Soluções remotas para retrospectivas ágeis eficazes

Durante as retrospectivas, as equipes ágeis se reúnem para examinar cooperativamente seu desempenho e identificar áreas de melhoria no próximo sprint. Uma parte explícita da estrutura Scrum, os retros são indubitavelmente úteis, mas podem ser desconfortáveis ​​para as equipes: as pessoas nem sempre gostam de revisar o trabalho que acabaram de fazer, muito menos avaliar esse trabalho criticamente.

O último ano e meio exacerbou os desafios usuais enfrentados pelos líderes e facilitadores de equipes ágeis. À medida que os ambientes de trabalho distribuídos se tornaram a norma, o desengajamento e a falta de segurança psicológica surgiram como fatores proeminentes que podem impedir o sucesso das retrospectivas.

Saber quando e como usar determinados recursos do software de videoconferência pode ajudar os facilitadores a fazer com que as equipes se sintam mais seguras e motivadas. O resultado? Retrospectivas remotas que podem ser ainda mais produtivas do que as realizadas presencialmente.

Aproveite as ferramentas para moldar sua agenda

Mesmo quando conduzidos pessoalmente, os retros que seguem uma única fórmula de reunião e abordam apenas o que deu certo ou ruim no sprint podem fazer com que as pessoas verifiquem mentalmente. A natureza rotineira das sessões torna mais provável que os participantes as vejam como uma tarefa árdua e lutem para permanecer engajados. Uma agenda que seja bem planejada e flexível o suficiente para ser personalizada para retros individuais incentivará o engajamento e a colaboração da equipe.

Comece um retrocesso remoto, permitindo um pouco mais de tempo para as pessoas conversarem do que você faria para uma reunião pessoal. Sua retrospectiva remota ocorre no final de um sprint intenso, e as equipes híbridas e remotas não compartilharão as mesmas interações casuais entre si como aquelas que estão em um escritório. (Além disso, problemas técnicos às vezes são inevitáveis, então esses poucos minutos podem ser um buffer útil caso surja algum.)

Para maximizar o envolvimento, inicie cada sessão com uma nova atividade virtual de formação de equipe. Isso evita que as retrospectivas se tornem estereotipadas ou previsíveis. Um local de reunião digital torna as atividades de quebra-gelo particularmente fáceis, seja por meio de jogos multiplayer online ou uma simples tela compartilhada.

O minimalismo de um formato retrô típico – o que funcionou, o que não funcionou, o que pode ser melhorado da próxima vez – permite aos facilitadores muito espaço para criatividade na adaptação da estrutura simples a uma série de atividades online. Por exemplo, a Parabol, uma empresa que fornece software para equipes distribuídas, recomenda um jogo de Agile Battleships para demonstrar o valor de ajustar a estratégia em resposta ao feedback inicial e frequente.

Ao iniciar a agenda retrô principal, escolha entre as ferramentas de colaboração interativas, como Miro ou Mural, que permitem que os participantes escrevam em post-its virtuais e participem de atividades práticas. Eu tive sucesso com uma matriz de aprendizado simples: coloque uma grade com quatro quadrantes - no canto superior esquerdo um polegar para cima para as coisas que correram bem, no canto superior direito um polegar para baixo para as coisas que não correram bem, no canto inferior deixou uma lâmpada para novas ideias e no canto inferior direito um troféu para apreciação - e depois deixou a equipe preenchê-lo com notas adesivas. O coach ágil da Holanda, Ben Linders, tem uma caixa de ferramentas útil de ideias se você precisar de mais inspiração.

Evite o jogo da culpa

Durante os retros, os membros da equipe podem se sentir vulneráveis ​​e expostos, portanto, crie um espaço de segurança psicológica. Seja remota ou não, a retrospectiva deve ser um lugar onde ninguém se sinta punido ou humilhado por erros, dúvidas ou opiniões.

Familiarize-se com o modelo Tuckman, principalmente ao orientar equipes distribuídas recém-formadas. No estágio inicial de “formação”, sua equipe ainda está construindo confiança e aprendendo a lidar com conflitos. Seu trabalho como Scrum Master é ajudar a liderá-los através da frustração ou raiva que pode surgir durante o segundo estágio, “tempestade”, afastando-os de discussões ou da tentação de culpar os outros por contratempos. Em seu papel de líder servidor, você quer construir a confiança deles em suas próprias habilidades e nas de seus colegas de equipe, trazendo-os para o estágio de “execução” – quando mais tarefas podem ser delegadas e eles podem trabalhar juntos de forma eficaz com pouca direção.

Após um sprint particularmente difícil – talvez um em que o objetivo do sprint não foi alcançado – as tensões podem estar altas. Com membros da equipe em ambientes diferentes, a natureza desconectada do trabalho remoto pode tornar especialmente fácil começar a apontar o dedo, mas você tem ferramentas à sua disposição para evitar isso.

Uma coisa simples que você pode fazer é lembrar sua equipe da principal diretriz de Norm Kerth sobre retrospectivas de sprint: “Independentemente do que descobrimos, entendemos e realmente acreditamos que todos fizeram o melhor trabalho que podiam, considerando o que sabiam na e habilidades, os recursos disponíveis e a situação em questão”. Envie esta declaração em um e-mail antes do retro, coloque-a em um slide ou leia em voz alta no início de cada reunião para reforçar que o retro é um espaço seguro para analisar e aprender com o trabalho recente. Fazer com que as pessoas adotem a mentalidade da diretriz principal exige prática e repetição, mas valerá a pena os retornos.

