حلول عن بعد لأحداث رجعية رشيقة فعالة

خلال استرجاع الأحداث ، تجتمع فرق Agile معًا لفحص أدائها بشكل تعاوني وتحديد مجالات التحسين في السباق التالي. جزء واضح من إطار عمل Scrum ، تعتبر الاسترجاع مفيدة بلا شك ، لكنها قد تكون غير مريحة للفرق: لا يستمتع الأشخاص دائمًا بمراجعة العمل الذي قاموا به للتو ، ناهيك عن تقييم هذا العمل بشكل نقدي.

أدى العام ونصف العام الماضي إلى تفاقم التحديات المعتادة التي يواجهها قادة فريق Agile والميسرين. نظرًا لأن بيئات العمل الموزعة أصبحت هي القاعدة ، فقد ظهر فك الارتباط وانعدام السلامة النفسية كعوامل بارزة يمكن أن تعرقل نجاح الاستطلاعات.

يمكن أن تساعد معرفة وقت وكيفية استخدام ميزات معينة لبرامج مؤتمرات الفيديو الميسرين في جعل الفرق تشعر بمزيد من الأمان وتحفيزًا. النتائج؟ استعادية للماضي يمكن أن تكون أكثر إنتاجية من تلك التي أجريت شخصيًا.

الاستفادة من الأدوات لتشكيل جدول أعمالك

حتى عندما يتم إجراؤها شخصيًا ، فإن الاسترجاع الذي يتبع صيغة اجتماع واحدة ويتناول فقط ما حدث بشكل جيد أو ضعيف في العدو يمكن أن يتسبب في فحص الأشخاص عقليًا. تجعل الطبيعة الروتينية للجلسات من المرجح أن ينظر إليها المشاركون على أنها عمل روتيني ويكافحون من أجل البقاء مشاركين. ستشجع الأجندة التي تم التخطيط لها جيدًا والمرنة بما يكفي لتخصيصها لاستعراضات فردية على المشاركة والتعاون الجماعي.

ابدأ رجوعًا عن بُعد من خلال إتاحة المزيد من الوقت للأشخاص للدردشة أكثر مما قد تفعله للاجتماع الشخصي. تجري أحداثك بأثر رجعي عن بُعد في نهاية سباق سريع مكثف ، ولن تشارك الفرق الهجينة والبعيدة نفس التفاعلات العرضية مع بعضها البعض مثل أولئك الموجودين في المكتب. (أيضًا ، لا يمكن تجنب المشكلات الفنية في بعض الأحيان ، لذا يمكن أن تكون هذه الدقائق القليلة بمثابة مخزن مؤقت مفيد في حالة ظهور أي مشكلات.)

لزيادة المشاركة ، ابدأ كل جلسة بنشاط افتراضي جديد لبناء الفريق. هذا يمنع استعادية من أن تصبح صيغة أو يمكن التنبؤ بها. يجعل مكان الاجتماع الرقمي أنشطة كسر الجمود سهلة بشكل خاص ، سواء من خلال الألعاب متعددة اللاعبين عبر الإنترنت أو من خلال شاشة مشتركة بسيطة.

إن الحد الأدنى من التنسيق الرجعي النموذجي - ما نجح ، وما لم ينجح ، وما يمكن تحسينه في المرة القادمة - يتيح للميسرين مساحة كبيرة للإبداع في تكييف الهيكل البسيط مع مجموعة من الأنشطة عبر الإنترنت. على سبيل المثال ، توصي شركة Parabol ، وهي شركة توفر برامج للفرق الموزعة ، بلعبة Agile Battleships لإثبات قيمة تعديل الإستراتيجية استجابةً للتعليقات المبكرة والمتكررة.

عندما تبدأ جدول الأعمال القديم الرئيسي ، اختر من بين أدوات التعاون التفاعلية مثل Miro أو Mural التي تسمح للمشاركين بالكتابة على الملاحظات اللاصقة الافتراضية والمشاركة في الأنشطة العملية. لقد نجحت في مصفوفة تعلم بسيطة: ضع شبكة من أربعة أرباع - في الجزء العلوي الأيسر ، ارفع إبهامًا للأشياء التي سارت على ما يرام ، في الجزء العلوي الأيمن ، وإبهام للأشياء التي لم تسر على ما يرام ، في الجزء السفلي ترك مصباحًا كهربائيًا للأفكار الجديدة ، وفي أسفل اليمين كأس تقديري - ثم دع الفريق يملأه بملاحظات لاصقة. يمتلك مدرب Agile المقيم في هولندا Ben Linders مجموعة أدوات مفيدة من الأفكار إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الإلهام.

تجنب لعبة اللوم

خلال أحداث الماضي ، يمكن أن يشعر أعضاء الفريق بالضعف والتعرض للخطر ، لذا قم بإنشاء مساحة من الأمان النفسي. سواء أكان بعيدًا أم لا ، يجب أن يكون المعرض بأثر رجعي مكانًا لا يشعر فيه أي شخص كما لو أنه سيعاقب أو يهين بسبب الأخطاء أو الأسئلة أو الآراء.

