Bagaimana PM Dapat Siap untuk Otomatisasi Proses Robot

Dengarkan versi audio dari artikel ini

Saat kita memasuki era kecerdasan buatan, salah satu tren yang muncul yang telah memengaruhi tim dan alur kerja kita adalah otomatisasi proses robot. Baru-baru ini, perusahaan Robotic Process Automation (RPA), UiPath, menutup putaran investasi seri C mereka sebesar $225 juta dengan penilaian $3 miliar dengan investor terkemuka termasuk CapitalG (Google) dan Sequoia Capital. Selain itu, pada studi baru-baru ini “State of operations and outsourcing, 2018” oleh HfS dan KPMG, RPA diperingkatkan sebagai prioritas investasi nomor satu oleh pembeli perusahaan.

Jika RPA belum menjadi pertimbangan dalam pekerjaan Anda sebagai manajer proyek, kemungkinan besar akan menjadi salah satu dalam waktu dekat.

Apa itu Otomatisasi Proses Robotik?

Istilah Robotic Process Automation membangkitkan perasaan berada di jalur perakitan, di mana lengan robot yang presisi menggabungkan lembaran logam dan komponen secara sinkron dan berulang. Sementara RPA memiliki akar filosofis di pabrik, ketika kita berbicara tentang RPA, kita memikirkan perangkat lunak.

Jika Anda pernah menggunakan solusi makro atau skrip, maka Anda harus memiliki firasat tentang apa itu RPA. Ini mengotomatiskan proses terstruktur, berulang, dan berbasis aturan seperti membuat akun atau memasukkan data faktur ke dalam perangkat lunak pihak ketiga. Namun, RPA jauh lebih kompleks daripada makro karena dapat berinteraksi dengan beberapa aplikasi secara bersamaan. Lebih mudah digunakan daripada menulis skrip khusus karena alat RPA memiliki antarmuka seret dan lepas, yang tidak memerlukan keterampilan pemrograman untuk membuat alur kerja proses.

Contoh implementasi RPA terlihat seperti ini:

• Bot RPA menerima email dengan formulir permintaan faktur excel standar.
• Bot masuk ke perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan SAP.
• Mengekstrak data dari excel dan memasukkannya ke dalam SAP.
• Membuat faktur di SAP dan mengirimkannya ke pemohon.
• Bot mengirimkan email konfirmasi, yang menunjukkan bahwa faktur telah dibuat dan dikirim.

Jika Anda ingin menyelam lebih dalam tentang bagaimana bot RPA sebenarnya diatur dan cara kerjanya, Anda dapat melihat panduan ini oleh penyedia RPA.

Manfaat RPA

Mengurangi Biaya

Setelah penyiapan, bot RPA dapat menyelesaikan proses rutin sendiri, membutuhkan lebih sedikit orang untuk membuat semuanya tetap berjalan. Tentu saja, karyawan manusia masih sangat dibutuhkan untuk mengatur dan memelihara bot dan untuk menangani pengecualian.

Tingkat Penyelesaian Lebih Cepat

Bot RPA mampu melakukan tindakan yang sama jauh lebih cepat daripada manusia dan mereka tidak beristirahat. Kemacetan dalam suatu proses dapat diselesaikan oleh bot RPA. Misalnya, konsultan penjualan dapat membuka akun untuk klien saat sedang bertelepon dengannya, dengan mengajukan permintaan bot RPA. Dibandingkan dengan pengaturan semua-manusia, ini dapat menghemat dari beberapa jam tambahan hingga beberapa hari kerja.

Menghilangkan Kesalahan Manusia

Sebagian besar kesalahan muncul dari penyalinan informasi dari satu perangkat lunak ke perangkat lunak lainnya (misalnya nomor faktur, jumlah, dll.). Orang-orang memasukkan detail tersebut secara manual melalui keyboard atau memilih, menyalin, dan menempelkan nilai tersebut. Kedua metode dapat membuat kesalahan melalui salah klik atau salah pilih. Karena bot RPA memilih nilai dengan menargetkan elemen UI aplikasi, tingkat kesalahannya mendekati nol.

Mengurangi Kejenuhan/Churn Karyawan

Jika kita melihat tugas yang sedang otomatis, biasanya sangat berulang dan tidak kreatif. Tugas-tugas ini adalah bagian dari pekerjaan kasar yang dilakukan oleh karyawan, yang menyebabkan tingkat turnover karyawan yang tinggi. Bot tidak memiliki kelelahan atau peduli dengan jenis pekerjaan yang mereka lakukan dan dengan demikian mereka dapat membebaskan waktu karyawan manusia untuk upaya yang lebih kreatif.

