Soluții de la distanță pentru retrospective agile eficiente

În timpul retrospectivelor, echipele Agile se reunesc pentru a-și examina în mod cooperativ performanța și pentru a identifica zonele de îmbunătățire în următorul sprint. O parte explicită a cadrului Scrum, retro-urile sunt, fără îndoială, utile, dar pot fi inconfortabile pentru echipe: oamenilor nu le place întotdeauna să revizuiască munca pe care tocmai au făcut-o, darămite să evalueze în mod critic această muncă.

Ultimul an și jumătate a exacerbat provocările obișnuite cu care se confruntă liderii și facilitatorii echipei Agile. Pe măsură ce mediile de lucru distribuite au devenit norma, dezlegarea și lipsa siguranței psihologice au apărut ca factori proeminenti care pot împiedica succesul retrospectivelor.

A ști când și cum să folosești anumite caracteristici ale software-ului pentru videoconferințe poate ajuta facilitatorii să facă echipele să se simtă mai în siguranță și mai motivate. Rezultatul? Retrospective la distanță care pot fi chiar mai productive decât cele efectuate personal.

Utilizați instrumente pentru a vă modela agenda

Chiar și atunci când sunt efectuate în persoană, retro-urile care urmează o singură formulă de întâlnire și abordează doar ceea ce a mers bine sau prost în sprint poate determina oamenii să verifice mental. Natura de rutină a sesiunilor face mai probabil ca participanții să le considere o corvoadă și să se lupte să rămână implicați. O agendă care este atât bine planificată, cât și suficient de flexibilă pentru a fi personalizată pentru retro-urile individuale va încuraja angajamentul și colaborarea în echipă.

Începeți un retro de la distanță permițând oamenilor mai mult timp pentru a discuta decât ați face-o pentru o întâlnire în persoană. Retrospectiva ta de la distanță are loc la sfârșitul unui sprint intens, iar echipele hibride și de la distanță nu vor fi împărtășit aceleași interacțiuni ocazionale ca și cele care au sediul într-un birou. (De asemenea, problemele tehnice sunt uneori inevitabile, așa că aceste câteva minute pot fi un tampon util în cazul în care ar apărea vreuna.)

Pentru a maximiza implicarea, începeți fiecare sesiune cu o nouă activitate virtuală de team building. Acest lucru împiedică retrospectivele să devină formule sau previzibile. Un loc de întâlnire digital face activitățile de spargere a gheții deosebit de ușoare, fie prin jocuri multiplayer online, fie printr-un simplu ecran partajat.

Minimalismul unui format retro tipic - ce a funcționat, ce nu a funcționat, ce ar putea fi îmbunătățit data viitoare - permite facilitatorilor mult spațiu pentru creativitate în adaptarea structurii simple la o serie de activități online. De exemplu, Parabol, o companie care furnizează software pentru echipe distribuite, recomandă un joc de Agile Battleships pentru a demonstra valoarea ajustării strategiei ca răspuns la feedback-ul timpuriu și frecvent.

Când începeți agenda principală retro, alegeți dintre instrumente interactive de colaborare, cum ar fi Miro sau Mural, care permit participanților să scrie pe note lipicioase virtuale și să se angajeze în activități practice. Am avut succes cu o matrice simplă de învățare: puneți o grilă cu patru cadrane - în stânga sus, degetul mare pentru lucrurile care au mers bine, în dreapta sus, un degetul mare pentru lucrurile care nu au mers bine, în partea de jos a lăsat un bec pentru idei noi, iar în dreapta jos un trofeu pentru apreciere – apoi lăsați echipa să îl completeze cu note lipicioase. Antrenorul Agile din Olanda, Ben Linders, are o cutie utilă de idei dacă aveți nevoie de inspirație suplimentară.

Evitați jocul blame

În timpul retro-urilor, membrii echipei se pot simți vulnerabili și expuși, așa că creați un spațiu de siguranță psihologică. Indiferent dacă este la distanță sau nu, retrospectiva ar trebui să fie un loc în care nimeni nu va simți că va fi pedepsit sau umilit pentru erori, întrebări sau opinii.