تعرف على نموذج Tuckman ، خاصة عند توجيه الفرق الموزعة المشكلة حديثًا. في المرحلة الأولى من "التشكيل" ، لا يزال فريقك يبني الثقة ويتعلم كيفية التعامل مع الصراع. وظيفتك بصفتك Scrum Master هي المساعدة في قيادتهم عبر الإحباط أو الغضب الذي يمكن أن يحدث خلال المرحلة الثانية ، "الاقتحام" ، وإبعادهم عن الحجج أو إغراء إلقاء اللوم على الآخرين بسبب الانتكاسات. في دورك كقائد خادم ، فأنت تريد بناء ثقتهم في قدراتهم وقدرات زملائهم في الفريق ، وإحضارهم إلى مرحلة "الأداء" - عندما يمكن تفويض المزيد من المهام ويمكنهم العمل معًا بفعالية مع القليل من التوجيه.

بعد سباق سريع شديد الصعوبة - ربما لم يتحقق فيه هدف العدو - قد تكون التوترات عالية. مع وجود أعضاء الفريق في إعدادات متباينة ، فإن الطبيعة غير المتصلة للعمل عن بُعد يمكن أن تجعل من السهل بشكل خاص البدء في توجيه أصابع الاتهام ، ولكن لديك أدوات تحت تصرفك لمنع ذلك.

أحد الأشياء البسيطة التي يمكنك القيام بها هو تذكير فريقك بالتوجيهات الأساسية لنورم كيرث حول أحداث السباق بأثر رجعي: "بغض النظر عما نكتشفه ، فإننا نفهم ونعتقد حقًا أن كل شخص قام بأفضل عمل ممكن ، نظرًا لما يعرفه في ذلك الوقت ، ومهاراته والقدرات والموارد المتاحة والوضع المطروح ". أرسل هذا البيان في رسالة بريد إلكتروني قبل الإجراء الرجعي ، أو ضعها على شريحة ، أو اقرأها بصوت عالٍ في الجزء العلوي من كل اجتماع لتأكيد أن الرجعية هي مساحة آمنة للتحليل والتعلم من العمل الأخير. إن إقناع الناس بتبني عقلية التوجيه الأساسي يتطلب ممارسة وتكرارًا ، لكن الأمر يستحق العوائد.

لتعيين نغمة إيجابية ، اسأل كل عضو عما استمتعوا به واجعلهم ينشرون ملاحظات لاصقة على السبورة الرقمية. في وقت لاحق ، عندما يستقر الفريق في الجلسة ، قم بالتركيز على المحور واسأل عن الجوانب التي لم تنجح. بصفتي سيد سكرم ، هذا هو الوقت الذي أسقط فيه على سيفي أولاً وأقول شيئًا كنت أتمنى أن أفعله بشكل أفضل. يؤدي القيام بذلك إلى نزع فتيل التوتر ويجعل الأمر أكثر أمانًا للآخرين لفعل الشيء نفسه بطريقة خالية من اللوم.

هذا أيضًا هو المفتاح: لا تسجل الجلسة. يوصي ليندرز بتقديم المشورة لأعضاء الفريق بشأن قاعدة لاس فيغاس: ما يحدث في الأحداث بأثر رجعي يبقى بأثر رجعي. قد يتسبب تسجيل الجلسة في قلق المشاركين من أن الغرباء قد يكون لديهم رؤية في إجراءات الاجتماع. يمكن أن يؤدي تدوين الملاحظات الدقيقة إلى نفس التأثير ، إذا أصبح أعضاء الفريق قلقين بشأن من يمكنه الوصول إليها. الغرض من الرجعية هو الخروج بشيء أو شيئين لإصلاحهما في السباق التالي. لذلك يجب أن تكون الأشياء الوحيدة المكتوبة والاحتفاظ بها هي تلك الأفكار أو الحلول.

كن مرنًا بشأن استخدام الكاميرا

أصبح التعب من الزووم من الآثار الجانبية السائدة في عصر COVID-19. قام باحثو جامعة ستانفورد بتفصيل أربعة أسباب تجعل محادثات الفيديو مرهقة جسديًا وعقليًا:

• الإفراط في الاتصال بالعين عن قرب
• المشاهدة المستمرة لنفسه على الشاشة
• قلة الحركة
• زيادة الحمل المعرفي

خفف من هذا الإرهاق أثناء الأحداث السابقة من خلال منح أعضاء فريقك خيارات عندما يتعلق الأمر بكيفية استخدامك للوقت أمام الكاميرا. ضع في اعتبارك أن جميع الاجتماعات قد انتقلت إلى اجتماعات افتراضية ، وليس مجرد اجتماعات سابقة. يمكن أن يؤدي توقع الأداء الأمثل على الكاميرا لساعات يوميًا عبر مهام متعددة إلى زيادة الضغط ويؤدي إلى الاستياء. دع كل عضو في الفريق يقرر مستوى التفاعل الذي يشعر بالراحة معه. إذا كان الأشخاص لا يرغبون في التواجد أمام الكاميرا طوال مدة الاجتماع ، فلا تجبرهم على ذلك. اسمح لهم بإيقاف تشغيل الكاميرا حتى يحين دورهم في التحدث.

