Solusi Jarak Jauh untuk Retrospektif Agile yang Efektif

Selama retrospektif, tim Agile berkumpul untuk secara kooperatif memeriksa kinerja mereka dan mengidentifikasi area untuk perbaikan di sprint berikutnya. Sebuah bagian eksplisit dari kerangka Scrum, retro tidak diragukan lagi berguna, tetapi mereka bisa tidak nyaman untuk tim: Orang tidak selalu menikmati meninjau pekerjaan yang baru saja mereka lakukan, apalagi menilai pekerjaan itu secara kritis.

Satu setengah tahun terakhir telah memperburuk tantangan yang biasa dihadapi oleh pemimpin tim dan fasilitator Agile. Karena lingkungan kerja terdistribusi telah menjadi norma, pelepasan dan kurangnya keamanan psikologis telah muncul sebagai faktor utama yang dapat menghambat keberhasilan retrospektif.

Mengetahui kapan dan bagaimana menggunakan fitur tertentu dari perangkat lunak konferensi video dapat membantu fasilitator membuat tim merasa lebih aman dan lebih termotivasi. Hasil? Retrospektif jarak jauh yang bahkan bisa lebih produktif daripada yang dilakukan secara langsung.

Manfaatkan Alat untuk Membentuk Agenda Anda

Bahkan ketika dilakukan secara langsung, retro yang mengikuti formula pertemuan tunggal dan hanya membahas apa yang berjalan dengan baik atau buruk dalam sprint dapat menyebabkan orang untuk memeriksa secara mental. Sifat sesi yang rutin membuat peserta lebih mungkin memandangnya sebagai tugas dan perjuangan untuk tetap terlibat. Agenda yang direncanakan dengan baik dan cukup fleksibel untuk disesuaikan untuk retro individu akan mendorong keterlibatan dan kolaborasi tim.

Mulailah retro jarak jauh dengan memberikan sedikit lebih banyak waktu bagi orang-orang untuk mengobrol daripada yang Anda lakukan untuk pertemuan langsung. Retrospektif jarak jauh Anda terjadi di akhir sprint yang intens, dan tim hybrid dan jarak jauh tidak akan berbagi interaksi kasual yang sama satu sama lain seperti mereka yang berbasis di kantor. (Juga, masalah teknis terkadang tidak dapat dihindari, jadi beberapa menit ini dapat menjadi penyangga yang berguna jika ada yang muncul.)

Untuk memaksimalkan keterlibatan, mulai setiap sesi dengan aktivitas pembangunan tim virtual baru. Hal ini membuat retrospektif menjadi formula atau diprediksi. Tempat pertemuan digital membuat aktivitas pemecah kebekuan menjadi sangat mudah, baik melalui game multipemain online atau layar bersama yang sederhana.

Minimalisme format retro yang khas—apa yang berhasil, apa yang tidak berhasil, apa yang dapat diperbaiki di lain waktu—memungkinkan fasilitator banyak ruang untuk kreativitas dalam mengadaptasi struktur sederhana ke berbagai aktivitas online. Misalnya, Parabol, sebuah perusahaan yang menyediakan perangkat lunak untuk tim terdistribusi, merekomendasikan permainan Kapal Perang Agile untuk menunjukkan nilai strategi penyesuaian dalam menanggapi umpan balik awal dan sering.

Saat Anda memulai agenda retro utama, pilih dari alat kolaborasi interaktif seperti Miro atau Mural yang memungkinkan peserta menulis di catatan tempel virtual dan terlibat dalam aktivitas langsung. Saya telah sukses dengan matriks pembelajaran sederhana: Pasang kotak dengan empat kuadran—di kiri atas jempol untuk hal-hal yang berjalan dengan baik, di kanan atas jempol ke bawah untuk hal-hal yang tidak berjalan dengan baik, di bawah. meninggalkan bola lampu untuk ide-ide baru, dan di kanan bawah sebuah piala untuk penghargaan—lalu biarkan tim mengisinya dengan catatan tempel. Pelatih Agile yang berbasis di Belanda, Ben Linders memiliki kotak peralatan yang berguna jika Anda membutuhkan inspirasi lebih lanjut.

Hindari Permainan Menyalahkan

Selama retros, anggota tim dapat merasa rentan dan terbuka, jadi ciptakan ruang keamanan psikologis. Apakah jauh atau tidak, retrospektif harus menjadi tempat di mana tidak seorang pun akan merasa seolah-olah mereka akan dihukum atau dipermalukan karena kesalahan, pertanyaan, atau pendapat.

