4. Otomasyon çabalarından en iyi şekilde yararlanmak için süreçleri ve işlevleri optimize edin.
5. Küresel hizmet dağıtım kanallarını optimize edin; GBS'de mükemmel.
6. Temel iş süreçlerini yeniden tasarlayın/yeniden tasarlayın.
7. Yapay zekaya/bilişsel hesaplamaya daha fazla yatırım yapın.
8. Pazara yeni/yenilikçi ürünler/hizmetler sunmak; Ar-Ge'yi artırmak/iyileştirmek.
9. Küresel olarak yetenekleri bulun, çekin ve elde tutun.
10. Dış kaynaklı işleri şirket içinde geri getirin; Dış kaynaklı hizmetler için dijital emeği değiştirin.

RPA 3. en önemli önceliktir. Bununla birlikte, listeye yakından bakarsak, diğer cesur önceliklerin de dolaylı olarak RPA ile ilgili olduğunu görebiliriz.

RPA'nın birçok yöneticinin aklında ilk sırada olmasının nedeni, birden fazla sorunlu noktaya isabet etmesidir: maliyetleri düşürür, ölçeklenebilir, görünüşte hızlı entegrasyon ile. Daha önce belirtildiği gibi, bu, kurulum süresi ve maliyetleri için gerçekçi olmayan beklentiler yaratabilir, ancak RPA, düşük asılı bir meyve gibi görünüyor ve daha verimli hale getirmek için gerçek süreci yeniden tasarlamanın devasa çalışmasına cazip bir alternatif gibi görünüyor.

PM'ler Otomatik mi Olacak?

Şimdi denklemin ikinci kısmına geliyoruz - RPA Proje Yöneticilerinin çalışmalarını nasıl etkileyecek. Robotlar ve yapay zekanın insanların işlerini elinden almasıyla ilgili tüm konuşmalarla, PM'lerin endişelenmesi gerekip gerekmediğini tahmin edebiliriz.

Kısa cevap hayır. Proje Yönetimi çalışması yüksek düzeyde yapılandırılmış, tekrarlanabilir veya kurallara dayalı değildir. Başbakanların çoğu, işlerinin bu niteliklerin tam tersi olduğunu söylerdi. Özellikle giderek daha fazla PM'nin Çevik metodolojiyi benimsemesiyle, PM görevlerini standart hale getirmek zorlaşacaktır. Çevik Manifesto'nun ilk değerini hatırlayın - “Süreçler ve araçlar üzerindeki bireyler ve etkileşimler”.

Bununla birlikte, çeşitli kuruluşlarda RPA'nın artan oranda benimsenmesiyle birlikte,

Yazılım geliştirme Proje Yöneticilerinin çalışmaları kaçınılmaz olarak etkilenecektir. Üstlendiğiniz projeler, projenizin bir parçası olarak giderek artan bir şekilde RPA konularına veya bir RPA bileşenine sahip olacaktır. Çoğu RPA girişimi, dahili operasyonlar ve süreçlerle ilgili olduğundan, B2B projeleri üzerinde çalışıyorsanız, onunla iletişim kurma olasılığınız daha yüksektir. Aşağıdaki bölümde bu ayrıntılara daha fazla dalacağız.

RPA Botlarının Kullandığı Yazılım Geliştirme Fırsatları

Yeni İş Listesi Seçenekleri

RPA, PM'nin araç kutusunda yeni bir araç sunar. Yeni bir yazılım parçasının geliştirilmesini yönetirken çoğu zaman, yayınlandıktan sonra nasıl destekleneceğini düşünmeniz gerekir. Bu, müşteri desteği, finans, yönetici ve diğer departmanlarla genişletilmiş sorumluluklar ve kaynaklar üzerinde pazarlık yapmanızı gerektirir. Tüm bunlar proje bütçesine dahil edilmelidir ve RPA, destek maliyetlerini düşürmenin bir yolunu sunar.

