Remote-Lösungen für effektive agile Retrospektiven

Während Retrospektiven kommen agile Teams zusammen, um gemeinsam ihre Leistung zu überprüfen und Bereiche für Verbesserungen im nächsten Sprint zu identifizieren. Als ausdrücklicher Bestandteil des Scrum-Frameworks sind Retros zweifellos nützlich, aber sie können für Teams unangenehm sein: Menschen haben nicht immer Freude daran, die Arbeit, die sie gerade erledigt haben, zu überprüfen, geschweige denn, diese Arbeit kritisch zu bewerten.

Die letzten anderthalb Jahre haben die üblichen Herausforderungen verschärft, mit denen agile Teamleiter und Moderatoren konfrontiert sind. Da verteilte Arbeitsumgebungen zur Norm geworden sind, haben sich Demotivation und mangelnde psychologische Sicherheit als herausragende Faktoren herausgestellt, die den Erfolg von Retrospektiven behindern können.

Zu wissen, wann und wie bestimmte Funktionen von Videokonferenzsoftware verwendet werden, kann Moderatoren dabei helfen, Teams sicherer und motivierter zu machen. Das Ergebnis? Remote-Retrospektiven, die noch produktiver sein können als persönliche.

Nutzen Sie Tools, um Ihre Agenda zu gestalten

Selbst wenn sie persönlich durchgeführt werden, können Retros, die einer einzigen Meeting-Formel folgen und nur das ansprechen, was im Sprint gut oder schlecht gelaufen ist, dazu führen, dass die Leute mental nachsehen. Der routinemäßige Charakter der Sitzungen macht es wahrscheinlicher, dass die Teilnehmer sie als lästige Pflicht ansehen und Schwierigkeiten haben, engagiert zu bleiben. Eine Agenda, die sowohl gut geplant als auch flexibel genug ist, um an individuelle Retros angepasst zu werden, fördert das Engagement und die Zusammenarbeit im Team.

Beginnen Sie eine Remote-Retro, indem Sie den Leuten etwas mehr Zeit zum Chatten geben als für ein persönliches Treffen. Ihre Remote-Retrospektive findet am Ende eines intensiven Sprints statt, und Hybrid- und Remote-Teams haben nicht die gleichen lockeren Interaktionen miteinander geteilt wie diejenigen, die in einem Büro sitzen. (Außerdem sind technische Probleme manchmal unvermeidlich, daher können diese wenigen Minuten ein nützlicher Puffer sein, falls es doch einmal vorkommen sollte.)

Um das Engagement zu maximieren, beginnen Sie jede Sitzung mit einer neuen virtuellen Teambuilding-Aktivität. Dies verhindert, dass Retrospektiven formelhaft oder vorhersehbar werden. Ein digitaler Veranstaltungsort macht eisbrechende Aktivitäten besonders einfach, sei es durch Online-Multiplayer-Spiele oder einen einfachen gemeinsam genutzten Bildschirm.

Der Minimalismus eines typischen Retro-Formats – was funktionierte, was nicht funktionierte, was beim nächsten Mal verbessert werden könnte – lässt Moderatoren viel Raum für Kreativität bei der Anpassung der einfachen Struktur an eine Reihe von Online-Aktivitäten. Beispielsweise empfiehlt Parabol, ein Unternehmen, das Software für verteilte Teams anbietet, ein Spiel Agile Battleships, um den Wert der Anpassung der Strategie als Reaktion auf frühes und häufiges Feedback zu demonstrieren.

Wenn Sie mit der Haupt-Retro-Agenda beginnen, wählen Sie aus interaktiven Tools für die Zusammenarbeit wie Miro oder Mural, die es den Teilnehmern ermöglichen, auf virtuelle Haftnotizen zu schreiben und sich an praktischen Aktivitäten zu beteiligen. Ich habe mit einer einfachen Lernmatrix Erfolg gehabt: Stelle ein Raster mit vier Quadranten auf – oben links ein Daumen nach oben für Dinge, die gut gelaufen sind, oben rechts ein Daumen nach unten für Dinge, die nicht gut gelaufen sind, unten hinterließ eine Glühbirne für neue Ideen und unten rechts eine Trophäe für Anerkennung – und ließ sie dann vom Team mit Haftnotizen ausfüllen. Der in den Niederlanden ansässige Agile-Coach Ben Linders hat eine nützliche Toolbox mit Ideen, wenn Sie weitere Inspiration benötigen.

Vermeiden Sie das Schuldspiel

Während Retros können sich Teammitglieder verletzlich und exponiert fühlen, schaffen Sie also einen Raum der psychologischen Sicherheit. Ob entfernt oder nicht, die Retrospektive sollte ein Ort sein, an dem niemand das Gefühl hat, für Fehler, Fragen oder Meinungen bestraft oder gedemütigt zu werden.

