PMがロボットプロセス自動化に備える方法

公開: 2022-03-11

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人工知能の時代に入ると、チームとワークフローにすでに影響を与えている新しいトレンドの1つは、ロボットによるプロセスの自動化です。最近、Robotic Process Automation（RPA）の会社であるUiPathは、CapitalG（Google）やSequoia Capitalなどの主要な投資家との評価額30億ドルで、シリーズCの投資ラウンド2億2500万ドルを終了しました。さらに、HfSとKPMGによる最近の調査「Stateof Operations and Outsourcing、2018」では、RPAは企業のバイヤーによる投資の最優先事項としてランク付けされました。

RPAがプロジェクトマネージャーとしての作業でまだ考慮されていない場合は、近い将来、RPAが考慮される可能性が非常に高くなります。

ロボティックプロセスオートメーションとは何ですか？

Robotic Process Automationという用語は、正確なロボットアームが金属シートとコンポーネントを同期的かつ反復的に組み合わせる組立ラインにいるような感覚を呼び起こします。 RPAの哲学的なルーツは工場にありますが、RPAについて話すときは、ソフトウェアを念頭に置いています。

マクロやスクリプト化されたソリューションを使用したことがある場合は、RPAが何であるかを直感的に理解できるはずです。アカウントの作成やサードパーティソフトウェアへの請求書データの入力など、構造化された反復可能なルールベースのプロセスを自動化します。ただし、RPAは複数のアプリケーションと同時に対話できるため、マクロよりもはるかに複雑です。 RPAツールにはドラッグアンドドロップインターフェイスがあり、プロセスワークフローを作成するためのプログラミングスキルを必要としないため、カスタムスクリプトを作成するよりも展開が簡単です。

RPA実装の例は次のようになります。

RPAボットは、標準化されたExcel請求書リクエストフォームが記載された電子メールを受信します。
ボットは、エンタープライズリソースプランニングソフトウェアSAPにログインします。
Excelからデータを抽出し、SAPに入力します。
SAPで請求書を作成し、リクエスターに送信します。
ボットは、請求書が作成されて送信されたことを示す確認メールを送信します。

RPAボットが実際にどのように設定され、どのように機能するかを詳しく知りたい場合は、RPAプロバイダーによるこのウォークスルーを見ることができます。

RPAの利点

コストを削減

セットアップ後、RPAボットは自分でルーチンプロセスを完了できるため、物事を動かし続けるために必要な人員が少なくなります。もちろん、ボットのセットアップと保守、および例外の処理には、依然として人間の従業員が非常に必要です。

より速い完了率

RPAボットは、人間よりもはるかに高速に同じアクションを実行でき、休憩を取りません。プロセス内のボトルネックは、RPAボットによってクリアできます。たとえば、販売コンサルタントは、RPAボットのリクエストを開始することにより、クライアントとの電話中にクライアントのアカウントを開くことができます。すべての人間のセットアップと比較して、これは数時間の余分な時間から数日分の作業を節約することができます。

ヒューマンエラーを排除します

エラーのほとんどは、あるソフトウェアから別のソフトウェアに情報をコピーすることで発生します（請求書番号、金額など）。人々はキーボードを介してそれらの詳細を手動で入力するか、それらの値を選択、コピー、および貼り付けます。どちらの方法でも、クリックミスや選択ミスによってエラーが発生する可能性があります。 RPAボットはアプリケーションのUI要素をターゲットにして値を選択するため、エラー率はゼロに近くなります。

従業員の燃え尽き症候群/解約率を減らします

自動化されているタスクを見ると、通常、それらは非常に反復的で非創造的です。これらのタスクは、従業員が行う面倒な作業の一部であり、従業員の離職率が高くなります。ボットにはバーンアウトがなく、実行する作業の種類を気にする必要がないため、人間の従業員の時間をより創造的な取り組みに費やすことができます。

既存のビジネスアプリケーションと統合

多くの場合、プロセスの最適化には、プロセスを再構築してから、そのプロセスを完了するために使用するソフトウェアを変更または更新する必要があります。これは費用のかかる作業であるため、最も重要なプロセスのみが必要な投資を確保します。 RPAは、既存のアプリケーションの上に構築することで、この難問を飛び越えます。それは人間と同じ行動をします-ただはるかに効率的な方法で。

スケーラビリティ

すべての新入社員は、あらゆる種類のプロセスを完了するために熟練するために、オンボーディングする必要があり、経験を蓄積する必要があります。逆に、RPAボットを一度設定するだけで、合計帯域幅を増やす必要がある場合は、すでに事前定義されたワークフローパターンに従うボットをさらに追加できます（つまり、インスタンスを追加できます）。