RPA Çevikliği Destekler

Proje ne kadar küçükse, örneğin bir pilot, diğer departmanlardan kaynak temin etmek o kadar zor olabilir. Bu, insan kaynakları ihtiyacını en aza indirmek için RPA botlarının kullanılabileceği yerdir. Pilot aşamada bile insan desteğinden tamamen kaçınmak muhtemelen zor olacaktır, ancak aynı dönem için 3 FTE yerine 2 ay boyunca yarı zamanlı bir müşteri destek uzmanı sağlamak çok daha kolaydır. Ayrıca, pilot uygulama iş beklentilerini karşılamıyorsa ve projenin daha da geliştirilmesi iptal edilirse, botları devre dışı bırakmanız yeterlidir. Bu, çok daha çevik olmanızı sağlar.

Daha Büyük Hırslar

Ürünün piyasaya sürüldükten sonra insanlar tarafından desteklenmesi gerektiğine dair aynı anlayış, sizin ve ekibinizin hedefleri üzerinde sınırlayıcı bir faktör olabilir. Proje vizyonunu tanımlarken ve biriktirme listesini oluştururken, bazı fikirleri bilinçli veya bilinçsiz olarak ortadan kaldırırsınız çünkü bunlar yüksek düzeyde desteğe ihtiyaç duyacak ve bu da yatırım getirisini azaltacaktır. Araç setinizde RPA'ya sahip olmak, tamamen farklı proje yollarını düşünmenize olanak tanır, çünkü:

• Botlar kullanılarak gelecekteki süreçlerin maliyetleri daha düşük olabilir.
• Bot desteğini ölçeklendirmek daha kolaydır, bu da piyasa talebine daha duyarlı olmanız için bir olasılık yaratır.

Yapılandırılmış RPA Dağıtımı

RPA'nın kuruluşunuzda henüz denenmediği bir durumdaysanız, botların nasıl oluşturulduğuna ve dağıtıldığına ilişkin çerçeveyi belirleme şansınız vardır. Bu, özellikle BT dışı bir departmana tanıtılırsa zor olabilir. Oradaki insanlar, yazılım teslimi için endüstri standardı metodolojileri takip etmeyebilir veya hatta farkında olmayabilirler (bir bot, BT departmanı tarafından konuşlandırılmamış olsa bile, hala bir yazılım parçasıdır). Bu, bu makalede daha ayrıntılı olarak tartışılacak olan eski çözümlere yol açabilir. Proje yöneticisi olarak doğru yapılandırılmış RPA dağıtımını kolaylaştırabiliyorsanız, bu eski sorunlarla karşılaşmaktan kaçınabilirsiniz.

RPA Botları Tarafından Kullanılan Yazılım Geliştirmenin Zorlukları

Pek çok RPA şirketi, bir botun bir insanın yapacağı şeyleri yaptığını, sadece belirtilen görevlerde daha verimli olduğunu söyleyerek ürünlerini tanıtıyor. Yüzey seviyesinde olsa da - çoğu zaman botlar aynı dijital çalışma ortamına sahiptir, aynı düğmeleri tıklayın ve aynı verileri kopyalayın/yapıştırın - bu görevleri tamamlama yolları oldukça farklıdır.

Botların uygulamalarla nasıl etkileşime girdiği konusunda en yaygın iki yöntem:

1. Öğe tanıma - UI öğesi adını bir uygulamadaki öznitelikleri içinde veya bir tarayıcıdaki HTML ağacı içinde bulur (tarayıcıdaki geliştirici araçlarıyla yaptığınız gibi). Bu, genellikle, bot uygulamaya doğrudan kendi ortamında erişebildiğinde kullanılır.
2. Görüntü tanıma - bot kurulumu sırasında, botun uygulamanın hangi bölümleriyle etkileşime girmesi gerektiğini ve bilgisayar vizyonunu kullanarak görsel olarak belirtirsiniz, ilgili verileri, giriş alanlarını, düğmeleri tanımlayabilir ve bunlarla etkileşime girebilir. Bu yöntem, bir uygulamaya sanal bir ortam üzerinden erişildiğinde ve 1. yöntemin kullanılması imkansız olduğunda kullanılacaktır.