Familiarizați-vă cu modelul Tuckman, în special atunci când ghidați echipe distribuite nou formate. În stadiul incipient al „formării”, echipa ta încă își construiește încredere și învață să gestioneze conflictele. Treaba ta ca Scrum Master este să-i ajuți să-i conduci prin frustrarea sau furia care se poate instala în timpul celei de-a doua etape, „furtuș”, apărându-i de certuri sau tentația de a-i învinovăți pe alții pentru eșecuri. În rolul tău de slujitor-lider, vrei să le construiești încrederea în propriile abilități și în cele ale colegilor lor de echipă, aducându-i în stadiul de „performanță” – când pot fi delegate mai multe sarcini și pot lucra împreună eficient, cu puțină direcție.

În urma unui sprint deosebit de dificil - poate unul în care obiectivul sprintului nu a fost îndeplinit - tensiunile pot crește. Cu membrii echipei în setări disparate, natura deconectată a lucrului de la distanță poate face deosebit de ușor să începeți să arătați cu degetul, dar aveți instrumente la dispoziție pentru a preveni acest lucru.

Un lucru simplu pe care îl poți face este să reamintești echipei tale directiva principală a lui Norm Kerth privind retrospectivele de sprint: „Indiferent de ceea ce descoperim, înțelegem și credem cu adevărat că fiecare a făcut cea mai bună treabă, având în vedere ceea ce știa la momentul respectiv, abilitățile sale. și abilitățile, resursele disponibile și situația la îndemână.” Trimiteți această declarație într-un e-mail înainte de retro, puneți-o pe un diapozitiv sau citiți-o cu voce tare în partea de sus a fiecărei întâlniri pentru a întări că retro este un spațiu sigur pentru a analiza și a învăța din munca recentă. Pentru ca oamenii să adopte mentalitatea directivei principale necesită practică și repetare, dar va merita profitul.

Pentru a stabili un ton pozitiv, întreabă-i pe fiecare membru la ce le-a plăcut să lucreze și cere-i să posteze note lipicioase pe o tablă digitală. Mai târziu, când echipa sa instalat în sesiune, pivotați și întrebați despre aspectele care nu au funcționat. În calitate de Scrum Master, acesta este un moment în care cad mai întâi pe propria mea sabie și exprim ceva ce mi-aș fi dorit să fi făcut mai bine. Făcând acest lucru, dezamorsează tensiunea și face mai sigur pentru ceilalți să facă același lucru într-un mod fără vina.

De asemenea, aceasta este cheia: nu înregistrați sesiunea. Linders recomandă sfătuirea membrilor echipei cu privire la regula Las Vegas: Ce se întâmplă în retrospectivă rămâne în retrospectivă. Înregistrarea sesiunii poate determina participanții să se îngrijoreze că persoanele din afara ar putea avea vizibilitate asupra dezbaterilor întâlnirii. Luarea de note meticuloase ar putea avea același efect, în cazul în care membrii echipei devin îngrijorați de cine poate avea acces la ele. Scopul unui retro este să vină cu unul sau două lucruri de rezolvat în următorul sprint. Deci singurele lucruri notate și păstrate ar trebui să fie acele idei sau soluții.

Fiți flexibil în ceea ce privește utilizarea camerei

Oboseala cu zoom a devenit un efect secundar predominant pentru era COVID-19. Cercetătorii de la Universitatea Stanford au detaliat patru motive pentru care chaturile video sunt epuizante din punct de vedere fizic și mental:

• Contact vizual excesiv de aproape
• Vizualizare persistentă pe ecran
• mobilitate redusa
• Încărcare cognitivă crescută

Reduceți această epuizare în timpul retros, oferindu-le membrilor echipei tale opțiuni în ceea ce privește modul în care folosiți timpul de pe cameră. Rețineți că toate întâlnirile s-au mutat în virtual, nu doar în retro. Așteptarea unei performanțe optime la cameră ore pe zi în mai multe sarcini poate crește presiunea și poate duce la resentimente. Lăsați fiecare membru al echipei să decidă nivelul de interacțiune cu care se simte confortabil. Dacă oamenii nu au chef să fie în fața camerei pe durata întâlnirii, nu forțați problema. Lasă-i să-și închidă camera până le vine rândul să vorbească.