さらに、RPAを別のプロセスに拡張する場合は、すでに自動化されているプロセス（たとえば、クライアントのアカウント番号の取得）と一部重複しているため、自動化ワークフローのその部分をコピーできます。

RPAのリスク

仕事の排除

前述のように、RPAボットは人間の労働者に取って代わることができます。これにより、従業員がより創造的な活動に従事する時間を解放できる可能性がありますが、従業員が別の役割に移行する機会が常にあるとは限りません。

非現実的なセットアップのコストと時間の予想

RPA制作会社によるすべての約束は非常に魅力的に聞こえますが。マッキンゼーは、「現実は変化に対してより抵抗力があるように思われます」と報告しています。「何千ものボットのインストールには、ほとんどの人が思っていたよりもはるかに時間がかかり、複雑です」。タスクの30％を自動化しても、必ずしも運用コストが30％削減されるとは限りません。

ソースアプリケーションから依存関係を作成します

前に見たように、RPAの利点の1つは、既存のビジネスアプリケーションと統合できることです。その欠点は、アプリケーションが絶えず更新されることです。これは、デリケートなRPAボットワークフローに大混乱をもたらす可能性があります。 RPAの実装を検討している企業は、この追加機能が技術的負債にどのように関係しているかを念頭に置く必要があります。

なぜRPAはここにとどまるのですか？

RPAはここ数年で多くの幹部の注目を集めており、メディアの誇大宣伝はRPAスタートアップへの新しい投資に追いついています。しかし、これが一時的な技術ブームではないという兆候はありますか？

KPMGと共同でHfSResearchが行った最近の調査「StateofOperationsand Outsourcing、2018」は、企業のバイヤーの間でRPAへの圧倒的な関心を示しました。

RPAは、クラウド、IOT、分析、VR / AR、ブロックチェーン、AI / ML /コグニティブ、ドローン、自動運転車よりも上位にランクされました。 これは、ビジネスの運用分野に直接参加していない場合、または以前にRPAプロジェクトと接触したことがある場合は、驚くかもしれません。

RPAへの支配的な関心の根本的な理由をより深く見ることができます。 KPMGの調査によると、2018年の組織の最優先事項は次のとおりです。

運用コストを引き続き削減します。
新しい/改善された従来のITおよび新しいITに投資します。
ロボットプロセスの自動化により多くの投資をします。
プロセスと機能を最適化して、自動化の取り組みを最大限に活用します。
グローバルなサービス提供チャネルを最適化します。 GBSに優れています。
コアビジネスプロセスを再設計/再設計します。
人工知能/コグニティブコンピューティングにもっと投資しましょう。
新しい/革新的な製品/サービスを市場に提供します。研究開発を増やす/改善する。
世界中で才能を見つけ、引き付け、維持します。
アウトソーシングした作業を社内に戻します。 デジタル労働をアウトソーシングサービスと交換します。

RPAは3番目に重要な優先事項です。ただし、リストをよく見ると、他の太字の優先順位もRPAに間接的に関連していることがわかります。

RPAが多くの経営幹部にとって最重要事項である理由は、RPAが複数の問題点にぶつかるからです。つまり、RPAはコストを削減し、スケーラブルで、一見高速な統合を実現します。前に指摘したように、これはセットアップの時間とコストに非現実的な期待を生み出す可能性がありますが、RPAは、実際のプロセスをより効率的に再設計するという巨大な作業に代わる、手間のかからない成果であり、魅力的な代替手段のように見えます。

PMは自動化されますか？

ここで、方程式の2番目の部分、つまりRPAがプロジェクトマネージャーの作業にどのように影響するかについて説明します。ロボットとAIが人間の仕事を奪うことについてのすべての話で、PMが心配する必要があるかどうかを推測することができます。

簡単な答えはノーです。プロジェクト管理作業は、高度に構造化されたものでも、再現性のあるものでも、ルールベースのものでもありません。ほとんどのPMは、彼らの仕事はそれらの資質の正反対であると言うでしょう。特に、アジャイル手法を採用するPMが増えるにつれ、PMタスクの標準化が難しくなります。アジャイルマニフェストの最初の価値である「プロセスとツールを介した個人と相互作用」を思い出してください。

ただし、さまざまな組織でRPAの採用が増えるにつれ、

ソフトウェア開発プロジェクトマネージャーの作業は必然的に影響を受けます。引き受けるプロジェクトでは、プロジェクトの一部としてRPAの考慮事項またはRPAコンポーネントのいずれかが使用される可能性が高くなります。ほとんどのRPAイニシアチブは内部の運用とプロセスに関連しているため、B2Bプロジェクトに取り組んでいる場合は、RPAと接触する可能性が高くなります。これらの詳細については、次のセクションで詳しく説明します。

