Etkili Çevik Retrospektifler için Uzak Çözümler

Geriye dönük incelemeler sırasında, Çevik ekipler performanslarını işbirliği içinde incelemek ve bir sonraki sprintte iyileştirilecek alanları belirlemek için bir araya gelirler. Scrum çerçevesinin açık bir parçası olan retrolar kuşkusuz faydalıdır, ancak ekipler için rahatsız edici olabilirler: İnsanlar, bırakın o işi eleştirel olarak değerlendirmek bir yana, henüz yaptıkları işi gözden geçirmekten her zaman hoşlanmazlar.

Geçen bir buçuk yıl, Çevik ekip liderlerinin ve kolaylaştırıcıların karşılaştığı olağan zorlukları daha da kötüleştirdi. Dağıtılmış çalışma ortamları norm haline geldiğinden, ayrılma ve psikolojik güvenlik eksikliği, geriye dönük çalışmaların başarısını engelleyebilecek önde gelen faktörler olarak ortaya çıktı.

Video konferans yazılımının belirli özelliklerinin ne zaman ve nasıl kullanılacağını bilmek, kolaylaştırıcıların ekiplerin daha güvende ve daha motive hissetmesine yardımcı olabilir. Sonuç? Şahsen yürütülenlerden daha üretken olabilen uzaktan retrospektifler.

Gündeminizi Şekillendirecek Araçlardan Yararlanın

Şahsen yapıldığında bile, tek bir toplantı formülü izleyen ve yalnızca sprintte iyi veya kötü giden şeyleri ele alan retrolar, insanların zihinsel olarak kontrol etmesine neden olabilir. Seansların rutin doğası, katılımcıların bunları bir angarya olarak görmelerini ve meşgul olmak için mücadele etmelerini daha olası hale getirir. Hem iyi planlanmış hem de bireysel retrolar için özelleştirilebilecek kadar esnek bir gündem, katılımı ve ekip işbirliğini teşvik edecektir.

İnsanların sohbet etmesi için yüz yüze bir toplantıdan biraz daha fazla zaman tanıyarak uzak bir retroya başlayın. Uzaktan retrospektifiniz yoğun bir sprint sonunda gerçekleşir ve hibrit ve uzak ekipler, bir ofiste bulunanlarla aynı gündelik etkileşimleri birbirleriyle paylaşmaz. (Ayrıca, teknik sorunlar bazen kaçınılmazdır, bu nedenle bu birkaç dakika, herhangi bir durumun ortaya çıkması durumunda yararlı bir tampon olabilir.)

Katılımı en üst düzeye çıkarmak için her oturuma yeni bir sanal ekip oluşturma etkinliği ile başlayın. Bu, retrospektiflerin kalıplaşmış veya öngörülebilir olmasını engeller. Dijital bir toplantı yeri, çevrimiçi çok oyunculu oyunlar veya basit bir paylaşılan ekran aracılığıyla buz kıran etkinlikleri özellikle kolaylaştırır.

Tipik bir retro formatın minimalizmi - neyin işe yaradığı, neyin yaramadığı, bir dahaki sefere neyin iyileştirilebileceği - kolaylaştırıcılara basit yapıyı bir dizi çevrimiçi aktiviteye uyarlamada yaratıcılık için bolca alan sağlar. Örneğin, dağıtılmış ekipler için yazılım sağlayan bir şirket olan Parabol, erken ve sık geri bildirimlere yanıt olarak strateji ayarlamanın değerini göstermek için bir Çevik Savaş Gemileri oyunu önerir.

Ana retro gündeme başladığınızda, Miro veya Mural gibi katılımcıların sanal yapışkan notlar üzerine yazmalarına ve uygulamalı etkinliklere katılmalarına olanak tanıyan etkileşimli işbirliği araçlarından birini seçin. Basit bir öğrenme matrisi ile başarılı oldum: Dört kadranlı bir tablo oluşturun - sol üstte iyi giden şeyler için bir başparmak yukarıya, sağ üstte iyi gitmeyen şeyler için bir başparmak aşağı, altta yeni fikirler için bir ampul ve sağ altta takdir için bir kupa bıraktı ve ardından ekibin bunu yapışkan notlarla doldurmasına izin verdi. Hollanda merkezli Çevik koç Ben Linders, daha fazla ilhama ihtiyacınız varsa yararlı bir fikir araç kutusuna sahiptir.

Suçlama Oyunundan Kaçının

Retrolar sırasında ekip üyeleri kendilerini savunmasız ve açıkta hissedebilir, bu nedenle psikolojik bir güvenlik alanı yaratın. Uzak olsun ya da olmasın, geçmişe bakış, hiç kimsenin hatalar, sorular veya görüşler nedeniyle cezalandırılacağını veya aşağılanacağını hissetmeyeceği bir yer olmalıdır.

