Zdalne rozwiązania do skutecznych retrospektyw Agile

Podczas retrospektyw zespoły Agile spotykają się, aby wspólnie zbadać swoje wyniki i zidentyfikować obszary wymagające poprawy w następnym sprincie. Retrosy, stanowiące jawną część frameworka Scrum, są niewątpliwie przydatne, ale mogą być niewygodne dla zespołów: ludzie nie zawsze lubią przeglądać pracę, którą właśnie wykonali, nie mówiąc już o krytycznej ocenie tej pracy.

Ostatnie półtora roku zaostrzyło zwykłe wyzwania, przed jakimi stają liderzy zespołów Agile i facylitatorzy. Ponieważ rozproszone środowiska pracy stały się normą, brak zaangażowania i brak bezpieczeństwa psychologicznego stały się głównymi czynnikami, które mogą utrudniać powodzenie retrospektyw.

Wiedza, kiedy i jak korzystać z niektórych funkcji oprogramowania do wideokonferencji, może pomóc facylitatorom sprawić, że zespoły poczują się bezpieczniejsze i bardziej zmotywowane. Wynik? Zdalne retrospektywy, które mogą być nawet bardziej produktywne niż te przeprowadzane osobiście.

Wykorzystaj narzędzia do kształtowania swojego planu

Nawet jeśli są przeprowadzane osobiście, retrospekcje, które opierają się na jednej formule spotkania i odnoszą się tylko do tego, co poszło dobrze lub źle w sprincie, mogą spowodować, że ludzie będą się odbierać mentalnie. Rutynowy charakter sesji sprawia, że ​​bardziej prawdopodobne jest, że uczestnicy będą postrzegać je jako przykry obowiązek i mają trudności z utrzymaniem zaangażowania. Plan, który jest zarówno dobrze zaplanowany, jak i wystarczająco elastyczny, aby można go było dostosować do indywidualnych retrospekcji, zachęci do zaangażowania i współpracy zespołowej.

Rozpocznij zdalne retro, dając ludziom trochę więcej czasu na rozmowę niż podczas osobistego spotkania. Twoja zdalna retrospektywa odbywa się pod koniec intensywnego sprintu, a zespoły hybrydowe i zdalne nie będą dzielić ze sobą tych samych przypadkowych interakcji, co te, które mają siedzibę w biurze. (Ponadto problemy techniczne są czasami nieuniknione, więc te kilka minut może być przydatnym buforem na wypadek, gdyby się pojawiły).

Aby zmaksymalizować zaangażowanie, rozpocznij każdą sesję od nowego wirtualnego ćwiczenia budowania zespołu. Dzięki temu retrospektywy nie stają się schematyczne lub przewidywalne. Cyfrowe miejsce spotkań sprawia, że ​​przełamywanie lodów jest szczególnie łatwe, zarówno w grach online dla wielu graczy, jak i na prostym wspólnym ekranie.

Minimalizm typowego formatu retro — co działało, co nie działało, co można by następnym razem poprawić — daje facylitatorom dużo miejsca na kreatywność w dostosowywaniu prostej struktury do szeregu czynności online. Na przykład Parabol, firma dostarczająca oprogramowanie dla zespołów rozproszonych, zaleca grę w Agile Battleships, aby zademonstrować wartość dostosowywania strategii w odpowiedzi na wczesne i częste informacje zwrotne.

Kiedy zaczynasz główny program retro, wybierz spośród interaktywnych narzędzi współpracy, takich jak Miro lub Mural, które pozwalają uczestnikom pisać na wirtualnych karteczkach samoprzylepnych i angażować się w zajęcia praktyczne. Odniosłem sukces z prostą macierzą uczenia się: umieść siatkę z czterema ćwiartkami — w lewym górnym rogu kciuk w górę oznacza rzeczy, które poszły dobrze, w prawym górnym rogu kciuk w przypadku spraw, które nie poszły dobrze, w dolnym Zostaw żarówkę na nowe pomysły, a w prawym dolnym rogu trofeum do uznania — a następnie pozwól zespołowi wypełnić je karteczkami samoprzylepnymi. Trener Agile z Holandii, Ben Linders, ma przydatny zestaw pomysłów, jeśli potrzebujesz dalszej inspiracji.