RPAボットが使用するソフトウェアを開発する機会

新しいバックログオプション

RPAは、PMのツールボックスに新しいツールを提供します。新しいソフトウェアの開発を管理するときは、リリース後にどのようにサポートされるかを考えなければならないことがよくあります。これには、クライアントサポート、財務、管理、およびその他の部門と、拡張された責任とリソースについて交渉する必要があります。これらすべてをプロジェクトの予算に入れる必要があり、RPAはサポートコストを下げる方法を提供します。

RPAはアジャイルをサポートします

プロジェクトが小さいほど、たとえばパイロットの場合、他の部門からリソースを確保するのが難しくなる可能性があります。これは、RPAボットを使用して人的資源の必要性を最小限に抑えることができる場所です。パイロット段階であっても、人間によるサポートを完全に回避することはおそらく難しいでしょうが、同じ期間に3人のFTEを雇うよりも、2か月間パートタイムのクライアントサポートスペシャリストを確保する方がはるかに簡単です。さらに、パイロットがビジネスの期待に応えず、プロジェクトのさらなる開発がキャンセルされた場合は、ボットを非アクティブ化するだけです。これにより、はるかに機敏になります。

より大きな野心

製品がリリース後に人間によってサポートされなければならないという同じ理解は、あなたとあなたのチームの野心を制限する要因になる可能性があります。プロジェクトのビジョンを定義してバックログを作成する場合、高レベルのサポートが必要になり、ROIが低下するため、意識的または無意識にいくつかのアイデアを排除します。ツールキットにRPAを含めると、次の理由で完全に異なるプロジェクトパスを検討できます。

ボットを使用することで、将来のプロセスのコストを下げることができます。
ボットサポートの拡張が容易になり、市場の需要により敏感に反応する可能性が生まれます。

構造化されたRPA展開

組織でRPAがまだ試されていない状況にある場合は、ボットの作成方法と展開方法のフレームワークを設定する機会があります。これは、特にIT以外の部門に導入された場合、課題となる可能性があります。そこにいる人々は、ソフトウェアを配信するための業界標準の方法論に従わないか、認識さえしないかもしれません（ボットは、IT部門によって展開されていなくても、ソフトウェアの一部です）。これは、この記事でさらに説明するレガシーソリューションにつながる可能性があります。プロジェクトマネージャーとして適切な構造化されたRPAの展開を容易にできる場合は、これらのレガシーの問題に遭遇することを回避できます。

RPAボットで使用されるソフトウェア開発の課題

多くのRPA企業は、ボットは人間と同じことを実行し、指定されたタスクでより効率的であると言って製品を売り込みます。表面的なレベルではそうですが（ほとんどの場合、ボットは同じデジタル作業環境を持っていますが、同じボタンをクリックして同じデータをコピーして貼り付けます）、これらのタスクを完了する方法はまったく異なります。

ボットがアプリケーションと対話する最も一般的な2つの方法：

要素の認識-アプリケーションの属性内またはブラウザーのHTMLツリー内でUI要素名を検出します（ブラウザーの開発者ツールで行う場合と同じです）。これは通常、ボットがその環境でアプリケーションに直接アクセスできる場合に使用されます。
画像認識-ボットのセットアップ中に、ボットがアプリケーションのどの部分と対話する必要があるかを視覚的に指定し、コンピュータービジョンを使用して、関連データ、入力フィールド、ボタンを識別し、それらと対話することができます。この方法は、仮想環境を介してアプリケーションにアクセスし、最初の方法を使用できない場合に使用されます。

ボットの動作モードは、人間が画面上のデータを解釈する方法とは大きく異なります。これは、チームが人間だけでなくボットによっても使用されるソフトウェアを開発しているときに課題を生み出します。

ボットは依存関係を作成します

当然のことながら、最初に注意すべき課題は、前述のように、ボットと人間が同じようにアプリケーションと対話しないことです。これは、メンテナンスまたはリリースアップグレードを実行すると、ボットのワークフローが影響を受ける可能性があることを意味します。

UI要素の属性を変更すると、ボットが正しい要素を見つけることができなくなる可能性があります。これは人間の労働者にはまったく影響を与えません。

UIの視覚的側面（レイアウト、色、要素サイズ、テキスト名など）を変更すると、少なくとも一時的に人間の従業員の邪魔になる可能性がありますが、おそらく最初の試行でも、人間の従業員は適応できます。仮想インスタンスを介してアプリケーションにアクセスするボットの場合、ボットが正しい要素を見つけることに基づいていた以前の画像が、新しいバージョンのアプリケーションで一致するものを返さないため、悲惨な結果になる可能性があります。