Gördüğümüz gibi, botun çalışma modu, insanların ekrandaki verileri nasıl yorumlayacaklarından önemli ölçüde farklıdır. Bu, ekibiniz yalnızca insanlar tarafından değil, aynı zamanda botlar tarafından da kullanılacak bir yazılım geliştirirken zorluklar yaratır.

Botlar Bağımlılıklar Yaratır

Yarasanın sağında, bilinmesi gereken ilk zorluk, yukarıda açıklandığı gibi, botların ve insanların uygulamanızla aynı şekilde etkileşime girmediğidir. Bu, bakım yaptığınızda veya yükseltmeleri yayınladığınızda botun iş akışının etkilenebileceği anlamına gelir.

UI öğesi özniteliklerinin değiştirilmesi, botun doğru öğeleri bulamamasına neden olabilir. Bunun bir insan işçi üzerinde hiçbir etkisi olmazdı.

Kullanıcı arayüzünüzün görsel özelliklerini (düzen, renkler, öğe boyutları, metin adları vb.) değiştirmek, bir insan çalışanı en azından geçici olarak engelleyebilir, ancak muhtemelen ilk denemede bile uyum sağlayabilir. Uygulamaya sanal bir örnek aracılığıyla erişen botlar için, botun doğru öğeleri bulması gereken önceki görüntüler, uygulamanın yeni sürümünde herhangi bir eşleşme döndürmediği için felaket olabilir.

Tüm bunlar, geliştirme, test etme ve destek sırasında yönetilmesi gereken ek bağımlılıklar yaratır. Aksi takdirde, botlar kontrolden çıkabilir ve ek sorunlar yaratabilir.

Veri bozulması

Diyelim ki son noktada anlatılan senaryolardan biri fiilen gerçekleşti. Bot çalışmayı durdurursa ve botların bakımından sorumlu birine bir hata gönderirse şanslısınız. Başka bir senaryo, botun aslında farklı bir UI öğesi seçmesi ve onu kullanmaya başlamasıdır.

RPA botları kuran birçok müşteriyle çalışmış olan Think Solutions CEO'su Dan French şunları söyledi: "botların yargısı yoktur ve eğer bot kuralları iyi tasarlanıp izlenmezse, hataları büyük ölçekte tekrarlar." Otomasyon, kötüyü daha hızlı kötüleştirir ve botlar birçok veriyi bozabilir.

Eski Sistemler Gelen

Son iki nokta, botların başarısız olduğu durumu tartıştı. Şimdi botların beklendiği gibi çalıştığı bir ayara bakalım.

MIT Sloan Management Review'daki Chris DeBrusk, RPA botlarının gelişini Y2K zaman saati değişikliği hatasına verilen yanıtlarla karşılaştırıyor:

Yüzyılın başındaki zaman saati değişikliğiyle başa çıkmak için birçok kuruluş eski sınırlamaları atlattı. İş kullanıcıları, masaüstlerinde karmaşık, iş açısından kritik uygulamalar oluşturmak için Microsoft Excel ve Access'in artan gücünü benimsedi. Ancak bu özel yapım bilgi işlem araçları çoğaldıkça, güçlü bir kontrol çerçevesi, kalite güvencesi, sürüm yönetimi süreçleri ve diğer resmi BT süreçlerinin eksikliğinden kaynaklanan sorunlar da arttı.

Günümüzün bot patlaması bu kalıbı tekrarlamakla tehdit ediyor… Sonuç olarak, botları programlayan komut dosyaları yazılım kodudur ve bu şekilde ele alınmalıdır. Yeniden kullanım ve soyutlamaya odaklanan endüstri standardı metodolojiler kullanılarak tasarlanmaları gerekir ve KG süreçlerinin bunlara karşı yürütülebilmesi için versiyonları oluşturulmalı ve uygun şekilde günlüğe kaydedilmelidir.