Unikaj gry w obwinianie

Podczas retros członkowie zespołu mogą czuć się bezbronni i wyeksponowani, więc stwórz przestrzeń psychologicznego bezpieczeństwa. Niezależnie od tego, czy jest odległa, czy nie, retrospektywa powinna być miejscem, w którym nikt nie będzie czuł, że zostanie ukarany lub poniżony za błędy, pytania lub opinie.

Zapoznaj się z modelem Tuckmana, szczególnie podczas kierowania nowo utworzonymi rozproszonymi zespołami. Na wczesnym etapie „formowania” Twój zespół wciąż buduje zaufanie i uczy się radzić sobie z konfliktami. Twoim zadaniem jako Scrum Mastera jest pomóc im poprowadzić ich przez frustrację lub złość, które mogą pojawić się podczas drugiego etapu, „szturmowania”, odciągania ich od kłótni lub pokusy obwiniania innych o niepowodzenia. W swojej roli jako przywódca-sługa chcesz zbudować pewność siebie we własnych umiejętnościach i umiejętnościach kolegów z zespołu, wprowadzając ich w fazę „wykonywania” — kiedy można delegować więcej zadań i mogą efektywnie współpracować przy niewielkim ukierunkowaniu.

Po szczególnie trudnym sprincie – być może takim, w którym cel sprintu nie został osiągnięty – napięcia mogą być wysokie. Ponieważ członkowie zespołu mają różne ustawienia, charakter pracy zdalnej bez połączenia może szczególnie ułatwić rozpoczęcie wskazywania palcami, ale masz do dyspozycji narzędzia, aby temu zapobiec.

Jedną prostą rzeczą, którą możesz zrobić, jest przypomnienie swojemu zespołowi głównej dyrektywy Norma Kertha dotyczącej retrospektyw sprintu: „Niezależnie od tego, co odkrywamy, rozumiemy i naprawdę wierzymy, że każdy wykonał najlepszą pracę, jaką mógł, biorąc pod uwagę to, co wtedy wiedzieli, swoje umiejętności i umiejętności, dostępne zasoby i aktualna sytuacja”. Wyślij to oświadczenie w e-mailu przed retrospekcją, umieść je na slajdzie lub przeczytaj na głos na początku każdego spotkania, aby podkreślić, że retro jest bezpieczną przestrzenią do analizowania i uczenia się na podstawie ostatnich prac. Skłonienie ludzi do przyjęcia sposobu myślenia z pierwszej dyrektywy wymaga praktyki i powtórzeń, ale będzie to warte zwrotu.

Aby nadać pozytywny ton, zapytaj każdego członka, nad czym podobała mu się praca, i poproś, aby zamieścił karteczki samoprzylepne na cyfrowej tablicy. Później, gdy zespół przyzwyczai się do sesji, przestaw się i zapytaj o aspekty, które nie zadziałały. Jako Scrum Master nadszedł czas, kiedy najpierw rzucam się na własny miecz i wypowiadam coś, co chciałbym zrobić lepiej. Takie postępowanie rozładowuje napięcie i sprawia, że ​​innym jest bezpieczniej robić to samo w sposób wolny od winy.

Kluczowe jest również to: Nie nagrywaj sesji. Linders zaleca doradzanie członkom zespołu zasady Las Vegas: to, co dzieje się w retrospekcji, pozostaje w retrospekcji. Nagrywanie sesji może powodować obawy uczestników, że osoby z zewnątrz mogą mieć wgląd w przebieg spotkania. Robienie drobiazgowych notatek może mieć ten sam efekt, jeśli członkowie zespołu obawiają się, kto może mieć do nich dostęp. Celem retro jest wymyślenie jednej lub dwóch rzeczy do naprawienia w następnym sprincie. Tak więc jedyne, co należy spisać i zachować, to te pomysły lub rozwiązania.

Bądź elastyczny w korzystaniu z aparatu

Zmęczenie zoomem stało się powszechnym efektem ubocznym ery COVID-19. Badacze z Uniwersytetu Stanforda wyszczególnili cztery powody, dla których czaty wideo są wyczerpujące fizycznie i psychicznie:

• Nadmierny kontakt wzrokowy z bliska
• Ciągłe oglądanie siebie na ekranie
• ograniczona sprawność ruchowa
• Zwiększone obciążenie poznawcze

Złagodź to zmęczenie podczas retrospekcji, dając członkom zespołu opcje, jeśli chodzi o wykorzystanie czasu przed kamerą. Pamiętaj, że wszystkie spotkania, a nie tylko retrospekcje, zostały przeniesione do świata wirtualnego. Oczekiwanie optymalnej wydajności aparatu przez wiele godzin dziennie przy wielu zadaniach może zwiększyć presję i wywołać niechęć. Niech każdy członek zespołu decyduje o poziomie interakcji, z którym czuje się komfortowo. Jeśli ludzie nie mają ochoty pozostawać przed kamerą przez cały czas trwania spotkania, nie narzucaj problemu. Pozwól im wyłączyć aparat, dopóki nie nadejdzie ich kolej.

