Cum pot fi PM-urile pregătite pentru automatizarea proceselor robotizate

Ascultă versiunea audio a acestui articol

Pe măsură ce intrăm în era inteligenței artificiale, una dintre tendințele emergente care ne afectează deja echipele și fluxurile de lucru este automatizarea proceselor robotizate. Recent, o companie Robotic Process Automation (RPA), UiPath, și-a încheiat runda de investiții din seria C de 225 de milioane de dolari la o evaluare de 3 miliarde de dolari cu investitori de top, inclusiv CapitalG (Google) și Sequoia Capital. În plus, într-un studiu recent „Starea operațiunilor și a externalizării, 2018” de HfS și KPMG, RPA a fost clasată drept prioritatea de investiții numărul unu de către cumpărătorii întreprinderilor.

Dacă RPA nu a devenit deja o considerație în munca ta ca manager de proiect, este foarte probabil să devină una în viitorul apropiat.

Ce este automatizarea proceselor robotizate?

Termenul Robotic Process Automation evocă sentimentul de a fi pe o linie de asamblare, unde brațele robotizate precise combină foile metalice și componentele într-un mod sincron și repetitiv. În timp ce RPA își are rădăcinile filozofice în fabrică, atunci când vorbim despre RPA avem în vedere software-ul.

Dacă ați folosit vreodată macrocomenzi sau soluții scriptate, atunci ar trebui să aveți o idee instinctă pentru ce este RPA. Automatizează procese structurate, repetabile și bazate pe reguli, cum ar fi crearea de conturi sau introducerea datelor de factură în software-ul terților. Cu toate acestea, RPA este mult mai complex decât macrocomenzi, deoarece poate interacționa cu mai multe aplicații în același timp. Este mai ușor de implementat decât scrierea de scripturi personalizate, deoarece instrumentele RPA au o interfață drag and drop, care nu necesită abilități de programare pentru a crea fluxuri de lucru de proces.

Un exemplu de implementare a RPA arată astfel:

• Un bot RPA primește un e-mail cu un formular standard de solicitare a facturii Excel.
• Botul se conectează la un software de planificare a resurselor companiei SAP.
• Extrage datele din Excel și le introduce în SAP.
• Creează factura în SAP și o trimite solicitantului.
• Botul trimite un e-mail de confirmare, care arată că factura a fost creată și trimisă.

Dacă doriți să explorați mai profund modul în care sunt configurați de fapt roboții RPA și modul în care funcționează, puteți urmări această prezentare a unui furnizor RPA.

Beneficiile RPA

Reduce Costurile

După configurare, roboții RPA pot finaliza singuri procesele de rutină, necesitând mai puțini oameni pentru a menține lucrurile în mișcare. Desigur, angajații umani sunt încă foarte necesari pentru a configura și întreține boții și pentru a gestiona excepțiile.

Rată de finalizare mai rapidă

Boții RPA sunt capabili să efectueze aceleași acțiuni mult mai rapid decât oamenii și nu iau pauze. Blocajele dintr-un proces pot fi eliminate de roboții RPA. De exemplu, un consultant de vânzări poate deschide un cont pentru un client în timp ce este la telefon cu el, prin inițierea unei cereri pentru un bot RPA. În comparație cu configurația integrală, acest lucru ar putea economisi de la câteva ore suplimentare până la cele câteva zile de muncă.

Elimină eroarea umană

Majoritatea erorilor apar din copierea informațiilor dintr-un software în altul (de exemplu, numere de factură, sume etc.). Oamenii fie introduc aceste detalii manual prin tastatură, fie selectează, copiază și lipesc acele valori. Ambele metode pot crea erori prin clicuri greșite sau selecții greșite. Deoarece roboții RPA selectează valorile ținzând elementele UI ale unei aplicații, rata lor de eroare este aproape de zero.

Reduce Burnout-ul/Churn-ul angajaților

Dacă ne uităm la sarcinile care sunt automatizate, acestea sunt de obicei foarte repetitive și necreative. Aceste sarcini fac parte din munca ușoară efectuată de angajați, ceea ce duce la rate ridicate de rotație a angajaților. Boții nu au epuizare sau nu le pasă de tipul de muncă pe care îl fac și astfel pot elibera timp angajaților umani pentru eforturi mai creative.