Biasakan diri Anda dengan model Tuckman, terutama saat memandu tim terdistribusi yang baru dibentuk. Pada tahap awal "pembentukan", tim Anda masih membangun kepercayaan dan belajar menangani konflik. Tugas Anda sebagai Scrum Master adalah membantu memimpin mereka melewati frustrasi atau kemarahan yang dapat muncul selama tahap kedua, “menyerbu”, menjauhkan mereka dari argumen atau godaan untuk menyalahkan orang lain atas kemunduran. Dalam peran Anda sebagai pemimpin-pelayan, Anda ingin membangun kepercayaan diri mereka pada kemampuan mereka sendiri dan kemampuan rekan satu tim mereka, membawa mereka ke tahap “berkinerja”—ketika lebih banyak tugas dapat didelegasikan dan mereka dapat bekerja sama secara efektif dengan sedikit arahan.

Mengikuti sprint yang sangat sulit—mungkin di mana tujuan sprint tidak tercapai—tekanan mungkin akan meningkat. Dengan anggota tim dalam pengaturan yang berbeda, sifat pekerjaan jarak jauh yang terputus dapat membuatnya sangat mudah untuk mulai menunjuk, tetapi Anda memiliki alat yang tersedia untuk mencegah hal ini.

Satu hal sederhana yang dapat Anda lakukan adalah mengingatkan tim Anda tentang arahan utama retrospektif sprint Norm Kerth: “Terlepas dari apa yang kami temukan, kami memahami dan benar-benar percaya bahwa setiap orang melakukan pekerjaan terbaik yang mereka bisa, mengingat apa yang mereka ketahui saat itu, keterampilan mereka. dan kemampuan, sumber daya yang tersedia, dan situasi yang dihadapi.” Kirim pernyataan ini dalam email sebelum retro, memilikinya di slide, atau membacanya keras-keras di bagian atas setiap pertemuan untuk memperkuat bahwa retro adalah ruang yang aman untuk menganalisis dan belajar dari pekerjaan terbaru. Membuat orang mengadopsi pola pikir direktif utama membutuhkan latihan dan pengulangan, tetapi itu akan sepadan dengan hasilnya.

Untuk mengatur nada positif, tanyakan kepada setiap anggota apa yang mereka senang kerjakan dan minta mereka memposting catatan tempel di papan digital. Kemudian, ketika tim telah menyelesaikan sesi, putar dan tanyakan tentang aspek-aspek yang tidak berhasil. Sebagai Scrum Master, ini adalah saat ketika saya jatuh di atas pedang saya sendiri dan menyuarakan sesuatu yang saya harap bisa saya lakukan dengan lebih baik. Melakukan hal itu akan meredakan ketegangan dan membuatnya lebih aman bagi orang lain untuk melakukan hal yang sama tanpa kesalahan.

Juga, ini adalah kuncinya: Jangan merekam sesi. Linders merekomendasikan untuk menasihati anggota tim tentang aturan Las Vegas: Apa yang terjadi dalam retrospektif tetap dalam retrospektif. Merekam sesi dapat menyebabkan peserta khawatir bahwa orang luar dapat melihat jalannya rapat. Membuat catatan yang cermat dapat memiliki efek yang sama, jika anggota tim menjadi khawatir tentang siapa yang mungkin memiliki akses ke catatan tersebut. Tujuan dari retro adalah untuk menghasilkan satu atau dua hal yang harus diperbaiki di sprint berikutnya. Jadi satu-satunya hal yang harus ditulis dan disimpan adalah ide atau solusi itu.

Jadilah Fleksibel Tentang Penggunaan Kamera

Kelelahan zoom telah menjadi efek samping yang lazim di era COVID-19. Peneliti Stanford University telah merinci empat alasan mengapa obrolan video melelahkan secara fisik dan mental:

• Kontak mata jarak dekat yang berlebihan
• Terus-menerus melihat diri sendiri di layar
• Mobilitas berkurang
• Peningkatan beban kognitif

Kurangi kelelahan ini selama retro dengan memberikan opsi kepada anggota tim Anda tentang bagaimana Anda menggunakan waktu di depan kamera. Perhatikan bahwa semua rapat telah dipindahkan ke virtual, bukan hanya retro Anda. Mengharapkan kinerja optimal di depan kamera selama berjam-jam sehari di banyak tugas dapat meningkatkan tekanan dan menyebabkan kebencian. Biarkan setiap anggota tim memutuskan tingkat interaksi yang membuat mereka nyaman. Jika orang tidak ingin berada di depan kamera selama rapat, jangan paksakan masalahnya. Biarkan mereka mematikan kamera mereka sampai giliran mereka untuk berbicara.