RPA şirketleri, bot kurmanın basitliğini satma yolundan çıkıyor. Bu analiz, eski sistemlerin nasıl oluşturulabileceğini açıkça göstermektedir. Ayrıca çevik bir proje yönetimi ortamında daha da kötüleşebilir. Hızlı gelişme arzusu, yönetişim girişimlerini kenarda bırakabilir.

Gerçek İnovasyon Yerine Kısayollar

RPA görünüşte harika bir çözüm sunuyor, ancak bazı görevleri otomatikleştirmenin ve o alan için birikmiş iş yükünü boşaltmanın, darboğazı organizasyonun farklı bir bölümüne itebileceğini göz önünde bulundurmalısınız. RPA, hantal işlerin üstesinden gelmek için görünüşte sınırsız kaynaklar vererek, insanları üründe gerçek bir yenilik bulmaktan caydırabilir. Gerçekten güncellenmeleri gerektiğinde eski süreçleri dondurma tehlikesi vardır.

“RPA, yoldaki çukurları onarmakla ilgilidir. Yeni otoyol inşa etmekle karıştırmayın.” - Steve Gordon, Becton Dickinson Küresel Hizmetler Operasyonlarından Sorumlu Başkan Yardımcısı

Değişim Yönetimi Hususları

"Yöneticilerin %87'si robotik ve RPA konusunda olumluyken, işlemsel çalışanların yalnızca %17'si gemide." - Think Solutions tarafından yürütülen bir ankete göre.

Muhtemelen 'süreç' kelimesini kullanmak yerine Robotik Görev Otomasyonu olarak sunmak daha iyidir. Mevcut RPA teknolojisi, karmaşık süreçleri tam olarak otomatikleştirme yeteneğine sahip olmadığı için, paydaşlarınız için daha gerçekçi beklentiler yaratır. Halihazırda bu görevleri yerine getiren çalışanlarla, süreç sahipleri olmaya devam edecekleri için kesinlik yaratır, ancak işlerinin en önemsiz kısımları yazılım tarafından ele alınacaktır.

Çözüm

Girişim sermayesi fonlarının akışı ve süreç sahiplerinin dahili süreçleri optimize etme ve maliyetleri düşürme ihtiyacı ile RPA, düşük kalıcı bir meyve çözümü sunar. Birçok şirket pilot RPA projeleri yaptı ve bazıları bunun ötesine geçti. Bu, bir proje yöneticisi olarak, özellikle alan ölçeklenirken, RPA botlarıyla doğrudan veya dolaylı olarak iletişim kurma olasılığınız çok yüksek olduğu anlamına gelir.

Gördüğümüz gibi RPA, projeleriniz için birçok fırsat ve yeni biriktirme listesi seçenekleri sunar. Aynı zamanda birçok zorluğu da beraberinde getiriyor: veri bozulmasından eski sistemlerin oluşturulmasına kadar. Bir proje yöneticisi olarak, RPA'yı dikkate alan ürün veya yazılımların nasıl geliştirileceğine dikkat etmeniz gerekecektir. Biraz fazladan planlama yapmak bile, sizi yolda çok fazla baş ağrısından kurtaracak ve paydaşlarınızın beklediği sonuçları sunacaktır.

RPA endüstrisinin derinliklerine dalmak, çözüm sağlayıcılar ve teknolojinin mevcut durumu hakkında biraz bilgi toplamak istiyorsanız, bu satıcıdan bağımsız sektör raporlarına göz atabilirsiniz:

• Forrester Wave: Robotik Süreç Otomasyonu, 2018 2. Çeyrek
• Mindfields tarafından Robotik Süreç Otomasyonu raporu