Удаленные решения для эффективных Agile-ретроспектив

Во время ретроспектив Agile-команды собираются вместе, чтобы совместно изучить свою работу и определить области для улучшения в следующем спринте. Явная часть Scrum-фреймворка, ретроспективы, несомненно, полезны, но они могут быть неудобны для команд: людям не всегда нравится анализировать только что выполненную работу, не говоря уже о ее критической оценке.

Последние полтора года усугубили обычные проблемы, с которыми сталкиваются руководители Agile-команд и фасилитаторы. Поскольку распределенная рабочая среда стала нормой, разобщенность и отсутствие психологической безопасности стали важными факторами, которые могут помешать успеху ретроспектив.

Знание того, когда и как использовать определенные функции программного обеспечения для видеоконференций, может помочь фасилитаторам сделать команды более безопасными и мотивированными. Результат? Дистанционные ретроспективы могут быть даже более продуктивными, чем очные.

Используйте инструменты для формирования своей повестки дня

Даже когда они проводятся лично, ретроспективы, которые следуют единой формуле встречи и касаются только того, что было хорошо или плохо в спринте, могут заставить людей мысленно отказаться. Рутинный характер сессий повышает вероятность того, что участники будут рассматривать их как рутинную работу и будут изо всех сил пытаться оставаться вовлеченными. Повестка дня, которая хорошо спланирована и достаточно гибка, чтобы ее можно было настроить для отдельных ретроспектив, будет способствовать вовлечению и командному сотрудничеству.

Начните удаленное ретро, ​​предоставив людям немного больше времени для общения, чем для личной встречи. Ваша удаленная ретроспектива проходит в конце интенсивного спринта, и гибридные и удаленные команды не будут иметь таких же случайных взаимодействий друг с другом, как те, кто базируется в офисе. (Кроме того, технические проблемы иногда неизбежны, поэтому эти несколько минут могут стать полезным буфером на случай их возникновения.)

Чтобы максимизировать вовлеченность, начинайте каждое занятие с нового виртуального тимбилдинга. Это не дает ретроспективам стать шаблонными или предсказуемыми. Цифровая площадка для встреч делает ледокольные мероприятия особенно легкими, будь то многопользовательские онлайн-игры или простой общий экран.

Минимализм типичного ретро-формата — что сработало, что не сработало, что можно было бы улучшить в следующий раз — дает фасилитаторам простор для творчества в адаптации простой структуры к целому ряду онлайн-мероприятий. Например, Parabol, компания, которая предоставляет программное обеспечение для распределенных команд, рекомендует игру Agile Battleships, чтобы продемонстрировать ценность корректировки стратегии в ответ на раннюю и частую обратную связь.

Когда вы начнете основную ретро-программу, выберите один из интерактивных инструментов для совместной работы, таких как Miro или Mural, которые позволяют участникам писать на виртуальных стикерах и участвовать в практических занятиях. Я добился успеха с простой обучающей матрицей: поместил сетку с четырьмя квадрантами — в левом верхнем углу — одобрение за то, что прошло хорошо, в правом верхнем углу — одобрение за то, что не получилось, в нижнем оставил лампочку для новых идей, а в правом нижнем углу — награду за оценку, а затем пусть команда заполнит ее стикерами. У тренера по Agile из Нидерландов Бена Линдерса есть полезный набор идей, если вам нужно дополнительное вдохновение.

Избегайте игры с обвинением

Во время ретроспективы члены команды могут чувствовать себя уязвимыми и беззащитными, поэтому создайте пространство психологической безопасности. Далекая она или нет, ретроспектива должна быть местом, где никто не будет чувствовать себя наказанным или униженным за ошибки, вопросы или мнения.

Ознакомьтесь с моделью Такмана, особенно при руководстве вновь сформированными распределенными командами. На ранней стадии «формирования» ваша команда все еще строит доверительные отношения и учится справляться с конфликтами. Ваша работа как Скрам-мастера состоит в том, чтобы помочь им пройти через разочарование или гнев, которые могут возникнуть во время второго этапа, «штурмовать», уводя их от споров или искушения обвинять других в неудачах. Выполняя роль лидера-слуги, вы хотите укрепить их уверенность в собственных способностях и способностях своих товарищей по команде, доведя их до стадии «исполнения», когда можно делегировать больше задач и они могут эффективно работать вместе с небольшим руководством.

После особенно сложного спринта — возможно, такого, в котором цель спринта не была достигнута, — может нарастать напряжение. Когда члены команды находятся в разных условиях, из-за разрозненного характера удаленной работы особенно легко начать обвинять других, но в вашем распоряжении есть инструменты, чтобы предотвратить это.

Одна простая вещь, которую вы можете сделать, это напомнить своей команде о главной директиве Норма Керта о ретроспективах спринта: «Независимо от того, что мы обнаруживаем, мы понимаем и искренне верим, что каждый сделал все, что мог, учитывая то, что они знали в то время, их навыки. и способности, доступные ресурсы и сложившаяся ситуация». Отправьте это заявление по электронной почте перед ретро, ​​поместите его на слайд или прочитайте вслух в начале каждой встречи, чтобы подчеркнуть, что ретро — это безопасное пространство для анализа и извлечения уроков из недавней работы. Чтобы заставить людей принять образ мышления главной директивы, требуется практика и повторение, но результат того стоит.