Terintegrasi Dengan Aplikasi Bisnis yang Ada

Cukup sering optimasi proses akan membutuhkan restrukturisasi proses dan kemudian mengubah atau memperbarui perangkat lunak yang digunakan untuk menyelesaikan proses itu. Karena ini adalah usaha yang mahal, hanya proses yang paling penting yang akan mengamankan investasi yang diperlukan. RPA melompati teka-teki ini dengan membangun di atas aplikasi yang ada. Ia melakukan tindakan yang sama seperti yang dilakukan manusia - hanya dengan cara yang jauh lebih efisien.

Skalabilitas

Setiap karyawan baru perlu bergabung dan perlu mengumpulkan pengalaman agar mahir dalam menyelesaikan segala jenis proses. Sebaliknya, Anda hanya perlu menyiapkan bot RPA sekali dan jika Anda perlu meningkatkan total bandwidth, Anda dapat menambahkan lebih banyak bot (yaitu lebih banyak instance) yang akan mengikuti pola alur kerja yang sudah ditentukan sebelumnya.

Selain itu, jika Anda ingin memperluas RPA ke proses lain, yang memiliki beberapa tumpang tindih dengan proses yang sudah otomatis (misalnya mengambil nomor akun klien), Anda dapat menyalin bagian dari alur kerja otomatisasi tersebut.

Risiko RPA

Penghapusan Pekerjaan

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, bot RPA dapat menggantikan pekerja manusia. Meskipun hal ini berpotensi membebaskan waktu karyawan untuk terlibat dalam aktivitas yang lebih kreatif, tidak selalu ada peluang bagi karyawan untuk beralih ke peran yang berbeda.

Perkiraan Biaya dan Waktu Pengaturan yang Tidak Realistis

Padahal semua janji perusahaan produsen RPA terdengar sangat menggiurkan. Kenyataannya tampaknya lebih tahan terhadap perubahan, McKinsey melaporkan bahwa "menginstal ribuan bot membutuhkan waktu lebih lama dan lebih kompleks daripada yang diharapkan kebanyakan orang". Mengotomatiskan 30% tugas tidak selalu berarti pengurangan 30% dalam biaya operasi.

Membuat Ketergantungan dari Aplikasi Sumber

Seperti yang kita lihat sebelumnya, salah satu manfaat RPA adalah terintegrasi dengan aplikasi bisnis yang ada. Kelemahannya adalah aplikasi mendapatkan pembaruan konstan, yang dapat merusak alur kerja bot RPA yang rumit. Perusahaan yang ingin menerapkan RPA harus mengingat bagaimana fungsi tambahan ini terkait dengan utang teknis mereka.

Mengapa RPA Ada di Sini untuk Tetap?

RPA telah menarik perhatian banyak eksekutif selama beberapa tahun terakhir dan hype media mengejar investasi baru di startup RPA. Namun, apakah ada tanda-tanda bahwa ini tidak akan menjadi tren teknologi yang lewat?

Sebuah studi baru-baru ini “State of operations and outsourcing, 2018” oleh HfS Research bersama dengan KPMG menunjukkan minat yang luar biasa pada RPA di antara pembeli perusahaan.

Peringkat RPA lebih tinggi dari cloud, IOT, analytics, VR/AR, blockchain, AI/ML/Cognitive, drone, dan kendaraan tanpa pengemudi. Ini mungkin mengejutkan Anda jika Anda tidak berpartisipasi langsung di bidang operasional bisnis atau pernah memiliki kontak dengan proyek RPA sebelumnya.

Kita bisa melihat lebih dalam alasan yang mendasari minat dominan di RPA. Berikut adalah prioritas organisasi teratas tahun 2018 menurut studi KPMG:

1. Terus menurunkan biaya operasional.
2. Berinvestasi dalam TI baru/yang lebih baik tradisional dan yang sedang berkembang.
3. Investasikan lebih banyak dalam otomatisasi proses robotik.
4. Optimalkan proses dan fungsi untuk memanfaatkan upaya otomatisasi terbaik.
5. Mengoptimalkan saluran pengiriman layanan global; unggul di GBS.
6. Mendesain ulang/merekayasa ulang proses bisnis inti.
7. Berinvestasi lebih banyak dalam kecerdasan buatan/komputasi kognitif.
8. Menyampaikan produk/jasa baru/inovatif ke pasar; meningkatkan/memperbaiki R&D.
9. Temukan, tarik, dan pertahankan bakat secara global.
10. Bawa kembali pekerjaan yang dialihdayakan ke dalam perusahaan; menukar tenaga kerja digital untuk layanan outsourcing.