Alternatywnie możesz doradzić uczestnikom, aby wyłączyli swoje filmy z pełnego ekranu, wyłączyli okno podglądu własnego lub fizycznie odwrócili się od ekranu okresowo i po prostu słuchali. Nawet wtedy mogą nie chcieć być przed kamerą podczas mówienia.

Pamiętaj, że celem retrospektywy jest poprawa wyników zespołu, a nie trzymanie wszystkich w sztywnym, ale arbitralnym formacie. Niewielka elastyczność mająca na celu zwiększenie komfortu wszystkich może stworzyć środowisko, w którym członkowie zespołu będą bardziej zaangażowani i bardziej produktywni.

Korzystaj z pokoi podgrup

Prowadząc retro w fizycznym pomieszczeniu trudno (jeśli nie niemożliwe) zapewnić czas z dala od całej grupy. Równie trudne jest wyjaśnienie różnych osobowości wśród członków grupy. Jednak w trybie online pokoje typu breakout i prywatne czaty — Zoom, Webex i inne — są jednym z najsilniejszych narzędzi Scrum Mastera do wspierania dyskusji w mniejszych jednostkach.

Pokoje podgrup są solidne i stosunkowo łatwe do skonfigurowania, ale aby z nich efektywnie korzystać, musisz dobrze wyczuć, kim są introwertycy i jak łączyć i dopasowywać członków zespołu. Introwertycy często czują się bezbronni, dzieląc się swoimi opiniami, co może być przeszkodą w tworzeniu znaczącej wymiany. Podziel zespół na dwuosobowe kapsuły i poproś ich o omówienie sprintu poza kontekstem większej grupy. W takim środowisku nieśmiałi członkowie zespołu będą mówić swobodniej. Następnie zaproś jedną osobę z każdego kapsuły, aby przedstawiła swoje przemyślenia zespołowi. Alternatywnie mogą podzielić się z Tobą wynikami dyskusji prywatnie, a Ty możesz wyświetlić wyniki na ekranie — anonimowo, jeśli jest to uzasadnione.

Jako Scrum Master zawsze powinieneś dążyć do całkowitego uczestnictwa. Szczególnie towarzyski członek zespołu może dominować — nieumyślnie lub w inny sposób — na spotkaniu grupy. Pokoje podgrup, funkcje czatu i anonimowe komentarze lub adnotacje na ekranie mogą zapewnić, że każdy głos zostanie usłyszany. W miarę dalszej współpracy zespołu, zaufanie będzie rosło i będziecie mogli prowadzić te sesje jako jedna duża grupa.

Włącz pilota na swoją korzyść

Tradycyjne metody Scrum powstały w czasach, gdy oprogramowanie do wideokonferencji nie było technologicznie wykonalne i na pewno nie było powszechnie stosowane. Włączenie tej technologii do retrospektyw będzie wymagało innowacji i eksperymentów — niektóre metody będą działać lepiej dla Twojego zespołu niż inne. Przejrzystość jest tutaj kluczowa, więc poinformuj swój zespół, że wypróbowujesz nowe sposoby na utrzymywanie interesującej współpracy i budowanie zaufania.

Rozwój według napiętego harmonogramu sprintu jest z natury stresującym wyczynem, a część tego, jak skuteczny jesteś jako facylitator zespołu, zależy od tego, jak dobrze możesz usunąć stresory z procesu tam, gdzie to możliwe. W środku pandemii COVID-19 kuszące może być postrzeganie zdalnych spotkań jako tymczasowego obejścia w drodze powrotnej do biura. Niezależnie od tego, czy Twoje zespoły są w pełni rozproszone, hybrydowe, czy na miejscu, dobra strategia zdalnej retrospektywy może pomóc w stworzeniu płynnej i produktywnej sesji, w której wszyscy członkowie zespołu czują się bezpieczni i zaangażowani, a uzyskiwane przez nich wyniki są być może nawet bardziej wartościowe, niż gdyby spotykali się osobiście.