Machen Sie sich mit dem Tuckman-Modell vertraut, insbesondere bei der Führung neu gebildeter verteilter Teams. In der frühen Phase des „Forming“ baut Ihr Team noch Vertrauen auf und lernt, mit Konflikten umzugehen. Ihre Aufgabe als Scrum Master ist es, sie durch die Frustration oder Wut zu führen, die während der zweiten Phase, dem „Stürmen“, einsetzen kann, und sie von Streitigkeiten oder der Versuchung abzuhalten, andere für Rückschläge verantwortlich zu machen. In Ihrer Rolle als dienende Führungskraft möchten Sie ihr Vertrauen in ihre eigenen Fähigkeiten und die ihrer Teamkollegen aufbauen und sie in die „Leistungsphase“ bringen – wenn mehr Aufgaben delegiert werden können und sie mit wenig Anleitung effektiv zusammenarbeiten können.

Nach einem besonders anstrengenden Sprint – vielleicht einem, bei dem das Sprintziel nicht erreicht wurde – können die Spannungen hoch sein. Bei Teammitgliedern in unterschiedlichen Umgebungen kann es die getrennte Natur der Fernarbeit besonders leicht machen, mit dem Finger auf andere zu zeigen, aber Ihnen stehen Tools zur Verfügung, um dies zu verhindern.

Eine einfache Sache, die Sie tun können, ist, Ihr Team an Norm Kerths Hauptrichtlinie für Sprint-Retrospektiven zu erinnern: „Unabhängig von dem, was wir entdecken, verstehen wir und glauben fest daran, dass jeder seinen Job so gut gemacht hat, wie er zu diesem Zeitpunkt wusste, seine Fähigkeiten und Fähigkeiten, die verfügbaren Ressourcen und die jeweilige Situation.“ Senden Sie diese Erklärung vor der Retro per E-Mail, halten Sie sie auf einer Folie oder lesen Sie sie am Anfang jedes Meetings laut vor, um zu bekräftigen, dass die Retro ein sicherer Ort ist, um aktuelle Arbeiten zu analysieren und daraus zu lernen. Menschen dazu zu bringen, die Denkweise der obersten Direktive anzunehmen, erfordert Übung und Wiederholung, aber es wird sich lohnen.

Um einen positiven Ton anzugeben, fragen Sie jedes Mitglied, woran es gerne gearbeitet hat, und lassen Sie es Haftnotizen auf einer digitalen Tafel anbringen. Später, wenn sich das Team in die Sitzung eingewöhnt hat, drehen Sie sich um und fragen Sie nach den Aspekten, die nicht funktioniert haben. Als Scrum Master falle ich zuerst in mein eigenes Schwert und spreche etwas aus, von dem ich wünschte, ich hätte es besser gemacht. Dies entschärft Spannungen und macht es für andere sicherer, dasselbe ohne Schuldzuweisungen zu tun.

Auch das ist der Schlüssel: Zeichnen Sie die Sitzung nicht auf. Linders empfiehlt den Teammitgliedern, auf die Las-Vegas-Regel hinzuweisen: Was in der Retrospektive passiert, bleibt in der Retrospektive. Das Aufzeichnen der Sitzung kann dazu führen, dass die Teilnehmer befürchten, dass Außenstehende Einblick in den Ablauf des Meetings haben könnten. Das Anfertigen akribischer Notizen könnte den gleichen Effekt haben, sollten sich Teammitglieder Sorgen darüber machen, wer Zugriff darauf haben könnte. Der Zweck einer Retro ist es, sich ein oder zwei Dinge auszudenken, die im nächsten Sprint behoben werden müssen. Also sollten nur diese Ideen oder Lösungen aufgeschrieben und aufbewahrt werden.

Seien Sie flexibel bei der Verwendung der Kamera

Zoom-Müdigkeit ist in der COVID-19-Ära zu einer weit verbreiteten Nebenwirkung geworden. Forscher der Stanford University haben vier Gründe aufgeführt, warum Video-Chats körperlich und geistig anstrengend sind:

• Übermäßiger Augenkontakt aus nächster Nähe
• Beharrliches Betrachten von sich selbst auf dem Bildschirm
• eingeschränkte Mobilität
• Erhöhte kognitive Belastung

Mildern Sie diese Erschöpfung während Retros, indem Sie Ihren Teammitgliedern Optionen geben, wie Sie die Zeit vor der Kamera nutzen. Denken Sie daran, dass alle Besprechungen ins Virtuelle verschoben wurden, nicht nur Ihre Retros. Die Erwartung einer optimalen Leistung vor der Kamera für Stunden am Tag bei mehreren Aufgaben kann den Druck erhöhen und zu Ressentiments führen. Lassen Sie jedes Teammitglied entscheiden, mit welcher Interaktionsebene es sich wohl fühlt. Wenn die Leute für die Dauer des Meetings keine Lust haben, vor der Kamera zu stehen, erzwingen Sie das Problem nicht. Lassen Sie sie ihre Kamera ausschalten, bis sie mit dem Sprechen an der Reihe sind.

