โซลูชันระยะไกลสำหรับการย้อนเวลาแบบ Agile อย่างมีประสิทธิภาพ

ในระหว่างการย้อนหลัง ทีม Agile จะมารวมตัวกันเพื่อตรวจสอบประสิทธิภาพของพวกเขาอย่างร่วมมือกันและระบุด้านที่ควรปรับปรุงในการวิ่งครั้งต่อไป ส่วนที่ชัดเจนของเฟรมเวิร์ก Scrum การย้อนยุคนั้นมีประโยชน์อย่างไม่ต้องสงสัย แต่อาจไม่สะดวกสำหรับทีม: ผู้คนมักไม่ค่อยสนุกกับการทบทวนงานที่พวกเขาเพิ่งทำไป นับประสาการประเมินงานนั้นอย่างมีวิจารณญาณ

หนึ่งปีครึ่งที่ผ่านมาได้ทำให้ความท้าทายเดิมๆ ที่หัวหน้าทีม Agile และผู้อำนวยความสะดวกต้องเผชิญยิ่งเลวร้ายลง เนื่องจากสภาพแวดล้อมการทำงานแบบกระจายกลายเป็นบรรทัดฐาน การไม่มีส่วนร่วมและการขาดความปลอดภัยทางจิตใจจึงเป็นปัจจัยสำคัญที่สามารถขัดขวางความสำเร็จของการหวนกลับ

การรู้ว่าควรใช้คุณลักษณะบางอย่างของซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอเมื่อใดและอย่างไรสามารถช่วยอำนวยความสะดวกให้ทีมรู้สึกปลอดภัยและมีแรงจูงใจมากขึ้น ผลลัพธ์? ย้อนหลังระยะไกลที่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากกว่าที่ดำเนินการด้วยตนเอง

ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเพื่อกำหนดวาระของคุณ

แม้แต่เมื่อดำเนินการด้วยตนเอง การย้อนหลังที่เป็นไปตามสูตรการประชุมเดียวและกล่าวถึงสิ่งที่ทำได้ดีหรือไม่ดีในการวิ่งอาจทำให้ผู้คนตรวจสอบจิตใจได้ ลักษณะประจำของเซสชันทำให้มีแนวโน้มมากขึ้นที่ผู้เข้าร่วมจะมองว่าพวกเขาเป็นงานที่น่าเบื่อและพยายามดิ้นรนเพื่อมีส่วนร่วม วาระการประชุมที่มีการวางแผนมาอย่างดีและยืดหยุ่นพอที่จะปรับแต่งให้เข้ากับเหตุการณ์ย้อนหลังแต่ละรายการจะส่งเสริมการมีส่วนร่วมและการทำงานร่วมกันในทีม

เริ่มต้นย้อนยุคทางไกลโดยให้เวลาคนอื่นในการแชทมากกว่าที่คุณจะทำสำหรับการประชุมแบบตัวต่อตัว การหวนกลับทางไกลของคุณจะเกิดขึ้นเมื่อสิ้นสุดการวิ่งที่เข้มข้น และทีมไฮบริดและทีมระยะไกลจะไม่ได้แบ่งปันปฏิสัมพันธ์แบบไม่เป็นทางการกับกันและกันเหมือนกับผู้ที่อยู่ในสำนักงาน (นอกจากนี้ บางครั้งปัญหาทางเทคนิคก็หลีกเลี่ยงไม่ได้ ดังนั้นไม่กี่นาทีเหล่านี้อาจเป็นบัฟเฟอร์ที่มีประโยชน์ในกรณีที่ควรเกิดขึ้น)

เพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วมให้สูงสุด เริ่มแต่ละเซสชันด้วยกิจกรรมการสร้างทีมเสมือนจริงใหม่ สิ่งนี้ทำให้การหวนกลับกลายเป็นสูตรหรือคาดเดาได้ สถานที่จัดประชุมแบบดิจิทัลทำให้กิจกรรมพิเศษต่างๆ เป็นเรื่องง่าย ไม่ว่าจะผ่านเกมออนไลน์แบบผู้เล่นหลายคนหรือหน้าจอที่ใช้ร่วมกันแบบธรรมดา

ความเรียบง่ายของรูปแบบย้อนยุคทั่วไป—สิ่งที่ใช้ได้ผล สิ่งที่ไม่ได้ผล สิ่งที่สามารถปรับปรุงได้ในครั้งต่อไป—ช่วยให้ผู้อำนวยความสะดวกมีพื้นที่มากมายสำหรับการสร้างสรรค์ในการปรับโครงสร้างที่เรียบง่ายให้เข้ากับอาร์เรย์ของกิจกรรมออนไลน์ ตัวอย่างเช่น Parabol บริษัทที่ให้บริการซอฟต์แวร์สำหรับทีมแบบกระจาย แนะนำเกม Agile Battleships เพื่อแสดงให้เห็นถึงคุณค่าของการปรับกลยุทธ์เพื่อตอบสนองต่อข้อเสนอแนะในช่วงต้นและบ่อยครั้ง

