Soluciones remotas para retrospectivas ágiles efectivas

Durante las retrospectivas, los equipos ágiles se reúnen para examinar de manera cooperativa su desempeño e identificar áreas de mejora en el próximo sprint. Una parte explícita del marco Scrum, las retro son sin duda útiles, pero pueden ser incómodas para los equipos: las personas no siempre disfrutan revisando el trabajo que acaban de hacer, y mucho menos evaluar ese trabajo críticamente.

El último año y medio ha exacerbado los desafíos habituales que enfrentan los líderes y facilitadores de equipos ágiles. A medida que los entornos de trabajo distribuidos se han convertido en la norma, la desconexión y la falta de seguridad psicológica han surgido como factores destacados que pueden impedir el éxito de las retrospectivas.

Saber cuándo y cómo usar ciertas funciones del software de videoconferencia puede ayudar a los facilitadores a hacer que los equipos se sientan más seguros y motivados. ¿El resultado? Retrospectivas remotas que pueden ser incluso más productivas que las realizadas en persona.

Aproveche las herramientas para dar forma a su agenda

Incluso cuando se realizan en persona, las retro que siguen una fórmula de reunión única y abordan solo lo que salió bien o mal en el sprint pueden hacer que las personas se desconecten mentalmente. La naturaleza rutinaria de las sesiones hace que sea más probable que los participantes las vean como una tarea y luchen por mantenerse comprometidos. Una agenda bien planificada y lo suficientemente flexible como para personalizarse para retros individuales fomentará el compromiso y la colaboración en equipo.

Comience un retro remoto al permitir un poco más de tiempo para que las personas conversen que lo que daría para una reunión en persona. Su retrospectiva remota se lleva a cabo al final de un sprint intenso, y los equipos híbridos y remotos no habrán compartido las mismas interacciones casuales entre sí que aquellos que se encuentran en una oficina. (Además, los problemas técnicos a veces son inevitables, por lo que estos pocos minutos pueden ser un amortiguador útil en caso de que surja alguno).

Para maximizar el compromiso, comience cada sesión con una nueva actividad virtual de creación de equipos. Esto evita que las retrospectivas se conviertan en fórmulas o predecibles. Un lugar de reunión digital hace que las actividades para romper el hielo sean particularmente fáciles, ya sea a través de juegos multijugador en línea o una simple pantalla compartida.

El minimalismo de un formato retro típico (lo que funcionó, lo que no funcionó, lo que podría mejorarse la próxima vez) permite a los facilitadores mucho espacio para la creatividad al adaptar la estructura simple a una variedad de actividades en línea. Por ejemplo, Parabol, una empresa que proporciona software para equipos distribuidos, recomienda un juego de Agile Battleships para demostrar el valor de ajustar la estrategia en respuesta a comentarios tempranos y frecuentes.

Cuando comience la agenda retro principal, elija entre herramientas de colaboración interactivas como Miro o Mural que permiten a los participantes escribir en notas adhesivas virtuales y participar en actividades prácticas. He tenido éxito con una matriz de aprendizaje simple: coloque una cuadrícula con cuatro cuadrantes: en la parte superior izquierda, un pulgar hacia arriba para las cosas que salieron bien, en la parte superior derecha, un pulgar hacia abajo para las cosas que no salieron bien, en la parte inferior dejó una bombilla para las nuevas ideas y, en la parte inferior derecha, un trofeo de reconocimiento, y luego deje que el equipo lo llene con notas adhesivas. El entrenador Agile con base en los Países Bajos, Ben Linders, tiene una útil caja de herramientas de ideas si necesita más inspiración.

Evite el juego de la culpa

Durante las retro, los miembros del equipo pueden sentirse vulnerables y expuestos, así que cree un espacio de seguridad psicológica. Ya sea remota o no, la retrospectiva debe ser un lugar donde nadie sienta que será castigado o humillado por errores, preguntas u opiniones.

Familiarícese con el modelo de Tuckman, particularmente cuando guíe equipos distribuidos recién formados. En la etapa inicial de “formación”, su equipo aún está generando confianza y aprendiendo a manejar los conflictos. Su trabajo como Scrum Master es ayudarlos a superar la frustración o la ira que pueden surgir durante la segunda etapa, la "tormenta", alejándolos de las discusiones o la tentación de culpar a otros por los contratiempos. En su papel como líder-servidor, usted quiere desarrollar su confianza en sus propias habilidades y las de sus compañeros de equipo, llevándolos a la etapa de "desempeño", cuando se pueden delegar más tareas y pueden trabajar juntos de manera efectiva con poca dirección.

Después de un sprint particularmente difícil, tal vez uno en el que no se cumplió el objetivo del sprint, las tensiones pueden aumentar. Con miembros del equipo en entornos dispares, la naturaleza desconectada del trabajo remoto puede hacer que sea especialmente fácil comenzar a señalar con el dedo, pero tiene herramientas a su disposición para evitarlo.

Una cosa simple que puede hacer es recordarle a su equipo la directiva principal de las retrospectivas de sprint de Norm Kerth: "Independientemente de lo que descubramos, entendemos y realmente creemos que todos hicieron el mejor trabajo que pudieron, dado lo que sabían en ese momento, sus habilidades y habilidades, los recursos disponibles y la situación actual”. Envíe esta declaración en un correo electrónico antes de la retro, téngala en una diapositiva o léala en voz alta al principio de cada reunión para reforzar que la retro es un espacio seguro para analizar y aprender del trabajo reciente. Lograr que la gente adopte la mentalidad de la directiva principal requiere práctica y repetición, pero valdrá la pena.