Para definir um tom positivo, pergunte a cada membro no que eles gostaram de trabalhar e peça-lhes que postem notas adesivas em um quadro digital. Mais tarde, quando a equipe tiver se estabelecido na sessão, gire e pergunte sobre os aspectos que não funcionaram. Como o Scrum Master, este é um momento em que eu caio na minha própria espada primeiro e expresso algo que gostaria de ter feito melhor. Fazer isso acalma a tensão e torna mais seguro para os outros fazerem o mesmo sem culpa.

Além disso, isso é fundamental: não grave a sessão. Linders recomenda aconselhar os membros da equipe sobre a regra de Las Vegas: o que acontece na retrospectiva fica na retrospectiva. A gravação da sessão pode fazer com que os participantes se preocupem com a possibilidade de pessoas de fora terem visibilidade dos procedimentos da reunião. Fazer anotações meticulosas pode ter o mesmo efeito, caso os membros da equipe fiquem preocupados com quem pode ter acesso a elas. O objetivo de um retro é criar uma ou duas coisas para corrigir no próximo sprint. Portanto, as únicas coisas escritas e mantidas devem ser essas ideias ou soluções.

Seja flexível sobre o uso da câmera

A fadiga do zoom tornou-se um efeito colateral predominante na era COVID-19. Pesquisadores da Universidade de Stanford detalharam quatro razões pelas quais os bate-papos por vídeo são física e mentalmente exaustivos:

• Excesso de contato visual de perto
• Visualização persistente de si mesmo na tela
• mobilidade reduzida
• Aumento da carga cognitiva

Atenue essa exaustão durante retros, dando opções aos membros de sua equipe quando se trata de como você usa o tempo na câmera. Esteja ciente de que todas as reuniões foram movidas para o virtual, não apenas seus retrocessos. Esperar um desempenho ideal na câmera por horas por dia em várias tarefas pode aumentar a pressão e levar ao ressentimento. Deixe que cada membro da equipe decida o nível de interação com o qual se sente confortável. Se as pessoas não quiserem estar na frente das câmeras durante a reunião, não force o assunto. Deixe-os desligar a câmera até que seja sua vez de falar.

Alternativamente, você pode aconselhar os participantes a tirar seus vídeos da tela cheia, desligar a janela de autovisualização ou se afastar fisicamente da tela periodicamente e apenas ouvir. Mesmo assim, eles ainda podem não querer estar na câmera ao falar.

Lembre-se, o objetivo de uma retrospectiva é melhorar o desempenho da equipe, não manter todos em um formato rígido, mas arbitrário. Um pouco de flexibilidade destinada a aumentar o conforto de todos pode criar um ambiente em que os membros da equipe sejam mais engajados e mais produtivos.

Use as salas temáticas

Ao executar um retro em uma sala física, é difícil (se não impossível) proporcionar um tempo longe de todo o grupo. É igualmente desafiador levar em conta as diversas personalidades entre os membros do grupo. Online, no entanto, salas de reunião e bate-papos privados – Zoom, Webex e outros, todos os têm – são uma das ferramentas mais fortes de um Scrum Master para promover a discussão em unidades menores.

As salas temáticas são robustas e relativamente fáceis de configurar, mas para usá-las com eficiência, você precisa ter uma boa noção de quem são os introvertidos e como misturar e combinar os membros da equipe. Os introvertidos geralmente se sentem vulneráveis ​​ao compartilhar suas opiniões, o que pode ser uma barreira para criar uma troca significativa. Divida a equipe em grupos de duas pessoas e faça com que discutam o sprint fora do contexto de um grupo maior. Nesse ambiente, os membros tímidos da equipe falarão mais livremente. Depois, convide uma pessoa de cada grupo para apresentar seus pensamentos à equipe. Alternativamente, eles podem compartilhar os resultados da discussão com você em particular e você pode exibir os resultados na tela – anonimamente, se necessário.

Como Scrum Master, você deve sempre buscar a participação total. Um membro da equipe particularmente gregário pode dominar - sem querer ou não - uma reunião de grupo. Salas temáticas, funções de bate-papo e comentários anônimos ou anotações na tela podem garantir que a voz de todos seja ouvida. À medida que a equipe continua trabalhando em conjunto, a confiança aumentará e você poderá realizar essas sessões como um grande grupo.

Transforme o controle remoto em sua vantagem

As abordagens tradicionais do Scrum foram concebidas em uma época em que o software de videoconferência não era tecnologicamente viável e certamente não era o uso comum que vemos hoje. Incorporar essa tecnologia em suas retrospectivas exigirá inovação e experimentação – alguns métodos funcionarão melhor para sua equipe do que outros. Aqui, a transparência é fundamental, então deixe sua equipe saber que você está experimentando novas maneiras de manter a colaboração interessante e construir confiança.

O desenvolvimento em um cronograma de sprint apertado é uma façanha inerentemente estressante, e parte de quão eficaz você é como facilitador de equipe depende de quão bem você pode remover estressores do processo sempre que possível. Em meio à pandemia do COVID-19, pode ser tentador ver as reuniões remotas como uma solução temporária no caminho de volta ao escritório. Mas se suas equipes são totalmente distribuídas, híbridas ou no local, uma boa estratégia de retrospectiva remota pode ajudar a criar uma sessão tranquila e produtiva em que todos os membros da equipe se sintam seguros e engajados, e os resultados que produzem talvez sejam ainda mais valiosos do que se eles estavam se encontrando pessoalmente.