Atau, Anda dapat menyarankan peserta untuk mengambil video mereka dari layar penuh, mematikan jendela self-view mereka, atau secara fisik menjauh dari layar secara berkala dan hanya mendengarkan. Meski begitu, mereka mungkin masih tidak ingin berada di depan kamera saat berbicara.

Ingat, tujuan dari retrospektif adalah untuk meningkatkan kinerja tim, bukan untuk menahan semua orang pada format yang kaku namun sewenang-wenang. Sedikit fleksibilitas yang ditujukan untuk meningkatkan kenyamanan setiap orang dapat menciptakan lingkungan di mana anggota tim lebih terlibat dan lebih produktif.

Gunakan Ruang Breakout

Saat menjalankan retro di ruang fisik, sulit (jika bukan tidak mungkin) untuk menyediakan waktu jauh dari seluruh kelompok. Sama-sama menantang untuk menjelaskan kepribadian yang beragam di antara anggota kelompok. Namun, secara online, ruang kerja kelompok dan obrolan pribadi—Zoom, Webex, dan lainnya semuanya memilikinya—adalah salah satu alat terkuat Scrum Master untuk mendorong diskusi di unit yang lebih kecil.

Ruang kerja kelompok kuat dan relatif mudah diatur, tetapi untuk menggunakannya secara efektif, Anda harus memiliki pemahaman yang baik tentang siapa introvert itu dan bagaimana memadupadankan anggota tim. Introvert sering merasa rentan untuk berbagi pendapat mereka, yang dapat menjadi penghalang untuk menciptakan pertukaran yang bermakna. Bagilah tim menjadi pod dua orang dan minta mereka mendiskusikan sprint di luar konteks kelompok yang lebih besar. Dalam lingkungan ini, anggota tim yang pemalu akan berbicara lebih bebas. Setelah itu, undang satu orang dari setiap pod untuk mempresentasikan pemikiran mereka kepada tim. Atau, mereka dapat membagikan hasil diskusi mereka dengan Anda secara pribadi dan Anda dapat menampilkan hasilnya di layar—secara anonim, jika diperlukan.

Sebagai Scrum Master, Anda harus selalu berusaha untuk partisipasi total. Anggota tim yang sangat suka berteman dapat mendominasi—secara tidak sengaja atau tidak—pertemuan kelompok. Ruang kerja kelompok, fungsi obrolan, dan komentar anonim atau anotasi layar dapat memastikan suara semua orang didengar. Saat tim terus bekerja sama, kepercayaan akan tumbuh, dan Anda akan dapat mengadakan sesi ini sebagai satu kelompok besar.

Ubah Jarak Jauh untuk Keuntungan Anda

Pendekatan Scrum tradisional dikandung pada saat perangkat lunak konferensi video tidak layak secara teknologi dan tentu saja tidak dalam penggunaan umum yang kita lihat sekarang. Memasukkan teknologi ini ke dalam retrospektif Anda akan membutuhkan inovasi dan eksperimen—beberapa metode akan bekerja lebih baik untuk tim Anda daripada yang lain. Di sini, transparansi adalah kuncinya, jadi beri tahu tim Anda bahwa Anda sedang mencoba cara baru untuk menjaga kolaborasi tetap menarik dan membangun kepercayaan.

Pengembangan pada jadwal sprint yang ketat adalah prestasi yang secara inheren membuat stres, dan bagian dari seberapa efektif Anda sebagai fasilitator tim bergantung pada seberapa baik Anda dapat menghilangkan stres dari proses jika memungkinkan. Di tengah pandemi COVID-19, mungkin tergoda untuk melihat rapat jarak jauh sebagai solusi sementara dalam perjalanan kembali ke kantor. Tetapi apakah tim Anda sepenuhnya didistribusikan, hibrida, atau di tempat, strategi retrospektif jarak jauh yang baik dapat membantu menciptakan sesi yang lancar dan produktif di mana semua anggota tim merasa aman dan terlibat, dan hasil yang mereka hasilkan mungkin bahkan lebih berharga daripada jika mereka sedang bertemu secara langsung.