เมื่อคุณเริ่มวาระสำคัญย้อนยุค ให้เลือกเครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบโต้ตอบ เช่น Miro หรือ Mural ที่อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมเขียนบันทึกย่อเสมือนและมีส่วนร่วมในกิจกรรมภาคปฏิบัติ ฉันประสบความสำเร็จด้วยเมทริกซ์การเรียนรู้แบบง่ายๆ: วางตารางที่มีสี่จตุภาค—ที่ด้านบนซ้าย ยกนิ้วให้สำหรับสิ่งที่เป็นไปด้วยดี ที่มุมบนขวา ยกนิ้วโป้งสำหรับสิ่งที่ไม่ดี ด้านล่าง ทิ้งหลอดไฟไว้สำหรับแนวคิดใหม่ๆ และที่ด้านขวาล่างมีถ้วยรางวัลแสดงความขอบคุณ จากนั้นให้ทีมกรอกด้วยกระดาษโน้ต Ben Linders โค้ช Agile จากเนเธอร์แลนด์มีกล่องเครื่องมือสำหรับแนวคิดที่เป็นประโยชน์หากคุณต้องการแรงบันดาลใจเพิ่มเติม

หลีกเลี่ยงเกมตำหนิ

ในช่วงย้อนหลัง สมาชิกในทีมอาจรู้สึกอ่อนแอและเปิดเผย ดังนั้นควรสร้างพื้นที่ปลอดภัยทางจิตใจ ไม่ว่าจะอยู่ห่างไกลหรือไม่ก็ตาม การหวนกลับควรเป็นสถานที่ที่ไม่มีใครรู้สึกราวกับว่าพวกเขาจะถูกลงโทษหรืออับอายสำหรับข้อผิดพลาด คำถาม หรือความคิดเห็น

ทำความคุ้นเคยกับโมเดล Tuckman โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อแนะนำทีมที่จัดตั้งขึ้นใหม่แบบกระจาย ในช่วงเริ่มต้นของ "การก่อตัว" ทีมของคุณยังคงสร้างความไว้วางใจและเรียนรู้ที่จะจัดการกับความขัดแย้ง งานของคุณในฐานะ Scrum Master คือการช่วยนำพวกเขาผ่านความคับข้องใจหรือความโกรธที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างขั้นตอนที่สอง "การระดมกำลัง" ขับไล่พวกเขาให้พ้นจากการทะเลาะวิวาทหรือการล่อลวงที่จะตำหนิผู้อื่นสำหรับความพ่ายแพ้ ในบทบาทของคุณในฐานะผู้นำคนรับใช้ คุณต้องการสร้างความมั่นใจในความสามารถของตนเองและของเพื่อนร่วมทีม นำพวกเขาเข้าสู่ขั้นตอน "ประสิทธิภาพ"—เมื่อสามารถมอบหมายงานได้มากขึ้น และสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยมีทิศทางเพียงเล็กน้อย

การติดตามการวิ่งที่พยายามเป็นพิเศษ—บางทีอาจไม่บรรลุเป้าหมายการวิ่ง—ความตึงเครียดอาจพุ่งสูง ด้วยสมาชิกในทีมในการตั้งค่าที่แตกต่างกัน ลักษณะการทำงานทางไกลที่ถูกตัดการเชื่อมต่อสามารถทำให้เริ่มใช้นิ้วชี้ได้ง่ายเป็นพิเศษ แต่คุณมีเครื่องมือพร้อมใช้เพื่อป้องกันสิ่งนี้

สิ่งง่ายๆ อย่างหนึ่งที่คุณสามารถทำได้คือเตือนทีมของคุณให้นึกถึงคำสั่งสำคัญของการย้อนเวลาของการวิ่งเร็วของ Norm Kerth: “ไม่ว่าเราจะค้นพบอะไร เราเข้าใจและเชื่ออย่างแท้จริงว่าทุกคนทำดีที่สุดแล้ว ด้วยทักษะที่พวกเขารู้ในขณะนั้น และความสามารถ ทรัพยากรที่มีอยู่ และสถานการณ์ที่อยู่ในมือ” ส่งคำชี้แจงนี้ในอีเมลก่อนการย้อนยุค จัดเป็นสไลด์ หรืออ่านออกเสียงที่ด้านบนสุดของการประชุมแต่ละครั้งเพื่อตอกย้ำว่าข้อความย้อนยุคเป็นพื้นที่ปลอดภัยในการวิเคราะห์และเรียนรู้จากงานล่าสุด การทำให้ผู้คนรับเอาความคิดของคำสั่งหลักนั้นต้องอาศัยการฝึกฝนและการทำซ้ำ แต่มันจะคุ้มกับผลตอบแทน