Se integrează cu aplicațiile de afaceri existente

Destul de des, optimizarea procesului ar necesita restructurarea procesului și apoi schimbarea sau actualizarea software-ului utilizat pentru a finaliza procesul respectiv. Deoarece este un efort costisitor, doar cele mai importante procese ar asigura investițiile necesare. RPA depășește această enigma prin construirea pe deasupra aplicațiilor existente. Face aceleași acțiuni ca și un om - doar într-un mod mult mai eficient.

Scalabilitate

Fiecare angajat nou trebuie să fie încorporat și trebuie să acumuleze experiență pentru a fi competent în finalizarea oricărui tip de proces. Dimpotrivă, trebuie doar să configurați un bot RPA o dată și dacă trebuie să creșteți lățimea de bandă totală, puteți doar să adăugați mai mulți roboți (adică mai multe instanțe) care vor urma modelul de flux de lucru deja predefinit.

În plus, dacă doriți să extindeți RPA la un alt proces, care are o oarecare suprapunere cu procesul deja automatizat (de exemplu, preluarea numărului de cont al unui client), puteți copia acea parte a fluxului de lucru de automatizare.

Riscurile RPA

Eliminarea locurilor de muncă

După cum sa menționat mai devreme, roboții RPA pot înlocui lucrătorii umani. Deși acest lucru poate elibera timpul angajatului pentru a se angaja în activități mai creative, nu întotdeauna există oportunități pentru angajatul de a trece la un alt rol.

Costuri de configurare nerealiste și așteptări de timp

În timp ce toate promisiunile companiilor producătoare de RPA sună foarte tentant. Realitatea pare să fie mai rezistentă la schimbare, raportează McKinsey că „instalarea a mii de roboți a durat mult mai mult și este mai complexă decât cei mai mulți au sperat că ar fi”. Automatizarea a 30% din sarcini nu se traduce neapărat într-o reducere cu 30% a costurilor de operare.

Creează dependențe din aplicațiile sursă

După cum am văzut înainte, un avantaj al RPA este că se integrează cu aplicațiile de afaceri existente. Dezavantajul este că aplicațiile primesc actualizări constante, ceea ce poate face ravagii în fluxurile de lucru delicate ale botului RPA. Companiile care doresc să implementeze RPA trebuie să aibă în vedere modul în care această funcționalitate suplimentară se leagă de datoria lor tehnică.

De ce RPA este aici pentru a rămâne?

RPA a atras atenția multor directori în ultimii ani, iar hype-ul media ajunge din urmă cu noile investiții în startup-urile RPA. Cu toate acestea, există semne că acesta nu va fi un moft tehnologic trecător?

Un studiu recent „Starea operațiunilor și a externalizării, 2018” realizat de HfS Research în colaborare cu KPMG a arătat interesul covârșitor pentru RPA în rândul cumpărătorilor întreprinderilor.

RPA s-a clasat mai sus decât cloud, IOT, analiză, VR/AR, blockchain, AI/ML/Cognitive, drone și vehicule fără șofer. Acest lucru ar putea fi o surpriză pentru dvs. dacă nu participați direct în domeniul operațional de afaceri sau ați mai avut contact cu proiecte RPA.

Putem analiza mai profund motivele care stau la baza interesului dominant în RPA. Iată care sunt prioritățile organizaționale de top în 2018 conform unui studiu realizat de KPMG:

1. Continuați să reduceți costurile de operare.
2. Investește în IT tradițional și emergent nou/îmbunătățit.
3. Investește mai mult în automatizarea proceselor robotizate.
4. Optimizați procesele și funcțiile pentru a exploata cel mai bine eforturile de automatizare.
5. Optimizați canalele globale de livrare a serviciilor; excelează la GBS.
6. Reproiectează/reproiectează procesele de bază ale afacerii.
7. Investește mai mult în inteligența artificială/computing cognitiv.
8. Furnizarea de produse/servicii noi/inovatoare pe piață; creșterea/îmbunătățirea cercetării și dezvoltării.
9. Găsiți, atrageți și păstrați talentul la nivel global.
10. Aduceți munca externalizată înapoi în interior; schimbați forța de muncă digitală cu servicii externalizate.