Özellikle yeni oluşturulmuş dağıtılmış ekiplere rehberlik ederken Tuckman modeline aşina olun. "Oluşturmanın" ilk aşamasında, ekibiniz hala güven inşa ediyor ve çatışmayı ele almayı öğreniyor. Scrum Master olarak göreviniz, ikinci aşama olan “fırtına” sırasında ortaya çıkabilecek hüsran veya öfkeyi atlatmalarına yardımcı olmak, onları tartışmalardan veya aksilikler için başkalarını suçlama eğiliminden uzaklaştırmaktır. Hizmetkar lider rolünüzde, onların kendi yeteneklerine ve takım arkadaşlarının yeteneklerine olan güvenlerini inşa etmek, onları daha fazla görevin devredilebildiği ve çok az yönlendirme ile birlikte etkili bir şekilde çalışabilecekleri “performans” aşamasına getirmek istersiniz.

Özellikle zorlayıcı bir sprintin ardından -belki de sprint hedefine ulaşılamayan bir sprintten sonra- gerilimler yükseliyor olabilir. Ekip üyeleri farklı ayarlardayken, uzaktan çalışmanın bağlantısız doğası özellikle parmakla işaret etmeye başlamayı kolaylaştırabilir, ancak bunu önlemek için emrinizde araçlara sahipsiniz.

Yapabileceğiniz basit bir şey, takımınıza Norm Kerth'in sprint retrospektifleri konusundaki ana direktifini hatırlatmaktır: “Ne keşfettiğimize bakılmaksızın, o sırada bildiklerini ve becerilerini göz önünde bulundurarak herkesin yapabileceğinin en iyisini yaptığını anlıyor ve buna gerçekten inanıyoruz. ve yetenekler, mevcut kaynaklar ve eldeki durum.” Bu ifadeyi retrodan önce bir e-postayla gönderin, bir slayta koyun veya retronun analiz etmek ve son çalışmalardan öğrenmek için güvenli bir alan olduğunu pekiştirmek için her toplantının başında yüksek sesle okuyun. İnsanların ana direktifin zihniyetini benimsemelerini sağlamak pratik ve tekrar gerektirir, ancak getirilerine değecektir.

Olumlu bir ton oluşturmak için, her üyeye ne üzerinde çalışmaktan hoşlandıklarını sorun ve dijital bir tahtaya yapışkan notlar göndermelerini sağlayın. Daha sonra, ekip oturuma yerleştiğinde, pivot yapın ve işe yaramayan yönleri sorun. Scrum Master olarak bu, önce kendi kılıcıma düştüğüm ve keşke daha iyisini yapsaydım dediğim bir şeyi dile getirdiğim bir zamandır. Bunu yapmak gerilimi azaltır ve başkalarının aynı şeyi suçlamadan yapmalarını daha güvenli hale getirir.

Ayrıca, anahtar şudur: Oturumu kaydetmeyin. Linders, ekip üyelerine Las Vegas kuralı hakkında tavsiyede bulunmayı önerir: Geçmişe dönükte olan, geriye dönük olarak kalır. Oturumu kaydetmek, katılımcıların toplantının gidişatını dışarıdan birinin görebileceği konusunda endişe duymalarına neden olabilir. Ekip üyelerinin bunlara kimlerin erişebileceği konusunda endişe duyması durumunda, titiz notlar almak da aynı etkiye sahip olabilir. Bir retronun amacı, bir sonraki sprintte düzeltmek için bir veya iki şey bulmaktır. Bu nedenle, yazılan ve saklanan tek şey bu fikirler veya çözümler olmalıdır.

Kamera Kullanımı Konusunda Esnek Olun

Zoom yorgunluğu, COVID-19 dönemi için yaygın bir yan etki haline geldi. Stanford Üniversitesi araştırmacıları, görüntülü sohbetlerin fiziksel ve zihinsel olarak yorucu olmasının dört nedenini ayrıntılı olarak açıkladı:

• Aşırı yakın göz teması
• Kendini ekranda sürekli olarak görmek
• Azaltılmış hareketlilik
• Artan bilişsel yük

Konu kamera başındaki zamanı nasıl kullanacağınıza gelince ekip üyelerinize seçenekler sunarak retrolar sırasında bu yorgunluğu azaltın. Yalnızca retrolarınız değil, tüm toplantıların sanal ortama taşındığını unutmayın. Günde saatlerce birden fazla görevde kameradan en iyi performansı beklemek, baskıyı artırabilir ve kızgınlığa yol açabilir. Her ekip üyesinin kendilerini rahat hissedecekleri etkileşim düzeyine karar vermesine izin verin. İnsanlar toplantı süresince kamera önünde olmak istemiyorsa, konuyu zorlamayın. Konuşma sırası kendilerine gelene kadar kameralarını kapatmalarına izin verin.