Para establecer un tono positivo, pregunte a cada miembro en qué disfrutó trabajar y pídales que publiquen notas adhesivas en una pizarra digital. Más tarde, cuando el equipo se haya asentado en la sesión, pivote y pregunte sobre los aspectos que no funcionaron. Como Scrum Master, este es un momento en el que primero caigo sobre mi propia espada y expreso algo que desearía haber hecho mejor. Si lo hace, alivia la tensión y hace que sea más seguro para los demás hacer lo mismo sin culpa.

Además, esto es clave: no grabar la sesión. Linders recomienda asesorar a los miembros del equipo sobre la regla de Las Vegas: lo que sucede en la retrospectiva se queda en la retrospectiva. Grabar la sesión puede hacer que los participantes se preocupen de que personas ajenas puedan tener visibilidad de los procedimientos de la reunión. Tomar notas meticulosas podría tener el mismo efecto, en caso de que los miembros del equipo se preocupen por quién puede tener acceso a ellas. El propósito de un retro es pensar en una o dos cosas para arreglar en el próximo sprint. Por lo tanto, lo único que debe anotarse y conservarse deben ser esas ideas o soluciones.

Sea flexible con el uso de la cámara

La fatiga del zoom se ha convertido en un efecto secundario frecuente de la era COVID-19. Los investigadores de la Universidad de Stanford han detallado cuatro razones por las que los chats de video son física y mentalmente agotadores:

• Excesivo contacto visual de cerca
• Visualización persistente de uno mismo en la pantalla
• movilidad reducida
• Aumento de la carga cognitiva

Mitigar este agotamiento durante retros dando opciones a los miembros de su equipo cuando se trata de cómo utilizar el tiempo frente a la cámara. Tenga en cuenta que todas las reuniones se han trasladado a virtuales, no solo sus reuniones retro. Esperar un rendimiento óptimo frente a la cámara durante horas al día en múltiples tareas puede aumentar la presión y generar resentimiento. Deje que cada miembro del equipo decida el nivel de interacción con el que se sienta cómodo. Si las personas no tienen ganas de estar frente a la cámara durante la reunión, no fuerce el asunto. Permítales apagar su cámara hasta que sea su turno de hablar.

Alternativamente, puede aconsejar a los participantes que saquen sus videos de la pantalla completa, apaguen su ventana de vista propia o se alejen físicamente de la pantalla periódicamente y solo escuchen. Incluso entonces, es posible que todavía no quieran estar frente a la cámara cuando hablan.

Recuerde, el propósito de una retrospectiva es mejorar el desempeño del equipo, no obligar a todos a seguir un formato rígido pero arbitrario. Un poco de flexibilidad destinada a aumentar la comodidad de todos puede crear un entorno en el que los miembros del equipo estén más comprometidos y sean más productivos.

Usar salas para grupos pequeños

Cuando se ejecuta una retro en una sala física, es difícil (si no imposible) brindar tiempo lejos de todo el grupo. Es igualmente desafiante dar cuenta de las diversas personalidades entre los miembros del grupo. Sin embargo, en línea, las salas de reuniones y los chats privados (Zoom, Webex y otros los tienen) son una de las herramientas más sólidas de Scrum Master para fomentar la discusión en unidades más pequeñas.

Las salas de reuniones son robustas y relativamente fáciles de configurar, pero para usarlas de manera efectiva, debe tener una buena idea de quiénes son los introvertidos y cómo mezclar y combinar a los miembros del equipo. Los introvertidos a menudo se sienten vulnerables al compartir sus opiniones, lo que puede ser una barrera para crear un intercambio significativo. Divida al equipo en grupos de dos personas y pídales que discutan el sprint fuera del contexto de un grupo más grande. En este entorno, los miembros tímidos del equipo hablarán más libremente. Luego, invite a una persona de cada grupo a presentar sus pensamientos al equipo. Como alternativa, pueden compartir los resultados de su discusión con usted en privado y usted puede mostrar los resultados en la pantalla, de forma anónima, si se justifica.

Como Scrum Master, siempre debe esforzarse por lograr una participación total. Un miembro del equipo particularmente sociable puede dominar, involuntariamente o no, una reunión de grupo. Las salas de reuniones, las funciones de chat y los comentarios anónimos o las anotaciones en pantalla pueden garantizar que se escuche la voz de todos. A medida que el equipo continúe trabajando en conjunto, la confianza crecerá y podrá realizar estas sesiones como un gran grupo.

Convierta el control remoto a su favor

Los enfoques tradicionales de Scrum se concibieron en un momento en que el software de videoconferencia no era tecnológicamente factible y ciertamente no en el uso común que vemos hoy. La incorporación de esta tecnología en sus retrospectivas requerirá innovación y experimentación; algunos métodos funcionarán mejor para su equipo que otros. Aquí, la transparencia es clave, así que informe a su equipo que está probando nuevas formas de mantener la colaboración interesante y generar confianza.

El desarrollo en un cronograma de sprint ajustado es una hazaña inherentemente estresante, y parte de cuán efectivo es usted como facilitador del equipo depende de qué tan bien pueda eliminar los factores estresantes del proceso cuando sea posible. En medio de la pandemia de COVID-19, puede ser tentador ver las reuniones remotas como una solución temporal en el camino de regreso a la oficina. Pero ya sea que sus equipos estén completamente distribuidos, híbridos o en el sitio, una buena estrategia de retrospectiva remota puede ayudar a crear una sesión fluida y productiva donde todos los miembros del equipo se sientan seguros y comprometidos, y los resultados que producen son quizás incluso más valiosos que si se reunían en persona.