RPA este a treia cea mai importantă prioritate. Cu toate acestea, dacă ne uităm îndeaproape la listă, putem vedea că alte priorități îndrăznețe se referă și la RPA în mod indirect.

Motivul pentru care RPA este de top pentru mulți directori este că atinge mai mult de un punct dureros: reduce costurile, este scalabil, cu o integrare aparent rapidă. După cum s-a subliniat mai devreme, acest lucru poate crea așteptări nerealiste în ceea ce privește timpul și costurile de configurare, dar RPA arată ca un fruct care nu așteaptă puțin și o alternativă tentantă la munca colosală de a reproiecta procesul real pentru a-l face mai eficient.

Vor fi automatizate PM-urile?

Ajungem acum la a doua parte a ecuației - cum va afecta RPA activitatea managerilor de proiect. Cu toate discuțiile despre roboți și inteligența artificială care le-au îndepărtat locurile de muncă ale oamenilor, putem specula dacă PM ar trebui să fie îngrijorați.

Răspunsul scurt este nu. Activitatea de management de proiect nu este foarte structurată, repetabilă sau bazată pe reguli. Majoritatea PM ar spune că munca lor este exact opusul acelor calități. Mai ales cu tot mai mulți PM care adoptă metodologia Agile, va deveni mai greu să standardizați sarcinile PM. Amintiți-vă prima valoare a Manifestului Agile - „Individui și interacțiuni peste procese și instrumente”.

Cu toate acestea, odată cu adoptarea tot mai mare a RPA în diferite organizații,

dezvoltarea software-ului de lucru Managerii de proiect vor fi inevitabil afectate. Proiectele pe care le preluați vor avea din ce în ce mai probabil fie considerații RPA, fie o componentă RPA ca parte a proiectului dumneavoastră. Deoarece majoritatea inițiativelor RPA sunt legate de operațiuni și procese interne, este mai probabil să intrați în contact cu acesta dacă lucrați la proiecte B2B. Vom aprofunda mai mult în aceste detalii în secțiunea următoare.

Oportunități de dezvoltare a software-ului care este folosit de boții RPA

Noi opțiuni pentru backlog

RPA oferă un nou instrument în setul de instrumente al PM. Când gestionați dezvoltarea unei noi piese de software, de multe ori trebuie să vă gândiți la modul în care acesta va fi susținut după ce a fost lansat. Acest lucru necesită să negociați responsabilități și resurse extinse cu departamentele de asistență pentru clienți, finanțe, administrație și alte departamente. Toate acestea trebuie să intre în bugetul proiectului, iar RPA oferă o modalitate de a reduce costurile de suport.

RPA acceptă Agile

Cu cât proiectul este mai mic, un pilot de exemplu, cu atât ar putea fi mai greu să se asigure resurse de la alte departamente. Aici pot fi folosiți roboții RPA pentru a minimiza nevoia de resurse umane. Probabil că ar fi greu să evitați complet sprijinul uman, chiar și pentru etapa pilot, dar este mult mai ușor să vă asigurați un specialist part-time în suport pentru clienți pentru 2 luni în loc de 3 FTE pentru aceeași perioadă. Mai mult, dacă pilotul nu corespunde așteptărilor de afaceri și dezvoltarea ulterioară a proiectului este anulată, puteți pur și simplu să dezactivați roboții. Acest lucru vă permite să fiți mult mai agili.

Ambiții mai mari

Aceeași înțelegere a faptului că produsul va trebui să fie susținut după lansare de către oameni poate fi un factor limitativ pentru ambițiile dvs. și ale echipei dvs. La definirea viziunii proiectului și la crearea backlog-ului, elimini conștient sau inconștient unele idei pentru că ar necesita niveluri ridicate de suport, ceea ce ar scădea rentabilitatea investiției. Având RPA în setul dvs. de instrumente, vă permite să luați în considerare căi de proiect complet diferite, deoarece:

• Costurile proceselor viitoare pot fi mai mici prin utilizarea boților.
• Este mai ușor să scalați suportul pentru bot, creând posibilitatea de a fi mai receptiv la cererea pieței.