بدلاً من ذلك ، يمكنك أن تنصح المشاركين بإزالة مقاطع الفيديو الخاصة بهم من وضع ملء الشاشة ، أو إيقاف تشغيل نافذة العرض الذاتي الخاصة بهم ، أو الابتعاد فعليًا عن الشاشة بشكل دوري والاستماع فقط. وحتى مع ذلك ، قد لا يزالون غير راغبين في الظهور أمام الكاميرا عند التحدث.

تذكر أن الغرض من الاسترجاع هو تحسين أداء الفريق ، وليس إلزام الجميع بتنسيق صارم ولكنه عشوائي. القليل من المرونة التي تهدف إلى زيادة راحة الجميع يمكن أن تخلق بيئة يكون فيها أعضاء الفريق أكثر تفاعلاً وإنتاجية.

استخدم غرف الاستراحة

عند تشغيل الرجعية في غرفة فعلية ، من الصعب (إن لم يكن من المستحيل) توفير وقت بعيدًا عن المجموعة بأكملها. من الصعب أيضًا حساب الشخصيات المتنوعة بين أعضاء المجموعة. على الرغم من ذلك ، فإن الغرف الفرعية والمحادثات الخاصة - Zoom و Webex وغيرها جميعها متوفرة على الإنترنت - هي واحدة من أقوى أدوات Scrum Master لتعزيز المناقشة في وحدات أصغر.

غرف الاستراحة قوية وسهلة الإعداد نسبيًا ، ولكن لاستخدامها بفعالية ، يجب أن يكون لديك إحساس جيد بمن هم الانطوائيون وكيفية مزج أعضاء الفريق ومطابقتهم. غالبًا ما يشعر الانطوائيون بالضعف عند مشاركة آرائهم ، والتي يمكن أن تكون عائقًا أمام خلق تبادل هادف. قسّم الفريق إلى مجموعات مكونة من شخصين واطلب منهم مناقشة العدو خارج سياق مجموعة أكبر. في هذه البيئة ، سيتحدث أعضاء الفريق الخجولون بحرية أكبر. بعد ذلك ، قم بدعوة شخص واحد من كل مجموعة لتقديم أفكارهم إلى الفريق. بدلاً من ذلك ، يمكنهم مشاركة نتائج مناقشتهم معك بشكل خاص ويمكنك عرض النتائج على الشاشة — بشكل مجهول ، إذا كان هناك ما يبرر ذلك.

بصفتك Scrum Master ، يجب أن تسعى دائمًا لتحقيق المشاركة الكاملة. يمكن لعضو الفريق الاجتماعي بشكل خاص أن يهيمن - عن غير قصد أو بغير قصد - على اجتماع جماعي. يمكن للغرف المنفصلة ووظائف الدردشة والتعليقات المجهولة أو التعليقات التوضيحية على الشاشة أن تضمن سماع صوت الجميع. مع استمرار الفريق في العمل معًا ، تزداد الثقة ، وستكون قادرًا على عقد هذه الجلسات كمجموعة واحدة كبيرة.

تحويل عن بعد لمصلحتك

تم تصميم مناهج Scrum التقليدية في وقت لم يكن فيه برنامج مؤتمرات الفيديو مجديًا من الناحية التكنولوجية وبالتأكيد ليس في الاستخدام الشائع الذي نراه اليوم. سيتطلب دمج هذه التقنية في استعاداتك السابقة الابتكار والتجريب - ستعمل بعض الأساليب بشكل أفضل لفريقك أكثر من غيرها. هنا ، الشفافية هي المفتاح ، لذا دع فريقك يعرف أنك تجرب طرقًا جديدة للحفاظ على التعاون مثيرًا للاهتمام وبناء الثقة.

يعد التطوير وفقًا لجدول العدو السريع عملاً مرهقًا بطبيعته ، وجزءًا من مدى فعاليتك حيث يتوقف منسق الفريق على مدى قدرتك على إزالة الضغوطات من العملية حيثما أمكن ذلك. في خضم جائحة COVID-19 ، قد يكون من المغري النظر إلى الاجتماعات عن بُعد كحل مؤقت على طريق العودة إلى المكتب. ولكن سواء كانت فرقك موزعة بالكامل أو مختلطة أو في الموقع ، يمكن أن تساعد إستراتيجية جيدة بأثر رجعي عن بُعد في إنشاء جلسة سلسة ومثمرة يشعر فيها جميع أعضاء الفريق بالأمان والمشاركة ، وربما تكون النتائج التي ينتجونها أكثر قيمة مما لو كانوا كانوا يجتمعون شخصيًا.