RPA adalah prioritas terpenting ke-3. Namun, jika kita cermati daftarnya, kita dapat melihat prioritas lain yang dicetak tebal juga terkait dengan RPA secara tidak langsung.

Alasan mengapa RPA menjadi top of mind bagi banyak eksekutif adalah karena RPA menyentuh lebih dari satu titik kesulitan: ia menurunkan biaya, dapat diskalakan, dengan integrasi yang tampaknya cepat. Seperti yang ditunjukkan sebelumnya, hal ini dapat menciptakan ekspektasi yang tidak realistis untuk waktu dan biaya penyiapan, tetapi RPA memang terlihat seperti buah yang tidak banyak diminati dan alternatif yang menggoda untuk pekerjaan besar mendesain ulang proses aktual agar lebih efisien.

Apakah PM akan Otomatis?

Kami sekarang sampai pada bagian kedua dari persamaan - bagaimana RPA akan berdampak pada pekerjaan Manajer Proyek. Dengan semua pembicaraan tentang robot dan AI yang mengambil pekerjaan manusia, kita dapat berspekulasi apakah PM harus khawatir.

Jawaban singkatnya adalah tidak. Pekerjaan Manajemen Proyek tidak sangat terstruktur, berulang, atau berbasis aturan. Kebanyakan PM akan mengatakan pekerjaan mereka adalah kebalikan dari kualitas-kualitas itu. Terutama dengan semakin banyak PM yang mengadopsi metodologi Agile, akan menjadi lebih sulit untuk menstandardisasi tugas PM. Ingat nilai pertama dari Agile Manifesto - “Individu dan interaksi melalui proses dan alat”.

Namun, dengan meningkatnya adopsi RPA di berbagai organisasi,

pengembangan perangkat lunak Pekerjaan Manajer Proyek pasti akan terpengaruh. Proyek yang Anda ambil kemungkinan besar akan memiliki pertimbangan RPA atau komponen RPA sebagai bagian dari proyek Anda. Karena sebagian besar inisiatif RPA terkait dengan operasi dan proses internal, kemungkinan besar Anda akan berhubungan dengannya jika Anda mengerjakan proyek B2B. Kami akan menyelam lebih dalam rincian ini di bagian berikut.

Peluang Mengembangkan Perangkat Lunak yang Digunakan oleh Bot RPA

Opsi Backlog Baru

RPA menawarkan alat baru di kotak peralatan PM. Saat mengelola pengembangan perangkat lunak baru, sering kali Anda harus memikirkan bagaimana perangkat lunak itu akan didukung setelah dirilis. Ini mengharuskan Anda untuk menegosiasikan tanggung jawab dan sumber daya yang diperluas dengan dukungan klien, keuangan, admin, dan departemen lain. Semua ini harus dimasukkan ke dalam anggaran proyek dan RPA menawarkan cara untuk membuat biaya dukungan lebih rendah.

RPA Mendukung Agile

Semakin kecil proyek, misalnya percontohan, semakin sulit untuk mengamankan sumber daya dari departemen lain. Di sinilah bot RPA dapat digunakan untuk meminimalkan kebutuhan sumber daya manusia. Mungkin akan sulit untuk sepenuhnya menghindari dukungan manusia, bahkan untuk tahap percontohan, tetapi jauh lebih mudah untuk mendapatkan spesialis dukungan klien paruh waktu selama 2 bulan, bukan 3 FTE untuk periode yang sama. Selain itu, jika uji coba tidak memenuhi harapan bisnis dan pengembangan proyek lebih lanjut dibatalkan, Anda cukup menonaktifkan bot. Hal ini memungkinkan Anda untuk menjadi jauh lebih gesit.

Ambisi yang Lebih Besar

Pemahaman yang sama bahwa produk harus didukung setelah dirilis oleh manusia dapat menjadi faktor pembatas ambisi Anda dan tim Anda. Saat mendefinisikan visi proyek dan membuat backlog, Anda secara sadar atau tidak sadar menghilangkan beberapa ide karena mereka akan membutuhkan dukungan tingkat tinggi, yang akan menurunkan ROI. Memiliki RPA di toolkit Anda memungkinkan Anda untuk mempertimbangkan jalur proyek yang sama sekali berbeda karena:

• Biaya proses masa depan dapat lebih rendah dengan menggunakan bot.
• Lebih mudah untuk meningkatkan dukungan bot, menciptakan kemungkinan bagi Anda untuk lebih responsif terhadap permintaan pasar.