Implementarea RPA structurată

Dacă vă aflați într-o situație în care RPA nu a fost încă încercat în organizația dvs., atunci aveți șansa să setați cadrul pentru modul în care sunt creați și implementați roboții. Acest lucru poate fi o provocare, mai ales dacă este introdus într-un departament care nu este IT. Oamenii de acolo s-ar putea să nu urmeze sau chiar să cunoască metodologiile standard ale industriei pentru livrarea de software (un bot este încă o bucată de software, chiar dacă nu este implementat de departamentul IT). Acest lucru ar putea duce la soluții vechi, care vor fi discutate în continuare în acest articol. Dacă dumneavoastră, în calitate de manager de proiect, puteți facilita implementarea corectă a RPA structurată, puteți evita să întâlniți aceste probleme vechi.

Provocările dezvoltării de software care este folosit de boții RPA

Multe companii RPA își prezintă produsul spunând că un bot face aceleași lucruri pe care le-ar face un om, doar că este mai eficient la sarcinile specificate. Deși la nivel de suprafață, acest lucru este adevărat - de cele mai multe ori boții au același mediu de lucru digital, faceți clic pe aceleași butoane și copiați/lipiți aceleași date - modul în care efectuează aceste sarcini este destul de diferit.

Cele mai comune două metode prin care boții interacționează cu aplicațiile:

1. Recunoașterea elementelor - găsește numele elementului UI în atributele sale într-o aplicație sau în arborele HTML dintr-un browser (la fel cum ați face cu instrumentele de dezvoltare dintr-un browser). Acest lucru ar fi folosit de obicei atunci când botul poate accesa aplicația direct în mediul său.
2. Recunoașterea imaginii - în timpul configurării botului, specificați vizual cu ce părți ale aplicației botul trebuie să interacționeze și folosind viziunea computerizată, este capabil să identifice datele relevante, câmpurile de introducere, butoanele și să interacționeze cu acestea. Această metodă ar fi folosită atunci când o aplicație este accesată printr-un mediu virtual și este imposibil să utilizați prima metodă.

După cum vedem, modul de funcționare a botului este semnificativ diferit de modul în care oamenii ar interpreta datele de pe ecran. Acest lucru creează provocări atunci când echipa dvs. dezvoltă software care va fi folosit nu numai de oameni, ci și de roboți.

Boții creează dependențe

Dreptul de liliac, prima provocare de care trebuie să fii conștient este că, așa cum este descris mai sus, roboții și oamenii nu interacționează cu aplicația ta în același mod. Aceasta înseamnă că atunci când efectuați întreținere sau lansați upgrade-uri, fluxul de lucru al botului ar putea fi afectat.

Modificarea atributelor elementului de interfață de utilizare poate duce la imposibilitatea botului de a localiza elementele corecte. Acest lucru nu ar avea niciun impact asupra unui lucrător uman.

Modificarea aspectelor vizuale ale interfeței dvs. de utilizare (aspect, culori, dimensiuni ale elementelor, nume de text etc.) ar putea împiedica un angajat uman cel puțin temporar, dar el sau ea s-ar putea adapta, probabil chiar de la prima încercare. Pentru roboții, accesarea aplicației printr-o instanță virtuală ar putea fi dezastruoasă, deoarece imaginile anterioare, pe baza cărora botul trebuia să localizeze elementele corecte, nu returnează nicio potrivire în noua versiune a aplicației.

Toate acestea creează dependențe suplimentare care trebuie gestionate în timpul dezvoltării, testării și asistenței. În caz contrar, boții se pot încurca și pot crea probleme suplimentare.

Coruperea datelor

Să spunem că unul dintre scenariile descrise în ultimul punct s-a concretizat efectiv. Ai fi norocos dacă bot-ul nu mai funcționează și ar trimite o eroare cuiva care este responsabil de întreținerea roboților. Un alt scenariu este că botul alege de fapt un alt element de UI și începe să-l folosească.

Dan French, CEO la Consider Solutions, care a lucrat cu o mulțime de clienți care creează roboți RPA, a spus: „roboții nu au nicio judecată și vor repeta erorile la scară dacă regulile pentru bot nu sunt bine concepute și monitorizate”. Automatizarea înrăutățește răul mai rapid și roboții pot corupa o mulțime de date.

Sosire sisteme vechi

Ultimele două puncte au discutat situația, în care boții eșuează. Să ne uităm acum la o setare, în care boții funcționează conform așteptărilor.