Alternatif olarak, katılımcılara videolarını tam ekrandan çıkarmalarını, kendi görüş pencerelerini kapatmalarını veya periyodik olarak ekrandan uzaklaşıp sadece dinlemelerini tavsiye edebilirsiniz. O zaman bile, konuşurken kameranın önünde olmak istemeyebilirler.

Unutmayın, bir retrospektifin amacı, herkesi katı ama keyfi bir formatta tutmak değil, ekibin performansını iyileştirmektir. Herkesin rahatını artırmayı amaçlayan biraz esneklik, ekip üyelerinin daha bağlı ve daha üretken olduğu bir ortam yaratabilir.

Ara Odalarını Kullan

Fiziksel bir odada bir retro çalıştırırken, tüm gruptan ayrı zaman sağlamak zordur (imkansız değilse de). Grup üyeleri arasındaki farklı kişilikleri hesaba katmak eşit derecede zordur. Ancak çevrimiçi, ara odaları ve özel sohbetler (Zoom, Webex ve diğerlerinin hepsinde bulunur) Scrum Master'ın daha küçük birimlerde tartışmayı teşvik eden en güçlü araçlarından biridir.

Ara odaları sağlamdır ve kurulumu nispeten kolaydır, ancak bunları etkili bir şekilde kullanmak için içe dönüklerin kim olduğu ve ekip üyelerini nasıl karıştırıp eşleştireceğiniz konusunda iyi bir fikre sahip olmanız gerekir. İçedönükler genellikle fikirlerini paylaşırken kendilerini savunmasız hissederler ve bu da anlamlı bir değiş tokuş yaratmanın önünde bir engel olabilir. Takımı iki kişilik gruplara ayırın ve sprint'i daha büyük bir grubun bağlamı dışında tartışmalarını sağlayın. Bu ortamda utangaç ekip üyeleri daha özgürce konuşacaktır. Daha sonra, her bölmeden bir kişiyi düşüncelerini takıma sunması için davet edin. Alternatif olarak, tartışmalarının sonuçlarını sizinle özel olarak paylaşabilirler ve eğer garanti edilirse, sonuçları anonim olarak ekranda görüntüleyebilirsiniz.

Scrum Master olarak her zaman tam katılım için çaba göstermelisiniz. Özellikle girişken bir ekip üyesi, istemeden veya başka bir şekilde bir grup toplantısına hükmedebilir. Ara odaları, sohbet işlevleri ve anonim yorumlar veya ekran açıklamaları, herkesin sesinin duyulmasını sağlayabilir. Ekip birlikte çalışmaya devam ettikçe güven artacak ve bu oturumları büyük bir grup olarak gerçekleştirebileceksiniz.

Uzaktan Kumandayı Avantajınıza Çevirin

Geleneksel Scrum yaklaşımları, video konferans yazılımının teknolojik olarak mümkün olmadığı ve kesinlikle bugün gördüğümüz yaygın kullanımda olmadığı bir zamanda tasarlandı. Bu teknolojiyi retrospektiflerinize dahil etmek, yenilik ve deneme gerektirecektir; bazı yöntemler ekibiniz için diğerlerinden daha iyi sonuç verecektir. Burada şeffaflık çok önemlidir, bu nedenle ekibinize işbirliğini ilginç tutmanın ve güven oluşturmanın yeni yollarını denediğinizi bildirin.

Sıkı bir sprint programında geliştirme, doğası gereği stresli bir başarıdır ve takım kolaylaştırıcısı olarak ne kadar etkili olduğunuzun bir parçası, mümkün olduğunda stres faktörlerini süreçten ne kadar iyi kaldırabileceğinize bağlıdır. COVID-19 pandemisinin ortasında, uzaktan toplantıları ofise dönüş yolunda geçici bir çözüm olarak görmek cazip gelebilir. Ancak ekipleriniz ister tamamen dağıtılmış, ister karma veya yerinde olsun, iyi bir uzaktan geçmişe yönelik strateji, tüm ekip üyelerinin kendilerini güvende ve bağlı hissettikleri sorunsuz ve üretken bir oturum oluşturmaya yardımcı olabilir ve ürettikleri sonuçlar belki de onlardan daha değerlidir. yüz yüze görüşüyorlardı.