Чтобы задать позитивный тон, спросите каждого участника, над чем им понравилось работать, и попросите их размещать стикеры на цифровой доске. Позже, когда команда устроится на сессии, развернитесь и спросите об аспектах, которые не сработали. Как скрам-мастер, это время, когда я первым падаю на собственный меч и озвучиваю то, что хотел бы сделать лучше. Это снимает напряжение и позволяет другим делать то же самое без вины.

Кроме того, это ключ: не записывайте сеанс. Линдерс рекомендует разъяснить членам команды правило Лас-Вегаса: все, что происходит на ретроспективе, остается на ретроспективе. Запись сеанса может вызвать у участников опасения, что посторонние могут увидеть ход собрания. Тщательные заметки могут иметь тот же эффект, если члены команды забеспокоятся о том, кто может иметь к ним доступ. Цель ретро — придумать одну или две вещи, которые нужно исправить в следующем спринте. Таким образом, единственными вещами, которые должны быть записаны и сохранены, должны быть эти идеи или решения.

Будьте гибкими в использовании камеры

Усталость от масштабирования стала распространенным побочным эффектом эпохи COVID-19. Исследователи Стэнфордского университета подробно описали четыре причины, по которым видеочаты утомляют физически и морально:

• Чрезмерный зрительный контакт крупным планом
• Постоянный просмотр себя на экране
• сниженная подвижность
• Повышенная когнитивная нагрузка

Смягчите это истощение во время ретро-съемки, предоставив членам вашей команды выбор, когда дело доходит до того, как вы используете время на камеру. Имейте в виду, что все встречи перешли в виртуальные, а не только ваши ретро. Ожидание оптимальной производительности на камеру в течение нескольких часов в день при выполнении нескольких задач может увеличить давление и вызвать недовольство. Пусть каждый член команды сам решает, какой уровень взаимодействия ему удобен. Если люди не хотят быть на камеру во время встречи, не форсируйте ситуацию. Пусть они выключат камеру, пока не придет их очередь говорить.

В качестве альтернативы вы можете посоветовать участникам снимать видео с полноэкранного режима, выключать окно просмотра самого себя или периодически физически отклоняться от экрана и просто слушать. Даже в этом случае они могут не захотеть быть на камеру во время выступления.

Помните, что цель ретроспективы — улучшить работу команды, а не удерживать всех в жестком, но произвольном формате. Небольшая гибкость, направленная на повышение общего комфорта, может создать среду, в которой члены команды более вовлечены и более продуктивны.

Используйте комнаты отдыха

При проведении ретро в физической комнате трудно (если вообще возможно) выделить время вдали от всей группы. Столь же сложно объяснить разнообразие личностей среди членов группы. Тем не менее онлайн-комнаты для обсуждения и приватные чаты — Zoom, Webex и другие приложения есть у всех — являются одним из сильнейших инструментов Скрам-мастера для стимулирования дискуссий в небольших подразделениях.

Комнаты отдыха надежны и относительно просты в настройке, но чтобы использовать их эффективно, вы должны иметь хорошее представление о том, кто такие интроверты и как смешивать и подбирать членов команды. Интроверты часто чувствуют себя уязвимыми, когда делятся своим мнением, что может стать препятствием для полноценного обмена мнениями. Разделите команду на группы по два человека и попросите их обсудить спринт вне контекста большой группы. В такой обстановке застенчивые члены команды будут говорить более свободно. После этого пригласите по одному человеку из каждой группы, чтобы они представили свои мысли команде. Кроме того, они могут поделиться с вами результатами своего обсуждения в частном порядке, а вы можете отобразить результаты на экране — анонимно, если это оправдано.

Как скрам-мастер, вы всегда должны стремиться к полному участию. Особенно общительный член команды может доминировать — непреднамеренно или нет — на собрании группы. Комнаты обсуждения, функции чата и анонимные комментарии или аннотации на экране могут гарантировать, что голос каждого будет услышан. По мере того, как команда будет продолжать совместную работу, доверие будет расти, и вы сможете проводить эти сессии как одна большая группа.

Превратите дистанционное управление в свое преимущество

Традиционные подходы Scrum были задуманы в то время, когда программное обеспечение для видеоконференций было технологически невозможным и, конечно же, не применялось в обычном использовании, которое мы наблюдаем сегодня. Включение этой технологии в ваши ретроспективы потребует инноваций и экспериментов — некоторые методы будут работать для вашей команды лучше, чем другие. Здесь важна прозрачность, поэтому сообщите своей команде, что вы пробуете новые способы сделать совместную работу интересной и укрепить доверие.

Разработка по жесткому графику спринта — это по своей сути стрессовый подвиг, и отчасти ваша эффективность в качестве фасилитатора команды зависит от того, насколько хорошо вы можете устранить стрессоры из процесса, где это возможно. В разгар пандемии COVID-19 может возникнуть соблазн рассматривать удаленные собрания как временное решение по дороге обратно в офис. Но независимо от того, являются ли ваши команды полностью распределенными, гибридными или локальными, хорошая удаленная ретроспективная стратегия может помочь организовать гладкую и продуктивную сессию, в которой все члены команды чувствуют себя в безопасности и вовлечены, а результаты, которые они получают, возможно, даже более ценны, чем если бы они встречались лично.