Penerapan RPA Terstruktur

Jika Anda berada dalam situasi di mana RPA belum dicoba di organisasi Anda, maka Anda memiliki kesempatan untuk mengatur kerangka kerja tentang bagaimana bot dibuat dan digunakan. Ini bisa menjadi tantangan, terutama jika diperkenalkan ke departemen non-IT. Orang-orang di sana mungkin tidak mengikuti, atau bahkan menyadari, metodologi standar industri untuk mengirimkan perangkat lunak (bot masih merupakan bagian dari perangkat lunak, meskipun tidak digunakan oleh departemen TI). Ini dapat mengarah pada solusi warisan yang akan dibahas lebih lanjut dalam artikel ini. Jika Anda sebagai manajer proyek dapat memfasilitasi penerapan RPA terstruktur yang tepat, Anda dapat menghindari masalah warisan ini.

Tantangan Mengembangkan Perangkat Lunak yang Digunakan oleh Bot RPA

Banyak perusahaan RPA menawarkan produk mereka dengan mengatakan bahwa bot melakukan hal yang sama seperti yang dilakukan manusia, hanya saja lebih efisien pada tugas yang ditentukan. Sementara pada tingkat permukaan itu benar - sebagian besar waktu bot memiliki lingkungan kerja digital yang sama, klik tombol yang sama dan salin/tempel data yang sama - cara mereka menyelesaikan tugas-tugas itu sangat berbeda.

Dua metode paling umum bagaimana bot berinteraksi dengan aplikasi:

1. Pengenalan elemen - ia menemukan nama elemen UI di dalam atributnya di aplikasi atau di dalam pohon HTML di browser (sama seperti yang Anda lakukan dengan alat pengembang di browser). Ini biasanya akan digunakan ketika bot dapat mengakses aplikasi secara langsung di lingkungannya.
2. Pengenalan gambar - selama pengaturan bot Anda menentukan secara visual bagian mana dari aplikasi yang harus berinteraksi dengan bot dan menggunakan visi komputer, ia dapat mengidentifikasi data yang relevan, bidang input, tombol, dan berinteraksi dengannya. Metode ini akan digunakan ketika aplikasi diakses melalui lingkungan virtual dan tidak mungkin menggunakan metode pertama.

Seperti yang kita lihat, mode operasi bot sangat berbeda dengan cara manusia menafsirkan data di layar. Ini menciptakan tantangan ketika tim Anda mengembangkan perangkat lunak yang akan digunakan tidak hanya oleh manusia, tetapi juga oleh bot.

Bot Membuat Ketergantungan

Benar, tantangan pertama yang harus diperhatikan adalah, seperti dijelaskan di atas, bot dan manusia tidak berinteraksi dengan aplikasi Anda dengan cara yang sama. Ini berarti bahwa saat Anda melakukan pemeliharaan atau merilis pemutakhiran, alur kerja bot mungkin terpengaruh.

Mengubah atribut elemen UI dapat mengakibatkan bot tidak dapat menemukan elemen yang benar. Ini tidak akan berdampak pada pekerja manusia sama sekali.

Mengubah aspek visual UI Anda (tata letak, warna, ukuran elemen, nama teks, dll.) dapat menghambat karyawan manusia setidaknya untuk sementara, tetapi ia akan dapat beradaptasi, bahkan mungkin pada percobaan pertama. Untuk bot yang mengakses aplikasi melalui instance virtual bisa menjadi bencana seperti gambar sebelumnya, berdasarkan mana bot seharusnya menemukan elemen yang benar, jangan kembalikan kecocokan apa pun di versi baru aplikasi.

Semua ini menciptakan dependensi tambahan yang perlu dikelola selama pengembangan, pengujian, dan dukungan. Jika tidak, bot bisa rusak dan menimbulkan masalah tambahan.

Korupsi Data

Katakanlah salah satu skenario yang dijelaskan di poin terakhir benar-benar terwujud. Anda akan beruntung jika bot berhenti bekerja dan mengirimkan kesalahan kepada seseorang yang bertanggung jawab untuk memelihara bot. Skenario lain adalah bahwa bot benar-benar memilih elemen UI yang berbeda dan mulai menggunakannya.

Dan French, CEO di Pertimbangkan Solusi, yang telah bekerja dengan banyak klien yang menyiapkan bot RPA mengatakan: "bot tidak memiliki penilaian dan akan mengulangi kesalahan dalam skala besar jika aturan bot tidak dirancang dan dipantau dengan baik." Otomatisasi memperburuk keadaan lebih cepat dan bot dapat merusak banyak data.

Sistem Warisan Masuk

Dua poin terakhir membahas situasi, di mana bot gagal. Sekarang mari kita lihat pengaturan, di mana bot beroperasi seperti yang diharapkan.