เพื่อสร้างน้ำเสียงในเชิงบวก ให้ถามสมาชิกแต่ละคนว่าพวกเขาชอบทำอะไรและให้พวกเขาโพสต์โน้ตบนกระดานดิจิทัล ต่อมาเมื่อทีมงานเข้าสู่เซสชั่นแล้ว ให้หมุนและถามถึงด้านที่ไม่ได้ผล ในฐานะ Scrum Master นี่เป็นช่วงเวลาที่ฉันล้มลงบนดาบของตัวเองก่อนและพูดในสิ่งที่ฉันหวังว่าฉันจะทำได้ดีกว่านี้ การทำเช่นนี้ช่วยคลายความตึงเครียดและทำให้ผู้อื่นปลอดภัยยิ่งขึ้นที่จะทำแบบเดียวกันโดยปราศจากการตำหนิ

นี่คือกุญแจสำคัญ: อย่าบันทึกเซสชัน ลินเดอร์สแนะนำให้สมาชิกในทีมให้คำปรึกษาเกี่ยวกับกฎของลาสเวกัส: สิ่งที่เกิดขึ้นในการหวนกลับยังคงอยู่ในย้อนหลัง การบันทึกเซสชันอาจทำให้ผู้เข้าร่วมกังวลว่าบุคคลภายนอกอาจมองเห็นการดำเนินการของการประชุมได้ การจดบันทึกอย่างพิถีพิถันอาจมีผลเช่นเดียวกัน หากสมาชิกในทีมกังวลว่าใครจะมีสิทธิ์เข้าถึงพวกเขา จุดประสงค์ของเรโทรคือการคิดสิ่งหนึ่งหรือสองอย่างที่จะแก้ไขในการวิ่งครั้งต่อไป ดังนั้นสิ่งเดียวที่เขียนและเก็บไว้ควรเป็นแนวคิดหรือแนวทางแก้ไขเหล่านั้น

มีความยืดหยุ่นในการใช้กล้อง

ความเมื่อยล้าจากการซูมได้กลายเป็นผลข้างเคียงที่แพร่หลายสำหรับยุค COVID-19 นักวิจัยของมหาวิทยาลัยสแตนฟอร์ดได้ให้รายละเอียดเหตุผลสี่ประการว่าทำไมการแชทผ่านวิดีโอจึงทำให้ร่างกายและจิตใจเหนื่อยล้า:

• การสบตาอย่างใกล้ชิดมากเกินไป
• การดูตัวเองบนหน้าจออย่างต่อเนื่อง
• ความคล่องตัวลดลง
• เพิ่มภาระทางปัญญา

บรรเทาความอ่อนล้านี้ในช่วงย้อนยุคโดยให้สมาชิกในทีมมีทางเลือกในการใช้เวลากับกล้องอย่างไร โปรดทราบว่าการประชุมทั้งหมดได้ย้ายไปสู่ระบบเสมือนจริง ไม่ใช่แค่การย้อนยุคของคุณ การคาดหวังประสิทธิภาพสูงสุดในกล้องเป็นเวลาหลายชั่วโมงต่อวันในการทำงานหลายๆ อย่าง สามารถเพิ่มแรงกดดันและนำไปสู่ความขุ่นเคืองได้ ให้สมาชิกในทีมแต่ละคนกำหนดระดับการโต้ตอบที่พวกเขาสบายใจ หากผู้คนไม่รู้สึกอยากอยู่หน้ากล้องระหว่างการประชุม ก็อย่าบังคับปัญหา ปล่อยให้พวกเขาปิดกล้องจนกว่าจะถึงเวลาพูด

อีกทางหนึ่ง คุณอาจแนะนำให้ผู้เข้าร่วมถอดวิดีโอออกจากโหมดเต็มหน้าจอ ปิดหน้าต่างดูตัวเอง หรือหมุนตัวออกจากหน้าจอเป็นระยะๆ แล้วฟังเฉยๆ ถึงตอนนั้น พวกเขายังอาจไม่อยากอยู่หน้ากล้องขณะพูด

โปรดจำไว้ว่า วัตถุประสงค์ของการหวนกลับคือเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของทีม ไม่ใช่เพื่อให้ทุกคนอยู่ในรูปแบบที่เข้มงวดแต่ตามอำเภอใจ ความยืดหยุ่นเพียงเล็กน้อยที่มุ่งเพิ่มความสะดวกสบายของทุกคนสามารถสร้างสภาพแวดล้อมที่สมาชิกในทีมมีส่วนร่วมและมีประสิทธิผลมากขึ้น