Alternativ könnten Sie den Teilnehmern raten, ihre Videos aus dem Vollbildmodus zu nehmen, ihr Selbstansichtsfenster auszuschalten oder sich regelmäßig vom Bildschirm wegzubewegen und einfach zuzuhören. Selbst dann möchten sie möglicherweise immer noch nicht vor der Kamera sein, wenn sie sprechen.

Denken Sie daran, dass der Zweck einer Retrospektive darin besteht, die Leistung des Teams zu verbessern, und nicht, alle an ein starres, aber willkürliches Format zu binden. Ein wenig Flexibilität, die darauf abzielt, den Komfort aller zu erhöhen, kann eine Umgebung schaffen, in der die Teammitglieder engagierter und produktiver sind.

Verwenden Sie Breakout-Räume

Wenn Sie eine Retro in einem physischen Raum veranstalten, ist es schwierig (wenn nicht unmöglich), Zeit für die ganze Gruppe zu schaffen. Ebenso schwierig ist es, die unterschiedlichen Persönlichkeiten der Gruppenmitglieder zu berücksichtigen. Online jedoch sind Breakout-Räume und private Chats – Zoom, Webex und andere haben sie alle – eines der stärksten Werkzeuge eines Scrum Masters, um Diskussionen in kleineren Einheiten zu fördern.

Breakout-Räume sind robust und relativ einfach einzurichten, aber um sie effektiv zu nutzen, müssen Sie ein gutes Gespür dafür haben, wer die Introvertierten sind und wie man Teammitglieder zusammenstellt und aufeinander abstimmt. Introvertierte fühlen sich oft verletzlich, wenn sie ihre Meinung teilen, was ein Hindernis für einen sinnvollen Austausch sein kann. Teilen Sie das Team in Pods mit zwei Personen auf und lassen Sie sie den Sprint außerhalb des Kontexts einer größeren Gruppe besprechen. In dieser Umgebung werden schüchterne Teammitglieder freier sprechen. Laden Sie anschließend eine Person aus jedem Pod ein, ihre Gedanken dem Team vorzustellen. Alternativ können sie die Ergebnisse ihrer Diskussion privat mit Ihnen teilen und Sie können die Ergebnisse auf dem Bildschirm anzeigen – anonym, wenn dies gerechtfertigt ist.

Als Scrum Master sollten Sie immer nach vollständiger Teilnahme streben. Ein besonders geselliges Teammitglied kann – unbeabsichtigt oder aus anderen Gründen – ein Gruppenmeeting dominieren. Breakout-Räume, Chat-Funktionen und anonyme Kommentare oder Bildschirmanmerkungen können dafür sorgen, dass jeder gehört wird. Wenn das Team weiter zusammenarbeitet, wächst das Vertrauen und Sie können diese Sitzungen als eine große Gruppe abhalten.

Machen Sie Remote zu Ihrem Vorteil

Herkömmliche Scrum-Ansätze wurden zu einer Zeit entwickelt, als Videokonferenzsoftware technisch noch nicht machbar war und schon gar nicht in der gängigen Verwendung, die wir heute sehen. Die Integration dieser Technologie in Ihre Retrospektiven erfordert Innovation und Experimente – einige Methoden funktionieren für Ihr Team besser als andere. Transparenz ist hier der Schlüssel, also lassen Sie Ihr Team wissen, dass Sie neue Wege ausprobieren, um die Zusammenarbeit interessant zu halten und Vertrauen aufzubauen.

Die Entwicklung nach einem engen Sprintplan ist von Natur aus eine stressige Leistung, und ein Teil Ihrer Effektivität als Teammoderator hängt davon ab, wie gut Sie Stressoren nach Möglichkeit aus dem Prozess entfernen können. Inmitten der COVID-19-Pandemie kann es verlockend sein, Remote-Meetings als vorübergehende Problemumgehung auf dem Weg zurück ins Büro zu betrachten. Aber egal, ob Ihre Teams vollständig verteilt, hybrid oder vor Ort sind, eine gute Remote-Retrospektive-Strategie kann dazu beitragen, eine reibungslose und produktive Sitzung zu schaffen, in der sich alle Teammitglieder sicher und engagiert fühlen und die Ergebnisse, die sie erzielen, vielleicht sogar noch wertvoller sind, als wenn sie es wären trafen sich persönlich.