Alternativ, ați putea sfătui participanții să-și ia videoclipurile de pe ecranul complet, să-și dezactiveze fereastra de vizualizare personală sau să se îndepărteze fizic de ecran periodic și să asculte. Chiar și atunci, este posibil să nu dorească să fie în fața camerei când vorbesc.

Amintiți-vă, scopul unei retrospective este de a îmbunătăți performanța echipei, nu de a ține pe toată lumea la un format rigid, dar arbitrar. Puțină flexibilitate menită să crească confortul tuturor poate crea un mediu în care membrii echipei sunt mai implicați și mai productivi.

Utilizați sălile de lucru

Când rulați un retro într-o cameră fizică, este dificil (dacă nu imposibil) să oferiți timp departe de întregul grup. Este la fel de dificil să țin cont de personalitățile diverse dintre membrii grupului. Cu toate acestea, online, sălile de lucru și chaturile private - Zoom, Webex și altele le au - sunt unul dintre cele mai puternice instrumente ale unui Scrum Master pentru a stimula discuțiile în unități mai mici.

Camerele de lucru sunt robuste și relativ ușor de configurat, dar pentru a le folosi eficient, trebuie să ai o idee bună despre cine sunt introvertiții și cum să amesteci și să potriviți membrii echipei. Introvertiții se simt adesea vulnerabili la împărtășirea opiniilor, ceea ce poate fi o barieră în calea creării unui schimb semnificativ. Împărțiți echipa în grupuri de două persoane și rugați-le să discute sprintul în afara contextului unui grup mai mare. În acest mediu, membrii echipei timizi vor vorbi mai liber. După aceea, invitați o persoană din fiecare grupă pentru a-și prezenta gândurile echipei. Ca alternativă, ei vă pot împărtăși rezultatele discuției lor în mod privat și puteți afișa rezultatele pe ecran, în mod anonim, dacă este justificat.

În calitate de Scrum Master, ar trebui să te străduiești întotdeauna pentru o participare totală. Un membru al echipei deosebit de gregar poate domina – neintenționat sau altfel – o întâlnire de grup. Camerele de lucru, funcțiile de chat și comentariile anonime sau adnotările pe ecran pot asigura că vocea tuturor este auzită. Pe măsură ce echipa continuă să lucreze împreună, încrederea va crește și veți putea ține aceste sesiuni ca un grup mare.

Transformați telecomanda în avantajul dvs

Abordările tradiționale Scrum au fost concepute într-o perioadă în care software-ul de videoconferință nu era fezabil din punct de vedere tehnologic și, cu siguranță, nu era folosit în mod obișnuit pe care îl vedem astăzi. Încorporarea acestei tehnologii în retrospective va necesita inovație și experimentare – unele metode vor funcționa mai bine pentru echipa ta decât altele. Aici, transparența este esențială, așa că informați-vă echipa că încercați noi modalități de a menține colaborarea interesantă și de a construi încredere.

Dezvoltarea pe un program de sprint strâns este o performanță în mod inerent stresantă și o parte din cât de eficient sunteți ca facilitator al echipei depinde de cât de bine puteți elimina factorii de stres din proces, acolo unde este posibil. În mijlocul pandemiei de COVID-19, poate fi tentant să priviți întâlnirile de la distanță ca o soluție temporară pe drumul înapoi la birou. Dar indiferent dacă echipele dumneavoastră sunt complet distribuite, hibride sau la fața locului, o bună strategie retrospectivă de la distanță poate ajuta la crearea unei sesiuni fluide și productive în care toți membrii echipei se simt în siguranță și implicați, iar rezultatele pe care le produc sunt poate chiar mai valoroase decât dacă ar s-au întâlnit personal.