ใช้ห้องกลุ่มย่อย

เมื่อวิ่งย้อนยุคในห้องทางกายภาพเป็นเรื่องยาก (ถ้าไม่ใช่เป็นไปไม่ได้) ที่จะให้เวลากับทั้งกลุ่ม เป็นเรื่องที่ท้าทายไม่แพ้กันที่จะคำนึงถึงบุคลิกที่หลากหลายของสมาชิกในกลุ่ม อย่างไรก็ตาม ทางออนไลน์ ห้องกลุ่มย่อยและการแชทส่วนตัว—Zoom, Webex และอื่นๆ ล้วนมี—เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่แข็งแกร่งที่สุดของ Scrum Master ในการส่งเสริมการสนทนาในหน่วยขนาดเล็ก

ห้องกลุ่มย่อยนั้นแข็งแกร่งและติดตั้งง่าย แต่เพื่อให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้องมีความรู้สึกดีๆ ว่าใครเป็นคนเก็บตัวและจะผสมผสานและจับคู่สมาชิกในทีมได้อย่างไร คนเก็บตัวมักรู้สึกอ่อนแอต่อการแสดงความคิดเห็น ซึ่งอาจเป็นอุปสรรคต่อการสร้างการแลกเปลี่ยนที่มีความหมาย แบ่งทีมออกเป็นพ็อดสองคนและให้พวกเขาหารือเกี่ยวกับการวิ่งนอกบริบทของกลุ่มใหญ่ ในสภาพแวดล้อมนี้ สมาชิกในทีมขี้อายจะพูดได้อย่างอิสระมากขึ้น หลังจากนั้นเชิญบุคคลหนึ่งคนจากแต่ละพ็อดเพื่อนำเสนอความคิดต่อทีม อีกทางหนึ่ง พวกเขาสามารถแชร์ผลลัพธ์ของการสนทนากับคุณแบบส่วนตัว และคุณสามารถแสดงผลบนหน้าจอได้ โดยไม่ระบุชื่อ หากจำเป็น

ในฐานะ Scrum Master คุณควรพยายามมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่ สมาชิกในทีมที่เข้าสังคมโดยเฉพาะอย่างยิ่งสามารถครอบงำการประชุมกลุ่มได้ไม่ว่าจะโดยไม่ได้ตั้งใจหรืออย่างอื่น ห้องกลุ่มย่อย ฟังก์ชันการแชท และการแสดงความคิดเห็นแบบไม่เปิดเผยตัวตนหรือคำอธิบายประกอบบนหน้าจอช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะได้ยินเสียงของทุกคน ในขณะที่ทีมยังคงทำงานร่วมกัน ความไว้วางใจจะเพิ่มขึ้น และคุณจะสามารถจัดเซสชันเหล่านี้เป็นกลุ่มใหญ่กลุ่มเดียวได้

เปลี่ยนรีโมทให้เป็นประโยชน์

วิธีการ Scrum แบบดั้งเดิมเกิดขึ้นในช่วงเวลาที่ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอไม่มีความเป็นไปได้ทางเทคโนโลยี และแน่นอนว่าไม่ใช่ในการใช้งานทั่วไปที่เราเห็นในปัจจุบัน การผสมผสานเทคโนโลยีนี้เข้ากับการหวนกลับของคุณจะต้องใช้นวัตกรรมและการทดลอง—วิธีการบางอย่างจะทำงานได้ดีสำหรับทีมของคุณมากกว่าวิธีอื่นๆ ความโปร่งใสคือกุญแจสำคัญ ดังนั้นให้ทีมของคุณรู้ว่าคุณกำลังลองใช้วิธีใหม่ๆ ในการทำให้การทำงานร่วมกันน่าสนใจและสร้างความไว้วางใจ

การพัฒนาในตารางการวิ่งที่เร่งรีบเป็นความสำเร็จที่กดดันโดยเนื้อแท้ และส่วนหนึ่งของประสิทธิภาพของคุณในฐานะผู้อำนวยความสะดวกในทีมขึ้นอยู่กับว่าคุณสามารถขจัดความเครียดออกจากกระบวนการได้ดีเพียงใด ท่ามกลางการระบาดของไวรัสโควิด-19 เราอาจมองว่าการประชุมทางไกลเป็นวิธีการแก้ปัญหาชั่วคราวระหว่างเดินทางกลับสำนักงาน ไม่ว่าทีมของคุณจะมีการกระจายอย่างเต็มที่ แบบผสม หรือในสถานที่จริง กลยุทธ์ย้อนหลังที่ดีสามารถช่วยสร้างเซสชั่นที่ราบรื่นและมีประสิทธิผล ซึ่งสมาชิกในทีมทุกคนรู้สึกปลอดภัยและมีส่วนร่วม และผลลัพธ์ที่พวกเขาได้รับอาจมีค่ามากกว่าที่พวกเขาทำ ได้พบปะกันแบบตัวต่อตัว