Chris DeBrusk di MIT Sloan Management Review membandingkan kedatangan bot RPA dengan respons terhadap bug perubahan jam waktu Y2K:

Untuk menghadapi perubahan waktu-jam pada pergantian abad, banyak organisasi menghindari batasan warisan. Pengguna bisnis memanfaatkan kekuatan yang meningkat di Microsoft Excel dan Access untuk membuat aplikasi yang kompleks dan penting bagi bisnis di desktop mereka. Tetapi ketika alat komputasi yang dibuat khusus itu berkembang biak, begitu pula masalah karena kurangnya kerangka kontrol yang kuat, QA, proses manajemen rilis, dan proses TI formal lainnya.

Ledakan bot hari ini mengancam untuk mengulangi pola ini… Intinya adalah bahwa skrip yang memprogram bot adalah kode perangkat lunak dan harus diperlakukan seperti itu. Mereka perlu dirancang menggunakan metodologi standar industri yang berfokus pada penggunaan kembali dan abstraksi, dan mereka harus diversi dan dicatat dengan benar sehingga proses QA dapat dijalankan terhadap mereka.

Perusahaan RPA berusaha keras untuk menjual kesederhanaan pengaturan bot. Analisis ini dengan jelas menunjukkan bagaimana sistem warisan dapat dibuat. Ini juga dapat diperburuk dalam lingkungan manajemen proyek yang gesit. Keinginan untuk pembangunan yang cepat dapat meninggalkan inisiatif pemerintahan di sela-sela.

Jalan Pintas Alih-alih Inovasi Nyata

RPA tampaknya menawarkan solusi yang bagus tetapi Anda harus mempertimbangkan bahwa mengotomatiskan beberapa tugas dan membebaskan backlog untuk area itu mungkin hanya mendorong kemacetan ke bagian lain dari organisasi. RPA dapat membuat orang tidak termotivasi untuk menghasilkan inovasi aktual dalam produk dengan memberikan sumber daya yang tampaknya tidak terbatas untuk menangani pekerjaan kasar. Ini memiliki bahaya membekukan proses yang sudah ketinggalan zaman ketika sebenarnya mereka perlu diperbarui.

“RPA adalah tentang memperbaiki lubang di jalan. Jangan bingung dengan membangun jalan raya baru.” - Steve Gordon, VP Operasi Layanan Global di Becton Dickinson

Ubah Pertimbangan Manajemen

“87% eksekutif positif tentang robotika dan RPA sementara hanya 17% pekerja transaksional yang bergabung.” - menurut survei yang dilakukan oleh Pertimbangkan Solusi.

Mungkin lebih baik untuk menyajikannya sebagai Otomatisasi Tugas Robotik daripada menggunakan kata 'proses'. Ini menciptakan harapan yang lebih realistis bagi pemangku kepentingan Anda karena teknologi RPA saat ini tidak benar-benar mampu untuk sepenuhnya mengotomatisasi proses yang kompleks. Ini menciptakan kepastian dengan karyawan yang saat ini menjalankan tugas-tugas tersebut karena mereka akan tetap menjadi pemilik proses, namun, bagian paling kasar dari pekerjaan mereka akan ditangani oleh perangkat lunak.

Kesimpulan

Dengan masuknya dana modal ventura dan kebutuhan pemilik proses untuk mengoptimalkan proses internal dan untuk memangkas biaya, RPA menawarkan solusi buah yang mudah didapat. Banyak perusahaan telah melakukan proyek percontohan RPA dan beberapa di antaranya telah berkembang lebih dari itu. Ini berarti bahwa sebagai manajer proyek, Anda kemungkinan besar akan berhubungan dengan bot RPA secara langsung atau tidak langsung, terutama saat skala lapangan.

Seperti yang telah kita lihat, RPA memberikan banyak peluang dan opsi simpanan baru untuk proyek Anda. Pada saat yang sama, ini menimbulkan banyak tantangan: dari korupsi data hingga pembuatan sistem warisan. Sebagai manajer proyek, Anda harus memperhatikan cara mengembangkan produk atau perangkat lunak yang mempertimbangkan RPA. Melakukan sedikit perencanaan ekstra akan menghemat banyak sakit kepala di jalan dan memberikan hasil yang diharapkan pemangku kepentingan Anda.

Jika Anda ingin menyelam lebih dalam ke industri RPA, mengumpulkan beberapa informasi tentang penyedia solusi dan keadaan teknologi saat ini, Anda dapat melihat laporan industri vendor-agnostik ini:

• Gelombang Forrester: Otomatisasi Proses Robotik, Q2 2018
• Laporan Otomasi Proses Robotik oleh Mindfields