Chris DeBrusk din MIT Sloan Management Review compară apariția roboților RPA cu răspunsurile la bug-ul de modificare a ceasului din anul 2K:

Pentru a face față schimbării ceasului de la începutul secolului, multe organizații au ocolit limitările moștenite. Utilizatorii de afaceri au îmbrățișat puterea tot mai mare în Microsoft Excel și Access pentru a crea aplicații complexe, critice pentru afaceri pe desktop-urile lor. Dar, pe măsură ce acele instrumente de calcul personalizate au proliferat, la fel au crescut și problemele din cauza lipsei unui cadru de control puternic, a QA, a proceselor de gestionare a lansărilor și a altor procese IT oficializate.

Explozia de boți de astăzi amenință să repete acest model... Concluzia este că scripturile care programează roboții sunt cod software și ar trebui tratate ca atare. Acestea trebuie proiectate folosind metodologii standard din industrie care se concentrează pe reutilizare și abstracție și ar trebui să fie versiuni și înregistrate în mod corespunzător, astfel încât procesele QA să poată fi executate împotriva lor.

Companiile RPA fac tot posibilul să vândă simplitatea instalării roboților. Această analiză arată clar cum pot fi create sistemele moștenite. Poate fi, de asemenea, exacerbată într-un mediu agil de management de proiect. Dorința de dezvoltare rapidă poate lăsa inițiativele de guvernare pe margine.

Comenzi rapide în loc de inovație reală

RPA se pare că oferă o soluție excelentă, dar trebuie să luați în considerare că automatizarea unor sarcini și eliberarea restanțelor pentru acea zonă ar putea pur și simplu împinge blocajul într-o altă parte a organizației. RPA poate descuraja oamenii de a veni cu inovații reale în produs, oferind resurse aparent nelimitate pentru a face față muncii groaznice. Are pericolul de a îngheța procesele învechite atunci când acestea trebuie să fie actualizate.

„RPA este despre repararea gropilor din drum. Nu o confundați cu construirea noii autostrăzi.” - Steve Gordon, VP Global Services Operations la Becton Dickinson

Considerații privind managementul schimbării

„87% dintre directori sunt pozitivi cu privire la robotică și RPA, în timp ce doar 17% dintre lucrătorii tranzacționali sunt la bord.” - conform unui sondaj realizat de Consider Solutions.

Probabil că este mai bine să îl prezentați ca Robotic Task Automation în loc să folosiți cuvântul „proces”. Creează așteptări mai realiste pentru părțile interesate, deoarece tehnologia actuală RPA nu este cu adevărat capabilă să automatizeze complet procesele complexe. Se creează certitudine pentru angajații care în prezent îndeplinesc acele sarcini, deoarece aceștia vor rămâne în continuare proprietarii procesului, cu toate acestea, cele mai ușoare părți ale joburilor lor vor fi gestionate de software.

Concluzie

Odată cu afluxul de fonduri de capital de risc și nevoia ca proprietarii de procese să optimizeze procesele interne și să reducă costurile, RPA oferă o soluție de fructe. O mulțime de companii au realizat proiecte pilot RPA și unele dintre ele s-au extins dincolo de asta. Acest lucru înseamnă că, în calitate de manager de proiect, este foarte probabil să intri în contact direct sau indirect cu roboții RPA, mai ales pe măsură ce câmpul crește.

După cum am văzut, RPA oferă multe oportunități și noi opțiuni de backlog pentru proiectele dvs. În același timp, ridică multe provocări: de la coruperea datelor până la crearea de sisteme vechi. În calitate de manager de proiect, va trebui să fii atent la cum să dezvolți produse sau software care să ia în considerare RPA. Făcând chiar și puțină planificare suplimentară, vă va scuti de o mulțime de bătăi de cap pe drum și vă va oferi rezultatele la care se așteaptă părțile interesate.

Dacă doriți să vă aprofundați în industria RPA, să adunați câteva informații despre furnizorii de soluții și despre starea actuală a tehnologiei, puteți consulta aceste rapoarte ale industriei independente de furnizor:

• The Forrester Wave: Robotic Process Automation, Q2 2018
• Raport Robotic Process Automation de la Mindfields