これらすべてにより、開発、テスト、およびサポート中に管理する必要のある追加の依存関係が作成されます。そうしないと、ボットが混乱し、さらに問題が発生する可能性があります。

データ破壊

最後のポイントで説明したシナリオの1つが実際に実現したとしましょう。ボットが動作を停止し、ボットの保守を担当する誰かにエラーを送信した場合は、幸運です。別のシナリオは、ボットが実際に別のUI要素を選択し、それを使用し始めることです。

RPAボットを設定する多くのクライアントと協力してきたConsiderSolutionsのCEOであるDanFrenchは、次のように述べています。自動化はさらに悪化し、ボットは多くのデータを破壊する可能性があります。

レガシーシステムの着信

最後の2つのポイントでは、ボットが失敗する状況について説明しました。次に、ボットが期待どおりに動作している設定を見てみましょう。

MIT Sloan ManagementReviewのChrisDeBruskは、RPAボットの登場とY2K時間時計変更バグへの対応を比較しています。

世紀の変わり目での時刻の変化に対処するために、多くの組織はレガシーの制限を回避しました。ビジネスユーザーは、Microsoft ExcelとAccessの能力の向上を受け入れて、デスクトップ上に複雑でビジネスクリティカルなアプリケーションを作成しました。しかし、これらのカスタムメイドのコンピューティングツールが急増するにつれて、強力な制御フレームワーク、QA、リリース管理プロセス、およびその他の正式なITプロセスが不足しているために問題が急増しました。
今日のボットの爆発的な増加は、このパターンを繰り返す恐れがあります…肝心なのは、ボットをプログラムするスクリプトはソフトウェアコードであり、そのように扱う必要があるということです。それらは、再利用と抽象化に焦点を当てた業界標準の方法論を使用して設計する必要があり、QAプロセスを実行できるように、バージョン管理して適切にログに記録する必要があります。

RPA企業は、ボットのセットアップの単純さを売り込むために道を踏み外しています。この分析は、レガシーシステムを作成する方法を明確に示しています。また、アジャイルプロジェクト管理環境で悪化する可能性があります。急速な発展への欲求は、ガバナンスイニシアチブを傍観者に残す可能性があります。

真のイノベーションの代わりにショートカット

RPAは優れたソリューションを提供しているように見えますが、一部のタスクを自動化し、その領域のバックログを解放すると、組織の別の部分にボトルネックが押し付けられる可能性があることを考慮する必要があります。 RPAは、うなり声の仕事を処理するために一見無制限のリソースを提供することにより、人々が製品の実際の革新を思い付くのをやめさせることができます。実際に更新する必要があるときに、古いプロセスがフリーズする危険性があります。

「RPAとは、道路のくぼみを修正することです。 新しい高速道路の建設と混同しないでください。」 -Becton Dickinsonのグローバルサービスオペレーション担当副社長、Steve Gordon

変更管理に関する考慮事項

「エグゼクティブの87％がロボット工学とRPAに前向きですが、トランザクションワーカーの17％だけが参加しています。」 --ConsiderSolutionsが実施した調査によると。

「プロセス」という言葉を使用するのではなく、ロボットタスク自動化として提示する方がおそらく良いでしょう。現在のRPAテクノロジーは複雑なプロセスを完全に自動化することができないため、利害関係者に対してより現実的な期待を生み出します。プロセスの所有者であり続けるため、現在これらのタスクを実行している従業員に確実性をもたらしますが、仕事の最も厄介な部分はソフトウェアによって処理されます。

結論

ベンチャーキャピタル資金の流入と、プロセス所有者が内部プロセスを最適化し、コストを削減する必要があるため、RPAは手間のかからないフルーツソリューションを提供します。多くの企業がパイロットRPAプロジェクトを実施しており、一部の企業はそれを超えて規模を拡大しています。これは、プロジェクトマネージャーとして、特にフィールドの規模が大きくなるにつれて、RPAボットと直接または間接的に接触する可能性が非常に高いことを意味します。

これまで見てきたように、RPAはプロジェクトに多くの機会と新しいバックログオプションを提供します。同時に、データの破損からレガシーシステムの作成まで、多くの課題があります。プロジェクトマネージャーは、RPAを考慮した製品やソフトウェアの開発方法に注意する必要があります。少しでも追加の計画を立てることで、将来の頭痛の種を大幅に減らし、利害関係者が期待する結果を得ることができます。

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Forrester Wave：Robotic Process Automation、2018年第2四半期
マインドフィールズによるロボットプロセス自動化レポート